圖書館期刊訂購(gòu)續(xù)訂變更制度

一、總則1.目的本制度旨在規(guī)范圖書館期刊的訂購(gòu)、續(xù)訂及變更流程，確保圖書館能夠及時(shí)、準(zhǔn)確地獲取所需期刊資源，滿足讀者的閱讀需求，同時(shí)優(yōu)化資源配置，提高運(yùn)營(yíng)效益。體現(xiàn)圖書館“以讀者為中心，提供優(yōu)質(zhì)知識(shí)服務(wù)”的經(jīng)營(yíng)理念。2.適用范圍本制度適用于圖書館全體工作人員以及涉及期刊訂購(gòu)、續(xù)訂、變更相關(guān)業(yè)務(wù)的所有環(huán)節(jié)。包括但不限于采購(gòu)部門、采編部門、讀者服務(wù)部門等工作人員，同時(shí)也對(duì)與圖書館有期刊訂購(gòu)業(yè)務(wù)往來的供應(yīng)商具有一定的約束作用。3.基本原則-需求導(dǎo)向原則：以讀者的需求為出發(fā)點(diǎn)，結(jié)合圖書館的館藏發(fā)展規(guī)劃，合理訂購(gòu)、續(xù)訂及變更期刊。-質(zhì)量?jī)?yōu)先原則：確保所訂購(gòu)、續(xù)訂及變更的期刊具有較高的學(xué)術(shù)價(jià)值、信息質(zhì)量和權(quán)威性。-經(jīng)濟(jì)合理原則：在滿足讀者需求的前提下，充分考慮圖書館的經(jīng)費(fèi)預(yù)算，實(shí)現(xiàn)資源的優(yōu)化配置，提高運(yùn)營(yíng)效益。-公開透明原則：期刊訂購(gòu)、續(xù)訂及變更過程應(yīng)保持公開透明，接受圖書館內(nèi)部監(jiān)督以及讀者的監(jiān)督。二、組織架構(gòu)與職責(zé)劃分1.采購(gòu)部門-負(fù)責(zé)制定期刊采購(gòu)計(jì)劃，根據(jù)圖書館的館藏發(fā)展規(guī)劃和讀者需求，收集、整理期刊信息，篩選合適的期刊品種。-與供應(yīng)商進(jìn)行商務(wù)談判，簽訂期刊訂購(gòu)合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，確保期刊的及時(shí)供應(yīng)和質(zhì)量保證。-跟蹤期刊的到貨情況，及時(shí)處理未到貨、錯(cuò)發(fā)等問題，與供應(yīng)商協(xié)商解決。-負(fù)責(zé)對(duì)采購(gòu)經(jīng)費(fèi)的預(yù)算編制和控制，定期對(duì)采購(gòu)成本進(jìn)行分析，提出優(yōu)化建議，以提高運(yùn)營(yíng)效益。2.采編部門-對(duì)新到期刊進(jìn)行驗(yàn)收、登記、分類、編目等處理，確保期刊能夠及時(shí)上架流通，為讀者提供服務(wù)。-對(duì)期刊的館藏信息進(jìn)行維護(hù)和更新，包括期刊的館藏位置、狀態(tài)等信息，方便讀者查詢和借閱。-協(xié)助采購(gòu)部門進(jìn)行期刊的續(xù)訂和變更工作，提供有關(guān)期刊使用情況和館藏狀況的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)，為決策提供依據(jù)。3.讀者服務(wù)部門-收集讀者對(duì)期刊的需求和反饋信息，及時(shí)反饋給采購(gòu)部門，作為期刊訂購(gòu)、續(xù)訂及變更的重要參考依據(jù)，體現(xiàn)人文關(guān)懷。-在期刊上架后，負(fù)責(zé)向讀者宣傳和推薦新到期刊，提高期刊的利用率。-處理讀者在期刊借閱過程中遇到的問題，如期刊破損、丟失等情況，按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。4.監(jiān)督小組由圖書館管理層、讀者代表等組成監(jiān)督小組，負(fù)責(zé)對(duì)期刊訂購(gòu)、續(xù)訂及變更過程進(jìn)行全程監(jiān)督。確保各項(xiàng)工作符合本制度的要求，防止出現(xiàn)違規(guī)操作和利益輸送等問題。定期對(duì)采購(gòu)工作進(jìn)行檢查和評(píng)估，提出改進(jìn)意見和建議。三、管理流程1.期刊訂購(gòu)流程-需求調(diào)研：讀者服務(wù)部門通過問卷調(diào)查、讀者座談會(huì)、在線反饋等方式收集讀者對(duì)期刊的需求信息，并整理形成需求清單。同時(shí)，采購(gòu)部門結(jié)合圖書館的館藏發(fā)展規(guī)劃，對(duì)各學(xué)科領(lǐng)域的期刊需求進(jìn)行分析和評(píng)估。-供應(yīng)商選擇：采購(gòu)部門通過市場(chǎng)調(diào)研、供應(yīng)商推薦等方式，建立合格供應(yīng)商名錄。對(duì)供應(yīng)商的信譽(yù)、服務(wù)質(zhì)量、價(jià)格等方面進(jìn)行綜合評(píng)估，選擇合適的供應(yīng)商進(jìn)行合作。