遼寧省船業(yè)采購管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)遼寧省船業(yè)采購管理，規(guī)范采購行為，降低采購成本，保證采購質(zhì)量，提高采購效率，促進(jìn)公司/組織的健康發(fā)展，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合遼寧省船業(yè)實(shí)際情況，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于遼寧省內(nèi)從事船舶制造、維修、改裝及相關(guān)配套產(chǎn)業(yè)的公司/組織（以下簡稱“公司/組織”）的采購活動。（三）基本原則1.合法性原則：采購活動必須遵守國家法律法規(guī)，依法簽訂采購合同，確保采購行為合法合規(guī)。2.效益性原則：在保證采購質(zhì)量的前提下，通過科學(xué)的采購管理，降低采購成本，提高采購效益。3.公開公正公平原則：采購活動應(yīng)遵循公開、公正、公平的原則，確保所有潛在供應(yīng)商都有平等的機(jī)會參與競爭。4.誠實(shí)守信原則：采購方和供應(yīng)商應(yīng)誠實(shí)守信，履行合同約定，保證采購活動的順利進(jìn)行。二、采購管理職責(zé)（一）采購部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和執(zhí)行公司/組織的采購計(jì)劃，根據(jù)生產(chǎn)經(jīng)營需求，合理安排采購任務(wù)。2.負(fù)責(zé)供應(yīng)商的開發(fā)、評估、選擇和管理，建立供應(yīng)商檔案，定期對供應(yīng)商進(jìn)行考核評價。3.負(fù)責(zé)采購合同的簽訂、履行、變更和終止等管理工作，確保合同的有效執(zhí)行。4.負(fù)責(zé)采購物資的驗(yàn)收、入庫、保管和發(fā)放等工作，保證物資的質(zhì)量和安全。5.負(fù)責(zé)采購信息的收集、整理和分析，為公司/組織的采購決策提供依據(jù)。6.負(fù)責(zé)與其他部門的溝通協(xié)調(diào)，共同推進(jìn)采購工作的順利開展。（二）其他部門職責(zé)1.生產(chǎn)部門負(fù)責(zé)提供準(zhǔn)確的生產(chǎn)計(jì)劃和物資需求清單，協(xié)助采購部門制定采購計(jì)劃。2.技術(shù)部門負(fù)責(zé)提供物資的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和質(zhì)量要求，參與供應(yīng)商的技術(shù)評審和采購物資的驗(yàn)收工作。3.質(zhì)量部門負(fù)責(zé)對采購物資的質(zhì)量進(jìn)行檢驗(yàn)和監(jiān)督，確保采購物資符合質(zhì)量要求。4.財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)審核采購預(yù)算、采購合同和采購付款等工作，確保采購資金的合理使用。三、采購計(jì)劃管理（一）采購計(jì)劃的編制1.采購部門應(yīng)根據(jù)公司/組織的生產(chǎn)經(jīng)營計(jì)劃、物資庫存情況和市場供應(yīng)狀況，定期編制采購計(jì)劃。2.采購計(jì)劃應(yīng)明確采購物資的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、質(zhì)量要求、交貨時間、交貨地點(diǎn)等內(nèi)容。3.采購計(jì)劃編制完成后，應(yīng)提交相關(guān)部門審核，經(jīng)批準(zhǔn)后實(shí)施。（二）采購計(jì)劃的調(diào)整1.在采購計(jì)劃執(zhí)行過程中，如因生產(chǎn)經(jīng)營計(jì)劃變更、物資需求變化、市場供應(yīng)短缺等原因需要調(diào)整采購計(jì)劃的，采購部門應(yīng)及時提出調(diào)整申請。2.調(diào)整申請應(yīng)說明調(diào)整的原因、調(diào)整的內(nèi)容和調(diào)整后的采購計(jì)劃，提交相關(guān)部門審核，經(jīng)批準(zhǔn)后實(shí)施。四、供應(yīng)商管理（一）供應(yīng)商開發(fā)1.采購部門應(yīng)根據(jù)公司/組織的采購需求，通過多種渠道開發(fā)潛在供應(yīng)商，如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等。2.對潛在供應(yīng)商進(jìn)行初步篩選，收集其基本信息、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、價格水平、售后服務(wù)等方面的資料，建立供應(yīng)商信息庫。3.