招標(biāo)規(guī)范資料管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司招標(biāo)規(guī)范資料管理，確保招標(biāo)活動(dòng)合法合規(guī)、資料完整準(zhǔn)確，提高招標(biāo)工作效率和質(zhì)量，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)所有招標(biāo)項(xiàng)目的資料管理，包括但不限于招標(biāo)公告、招標(biāo)文件、投標(biāo)文件、評(píng)標(biāo)報(bào)告、中標(biāo)通知書(shū)等相關(guān)資料。（三）基本原則1.合法性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保招標(biāo)活動(dòng)依法進(jìn)行。2.完整性原則：全面收集、整理和保存招標(biāo)過(guò)程中的各類資料，保證資料的完整性。3.準(zhǔn)確性原則：資料內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確，數(shù)據(jù)可靠，避免虛假和錯(cuò)誤信息。4.保密性原則：對(duì)涉及商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等敏感信息的資料進(jìn)行嚴(yán)格保密。5.規(guī)范性原則：資料的格式、編號(hào)、分類等應(yīng)符合統(tǒng)一規(guī)范要求。二、管理職責(zé)（一）招標(biāo)部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)招標(biāo)項(xiàng)目資料的收集、整理、審核和歸檔工作。2.按照規(guī)定的時(shí)間和要求，完成招標(biāo)資料的編制和提交。3.確保招標(biāo)資料的真實(shí)性、準(zhǔn)確性和完整性，對(duì)資料的質(zhì)量負(fù)責(zé)。4.配合其他部門對(duì)招標(biāo)資料的查詢和使用。（二）法務(wù)部門職責(zé)1.審查招標(biāo)資料是否符合法律法規(guī)要求，提供法律意見(jiàn)和建議。2.參與重大招標(biāo)項(xiàng)目的法律風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估，確保招標(biāo)活動(dòng)合法合規(guī)。3.協(xié)助處理招標(biāo)過(guò)程中的法律糾紛和爭(zhēng)議。（三）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)招標(biāo)資料的集中保管和存儲(chǔ)，建立健全檔案管理制度。2.按照檔案管理規(guī)定，對(duì)招標(biāo)資料進(jìn)行分類、編號(hào)、裝訂和上架。3.提供招標(biāo)資料的查閱、借閱服務(wù)，確保資料的安全和完整。（四）其他部門職責(zé)1.配合招標(biāo)部門提供相關(guān)資料和信息，協(xié)助完成招標(biāo)工作。2.在職責(zé)范圍內(nèi)對(duì)招標(biāo)資料進(jìn)行審核和把關(guān)。三、招標(biāo)資料分類及內(nèi)容（一）招標(biāo)前期資料1.項(xiàng)目審批文件：包括項(xiàng)目可行性研究報(bào)告、立項(xiàng)批復(fù)、資金來(lái)源證明等。2.招標(biāo)申請(qǐng)文件：申請(qǐng)招標(biāo)的請(qǐng)示、招標(biāo)申請(qǐng)表等，明確招標(biāo)項(xiàng)目的基本情況、招標(biāo)范圍、招標(biāo)方式等。3.招標(biāo)代理委托合同：與招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)簽訂的委托代理協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。（二）招標(biāo)公告及文件1.招標(biāo)公告：發(fā)布在指定媒體上的招標(biāo)信息，包括項(xiàng)目名稱、招標(biāo)人、招標(biāo)范圍、資格要求、報(bào)名時(shí)間、地點(diǎn)等。2.招標(biāo)文件：商務(wù)部分：包括投標(biāo)邀請(qǐng)書(shū)、投標(biāo)人須知、評(píng)標(biāo)辦法、合同條款及格式等。技術(shù)部分：技術(shù)規(guī)格、參數(shù)、要求等，明確項(xiàng)目的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。價(jià)格部分：投標(biāo)報(bào)價(jià)表、工程量清單等，用于投標(biāo)人報(bào)價(jià)。其他部分：如圖紙、技術(shù)資料等相關(guān)附件。（三）投標(biāo)文件1.投標(biāo)函：投標(biāo)人對(duì)投標(biāo)項(xiàng)目的承諾和報(bào)價(jià)。2.法定代表人身份證明：證明投標(biāo)人法定代表人身份的文件。3.授權(quán)委托書(shū)：法定代表人授權(quán)委托代理人參與投標(biāo)的文件。4.投標(biāo)報(bào)價(jià)表：詳細(xì)列出各項(xiàng)報(bào)價(jià)明細(xì)。5.技術(shù)方案：針對(duì)招標(biāo)文件技術(shù)要求編制的技術(shù)方案和措施。6.