駐外采購人員管理辦法一、總則（一）目的為加強公司駐外采購人員的管理，規(guī)范采購行為，確保采購工作的順利進行，保障公司利益，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司所有駐外采購人員，包括常駐國外及國內(nèi)其他地區(qū)負責采購工作的人員。（三）基本原則1.遵守法律法規(guī)原則：駐外采購人員必須嚴格遵守國家及所在地區(qū)的法律法規(guī)，依法開展采購活動。2.誠實守信原則：秉持誠實守信的態(tài)度，與供應商建立良好的合作關(guān)系，確保采購信息真實可靠。3.廉潔自律原則：堅決抵制各種形式的商業(yè)賄賂，保持廉潔奉公的職業(yè)操守。4.高效務實原則：以提高采購效率、降低采購成本為目標，務實開展各項采購工作。二、崗位職責（一）采購計劃制定1.根據(jù)公司業(yè)務需求，結(jié)合市場供應情況，制定駐外地區(qū)的采購計劃，明確采購物資的種類、數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量要求等。2.定期對采購計劃進行評估和調(diào)整，確保計劃的合理性和可行性。（二）供應商開發(fā)與管理1.積極在駐外地區(qū)開發(fā)優(yōu)質(zhì)供應商，建立供應商檔案，收集供應商的相關(guān)信息，包括資質(zhì)、信譽、產(chǎn)品質(zhì)量、價格水平等。2.對供應商進行定期評估和考核，根據(jù)評估結(jié)果調(diào)整合作策略，確保供應商的供貨能力和服務質(zhì)量。（三）采購執(zhí)行1.按照采購計劃和審批流程，及時與選定的供應商簽訂采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務。2.跟蹤采購合同的執(zhí)行情況，確保供應商按時、按質(zhì)、按量交貨。如出現(xiàn)問題，及時與供應商溝通協(xié)商解決，必要時采取相應的措施，如索賠、更換供應商等。（四）質(zhì)量控制1.參與采購物資的檢驗和驗收工作，確保所采購物資符合公司的質(zhì)量要求。2.對采購過程中發(fā)現(xiàn)的質(zhì)量問題及時反饋給相關(guān)部門，并協(xié)助處理，防止不合格物資進入公司。（五）成本控制1.在采購過程中，通過與供應商談判、招標等方式，爭取最優(yōu)惠的采購價格，降低采購成本。2.對采購成本進行分析和監(jiān)控，定期向上級匯報成本控制情況，提出改進措施和建議。（六）信息溝通與協(xié)調(diào)1.及時向公司內(nèi)部相關(guān)部門反饋駐外采購工作的進展情況、遇到的問題及解決方案，確保信息暢通。2.與駐外地區(qū)的其他部門或機構(gòu)保持良好的溝通與協(xié)作，共同推進公司在當?shù)氐臉I(yè)務發(fā)展。三、任職要求（一）基本條件1.具備良好的職業(yè)道德和敬業(yè)精神，無違法違紀記錄。2.具有較強的責任心和團隊合作精神，能夠承受較大的工作壓力。（二）專業(yè)知識與技能1.熟悉采購業(yè)務流程，具備相關(guān)的采購專業(yè)知識。2.掌握一定的市場分析和談判技巧，能夠準確把握市場動態(tài)和供應商情況。3.具備良好的英語或當?shù)卣Z言溝通能力，能夠與供應商及相關(guān)人員進行有效的溝通交流。（三）工作經(jīng)驗具有[X]年以上采購工作經(jīng)驗，其中駐外采購工作經(jīng)驗不少于[X]年。（四）其他要求1.能夠適應長期駐外工作，身體健康，具備良好的心理素質(zhì)。2.熟悉駐外地區(qū)的法律法規(guī)、市場環(huán)境和商業(yè)習慣。四、招聘與培訓（一）招聘1.根據(jù)公司駐外采購工作的需求，制定招聘計劃，明確招聘崗位、人數(shù)、任職要求等。2.通過多種渠道發(fā)布招聘信息，如招聘網(wǎng)站、社交媒體、行業(yè)論壇等，吸引符合條件的人員應聘。3.對應聘人員進行嚴格的篩選和面試，包括筆試、面試、背景調(diào)查等環(huán)節(jié)，確保錄用人員具備勝任駐外采購工作的能力和素質(zhì)。（二）培訓1.新員工入職后，組織開展入職培訓，內(nèi)容包括公司概況、企業(yè)文化、采購業(yè)務流程、駐外工作注意事項等，幫助新員工盡快熟悉工作環(huán)境和工作內(nèi)容。2.定期組織駐外采購人員參加內(nèi)部培訓和外部培訓，不斷提升其專業(yè)知識和技能水平。