對符合基本條件的潛在供應(yīng)商進(jìn)行實(shí)地考察，了解其生產(chǎn)經(jīng)營狀況、質(zhì)量管理體系、環(huán)保措施等情況，評估其是否具備成為公司/組織供應(yīng)商的條件。（二）供應(yīng)商評估1.采購部門應(yīng)定期對供應(yīng)商進(jìn)行評估，評估內(nèi)容包括供應(yīng)商的產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、價格水平、售后服務(wù)、合作態(tài)度等方面。2.評估方式可采用問卷調(diào)查、實(shí)地考察、數(shù)據(jù)分析、供應(yīng)商自評等多種方式進(jìn)行。3.根據(jù)評估結(jié)果，對供應(yīng)商進(jìn)行分類管理，分為優(yōu)秀供應(yīng)商、合格供應(yīng)商、不合格供應(yīng)商三類。（三）供應(yīng)商選擇1.在采購物資時，采購部門應(yīng)優(yōu)先選擇優(yōu)秀供應(yīng)商，其次選擇合格供應(yīng)商。2.對于重大采購項(xiàng)目，應(yīng)采用招標(biāo)、競爭性談判、詢價等方式選擇供應(yīng)商，確保選擇過程的公開、公正、公平。3.在選擇供應(yīng)商時，應(yīng)綜合考慮供應(yīng)商的產(chǎn)品質(zhì)量、價格水平、交貨期、售后服務(wù)等因素，選擇最優(yōu)供應(yīng)商。（四）供應(yīng)商管理1.采購部門應(yīng)與供應(yīng)商簽訂采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括產(chǎn)品質(zhì)量、價格、交貨期、售后服務(wù)等方面的內(nèi)容。2.定期對供應(yīng)商進(jìn)行考核評價，根據(jù)考核結(jié)果對供應(yīng)商進(jìn)行獎懲，如增加或減少采購份額、延長或縮短付款期限等。3.建立供應(yīng)商淘汰機(jī)制，對于連續(xù)兩次考核評價不合格的供應(yīng)商，應(yīng)及時淘汰，不再與其合作。五、采購合同管理（一）采購合同的簽訂1.采購合同應(yīng)采用書面形式，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括產(chǎn)品名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、質(zhì)量要求、價格、交貨期、交貨地點(diǎn)、付款方式、違約責(zé)任等內(nèi)容。2.采購合同簽訂前，采購部門應(yīng)將合同草案提交相關(guān)部門審核，經(jīng)審核通過后，由法定代表人或其授權(quán)代表簽字蓋章。3.采購合同簽訂后，應(yīng)及時將合同副本分送相關(guān)部門存檔。（二）采購合同的履行1.采購部門應(yīng)按照采購合同的約定，及時向供應(yīng)商支付貨款，確保供應(yīng)商按時交貨。2.供應(yīng)商應(yīng)按照采購合同的約定，按時、按質(zhì)、按量交貨，提供相關(guān)的質(zhì)量證明文件和售后服務(wù)。3.在采購合同履行過程中，如出現(xiàn)爭議或糾紛，雙方應(yīng)及時協(xié)商解決，協(xié)商不成的，可依法向人民法院提起訴訟。（三）采購合同的變更和終止1.在采購合同履行過程中，如因不可抗力、政策調(diào)整、市場變化等原因需要變更合同內(nèi)容的，雙方應(yīng)協(xié)商一致，并簽訂書面變更協(xié)議。2.在采購合同履行完畢或雙方協(xié)商一致同意終止合同的情況下，采購合同應(yīng)予以終止。3.采購合同終止后，雙方應(yīng)按照合同約定進(jìn)行結(jié)算和清理，如有未盡事宜，應(yīng)協(xié)商解決。六、采購物資驗(yàn)收管理（一）驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)1.采購物資的驗(yàn)收應(yīng)按照國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)或采購合同約定的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行。2.對于沒有明確標(biāo)準(zhǔn)的采購物資，應(yīng)根據(jù)其用途、性能、質(zhì)量等方面的要求，制定相應(yīng)的驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)。（二）驗(yàn)收程序1.采購物資到貨后，采購部門應(yīng)及時通知質(zhì)量部門、使用部門等相關(guān)人員進(jìn)行驗(yàn)收。2.驗(yàn)收人員應(yīng)按照驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)對采購物資的數(shù)量、規(guī)格、型號、質(zhì)量等方面進(jìn)行檢驗(yàn)，填寫驗(yàn)收報(bào)告。