資格證明文件：營(yíng)業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書(shū)、業(yè)績(jī)證明、財(cái)務(wù)狀況證明等，證明投標(biāo)人具備投標(biāo)資格。7.其他資料：投標(biāo)人認(rèn)為需要提供的其他相關(guān)資料。（四）開(kāi)標(biāo)、評(píng)標(biāo)資料1.開(kāi)標(biāo)記錄：記錄開(kāi)標(biāo)時(shí)間、地點(diǎn)、投標(biāo)人名稱、投標(biāo)報(bào)價(jià)、開(kāi)標(biāo)順序等信息。2.評(píng)標(biāo)報(bào)告：評(píng)標(biāo)委員會(huì)根據(jù)評(píng)標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)和方法對(duì)投標(biāo)文件進(jìn)行評(píng)審后形成的報(bào)告，包括評(píng)標(biāo)情況、推薦中標(biāo)候選人名單等。3.評(píng)標(biāo)過(guò)程資料：評(píng)標(biāo)委員會(huì)成員的評(píng)標(biāo)打分表、評(píng)標(biāo)意見(jiàn)、澄清說(shuō)明等相關(guān)資料。（五）中標(biāo)及合同資料1.中標(biāo)通知書(shū)：招標(biāo)人向中標(biāo)人發(fā)出的中標(biāo)通知文件。2.合同文件：與中標(biāo)人簽訂的合同，包括合同協(xié)議書(shū)、通用條款、專用條款、附件等，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。3.合同變更資料：合同履行過(guò)程中涉及的變更協(xié)議、補(bǔ)充協(xié)議等相關(guān)資料。（六）其他資料1.招標(biāo)過(guò)程中的往來(lái)函件、會(huì)議紀(jì)要、答疑文件等。2.與招標(biāo)項(xiàng)目相關(guān)的其他證明材料、文件等。四、招標(biāo)資料的收集與整理（一）收集要求1.招標(biāo)部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)招標(biāo)資料的收集工作，確保資料及時(shí)、完整收集。2.在招標(biāo)活動(dòng)開(kāi)始前，應(yīng)明確各項(xiàng)資料的收集責(zé)任人，按照職責(zé)分工進(jìn)行收集。3.對(duì)于外部提供的資料，如項(xiàng)目審批文件、資格證明文件等，應(yīng)要求提供方加蓋公章，并確保資料的真實(shí)性和有效性。（二）整理要求1.收集到的招標(biāo)資料應(yīng)及時(shí)進(jìn)行整理，按照分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類。2.對(duì)每份資料進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于查詢和管理。3.資料應(yīng)進(jìn)行裝訂，確保整齊、牢固，便于保存和查閱。4.對(duì)于電子資料，應(yīng)進(jìn)行備份，并按照規(guī)定的命名規(guī)則進(jìn)行命名和存儲(chǔ)。五、招標(biāo)資料的審核與審批（一）審核流程1.招標(biāo)資料編制完成后，由編制人進(jìn)行自審，確保資料內(nèi)容完整、準(zhǔn)確、格式規(guī)范。2.編制人自審?fù)ㄟ^(guò)后，提交部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行審核，部門負(fù)責(zé)人應(yīng)重點(diǎn)審核資料是否符合招標(biāo)要求、是否存在法律風(fēng)險(xiǎn)等。3.部門負(fù)責(zé)人審核通過(guò)后，提交法務(wù)部門進(jìn)行合法性審核，法務(wù)部門應(yīng)從法律法規(guī)角度對(duì)資料進(jìn)行審查，提出法律意見(jiàn)和建議。4.法務(wù)部門審核通過(guò)后，提交公司主管領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審批，公司主管領(lǐng)導(dǎo)對(duì)招標(biāo)資料的最終審核和批準(zhǔn)負(fù)責(zé)。（二）審核內(nèi)容1.合法性審核：審查招標(biāo)資料是否符合國(guó)家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，是否存在違法違規(guī)條款。2.完整性審核：檢查資料是否齊全，各項(xiàng)內(nèi)容是否完整，是否滿足招標(biāo)活動(dòng)的需要。3.準(zhǔn)確性審核：核實(shí)資料中的數(shù)據(jù)、信息是否真實(shí)、準(zhǔn)確，有無(wú)錯(cuò)誤或遺漏。4.一致性審核：確保招標(biāo)公告、招標(biāo)文件、投標(biāo)文件等各環(huán)節(jié)資料之間的一致性，避免出現(xiàn)矛盾或沖突。六、招標(biāo)資料的歸檔與保管（一）歸檔要求1.招標(biāo)資料審核通過(guò)后，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行歸檔，確保資料歸檔的及時(shí)性和完整性。2.歸檔資料應(yīng)按照檔案管理部門的要求進(jìn)行整理和裝訂，編制檔案目錄。3.檔案目錄應(yīng)包括資料名稱、編號(hào)、日期、來(lái)源、保管期限等信息，便于查詢和檢索。（二）保管期限1.