圖書館印章集中保管與使用登記制度

一、總則1.目的為加強(qiáng)圖書館印章的管理，規(guī)范印章的保管與使用登記流程，確保印章使用的合法性、安全性和規(guī)范性，有效維護(hù)圖書館的利益和形象，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于圖書館全體員工。圖書館內(nèi)所有印章，包括但不限于圖書館公章、各部門專用章、財(cái)務(wù)專用章等，均依照本制度進(jìn)行集中保管與使用登記管理。3.企業(yè)文化與經(jīng)營(yíng)理念體現(xiàn)圖書館秉持“知識(shí)共享，服務(wù)至上”的經(jīng)營(yíng)理念。印章作為圖書館重要的管理工具，其保管與使用應(yīng)遵循這一理念，確保在為讀者提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)的過(guò)程中，合法合規(guī)地行使權(quán)力，維護(hù)圖書館良好的社會(huì)形象，促進(jìn)知識(shí)的廣泛傳播與交流。4.扁平化管理體現(xiàn)本制度貫徹圖書館扁平化管理原則，簡(jiǎn)化不必要的審批層級(jí)，提高印章使用效率。在確保安全規(guī)范的前提下，盡量減少中間環(huán)節(jié)，使印章使用流程更加高效流暢，符合圖書館快速響應(yīng)讀者需求的工作要求。二、組織架構(gòu)與職責(zé)劃分1.印章管理部門圖書館設(shè)立專門的綜合管理部門作為印章集中保管部門，負(fù)責(zé)圖書館各類印章的統(tǒng)一保管、使用登記及監(jiān)督檢查等工作。綜合管理部門應(yīng)指定專人擔(dān)任印章保管人，負(fù)責(zé)印章的日常保管和使用操作。2.印章保管人職責(zé)-負(fù)責(zé)印章的安全保管，確保印章存放于安全可靠的設(shè)施中，如保險(xiǎn)柜等，并妥善保管保險(xiǎn)柜鑰匙和密碼。-嚴(yán)格按照本制度規(guī)定的流程，對(duì)印章的使用進(jìn)行審核、登記和蓋章操作。-定期對(duì)印章的保管情況進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)印章?lián)p壞、遺失等異常情況，應(yīng)及時(shí)向上級(jí)報(bào)告并采取相應(yīng)措施。3.各部門職責(zé)-各部門有印章使用需求時(shí)，應(yīng)按照規(guī)定填寫印章使用申請(qǐng)表，詳細(xì)說(shuō)明使用印章的事由、文件名稱、使用次數(shù)等信息，并按照審批流程獲得相應(yīng)審批。-各部門負(fù)責(zé)人對(duì)本部門印章使用申請(qǐng)的真實(shí)性、合理性和必要性負(fù)責(zé)，并按照規(guī)定權(quán)限進(jìn)行審批。4.館長(zhǎng)職責(zé)館長(zhǎng)對(duì)圖書館印章的重大使用事項(xiàng)具有最終審批權(quán)。對(duì)于涉及圖書館重大決策、重要合同簽訂等關(guān)鍵事項(xiàng)的印章使用，必須經(jīng)過(guò)館長(zhǎng)審批同意后方可蓋章。三、管理流程1.印章刻制與啟用-新印章的刻制需由相關(guān)部門提出申請(qǐng)，經(jīng)館長(zhǎng)審批后，由綜合管理部門統(tǒng)一聯(lián)系合法的刻章單位進(jìn)行刻制。-新印章刻制完成后，綜合管理部門應(yīng)進(jìn)行印章留樣，并填寫《印章啟用登記表》，記錄印章名稱、刻制時(shí)間、啟用時(shí)間等信息，發(fā)放至相關(guān)使用部門。2.印章保管-印章保管人應(yīng)將印章存放在專門的保險(xiǎn)柜或安全的保管設(shè)施內(nèi)，確保印章的存放環(huán)境安全、干燥、通風(fēng)。-印章保管人不得擅自將印章帶出圖書館辦公區(qū)域，如因特殊情況需要帶出，必須經(jīng)過(guò)館長(zhǎng)批準(zhǔn)，并安排專人陪同，確保印章的安全。3.印章使用申請(qǐng)-各部門需要使用印章時(shí)，應(yīng)填寫《印章使用申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明使用印章的部門、申請(qǐng)人、使用事由、文件名稱、份數(shù)等信息。-對(duì)于一般性文件的蓋章申請(qǐng)，由部門負(fù)責(zé)人審批；對(duì)于重要文件或涉及重大事項(xiàng)的蓋章申請(qǐng)，需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)館長(zhǎng)審批。4.印章使用登記-印章保管人在收到經(jīng)審批的《印章使用申請(qǐng)表》后，應(yīng)按照申請(qǐng)表的內(nèi)容進(jìn)行印章使用登記，填寫《印章使用登記簿》，記錄印章使用的日期、申請(qǐng)人、使用事由、文件名稱、蓋章次數(shù)等詳細(xì)信息。-印章使用登記應(yīng)做到及時(shí)、準(zhǔn)確、完整，不得漏登、錯(cuò)登。5.印章蓋章操作-印章保管人在蓋章前，應(yīng)仔細(xì)核對(duì)《印章使用申請(qǐng)表》與需蓋章文件的內(nèi)容是否一致，確保蓋章的準(zhǔn)確性。