酒店工程配件管理辦法一、總則（一）目的為加強酒店工程配件管理，規(guī)范配件采購、庫存、使用等環(huán)節(jié)，確保酒店設(shè)施設(shè)備正常運行，降低運營成本，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于酒店內(nèi)所有工程配件的管理，包括但不限于客房、餐飲、公共區(qū)域等設(shè)施設(shè)備所需的各類配件。（三）管理原則1.確保供應(yīng)原則：保障酒店設(shè)施設(shè)備維修、保養(yǎng)所需配件的及時供應(yīng)，不影響正常運營。2.合理儲備原則：根據(jù)酒店實際需求和配件特點，合理確定庫存數(shù)量，避免積壓或缺貨。3.成本控制原則：在保證質(zhì)量的前提下，降低配件采購成本和庫存成本。4.規(guī)范管理原則：嚴格按照規(guī)定的流程和標準進行配件管理，確保各項工作有序進行。二、職責(zé)分工（一）工程部1.負責(zé)編制工程配件需求計劃，提交采購申請。2.負責(zé)配件的驗收、入庫、存儲、發(fā)放和使用管理。3.定期對庫存配件進行盤點，及時更新庫存信息。4.對報廢配件進行鑒定和處理。（二）采購部1.根據(jù)工程部提交的采購申請，負責(zé)配件的采購工作。2.選擇合格的供應(yīng)商，簽訂采購合同，確保配件質(zhì)量和交貨期。3.負責(zé)采購配件的到貨驗收和付款手續(xù)辦理。（三）財務(wù)部1.負責(zé)審核工程配件采購預(yù)算和費用報銷。2.監(jiān)督配件采購資金的使用情況，確保資金安全。（四）審計部1.定期對工程配件管理情況進行審計，檢查采購、庫存、使用等環(huán)節(jié)的合規(guī)性。2.對發(fā)現(xiàn)的問題提出整改意見，并跟蹤整改情況。三、配件需求計劃與采購（一）需求計劃編制1.工程部維修人員應(yīng)根據(jù)設(shè)施設(shè)備的運行狀況、維修保養(yǎng)計劃以及日常巡檢中發(fā)現(xiàn)的問題，及時填寫配件需求申請表。2.申請表應(yīng)詳細注明配件名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、用途、預(yù)計更換時間等信息，并附上相關(guān)設(shè)備故障描述或維修保養(yǎng)記錄。3.維修班組負責(zé)人對本班組提交的需求申請表進行審核，確保需求的合理性和準確性。4.工程部主管對各維修班組的需求申請表進行匯總和審核，結(jié)合庫存情況，編制月度工程配件需求計劃。（二）采購申請1.工程部根據(jù)月度需求計劃，填寫工程配件采購申請表，經(jīng)部門經(jīng)理審批后提交采購部。2.采購申請表應(yīng)明確采購配件的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、預(yù)算金額、預(yù)計到貨時間等信息，并注明緊急采購需求。3.對于金額較大或特殊規(guī)格的配件采購，需附詳細的技術(shù)要求和市場調(diào)研情況。（三）供應(yīng)商選擇與管理1.采購部應(yīng)建立合格供應(yīng)商名錄，選擇具有良好信譽、產(chǎn)品質(zhì)量可靠、價格合理、交貨期及時的供應(yīng)商。2.對新供應(yīng)商進行評估和審核，包括供應(yīng)商資質(zhì)、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、售后服務(wù)等方面。3.定期對供應(yīng)商進行考核，根據(jù)考核結(jié)果調(diào)整供應(yīng)商名錄，淘汰不合格供應(yīng)商。（四）采購合同簽訂1.采購部與選定的供應(yīng)商簽訂采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括配件規(guī)格型號、數(shù)量、價格、交貨期、質(zhì)量標準、驗收方式、付款方式等條款。2.合同簽訂前，應(yīng)進行合同評審，確保合同條款符合法律法規(guī)和酒店利益。3.采購合同應(yīng)妥善保管，作為采購配件的依據(jù)和結(jié)算憑證。（五）采購執(zhí)行1.采購部按照采購合同要求，及時向供應(yīng)商下達采購訂單，跟蹤訂單執(zhí)行情況，確保按時到貨。2.對于緊急采購需求，采購部應(yīng)采取特殊措施，優(yōu)先安排采購，確保配件及時供應(yīng)。3.在采購過程中，如發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商提供的配件質(zhì)量不符合要求或交貨期延誤等問題，采購部應(yīng)及時與供應(yīng)商溝通協(xié)商，采取相應(yīng)的解決措施。四、配件驗收與入庫（一）到貨驗收1.配件到貨后，采購部應(yīng)及時通知工程部進行驗收。2.工程部驗收人員根據(jù)采購合同和相關(guān)標準，對配件的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、外觀質(zhì)量、技術(shù)參數(shù)等進行逐一核對。3.對于重要配件或技術(shù)要求較高的配件，可邀請專業(yè)技術(shù)人員或第三方檢測機構(gòu)進行驗收。4.