培訓內(nèi)容包括采購法律法規(guī)、市場分析、談判技巧、質(zhì)量管理、成本控制等方面。3.鼓勵駐外采購人員自主學習和參加行業(yè)交流活動，拓寬視野，了解最新的采購理念和技術(shù)。五、工作流程（一）采購申請1.公司內(nèi)部各部門根據(jù)業(yè)務需求，填寫采購申請表，詳細說明采購物資的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、預計采購時間等信息，并提交給駐外采購人員或相關(guān)部門負責人。2.駐外采購人員對采購申請進行初步審核，判斷申請的合理性和必要性。如申請不合理或不符合公司規(guī)定，及時與申請部門溝通協(xié)商，提出修改意見。（二）采購計劃制定1.根據(jù)采購申請和市場供應情況，駐外采購人員制定采購計劃，明確采購物資的采購渠道、采購方式、采購時間等。2.將采購計劃提交給相關(guān)部門負責人審批，審批通過后組織實施采購工作。（三）供應商選擇與采購合同簽訂1.根據(jù)采購計劃，駐外采購人員通過多種方式選擇合適的供應商，如招標、詢價、比價、邀請招標等。2.與選定的供應商進行談判，協(xié)商采購價格、交貨期、質(zhì)量標準、售后服務等條款，達成一致意見后簽訂采購合同。3.將采購合同副本提交給公司內(nèi)部相關(guān)部門備案，確保合同的執(zhí)行和監(jiān)督。（四）采購執(zhí)行與跟蹤1.按照采購合同的約定，及時向供應商下達采購訂單，跟蹤訂單的執(zhí)行情況，確保供應商按時、按質(zhì)、按量交貨。2.定期與供應商溝通，了解采購進度和存在的問題，及時協(xié)調(diào)解決。如出現(xiàn)重大問題，及時向上級匯報，并采取相應的措施，如調(diào)整采購計劃、更換供應商等。（五）物資驗收1.采購物資到貨前，駐外采購人員通知公司內(nèi)部相關(guān)部門做好驗收準備工作。2.物資到貨后，由公司內(nèi)部相關(guān)部門按照驗收標準進行驗收，駐外采購人員參與驗收過程。如驗收合格，辦理入庫手續(xù)；如驗收不合格，及時與供應商協(xié)商解決，要求供應商補貨、換貨或退貨等。（六）付款結(jié)算1.采購物資驗收合格后，駐外采購人員根據(jù)采購合同和驗收報告，填寫付款申請單，提交給公司財務部門審核。2.財務部門審核通過后，按照合同約定的付款方式和時間向供應商支付貨款。六、績效考核（一）考核原則1.客觀公正原則：以實際工作業(yè)績?yōu)橐罁?jù)，客觀公正地評價駐外采購人員的工作表現(xiàn)。2.全面考核原則：從工作業(yè)績、工作能力、工作態(tài)度等方面進行全面考核，確?？己私Y(jié)果的準確性和可靠性。3.激勵與約束相結(jié)合原則：通過績效考核，激勵駐外采購人員積極工作，提高工作效率和質(zhì)量，同時對工作不力的人員進行約束和督促。（二）考核指標1.工作業(yè)績指標采購任務完成率：考核駐外采購人員是否按時、按質(zhì)、按量完成采購任務。采購成本控制率：考核采購成本是否控制在預算范圍內(nèi)，較上一周期采購成本是否有所降低。物資質(zhì)量合格率：考核所采購物資的質(zhì)量是否符合公司要求，物資質(zhì)量不合格率是否控制在規(guī)定范圍內(nèi)。供應商滿意度：通過調(diào)查供應商對駐外采購人員工作的滿意度，考核其與供應商的合作關(guān)系。2.工作能力指標專業(yè)知識與技能水平：考核駐外采購人員對采購業(yè)務知識和技能的掌握程度，是否能夠熟練運用相關(guān)知識和技能解決工作中的問題。溝通協(xié)調(diào)能力：考核駐外采購人員與公司內(nèi)部各部門、供應商及其他相關(guān)人員的溝通協(xié)調(diào)能力，是否能夠有效地協(xié)調(diào)各方關(guān)系，確保采購工作的順利進行。問題解決能力：考核駐外采購人員在采購過程中遇到問題時的解決能力，是否能夠及時、有效地解決問題，避免對公司造成損失。3.工作態(tài)度指標責任心：考核駐外采購人員對工作的認真負責程度，是否能夠積極主動地完成工作任務，對工作中的失誤是否勇于承擔責任。團隊合作精神：考核駐外采購人員與團隊成員的合作情況，是否能夠相互支持、協(xié)作，共同完成工作目標。敬業(yè)精神：考核駐外采購人員對工作的敬業(yè)程度，是否能夠全身心地投入工作，不計較個人得失。（三）考核周期績效考核周期為[X]個月，每[X]個月進行一次考核評估。（四）考核方式1.