公司訴訟證據(jù)管理辦法一、總則（一）目的為規(guī)范公司訴訟證據(jù)的收集、整理、保存、使用等管理活動(dòng)，提高公司應(yīng)對(duì)訴訟的能力，維護(hù)公司合法權(quán)益，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司及各下屬子公司、分公司在各類訴訟活動(dòng)中涉及的證據(jù)管理工作。（三）基本原則1.合法性原則：證據(jù)的收集、整理、保存和使用必須符合國(guó)家法律法規(guī)的規(guī)定，確保證據(jù)具有法律效力。2.真實(shí)性原則：證據(jù)應(yīng)真實(shí)、客觀地反映案件事實(shí)，不得偽造、篡改證據(jù)。3.關(guān)聯(lián)性原則：所收集的證據(jù)應(yīng)與訴訟案件具有直接或間接的關(guān)聯(lián)性，能夠證明案件事實(shí)。4.完整性原則：應(yīng)全面收集與案件有關(guān)的各種證據(jù)，確保證據(jù)鏈的完整性。5.保密性原則：對(duì)涉及公司商業(yè)秘密、個(gè)人隱私等敏感信息的證據(jù)，應(yīng)嚴(yán)格保密，防止信息泄露。二、證據(jù)管理職責(zé)分工（一）法務(wù)部門(mén)1.負(fù)責(zé)制定和完善公司訴訟證據(jù)管理辦法，并監(jiān)督執(zhí)行。2.指導(dǎo)、協(xié)助各部門(mén)收集、整理、保存證據(jù)，提供法律專業(yè)意見(jiàn)。3.負(fù)責(zé)對(duì)訴訟案件中的證據(jù)進(jìn)行審查、分析，制定證據(jù)策略。4.代表公司參與訴訟活動(dòng)，負(fù)責(zé)證據(jù)的提交、質(zhì)證等工作。（二）業(yè)務(wù)部門(mén)1.負(fù)責(zé)本部門(mén)業(yè)務(wù)活動(dòng)中相關(guān)證據(jù)的收集、整理和初步保存工作。2.在法務(wù)部門(mén)的指導(dǎo)下，配合完成訴訟案件中的證據(jù)準(zhǔn)備工作，如實(shí)提供相關(guān)證據(jù)材料。3.對(duì)涉及本部門(mén)的訴訟案件，協(xié)助法務(wù)部門(mén)進(jìn)行證據(jù)調(diào)查和核實(shí)。（三）檔案管理部門(mén)1.負(fù)責(zé)建立和完善公司訴訟證據(jù)檔案管理制度，對(duì)訴訟證據(jù)進(jìn)行集中統(tǒng)一歸檔管理。2.按照檔案管理要求，對(duì)訴訟證據(jù)進(jìn)行分類、編號(hào)、裝訂、存儲(chǔ)，確保證據(jù)檔案的完整性和安全性。3.負(fù)責(zé)為公司各部門(mén)及法務(wù)部門(mén)提供訴訟證據(jù)檔案的查閱、借閱服務(wù)。三、證據(jù)的收集（一）收集范圍1.與合同簽訂、履行相關(guān)的證據(jù)，包括合同文本、補(bǔ)充協(xié)議、訂單、發(fā)貨單、收貨單、發(fā)票、對(duì)賬單、付款憑證等。2.涉及侵權(quán)糾紛的證據(jù)，如侵權(quán)行為的發(fā)生時(shí)間、地點(diǎn)、方式、侵權(quán)產(chǎn)品或服務(wù)的相關(guān)材料、造成損失的證明等。3.勞動(dòng)爭(zhēng)議案件的證據(jù)，包括勞動(dòng)合同、工資發(fā)放記錄、考勤記錄、加班審批單、解除勞動(dòng)合同通知等。4.其他與公司訴訟案件有關(guān)的證據(jù)，如證人證言、視聽(tīng)資料、電子數(shù)據(jù)、鑒定意見(jiàn)等。（二）收集方法1.主動(dòng)收集：業(yè)務(wù)部門(mén)在日常工作中應(yīng)注重證據(jù)的收集，按照業(yè)務(wù)流程及時(shí)整理和保存相關(guān)文件資料。例如，在合同簽訂過(guò)程中，確保合同條款明確、雙方簽字蓋章齊全，并妥善保管合同原件及相關(guān)附件；在業(yè)務(wù)活動(dòng)開(kāi)展過(guò)程中，對(duì)各類交易憑證、溝通記錄等進(jìn)行分類整理和歸檔。2.被動(dòng)收集：當(dāng)涉及訴訟案件時(shí)，法務(wù)部門(mén)應(yīng)及時(shí)向相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)發(fā)出證據(jù)收集通知，明確收集的證據(jù)范圍、要求和時(shí)間節(jié)點(diǎn)。