-采購(gòu)計(jì)劃制定：采購(gòu)部門根據(jù)需求調(diào)研結(jié)果和供應(yīng)商信息，制定期刊采購(gòu)計(jì)劃。明確采購(gòu)的期刊品種、數(shù)量、預(yù)算等內(nèi)容，并提交圖書館管理層審批。-合同簽訂：采購(gòu)計(jì)劃經(jīng)審批通過后，采購(gòu)部門與供應(yīng)商簽訂期刊訂購(gòu)合同。合同中應(yīng)明確期刊的名稱、刊號(hào)、出版周期、價(jià)格、交貨方式、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式等條款，確保雙方的權(quán)利和義務(wù)得到明確界定。-期刊驗(yàn)收：期刊到貨后，采編部門按照合同要求對(duì)期刊進(jìn)行驗(yàn)收。檢查期刊的品種、數(shù)量、質(zhì)量等是否符合要求，如發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)與采購(gòu)部門溝通，由采購(gòu)部門與供應(yīng)商協(xié)商解決。驗(yàn)收合格的期刊進(jìn)行登記、分類、編目等處理后上架流通。2.期刊續(xù)訂流程-使用情況統(tǒng)計(jì)：每年年底，采編部門對(duì)本年度期刊的使用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，包括期刊的借閱量、讀者預(yù)約量、文獻(xiàn)引用量等數(shù)據(jù)。同時(shí)，讀者服務(wù)部門收集讀者對(duì)期刊的反饋意見，了解讀者對(duì)期刊的滿意度和續(xù)訂需求。-續(xù)訂評(píng)估：采購(gòu)部門根據(jù)采編部門提供的使用情況統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)和讀者服務(wù)部門收集的反饋意見，結(jié)合圖書館的經(jīng)費(fèi)預(yù)算和館藏發(fā)展規(guī)劃，對(duì)期刊進(jìn)行續(xù)訂評(píng)估。評(píng)估內(nèi)容包括期刊的學(xué)術(shù)價(jià)值、讀者需求、性價(jià)比等方面。-續(xù)訂決策：采購(gòu)部門根據(jù)續(xù)訂評(píng)估結(jié)果，提出續(xù)訂建議，提交圖書館管理層審批。對(duì)于具有較高學(xué)術(shù)價(jià)值和讀者需求的期刊，優(yōu)先考慮續(xù)訂；對(duì)于使用頻率較低、讀者反饋不佳的期刊，可根據(jù)情況進(jìn)行調(diào)整或停止續(xù)訂。-合同續(xù)簽：續(xù)訂決策經(jīng)審批通過后，采購(gòu)部門與供應(yīng)商進(jìn)行合同續(xù)簽談判。在續(xù)簽合同過程中，根據(jù)市場(chǎng)行情和圖書館的實(shí)際需求，對(duì)期刊價(jià)格、服務(wù)條款等進(jìn)行協(xié)商調(diào)整。合同續(xù)簽后，按照期刊訂購(gòu)流程進(jìn)行后續(xù)管理。3.期刊變更流程-變更申請(qǐng)：因讀者需求變化、期刊質(zhì)量問題、經(jīng)費(fèi)預(yù)算調(diào)整等原因需要對(duì)期刊進(jìn)行變更時(shí)，相關(guān)部門（如采購(gòu)部門、讀者服務(wù)部門等）可提出變更申請(qǐng)。變更申請(qǐng)應(yīng)詳細(xì)說明變更的原因、變更的內(nèi)容（如期刊品種、刊期、供應(yīng)商等）以及對(duì)圖書館業(yè)務(wù)的影響。-評(píng)估審核：變更申請(qǐng)?zhí)峤缓螅刹少?gòu)部門組織相關(guān)人員（如采編部門、讀者服務(wù)部門、監(jiān)督小組等）對(duì)變更申請(qǐng)進(jìn)行評(píng)估審核。評(píng)估內(nèi)容包括變更的必要性、可行性、對(duì)讀者的影響、經(jīng)費(fèi)預(yù)算等方面。審核通過的變更申請(qǐng)?zhí)峤粓D書館管理層審批。-變更實(shí)施：變更申請(qǐng)經(jīng)審批通過后，采購(gòu)部門負(fù)責(zé)與供應(yīng)商協(xié)商變更事宜，簽訂變更協(xié)議。采編部門根據(jù)變更協(xié)議對(duì)期刊的館藏信息進(jìn)行相應(yīng)調(diào)整，讀者服務(wù)部門及時(shí)向讀者宣傳和告知期刊變更情況，確保讀者能夠及時(shí)了解期刊的變化。四、權(quán)利與義務(wù)1.員工權(quán)利與義務(wù)-權(quán)利-有權(quán)對(duì)期刊訂購(gòu)、續(xù)訂及變更工作提出意見和建議，參與圖書館的管理決策過程，體現(xiàn)扁平化管理理念。