3.對于驗(yàn)收合格的采購物資，應(yīng)辦理入庫手續(xù)；對于驗(yàn)收不合格的采購物資，應(yīng)及時通知供應(yīng)商處理，并做好記錄。（三）驗(yàn)收記錄1.驗(yàn)收人員應(yīng)做好采購物資的驗(yàn)收記錄，包括驗(yàn)收時間、驗(yàn)收人員、驗(yàn)收內(nèi)容、驗(yàn)收結(jié)果等方面的內(nèi)容。2.驗(yàn)收記錄應(yīng)妥善保存，作為采購物資質(zhì)量追溯和供應(yīng)商評價的依據(jù)。七、采購付款管理（一）付款申請1.采購部門應(yīng)在采購合同約定的付款期限前，根據(jù)采購物資的驗(yàn)收情況和發(fā)票開具情況，填寫付款申請單。2.付款申請單應(yīng)注明采購合同編號、采購物資名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、金額、付款方式、付款期限等內(nèi)容，并附上采購合同副本、驗(yàn)收報(bào)告、發(fā)票等相關(guān)資料。（二）付款審批1.付款申請單提交后，應(yīng)按照公司/組織的財(cái)務(wù)審批流程進(jìn)行審批。2.審批人員應(yīng)根據(jù)采購合同約定、驗(yàn)收情況、發(fā)票真實(shí)性等方面的要求，對付款申請進(jìn)行審核，簽署審批意見。3.對于不符合付款條件的付款申請，審批人員應(yīng)拒絕批準(zhǔn)，并說明理由。（三）付款執(zhí)行1.經(jīng)審批通過的付款申請，財(cái)務(wù)部門應(yīng)按照付款方式和付款期限及時辦理付款手續(xù)。2.對于采用銀行轉(zhuǎn)賬方式付款的，應(yīng)確保付款信息的準(zhǔn)確性，避免出現(xiàn)付款錯誤。3.對于采用支票方式付款的，應(yīng)嚴(yán)格按照支票管理規(guī)定進(jìn)行操作，確保支票的安全使用。八、采購風(fēng)險管理（一）風(fēng)險識別1.采購部門應(yīng)定期對采購活動進(jìn)行風(fēng)險識別，分析可能存在的風(fēng)險因素，如市場風(fēng)險、質(zhì)量風(fēng)險、供應(yīng)商風(fēng)險、合同風(fēng)險等。2.風(fēng)險識別可采用問卷調(diào)查、數(shù)據(jù)分析、案例分析、專家咨詢等多種方式進(jìn)行。（二）風(fēng)險評估1.根據(jù)風(fēng)險識別的結(jié)果，對風(fēng)險因素進(jìn)行評估，確定其風(fēng)險程度和影響范圍。2.風(fēng)險評估可采用定性評估和定量評估相結(jié)合的方式進(jìn)行，如風(fēng)險矩陣、層次分析法等。（三）風(fēng)險應(yīng)對1.根據(jù)風(fēng)險評估的結(jié)果，制定相應(yīng)的風(fēng)險應(yīng)對措施，如風(fēng)險規(guī)避、風(fēng)險降低、風(fēng)險轉(zhuǎn)移、風(fēng)險接受等。2.對于市場風(fēng)險，可通過市場調(diào)研、價格談判、套期保值等方式進(jìn)行應(yīng)對；對于質(zhì)量風(fēng)險，可加強(qiáng)供應(yīng)商管理、嚴(yán)格驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)、建立質(zhì)量追溯體系等方式進(jìn)行應(yīng)對；對于供應(yīng)商風(fēng)險，可增加供應(yīng)商選擇、加強(qiáng)供應(yīng)商考核評價、建立供應(yīng)商淘汰機(jī)制等方式進(jìn)行應(yīng)對；對于合同風(fēng)險，可加強(qiáng)合同管理、規(guī)范合同簽訂流程、提高合同執(zhí)行能力等方式進(jìn)行應(yīng)對。九、采購監(jiān)督與審計(jì)（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司/組織應(yīng)建立健全采購內(nèi)部監(jiān)督機(jī)制，加強(qiáng)對采購活動的全過程監(jiān)督。2.內(nèi)部監(jiān)督可采用定期檢查、不定期抽查、專項(xiàng)審計(jì)等方式進(jìn)行，重點(diǎn)檢查采購計(jì)劃的執(zhí)行情況、供應(yīng)商管理情況、采購合同的簽訂和履行情況、采購物資的驗(yàn)收情況、采購付款情況等方面的內(nèi)容。3.對于發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時提出整改意見，督促相關(guān)部門進(jìn)行整改，并跟蹤整改情況。（二）內(nèi)部審計(jì)1.公司/組織應(yīng)定期對采購活動進(jìn)行內(nèi)部審計(jì)，審計(jì)內(nèi)容包括采購內(nèi)部控制制度的健全性和有效性、采購活動的合法性和合規(guī)性、采購資金