驗收合格的配件，驗收人員應(yīng)在送貨單上簽字確認，并填寫配件入庫單。（二）入庫管理1.配件入庫單應(yīng)詳細記錄配件名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、供應(yīng)商名稱、入庫日期等信息。2.倉庫管理人員根據(jù)入庫單將配件分類存放，建立庫存臺賬，記錄配件的出入庫情況。3.對庫存配件應(yīng)進行標識管理，標明配件名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、批次等信息，便于識別和查找。4.庫存配件應(yīng)按照規(guī)定的存儲條件進行保管，確保配件質(zhì)量不受影響。五、配件庫存管理（一）庫存盤點1.工程部應(yīng)定期對庫存配件進行盤點，每月至少進行一次小盤點，每季度進行一次大盤點。2.盤點前，倉庫管理人員應(yīng)將庫存配件進行清理和整理，確保賬物相符。3.盤點過程中，應(yīng)認真核對庫存配件的實際數(shù)量與庫存臺賬記錄是否一致，如有差異，應(yīng)查明原因并及時調(diào)整。4.盤點結(jié)束后，應(yīng)編制盤點報告，說明盤點情況、差異原因及處理結(jié)果，報工程部經(jīng)理審核。（二）庫存預(yù)警1.工程部應(yīng)根據(jù)配件的使用頻率、采購周期等因素，設(shè)定庫存預(yù)警指標。2.當庫存配件數(shù)量低于預(yù)警指標時，倉庫管理人員應(yīng)及時通知工程部采購人員，提醒其及時采購。3.對于庫存積壓的配件，工程部應(yīng)分析原因，采取相應(yīng)的處理措施，如調(diào)劑使用、降價處理、報廢等。（三）庫存安全管理1.倉庫應(yīng)配備必要的消防、防盜、防潮、防蟲等設(shè)施設(shè)備，確保庫存配件安全。2.倉庫管理人員應(yīng)嚴格遵守倉庫管理制度，嚴禁無關(guān)人員進入倉庫。3.定期對庫存配件進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，確保配件質(zhì)量完好。六、配件發(fā)放與使用（一）發(fā)放流程1.維修人員根據(jù)維修工作需要，填寫配件領(lǐng)用申請表，經(jīng)維修班組負責(zé)人審核后提交倉庫管理人員。2.倉庫管理人員根據(jù)庫存情況和領(lǐng)用申請表，發(fā)放相應(yīng)的配件，并在領(lǐng)用申請表上簽字確認。3.維修人員領(lǐng)取配件后，應(yīng)在配件領(lǐng)用登記表上簽字，注明領(lǐng)用時間、配件名稱、規(guī)格型號、數(shù)量等信息。（二）使用管理1.維修人員應(yīng)按照規(guī)定的操作規(guī)程使用配件，確保維修質(zhì)量。2.對于貴重或關(guān)鍵配件，應(yīng)建立使用記錄，詳細記錄配件使用時間、維修設(shè)備名稱、維修人員等信息。3.維修過程中，如發(fā)現(xiàn)配件質(zhì)量問題或不適用情況，應(yīng)及時退回倉庫，并說明原因。（三）廢舊配件回收1.維修人員更換下來的廢舊配件，應(yīng)及時交回倉庫。2.倉庫管理人員對廢舊配件進行登記和分類存放，定期進行清理和處理。3.對于有回收價值的廢舊配件，可聯(lián)系專業(yè)回收公司進行回收處理，回收款項交財務(wù)部入賬。七、配件報廢管理（一）報廢鑒定1.工程部定期對庫存配件進行檢查，對于損壞、過期、老化等無法使用的配件，由維修人員填寫配件報廢申請表。2.申請表應(yīng)詳細注明配件名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、購置時間、報廢原因等信息，并附上相關(guān)照片或說明。3.工程部組織相關(guān)技術(shù)人員對報廢配件進行鑒定，確認是否符合報廢條件。（二）報廢審批1.經(jīng)鑒定符合報廢條件的配件，報廢申請表經(jīng)工程部經(jīng)理審核后，報酒店分管領(lǐng)導(dǎo)審批。2.對于價值較高的配件報廢，需經(jīng)總經(jīng)理審批。（三）報廢處理1.報廢配件經(jīng)審批后，由倉庫管理人員進行清理和處理。2.對于有環(huán)保要求的報廢配件，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進行處理，避免對環(huán)境造成污染。3.報廢處理過程中，應(yīng)做好記錄，包括報廢時間、報廢配件名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、處理方式等信息。八、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.審計部定期對工程配件管理情況進行監(jiān)督檢查，包括采購、庫存、使用、報廢等環(huán)節(jié)。2.檢查內(nèi)容包括管理制度執(zhí)行情況、流程合規(guī)性、賬目準確性、配件質(zhì)量等方面。3.對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，審計部應(yīng)及時下達整改通知書，要求責(zé)任部門限期整改。（二）考核機制1.建立工程配件管理考核制度，對工程部、采購部等相關(guān)部門的配件管理工作進行考核。2.考核指標包括配件供應(yīng)及時性