企業(yè)檔案復印管理辦法一、總則（一）目的為加強企業(yè)檔案復印管理，確保檔案信息的安全與合理利用，特制定本辦法。本辦法旨在規(guī)范檔案復印流程，保障企業(yè)檔案的完整性、準確性和保密性，滿足企業(yè)內部各部門及外部相關單位合理的檔案查閱與復印需求。（二）適用范圍本辦法適用于企業(yè)內部各部門、分支機構以及因工作需要查閱和復印企業(yè)檔案的外部單位及個人。（三）基本原則1.合法性原則：檔案復印管理必須嚴格遵守國家法律法規(guī)以及行業(yè)相關標準，確保檔案使用過程合法合規(guī)。2.安全性原則：采取有效措施保障檔案在復印過程中的安全，防止檔案信息泄露、篡改或丟失。3.規(guī)范性原則：明確檔案復印的申請、審批、操作等流程，做到流程規(guī)范、手續(xù)齊全。4.適度利用原則：在確保檔案安全的前提下，合理滿足檔案利用需求，提高檔案的使用效率。二、檔案復印的申請與審批（一）申請主體1.企業(yè)內部各部門因工作需要復印檔案的，由部門負責人提出申請。2.分支機構如需復印企業(yè)檔案，應通過正式公文向企業(yè)總部檔案管理部門提交申請。3.外部單位及個人因工作需要查閱和復印企業(yè)檔案的，需按照企業(yè)規(guī)定的程序提出申請。（二）申請內容1.申請部門或個人應詳細填寫《檔案復印申請表》，包括申請日期、申請人姓名、所在部門、聯(lián)系方式、申請復印檔案的名稱、檔號、復印用途、預計復印份數(shù)等信息。2.對于涉及商業(yè)秘密、技術秘密等敏感檔案的復印申請，應明確說明保密措施及使用范圍。（三）審批流程1.內部申請審批部門負責人提出的檔案復印申請，由本部門分管領導審批。審批通過后，申請表交至檔案管理部門。分支機構提交的申請，經(jīng)分支機構負責人審核后，報送企業(yè)總部檔案管理部門?？偛繖n案管理部門負責人根據(jù)申請內容進行審批，審批通過后安排復印事宜。2.外部申請審批外部單位及個人提交的檔案復印申請，需經(jīng)企業(yè)相關業(yè)務部門審核同意。業(yè)務部門應重點審核申請用途是否與業(yè)務相關、是否符合企業(yè)對外信息披露規(guī)定等。業(yè)務部門審核通過后，將申請表連同相關證明材料一并提交至檔案管理部門。檔案管理部門負責人進行最終審批，審批通過后告知申請人辦理復印手續(xù)。（四）審批期限1.對于一般檔案復印申請，審批部門應在收到申請后的[X]個工作日內完成審批。2.對于涉及重要、敏感檔案的復印申請，審批部門應在[X]個工作日內進行重點審查，并根據(jù)實際情況適當延長審批期限，但最長不超過[X]個工作日。三、檔案復印的操作規(guī)范（一）復印場所1.檔案復印應在企業(yè)指定的檔案復印室進行。復印室應具備必要的安全設施，如監(jiān)控設備、門禁系統(tǒng)等，以保障檔案安全。2.檔案管理部門應安排專人負責復印室的日常管理，確保復印設備正常運行，復印環(huán)境整潔有序。（二）復印設備1.檔案復印應使用符合檔案保存要求的復印設備，確保復印質量清晰、完整。2.定期對復印設備進行維護保養(yǎng)，檢查設備性能，及時更換耗材，保證設備正常運行，防止因設備故障導致檔案復印出現(xiàn)問題。（三）復印操作1.檔案管理人員應按照審批通過的《檔案復印申請表》進行復印操作，仔細核對復印檔案的名稱、檔號、內容等信息，確保復印準確無誤。2.對于多頁檔案的復印，應按照順序進行復印，不得遺漏或顛倒頁碼。3.在復印過程中，如發(fā)現(xiàn)檔案有破損、模糊等情況，應及時向檔案管理部門報告，并采取相應措施進行處理。（四）復印份數(shù)控制1.