湖南省機(jī)要檔案管理辦法總則目的與依據(jù)為加強(qiáng)湖南省機(jī)要檔案管理，確保機(jī)要檔案的安全與完整，充分發(fā)揮機(jī)要檔案在各項(xiàng)工作中的作用，根據(jù)《中華人民共和國保守國家秘密法》《中華人民共和國檔案法》及相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本省實(shí)際，制定本辦法。適用范圍本辦法適用于湖南省行政區(qū)域內(nèi)各級(jí)黨政機(jī)關(guān)、人民團(tuán)體、企事業(yè)單位及其他社會(huì)組織的機(jī)要檔案管理工作。定義與原則機(jī)要檔案是指涉及國家秘密、商業(yè)秘密或工作秘密，對(duì)組織和個(gè)人具有重要保存價(jià)值的各類文件、資料、數(shù)據(jù)等。機(jī)要檔案管理遵循保密、規(guī)范、高效、安全的原則，確保機(jī)要檔案在形成、收集、整理、保管、利用、銷毀等環(huán)節(jié)的全過程管理符合法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)要求。檔案管理機(jī)構(gòu)與人員管理機(jī)構(gòu)各單位應(yīng)設(shè)立專門的機(jī)要檔案管理機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)本單位機(jī)要檔案的統(tǒng)一管理。機(jī)要檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)明確職責(zé)，配備必要的辦公設(shè)備和場地，確保機(jī)要檔案管理工作的順利開展。人員配備機(jī)要檔案管理人員應(yīng)具備良好的政治素質(zhì)、職業(yè)道德和專業(yè)技能，經(jīng)過嚴(yán)格的政審和業(yè)務(wù)培訓(xùn)，熟悉機(jī)要檔案管理的法律法規(guī)和工作流程。機(jī)要檔案管理人員應(yīng)保持相對(duì)穩(wěn)定，如有變動(dòng)，應(yīng)及時(shí)做好交接工作。檔案的形成與收集形成要求各部門和人員在工作中應(yīng)及時(shí)、準(zhǔn)確地形成機(jī)要檔案，確保文件材料的真實(shí)性、完整性和規(guī)范性。文件材料應(yīng)使用符合檔案管理要求的紙張、書寫工具和裝訂方式，確保字跡清晰、耐久性好。收集范圍機(jī)要檔案收集范圍包括但不限于上級(jí)文件、本級(jí)文件、會(huì)議文件、重要業(yè)務(wù)文件、合同協(xié)議、財(cái)務(wù)報(bào)表、人事檔案、科技檔案等。各單位應(yīng)根據(jù)自身職能和工作需要，明確機(jī)要檔案的具體收集范圍，并定期進(jìn)行梳理和更新。收集流程各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)機(jī)要文件材料的收集工作，定期將收集到的文件材料整理后移交本單位機(jī)要檔案管理機(jī)構(gòu)。機(jī)要檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)對(duì)移交的文件材料進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，確保文件材料的齊全、完整。對(duì)不符合要求的文件材料，應(yīng)及時(shí)退回相關(guān)部門進(jìn)行補(bǔ)充或修正。檔案的整理與分類整理原則機(jī)要檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系，保持文件材料之間的歷史聯(lián)系，便于保管和利用。整理工作應(yīng)做到分類科學(xué)、排列有序、編號(hào)規(guī)范、編目準(zhǔn)確。分類方法機(jī)要檔案可按照年度、機(jī)構(gòu)、問題、保管期限等進(jìn)行分類。具體分類方法如下：1.年度分類法：將檔案按其形成年度進(jìn)行分類，同一年度的檔案集中在一起。2.機(jī)構(gòu)分類法：按照單位內(nèi)部的組織機(jī)構(gòu)進(jìn)行分類，每個(gè)機(jī)構(gòu)形成的檔案集中在一起。3.問題分類法：根據(jù)檔案所反映的問題進(jìn)行分類，將同一問題的檔案集中在一起。4.保管期限分類法：按照檔案的保管期限進(jìn)行分類，將不同保管期限的檔案分別存放。編號(hào)與編目機(jī)要檔案應(yīng)進(jìn)行編號(hào)管理，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性。編目工作應(yīng)包括編制檔案目錄、卷內(nèi)文件目錄等，目錄應(yīng)準(zhǔn)確反映檔案的內(nèi)容和特征，便于查找和利用。檔案的保管與保護(hù)保管場所機(jī)要檔案應(yīng)存放在專門的檔案庫房內(nèi)，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。庫房應(yīng)安裝必要的安全防護(hù)設(shè)備，如消防器材、監(jiān)控設(shè)備、防盜門窗等。保管設(shè)備機(jī)要檔案應(yīng)使用符合檔案保管要求的裝具，如檔案柜、檔案盒等。裝具應(yīng)堅(jiān)固耐用、便于存放和查找。同時(shí)，應(yīng)配備必要的溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲藥品等，確保檔案保管環(huán)境的適宜。保管期限機(jī)要檔案的保管期限應(yīng)根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和檔案的重要程度、利用價(jià)值等因素確定。一般分為永久、長期和短期三種。