業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)積極配合，按照要求提供所需證據(jù)材料。對(duì)于已經(jīng)滅失或難以取得的證據(jù)，可以依法申請(qǐng)人民法院進(jìn)行調(diào)查收集。3.證據(jù)保全：在情況緊急，不立即采取證據(jù)保全措施將會(huì)使公司合法權(quán)益受到難以彌補(bǔ)的損害時(shí)，法務(wù)部門(mén)應(yīng)及時(shí)向人民法院申請(qǐng)證據(jù)保全。證據(jù)保全措施包括查封、扣押、凍結(jié)、勘驗(yàn)、制作筆錄等。（三）收集要求1.收集證據(jù)時(shí)，應(yīng)要求提供證據(jù)的單位或個(gè)人在證據(jù)材料上簽字或蓋章，并注明日期。對(duì)于復(fù)印件、副本等證據(jù)材料，應(yīng)注明與原件核對(duì)無(wú)異，并由提供人簽字或蓋章。2.收集的證據(jù)應(yīng)保持原始狀態(tài)，不得擅自修改、涂抹、刪除證據(jù)內(nèi)容。如確需對(duì)證據(jù)進(jìn)行必要的整理或標(biāo)注，應(yīng)在不影響證據(jù)真實(shí)性的前提下進(jìn)行，并注明整理或標(biāo)注的情況。3.收集電子數(shù)據(jù)證據(jù)時(shí)，應(yīng)確保數(shù)據(jù)的完整性和真實(shí)性。可以通過(guò)公證、電子數(shù)據(jù)保全等方式固定電子數(shù)據(jù)證據(jù)，并注明電子數(shù)據(jù)的來(lái)源、存儲(chǔ)介質(zhì)、提取時(shí)間等信息。四、證據(jù)的整理（一）分類整理1.法務(wù)部門(mén)應(yīng)指導(dǎo)業(yè)務(wù)部門(mén)和檔案管理部門(mén)對(duì)收集到的證據(jù)進(jìn)行分類整理。根據(jù)證據(jù)的性質(zhì)、來(lái)源、與案件的關(guān)聯(lián)性等因素，將證據(jù)分為合同類、侵權(quán)類、勞動(dòng)爭(zhēng)議類、其他類等類別。2.每個(gè)類別下再根據(jù)具體情況進(jìn)行細(xì)分，如合同類證據(jù)可分為買(mǎi)賣(mài)合同、租賃合同、服務(wù)合同等；侵權(quán)類證據(jù)可分為專利侵權(quán)、商標(biāo)侵權(quán)、著作權(quán)侵權(quán)等。（二）編號(hào)標(biāo)注1.對(duì)整理好的證據(jù)進(jìn)行編號(hào)，以便于識(shí)別和管理。編號(hào)應(yīng)具有唯一性，能夠清晰反映證據(jù)的類別、年份、順序等信息。2.在證據(jù)材料上標(biāo)注編號(hào)、名稱、來(lái)源、形成時(shí)間、與案件的關(guān)聯(lián)性等信息，確保證據(jù)的清晰可查。（三）制作清單1.為每一組證據(jù)制作詳細(xì)的清單，清單內(nèi)容應(yīng)包括證據(jù)編號(hào)、名稱、來(lái)源、頁(yè)數(shù)、份數(shù)、保存地點(diǎn)等信息。2.證據(jù)清單應(yīng)一式兩份，一份隨證據(jù)材料一并保存，另一份由法務(wù)部門(mén)留存，作為證據(jù)管理的基礎(chǔ)文件。五、證據(jù)的保存（一）保存方式1.紙質(zhì)證據(jù)應(yīng)按照檔案管理要求進(jìn)行裝訂、存儲(chǔ)，存放在專門(mén)的檔案柜中，并保持存放環(huán)境的干燥、通風(fēng)、防蟲(chóng)、防火等。2.電子數(shù)據(jù)證據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的存儲(chǔ)介質(zhì)中，如硬盤(pán)、光盤(pán)、磁帶等，并定期進(jìn)行備份。備份存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)存放在不同地點(diǎn)，以防止數(shù)據(jù)丟失。3.對(duì)于視聽(tīng)資料證據(jù)，如錄音帶、錄像帶等，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行保存，并注明錄制時(shí)間、地點(diǎn)、內(nèi)容等信息。