-蓋章時(shí)，應(yīng)保證印章清晰、端正，符合文件格式要求。蓋章完成后，印章保管人應(yīng)在《印章使用申請(qǐng)表》上簽字確認(rèn)。6.印章停用與銷毀-因機(jī)構(gòu)變更、印章?lián)p壞等原因需要停用印章時(shí)，由綜合管理部門提出申請(qǐng)，經(jīng)館長(zhǎng)審批后，辦理印章停用手續(xù)。-停用的印章應(yīng)及時(shí)上繳綜合管理部門，由綜合管理部門進(jìn)行封存保管。對(duì)于需要銷毀的印章，應(yīng)填寫《印章銷毀申請(qǐng)表》，經(jīng)館長(zhǎng)審批后，由綜合管理部門統(tǒng)一安排銷毀，并記錄銷毀過(guò)程。四、權(quán)利與義務(wù)1.員工權(quán)利-員工有權(quán)了解印章使用的相關(guān)制度和流程，在符合規(guī)定的情況下，按照流程申請(qǐng)使用印章。-員工對(duì)印章使用過(guò)程中的不合理審批或違規(guī)操作有提出異議和投訴的權(quán)利，圖書館應(yīng)建立相應(yīng)的反饋機(jī)制，及時(shí)處理員工的意見和建議。2.員工義務(wù)-員工應(yīng)嚴(yán)格遵守本制度規(guī)定的印章使用流程，如實(shí)填寫印章使用申請(qǐng)表，不得虛報(bào)、瞞報(bào)使用事由。-員工不得擅自使用未經(jīng)授權(quán)的印章，不得私刻、偽造圖書館印章，否則將依法追究相應(yīng)責(zé)任。3.圖書館權(quán)利-圖書館有權(quán)對(duì)印章的保管和使用情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，確保印章使用符合規(guī)定。-對(duì)于違反本制度的員工，圖書館有權(quán)根據(jù)情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰。4.圖書館義務(wù)-圖書館應(yīng)提供必要的資源和設(shè)施，確保印章的安全保管和規(guī)范使用。-圖書館應(yīng)定期對(duì)員工進(jìn)行印章管理相關(guān)知識(shí)的培訓(xùn)，提高員工對(duì)印章重要性的認(rèn)識(shí)和使用規(guī)范的掌握程度。五、監(jiān)督與獎(jiǎng)懲機(jī)制1.監(jiān)督機(jī)制-綜合管理部門定期對(duì)印章的保管和使用登記情況進(jìn)行檢查，核對(duì)《印章使用登記簿》與實(shí)際使用情況是否一致，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)整改。-審計(jì)部門不定期對(duì)印章使用情況進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查印章使用是否符合規(guī)定的流程和審批權(quán)限，是否存在違規(guī)使用印章的行為。-鼓勵(lì)員工對(duì)違規(guī)使用印章的行為進(jìn)行舉報(bào)，對(duì)于舉報(bào)屬實(shí)的員工，圖書館將給予適當(dāng)獎(jiǎng)勵(lì)。2.獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制-對(duì)于嚴(yán)格遵守印章管理制度，在印章保管和使用過(guò)程中表現(xiàn)出色的員工，如及時(shí)發(fā)現(xiàn)并避免印章安全事故、提出合理改進(jìn)建議等，圖書館將給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)，包括但不限于物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)、榮譽(yù)證書等。-對(duì)于積極協(xié)助圖書館完善印章管理制度，提高印章管理效率的部門或個(gè)人，圖書館將給予相應(yīng)的獎(jiǎng)勵(lì)，以鼓勵(lì)員工積極參與圖書館管理。3.懲罰機(jī)制-對(duì)于違反印章管理制度的員工，視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰，包括但不限于警告、罰款、降職、辭退等。-對(duì)于因違規(guī)使用印章給圖書館造成經(jīng)濟(jì)損失或不良影響的員工，將依法追究其法律責(zé)任，并要求其承擔(dān)相應(yīng)的經(jīng)濟(jì)賠償責(zé)任。六、附則1.制度解釋權(quán)本制度的解釋權(quán)歸圖書館綜合管理部門所有。如有未盡事宜，綜合管理部門可根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行補(bǔ)充和完善，并報(bào)館長(zhǎng)審批后執(zhí)行。2.制度修訂隨著圖書館業(yè)務(wù)的發(fā)展和管理要求的提高，本制度將適時(shí)進(jìn)行修訂。修訂后的制度應(yīng)及時(shí)向全體員工公布，并組織學(xué)習(xí)培訓(xùn)，確保員工了解和遵守新的制度規(guī)定。3.生效日期本制度自發(fā)布之日起生效