嚴格按照申請表上注明的復印份數(shù)進行復印，不得擅自增減復印份數(shù)。如因特殊情況需要調整復印份數(shù)，應重新履行審批手續(xù)。2.對于超過一定數(shù)量的復印申請，檔案管理部門應進行統(tǒng)計分析，如有必要，可與申請部門溝通，了解復印需求的合理性，避免不必要的資源浪費。四、檔案復印的登記與記錄（一）登記內容1.建立《檔案復印登記簿》，對每一次檔案復印進行詳細登記。登記內容包括申請日期、申請人姓名、所在部門、申請復印檔案的名稱、檔號、復印用途、審批情況、實際復印份數(shù)、復印日期、復印人員等信息。2.對于外部單位及個人的檔案復印申請，還應登記其單位名稱、聯(lián)系方式、身份證明等相關信息。（二）記錄保存1.《檔案復印登記簿》應妥善保存，保存期限不少于[X]年。保存期滿后，按照企業(yè)檔案管理規(guī)定進行銷毀處理。2.檔案管理部門應定期對檔案復印登記記錄進行整理和分析，總結檔案利用情況，為企業(yè)檔案管理工作提供參考依據(jù)。五、檔案復印的保密管理（一）保密責任1.所有參與檔案復印工作的人員，包括檔案管理人員、復印操作人員等，均負有保密責任，應嚴格遵守企業(yè)保密制度。2.檔案管理人員不得向無關人員透露檔案復印申請內容及檔案信息，復印操作人員在復印過程中應避免無關人員接觸檔案。（二）保密措施1.對于涉及企業(yè)商業(yè)秘密、技術秘密等敏感檔案的復印，應采取專門的保密措施。如在專門的保密區(qū)域進行復印，對復印過程進行全程監(jiān)控，對復印后的檔案進行單獨封裝等。2.復印完成后，應及時清理復印設備及工作區(qū)域，確保無檔案信息殘留。對于廢棄的復印件及相關材料，應按照企業(yè)保密規(guī)定進行妥善處理，防止信息泄露。（三）違規(guī)處理1.如發(fā)現(xiàn)檔案復印過程中有違反保密規(guī)定的行為，企業(yè)將視情節(jié)輕重，對相關責任人給予警告、罰款、解除勞動合同等處罰。2.如因檔案復印導致企業(yè)檔案信息泄露，給企業(yè)造成損失的，相關責任人應依法承擔賠償責任；構成犯罪的，將依法追究刑事責任。六、檔案復印的收費管理（一）收費標準1.對于企業(yè)內部各部門復印檔案，原則上不收取費用。但對于因特殊原因造成檔案管理成本增加的情況，如大量復印、加急復印等，檔案管理部門可根據(jù)實際成本核算，適當收取一定的費用。2.對于外部單位及個人復印檔案，按照企業(yè)制定的收費標準收取費用。收費標準應根據(jù)檔案類型、復印份數(shù)、復印難度等因素合理確定，并向社會公開。（二）收費方式1.檔案管理部門在辦理檔案復印手續(xù)時，應向申請人明確告知收費金額及收費方式。收費方式可采用現(xiàn)金、轉賬等方式。2.對于收取的檔案復印費用，應開具正式發(fā)票，并按照企業(yè)財務管理制度進行核算和管理。七、檔案復印的監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督部門企業(yè)設立專門的檔案管理監(jiān)督小組，由檔案管理部門負責人、內部審計人員等組成，負責對檔案復印管理工作進行定期監(jiān)督檢查。（二）檢查內容1.檔案復印申請與審批流程的執(zhí)行情況，包括申請材料的完整性、審批手續(xù)的合規(guī)性等。2.檔案復印操作規(guī)范的遵守情況，如復印場所、設備的使用，復印質量的控制等。3.檔案復印登記與記錄的準確性和完整性。4.檔案復印的保密管理措施落實情況。5.檔案復印收費管理情況，包括收費標準的執(zhí)行、收費方式的規(guī)范等。（三）檢查頻率檔案管理監(jiān)督小組應每季度對檔案復印管理工作進行一次全