（二）保存期限1.一般情況下，訴訟證據(jù)的保存期限應(yīng)自案件終結(jié)之日起不少于三年。對(duì)于涉及重要業(yè)務(wù)、重大權(quán)益或可能引發(fā)后續(xù)法律糾紛的證據(jù)，保存期限應(yīng)適當(dāng)延長(zhǎng)。2.國(guó)家法律法規(guī)對(duì)某些證據(jù)的保存期限有特殊規(guī)定的，從其規(guī)定。例如，會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿等財(cái)務(wù)資料的保存期限應(yīng)按照《會(huì)計(jì)法》等相關(guān)法律法規(guī)執(zhí)行。（三）保存期間的管理1.檔案管理部門(mén)應(yīng)建立訴訟證據(jù)保存期間的管理制度，定期對(duì)證據(jù)進(jìn)行檢查、核對(duì)，確保證據(jù)的完整性和安全性。2.如發(fā)現(xiàn)證據(jù)有損壞、丟失、變質(zhì)等情況，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行修復(fù)、補(bǔ)充或更換，并記錄相關(guān)情況。3.在證據(jù)保存期間，未經(jīng)法務(wù)部門(mén)批準(zhǔn)，任何人不得擅自查閱、借閱、銷毀證據(jù)。六、證據(jù)的使用（一）使用審批1.公司各部門(mén)因工作需要使用訴訟證據(jù)時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)《訴訟證據(jù)使用申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明使用證據(jù)的目的、內(nèi)容、使用方式等信息，并提交部門(mén)負(fù)責(zé)人審核。2.部門(mén)負(fù)責(zé)人審核通過(guò)后，將申請(qǐng)表提交法務(wù)部門(mén)審批。法務(wù)部門(mén)應(yīng)根據(jù)證據(jù)的性質(zhì)、用途、保密要求等因素進(jìn)行審查，決定是否批準(zhǔn)使用申請(qǐng)。3.對(duì)于涉及公司商業(yè)秘密、個(gè)人隱私等敏感信息的證據(jù)，法務(wù)部門(mén)應(yīng)嚴(yán)格控制使用范圍和審批流程，確保信息安全。（二）使用方式1.經(jīng)批準(zhǔn)使用訴訟證據(jù)的部門(mén)，應(yīng)按照審批意見(jiàn)使用證據(jù)。如需復(fù)印、拍照、掃描證據(jù)材料，應(yīng)確保復(fù)印件、照片、掃描件與原件一致，并注明使用目的和使用范圍。2.在使用證據(jù)過(guò)程中，應(yīng)妥善保管證據(jù)材料，不得擅自轉(zhuǎn)借、轉(zhuǎn)讓、泄露給他人。使用完畢后，應(yīng)及時(shí)將證據(jù)材料歸還檔案管理部門(mén)，并辦理歸還手續(xù)。3.如需在訴訟活動(dòng)中使用證據(jù)，法務(wù)部門(mén)應(yīng)按照法律程序和訴訟策略，對(duì)證據(jù)進(jìn)行整理、編排和說(shuō)明，確保證據(jù)在法庭上能夠有效發(fā)揮證明作用。（三）證據(jù)的質(zhì)證與辯論1.在訴訟過(guò)程中，法務(wù)部門(mén)應(yīng)代表公司參與證據(jù)的質(zhì)證和辯論環(huán)節(jié)。對(duì)對(duì)方提交的證據(jù)進(jìn)行認(rèn)真審查，提出質(zhì)證意見(jiàn)，反駁對(duì)方證據(jù)的真實(shí)性、合法性和關(guān)聯(lián)性。2.針對(duì)公司提交的證據(jù)，法務(wù)部門(mén)應(yīng)做好充分準(zhǔn)備，預(yù)測(cè)對(duì)方可能提出的質(zhì)證問(wèn)題，并制定相應(yīng)的辯論策略。在辯論過(guò)程中，應(yīng)清晰、準(zhǔn)確地闡述證據(jù)所證明的事實(shí)和觀點(diǎn)，維護(hù)公司的合法權(quán)益。七、證據(jù)的鑒定與專家意見(jiàn)（一）鑒定申請(qǐng)1.