自我評估：駐外采購人員根據(jù)考核期內(nèi)的工作表現(xiàn)，進行自我總結(jié)和評價，填寫自我評估表。2.上級評估：由駐外采購人員的上級領(lǐng)導根據(jù)其工作表現(xiàn)，進行客觀公正的評價，填寫上級評估表。3.同事評估：組織駐外采購人員的同事對其工作表現(xiàn)進行評價，填寫同事評估表。4.供應商評估：向駐外采購人員的主要供應商發(fā)放評估問卷，了解供應商對其工作的滿意度和評價，填寫供應商評估表。（五）考核結(jié)果應用1.根據(jù)績效考核結(jié)果，對駐外采購人員進行相應的獎勵和懲罰。對于考核成績優(yōu)秀的人員，給予表彰、獎勵，如獎金、晉升、培訓機會等。對于考核成績不合格的人員，進行誡勉談話、警告、扣發(fā)獎金等處理；如連續(xù)多次考核不合格，予以辭退。2.將績效考核結(jié)果作為駐外采購人員崗位調(diào)整、薪酬調(diào)整的重要依據(jù)。七、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部審計監(jiān)督公司內(nèi)部審計部門定期對駐外采購工作進行審計監(jiān)督，檢查采購業(yè)務流程是否合規(guī)、采購合同是否履行、采購成本是否合理等。如發(fā)現(xiàn)問題，及時提出整改意見，并跟蹤整改情況。（二）財務監(jiān)督財務部門對采購資金的使用情況進行監(jiān)督，確保采購資金?？顚Ｓ?，嚴格按照財務制度進行核算和報銷。（三）紀檢監(jiān)察監(jiān)督公司紀檢監(jiān)察部門對駐外采購人員的廉潔自律情況進行監(jiān)督檢查，嚴肅查處各種形式的商業(yè)賄賂行為，維護公司的利益和形象。（四）定期檢查與不定期抽查相結(jié)合公司相關(guān)部門定期對駐外采購工作進行全面檢查，同時不定期進行抽查，及時發(fā)現(xiàn)和解決問題，確保采購工作的規(guī)范運行。八、薪酬福利（一）薪酬結(jié)構(gòu)駐外采購人員的薪酬由基本工資、績效工資、駐外補貼、獎金等部分組成。1.基本工資：根據(jù)駐外采購人員的崗位級別、工作經(jīng)驗、學歷等因素確定，為其提供基本的生活保障。2.績效工資：根據(jù)績效考核結(jié)果發(fā)放，與工作業(yè)績、工作能力、工作態(tài)度等掛鉤，激勵駐外采購人員積極工作，提高工作效率和質(zhì)量。3.駐外補貼：根據(jù)駐外地區(qū)的經(jīng)濟發(fā)展水平、生活成本等因素確定，為駐外采購人員提供必要的生活補貼，以彌補其因駐外工作而產(chǎn)生的額外費用。4.獎金：根據(jù)公司的經(jīng)營業(yè)績和駐外采購人員的工作表現(xiàn)發(fā)放，如采購任務完成出色、為公司節(jié)約大量采購成本等，給予相應的獎金獎勵。（二）福利政策1.社會保險：公司按照國家規(guī)定為駐外采購人員繳納養(yǎng)老保險、醫(yī)療保險、失業(yè)保險、工傷保險和生育保險。2.住房公積金：公司按照國家規(guī)定為駐外采購人員繳納住房公積金，幫助其解決住房問題。3.帶薪年假：駐外采購人員享有帶薪年假，具體天數(shù)根據(jù)其在公司的工作年限確定。4.節(jié)日福利：公司在重要節(jié)日為駐外采購人員發(fā)放節(jié)日禮品或補貼，表達對其的關(guān)懷和慰問。5.培訓與發(fā)展機會：公司為駐外采購人員提供豐富的培訓與發(fā)展機會，幫助其提升專業(yè)知識和技能水平，實現(xiàn)職業(yè)發(fā)展目標。九、保密規(guī)定（一）保密范圍1.公司采購業(yè)務相關(guān)的商業(yè)秘密，包括采購計劃、采購價格、供應商信息、采購合同等。2.駐外采購人員在工作過程中知悉的公司內(nèi)部信息，如公司戰(zhàn)略規(guī)劃、財務狀況、業(yè)務數(shù)據(jù)等。3.其他涉及公司利益和安全的機密信息。（二）保密措施1.駐外采購人員應與公司簽訂保密協(xié)議，明確保密義務和違約責任。2.在工作中，駐外采購人員應妥善保管涉及公司機密的文件、資料、數(shù)據(jù)等，不得隨意泄露或傳播。3.未經(jīng)公司書面同意，駐外采購人員不得將公司機密信息用于非工作目的，不得向任何第三方披露公司機密信息。4.駐外采購人員離職時，應將涉及公司機密的文件、資料、數(shù)據(jù)等全部歸還公司，并辦理保密交接手續(xù)。（三）監(jiān)督與處罰1.公司定期對