招標(biāo)資料的保管期限應(yīng)根據(jù)國(guó)家法律法規(guī)和公司規(guī)定執(zhí)行，一般分為短期、中期和長(zhǎng)期。2.短期保管期限為[X]年，適用于一般性招標(biāo)項(xiàng)目資料；中期保管期限為[X]年，適用于重要招標(biāo)項(xiàng)目資料；長(zhǎng)期保管期限為[X]年或永久保存，適用于涉及公司重大利益、具有歷史價(jià)值或法律糾紛的招標(biāo)項(xiàng)目資料。（三）保管方式1.紙質(zhì)資料應(yīng)存放在專門的檔案柜中，按照類別和編號(hào)順序排列，確保存放整齊、安全。2.電子資料應(yīng)存儲(chǔ)在專用的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上，進(jìn)行備份，并建立數(shù)據(jù)索引和檢索系統(tǒng)，便于查詢和使用。3.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)招標(biāo)資料進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保資料的安全和完整，防止資料損壞、丟失或泄露。七、招標(biāo)資料的查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱招標(biāo)資料的，應(yīng)填寫(xiě)《招標(biāo)資料查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、資料名稱、查閱時(shí)間等信息。2.《招標(biāo)資料查閱申請(qǐng)表》經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后，提交檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。3.檔案管理部門應(yīng)在指定地點(diǎn)提供查閱服務(wù)，查閱人員應(yīng)遵守檔案管理制度，不得擅自涂改、抽取、復(fù)制或損毀資料。4.查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)及時(shí)歸還資料，檔案管理部門應(yīng)核對(duì)資料的完整性和準(zhǔn)確性。（二）借閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱招標(biāo)資料的，應(yīng)填寫(xiě)《招標(biāo)資料借閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明借閱理由、借閱期限、歸還時(shí)間等信息。2.《招標(biāo)資料借閱申請(qǐng)表》經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、法務(wù)部門審核，公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批后，提交檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。3.借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的資料，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在資料上進(jìn)行任何標(biāo)記或損壞。5.借閱人員歸還資料時(shí)，檔案管理部門應(yīng)認(rèn)真檢查資料的完整性和準(zhǔn)確性，如有損壞或丟失，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行賠償。八、招標(biāo)資料的保密管理（一）保密范圍1.涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、財(cái)務(wù)信息等敏感信息的招標(biāo)資料。2.招標(biāo)過(guò)程中尚未公開(kāi)的信息，如評(píng)標(biāo)情況、中標(biāo)候選人名單等。（二）保密措施1.對(duì)涉及保密的招標(biāo)資料，應(yīng)進(jìn)行標(biāo)識(shí)和分類管理，明確保密級(jí)別。2.檔案管理部門應(yīng)采取必要的安全措施，如設(shè)置門禁系統(tǒng)、安裝監(jiān)控設(shè)備等，確保資料的安全。3.接觸保密資料的人員應(yīng)簽訂保密協(xié)議，明確保密義務(wù)和責(zé)任。4.在招標(biāo)活動(dòng)中，嚴(yán)禁向無(wú)關(guān)人員透露保密信息，如需對(duì)外提供資料，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行審批和保密處理。九、招標(biāo)資料的銷毀（一）銷毀條件1.招標(biāo)資料保管期限屆滿，且不再具有保存價(jià)值的。2.因公司改制、重組等原因，需要銷毀招標(biāo)資料的。3.經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，需要銷毀的其他招標(biāo)資料。（二）銷毀程序1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)保管期限屆滿的招標(biāo)資料進(jìn)行清理，編制《招標(biāo)資料銷毀清單》。2.《招標(biāo)資料銷毀清單》經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核，