在訴訟案件中，如需對(duì)某些專門(mén)性問(wèn)題進(jìn)行鑒定，法務(wù)部門(mén)應(yīng)根據(jù)案件情況和需要，及時(shí)向人民法院提出鑒定申請(qǐng)。2.鑒定申請(qǐng)應(yīng)明確鑒定的事項(xiàng)、鑒定機(jī)構(gòu)的選擇要求、鑒定費(fèi)用的承擔(dān)等內(nèi)容。在選擇鑒定機(jī)構(gòu)時(shí)，應(yīng)綜合考慮鑒定機(jī)構(gòu)的資質(zhì)、信譽(yù)、專業(yè)能力等因素，確保鑒定結(jié)果的公正性和可靠性。（二）鑒定過(guò)程的參與1.法務(wù)部門(mén)應(yīng)組織相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)配合鑒定機(jī)構(gòu)開(kāi)展鑒定工作，提供鑒定所需的材料和信息，并對(duì)鑒定過(guò)程進(jìn)行必要的監(jiān)督和溝通。2.在鑒定過(guò)程中，如發(fā)現(xiàn)鑒定機(jī)構(gòu)或鑒定人員存在違規(guī)行為或可能影響鑒定結(jié)果公正性的情況，應(yīng)及時(shí)向人民法院提出異議，并要求重新鑒定或更換鑒定機(jī)構(gòu)、鑒定人員。（三）專家意見(jiàn)的獲取與運(yùn)用1.對(duì)于一些復(fù)雜的訴訟案件，法務(wù)部門(mén)可以根據(jù)需要聘請(qǐng)相關(guān)領(lǐng)域的專家提供專業(yè)意見(jiàn)。專家意見(jiàn)應(yīng)作為參考，輔助公司制定訴訟策略和應(yīng)對(duì)方案。2.在獲取專家意見(jiàn)時(shí)，應(yīng)與專家簽訂保密協(xié)議，明確專家的權(quán)利和義務(wù)。專家意見(jiàn)應(yīng)形成書(shū)面報(bào)告，并由專家簽字確認(rèn)。法務(wù)部門(mén)應(yīng)認(rèn)真審查專家意見(jiàn)的合理性和可靠性，并在訴訟活動(dòng)中合理運(yùn)用專家意見(jiàn)支持公司的主張。八、證據(jù)的銷毀（一）銷毀條件1.訴訟案件終結(jié)后，且證據(jù)保存期限已滿，經(jīng)法務(wù)部門(mén)審核確認(rèn)不再需要保存的證據(jù)，可以進(jìn)行銷毀。2.因不可抗力等原因?qū)е伦C據(jù)無(wú)法保存或已失去保存價(jià)值的，經(jīng)法務(wù)部門(mén)批準(zhǔn)后，可以提前銷毀證據(jù)。（二）銷毀程序1.由檔案管理部門(mén)提出證據(jù)銷毀申請(qǐng)，填寫(xiě)《訴訟證據(jù)銷毀申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明銷毀證據(jù)的名稱、數(shù)量、保存期限、銷毀原因等信息，并提交法務(wù)部門(mén)審核。2.法務(wù)部門(mén)審核通過(guò)后，組織相關(guān)人員對(duì)擬銷毀的證據(jù)進(jìn)行清點(diǎn)、核對(duì)，確保銷毀的證據(jù)與申請(qǐng)銷毀的證據(jù)一致。3.證據(jù)銷毀應(yīng)采用安全、環(huán)保的方式進(jìn)行，如粉碎、焚燒等。在銷毀過(guò)程中，應(yīng)安排專人監(jiān)督，確保銷毀徹底，防止證據(jù)信息泄露。4.銷毀完成后，由監(jiān)督人員在《訴訟證據(jù)銷毀申請(qǐng)表》上簽字確認(rèn)，并將銷毀情況記錄存檔。九、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.法務(wù)部門(mén)應(yīng)定期對(duì)公司各部門(mén)的訴訟證據(jù)管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括證據(jù)的收集、整理、保存、使用等環(huán)節(jié)是否符合本辦法的規(guī)定。2.監(jiān)督檢查可以采取查閱資料、實(shí)地查看、詢問(wèn)相關(guān)人員等方式進(jìn)行。對(duì)于發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知，要求責(zé)任部門(mén)限期整改。（二）考核評(píng)價(jià)1.建立公司訴訟證據(jù)管理工作考核評(píng)價(jià)制度，對(duì)各