永久保管的檔案應(yīng)是對(duì)國家和社會(huì)具有重要保存價(jià)值的檔案；長期保管的檔案保管期限為16年至50年；短期保管的檔案保管期限為15年以下。檔案保護(hù)措施機(jī)要檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)采取措施進(jìn)行處理。對(duì)破損、褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)；對(duì)字跡模糊或易褪色的檔案應(yīng)進(jìn)行復(fù)制或數(shù)字化處理。同時(shí)，應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的安全教育，提高安全意識(shí)，確保檔案保管過程中的安全。檔案的利用與借閱利用原則機(jī)要檔案利用應(yīng)遵循保密、合法、合理的原則，在確保檔案安全的前提下，充分發(fā)揮檔案的作用。利用檔案應(yīng)填寫利用申請表，經(jīng)相關(guān)部門負(fù)責(zé)人審批后，方可查閱、借閱檔案。利用方式機(jī)要檔案利用方式包括查閱、借閱、復(fù)制等。查閱檔案應(yīng)在檔案管理機(jī)構(gòu)指定的場所進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出；借閱檔案應(yīng)嚴(yán)格履行借閱手續(xù)，明確借閱期限和歸還時(shí)間，借閱人應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人或擅自涂改、抽取、撤換檔案材料；復(fù)制檔案應(yīng)經(jīng)檔案管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并注明復(fù)制用途。利用登記機(jī)要檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)對(duì)檔案利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，登記內(nèi)容包括利用日期、利用人姓名、單位、利用目的、查閱或借閱檔案名稱及數(shù)量、歸還日期等。利用登記應(yīng)長期保存，以備查詢。檔案的數(shù)字化與信息化管理數(shù)字化要求隨著信息技術(shù)的發(fā)展，機(jī)要檔案管理應(yīng)逐步實(shí)現(xiàn)數(shù)字化和信息化。檔案數(shù)字化應(yīng)遵循相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，確保數(shù)字化檔案的質(zhì)量和安全。數(shù)字化檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案具有同等法律效力。信息化管理系統(tǒng)各單位應(yīng)建立機(jī)要檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的收集、整理、保管、利用、統(tǒng)計(jì)等業(yè)務(wù)流程的信息化管理。信息化管理系統(tǒng)應(yīng)具備權(quán)限管理、數(shù)據(jù)備份、安全審計(jì)等功能，確保檔案信息的安全。數(shù)據(jù)安全與備份機(jī)要檔案信息化管理系統(tǒng)應(yīng)采取必要的數(shù)據(jù)安全措施，如設(shè)置防火墻、加密存儲(chǔ)、訪問控制等，防止數(shù)據(jù)泄露和被篡改。同時(shí)，應(yīng)定期對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放，確保數(shù)據(jù)的安全性和完整性。檔案的鑒定與銷毀鑒定原則機(jī)要檔案鑒定應(yīng)遵循全面審查、準(zhǔn)確判定、嚴(yán)格把關(guān)的原則，確保鑒定結(jié)果的科學(xué)性和準(zhǔn)確性。鑒定工作應(yīng)由檔案管理機(jī)構(gòu)牽頭，組織相關(guān)部門和人員共同進(jìn)行。鑒定內(nèi)容機(jī)要檔案鑒定內(nèi)容包括檔案的真實(shí)性、完整性、準(zhǔn)確性、保存價(jià)值等。鑒定人員應(yīng)根據(jù)檔案的形成背景、內(nèi)容性質(zhì)、利用情況等因素，綜合判斷檔案是否仍具有保存價(jià)值。銷毀程序?qū)?jīng)過鑒定確無保存價(jià)值的檔案，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀。銷毀檔案應(yīng)填寫銷毀申請表，經(jīng)單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，在檔案管理機(jī)構(gòu)和相關(guān)部門人員的監(jiān)督下進(jìn)行銷毀。銷毀過程應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、檔案名稱及數(shù)量、銷毀方式等。銷毀記錄應(yīng)長期保存。監(jiān)督與檢查監(jiān)督機(jī)制各級(jí)檔案行政管理部門應(yīng)加強(qiáng)對(duì)本行政區(qū)域內(nèi)機(jī)要檔案管理工作的監(jiān)督檢查，建立健全監(jiān)督檢查機(jī)制。各單位應(yīng)定期對(duì)本單位機(jī)要檔案管理工作進(jìn)行自查自糾，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)整改。檢查內(nèi)容監(jiān)督檢查內(nèi)容包括機(jī)要檔案管理機(jī)構(gòu)設(shè)置、人員配備、制度建設(shè)、檔案形成與收集、整理與分類、保管與保護(hù)、利用與借