-有權(quán)獲得與期刊業(yè)務(wù)相關(guān)的培訓(xùn)和學(xué)習(xí)機(jī)會(huì)，提高自身業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)。-有權(quán)要求圖書館提供必要的工作條件和支持，以確保工作的順利開展。-義務(wù)-嚴(yán)格遵守本制度及圖書館的其他相關(guān)規(guī)章制度，認(rèn)真履行工作職責(zé)，確保期刊訂購(gòu)、續(xù)訂及變更工作的準(zhǔn)確、及時(shí)完成。-保守工作中涉及的商業(yè)秘密和讀者信息，不得泄露給無關(guān)人員。-積極配合圖書館的各項(xiàng)工作安排，如接受監(jiān)督檢查、參與績(jī)效考核等。2.讀者權(quán)利與義務(wù)-權(quán)利-有權(quán)向圖書館提出期刊需求和建議，圖書館應(yīng)認(rèn)真對(duì)待并及時(shí)回復(fù)。-有權(quán)公平、公正地借閱圖書館訂購(gòu)的期刊資源，享受優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。-有權(quán)對(duì)圖書館的期刊服務(wù)工作進(jìn)行監(jiān)督和評(píng)價(jià)，提出改進(jìn)意見。-義務(wù)-遵守圖書館的借閱規(guī)定，愛護(hù)期刊資源，不得損壞、丟失期刊。-按照規(guī)定的借閱期限歸還期刊，如有逾期應(yīng)按照規(guī)定繳納逾期費(fèi)用。-尊重圖書館工作人員的勞動(dòng)成果，配合工作人員的管理工作。五、監(jiān)督與獎(jiǎng)懲機(jī)制1.監(jiān)督機(jī)制-內(nèi)部監(jiān)督：圖書館建立內(nèi)部監(jiān)督機(jī)制，由監(jiān)督小組定期對(duì)期刊訂購(gòu)、續(xù)訂及變更工作進(jìn)行檢查和評(píng)估。檢查內(nèi)容包括工作流程的執(zhí)行情況、合同簽訂與執(zhí)行情況、經(jīng)費(fèi)使用情況等。發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)提出整改意見，并跟蹤整改落實(shí)情況。-讀者監(jiān)督：鼓勵(lì)讀者對(duì)圖書館的期刊服務(wù)工作進(jìn)行監(jiān)督，設(shè)立讀者意見箱、在線反饋平臺(tái)等渠道，方便讀者提出意見和建議。對(duì)于讀者反映的問題，圖書館應(yīng)及時(shí)調(diào)查處理，并將處理結(jié)果反饋給讀者。-審計(jì)監(jiān)督：定期邀請(qǐng)專業(yè)審計(jì)機(jī)構(gòu)對(duì)圖書館的期刊采購(gòu)經(jīng)費(fèi)進(jìn)行審計(jì)，確保經(jīng)費(fèi)使用的合規(guī)性和合理性。審計(jì)結(jié)果作為績(jī)效考核和獎(jiǎng)懲的重要依據(jù)。2.獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制-對(duì)于在期刊訂購(gòu)、續(xù)訂及變更工作中表現(xiàn)突出的員工，如提出創(chuàng)新性建議并取得顯著成效、有效降低采購(gòu)成本、提高讀者滿意度等，給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)。獎(jiǎng)勵(lì)方式包括獎(jiǎng)金、榮譽(yù)證書、晉升機(jī)會(huì)等。-對(duì)積極參與圖書館期刊建設(shè)，提供有價(jià)值的需求信息和建議的讀者，給予一定的獎(jiǎng)勵(lì)，如借閱優(yōu)先權(quán)、禮品等，以鼓勵(lì)讀者參與圖書館管理。3.懲罰機(jī)制-對(duì)于違反本制度規(guī)定，在期刊訂購(gòu)、續(xù)訂及變更工作中出現(xiàn)失誤或違規(guī)行為的員工，視情節(jié)輕重給予批評(píng)教育、扣發(fā)績(jī)效獎(jiǎng)金、警告、辭退等處罰。對(duì)于因違規(guī)行為給圖書館造成經(jīng)濟(jì)損失的，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。-對(duì)于違反圖書館期刊借閱規(guī)定的讀者，按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理，如收取逾期費(fèi)用、限制借閱權(quán)限等。對(duì)于故意損壞、丟失期刊等嚴(yán)重違規(guī)行為，要求讀者照價(jià)賠償，并視情節(jié)輕重限制其借閱資格。六、附則1.