企業(yè)畫(huà)冊(cè)合同管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司企業(yè)畫(huà)冊(cè)合同管理，規(guī)范合同簽訂、履行、變更、終止等行為，防范合同風(fēng)險(xiǎn)，維護(hù)公司合法權(quán)益，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司與外部單位或個(gè)人簽訂的企業(yè)畫(huà)冊(cè)制作、印刷、設(shè)計(jì)等相關(guān)合同。（三）管理原則1.依法合規(guī)原則：合同的簽訂、履行等應(yīng)嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。2.全面管理原則：涵蓋合同從洽談、起草、審核、簽訂、履行到終止的全過(guò)程。3.風(fēng)險(xiǎn)防控原則：注重對(duì)合同風(fēng)險(xiǎn)的識(shí)別、評(píng)估和應(yīng)對(duì)，確保公司利益不受損害。4.職責(zé)明確原則：明確各部門(mén)在合同管理中的職責(zé)，做到分工協(xié)作、責(zé)任清晰。二、合同管理職責(zé)（一）業(yè)務(wù)部門(mén)1.負(fù)責(zé)企業(yè)畫(huà)冊(cè)合同項(xiàng)目的發(fā)起、洽談，收集對(duì)方主體資格、資信狀況等相關(guān)資料。2.起草合同初稿，明確合同標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量、價(jià)格、履行期限、地點(diǎn)和方式等主要條款。3.組織合同的履行，協(xié)調(diào)解決履行過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題，并及時(shí)向公司相關(guān)部門(mén)反饋。4.負(fù)責(zé)對(duì)合同相對(duì)方的履約情況進(jìn)行跟蹤、評(píng)價(jià)，并提出后續(xù)合作建議。（二）法務(wù)部門(mén)1.參與重大企業(yè)畫(huà)冊(cè)合同的洽談、起草工作，從法律角度提供專(zhuān)業(yè)意見(jiàn)。2.對(duì)合同進(jìn)行合法性審查，重點(diǎn)審查合同條款是否符合法律法規(guī)規(guī)定，是否存在法律風(fēng)險(xiǎn)。3.協(xié)助業(yè)務(wù)部門(mén)處理合同糾紛，提供法律支持和解決方案。4.定期對(duì)公司合同管理情況進(jìn)行法律風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估，提出改進(jìn)措施和建議。（三）財(cái)務(wù)部門(mén)1.參與合同的審核，對(duì)合同中的價(jià)格、付款方式、結(jié)算方式等財(cái)務(wù)條款進(jìn)行審核。2.負(fù)責(zé)合同款項(xiàng)的收付管理，按照合同約定及時(shí)辦理收款和付款手續(xù)，并做好相關(guān)賬務(wù)處理。3.對(duì)合同執(zhí)行情況進(jìn)行財(cái)務(wù)監(jiān)督，確保資金安全和合理使用。（四）行政管理部門(mén)1.負(fù)責(zé)合同印章的保管和使用，嚴(yán)格按照規(guī)定程序用印。2.協(xié)助業(yè)務(wù)部門(mén)辦理合同簽訂過(guò)程中的相關(guān)手續(xù)，如合同登記、歸檔等。3.負(fù)責(zé)合同文本及相關(guān)資料的檔案管理工作，確保合同資料的完整性和安全性。三、合同簽訂管理（一）合同相對(duì)方選擇1.業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)通過(guò)多種渠道對(duì)合同相對(duì)方進(jìn)行調(diào)查，包括但不限于查閱工商登記信息、信用記錄、過(guò)往業(yè)績(jī)等，了解其主體資格、經(jīng)營(yíng)狀況、信譽(yù)等情況。2.優(yōu)先選擇具有良好信譽(yù)、較強(qiáng)實(shí)力和豐富經(jīng)驗(yàn)的合同相對(duì)方。對(duì)于新接觸的合作方，應(yīng)謹(jǐn)慎評(píng)估其風(fēng)險(xiǎn)。3.禁止與列入經(jīng)營(yíng)異常名錄、嚴(yán)重違法失信企業(yè)名單或存在其他不良記錄的單位或個(gè)人簽訂合同。（二）合同起草與審核1.業(yè)務(wù)部門(mén)起草的合同初稿應(yīng)內(nèi)容完整、條款清晰、權(quán)利義務(wù)明確。合同應(yīng)明確約定企業(yè)畫(huà)冊(cè)的制作要求、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、交付時(shí)間、驗(yàn)收方式、違約責(zé)任等核心條款。2.合同初稿完成后，應(yīng)提交法務(wù)部門(mén)進(jìn)行合法性審查。法務(wù)部門(mén)應(yīng)在[X]個(gè)工作日內(nèi)完成審查，并出具審查意見(jiàn)。業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)根據(jù)審查意見(jiàn)對(duì)合同進(jìn)行修改完善。3.對(duì)于重大合同或法律關(guān)系復(fù)雜的合同，業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)會(huì)同法務(wù)部門(mén)、財(cái)務(wù)部門(mén)等相關(guān)部門(mén)進(jìn)行會(huì)審，共同研究合同條款，確保合同合法、合理、可行。（三）合同簽訂1.合同經(jīng)審核通過(guò)后，由業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)與合同相對(duì)方進(jìn)行簽訂。簽訂合同時(shí)，應(yīng)確保雙方簽字（蓋章）齊全、合同文本內(nèi)容一致。2.合同簽訂應(yīng)使用公司統(tǒng)一印制的合同文本。如因特殊情況需要使用非統(tǒng)一文本的，必須經(jīng)過(guò)法務(wù)部門(mén)審核同意。3.行政管理部門(mén)負(fù)責(zé)合同印章的保管和使用。合同蓋章前，應(yīng)檢查合同審批流程是否完整、簽字是否齊全。印章管理人員應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定程序用印，不得擅自更改合同內(nèi)容或在空白合同上蓋章。四、合同履行管理（一）履行計(jì)劃制定1.合同簽訂后，業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)根據(jù)合同約定制定詳細(xì)的履行計(jì)劃，明確各階段的工作任務(wù)、時(shí)間節(jié)點(diǎn)和責(zé)任人。2.履行計(jì)劃應(yīng)報(bào)公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批，并抄送法務(wù)部門(mén)、財(cái)務(wù)部門(mén)等相關(guān)部門(mén)備案。（二）履行跟蹤與監(jiān)督1.業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)按照履行計(jì)劃組織實(shí)施，定期跟蹤合同履行情況，及時(shí)協(xié)調(diào)解決履行過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題。2.法務(wù)部門(mén)應(yīng)對(duì)合同履行情況進(jìn)行法律監(jiān)督，確保合同履行符合法律法規(guī)規(guī)定和合同約定。3.財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)按照合同約定及時(shí)辦理款項(xiàng)收付手續(xù)，對(duì)合同執(zhí)行情況進(jìn)行財(cái)務(wù)監(jiān)控，確保資金安全和合理使用。（三）變更與解除1.合同履行過(guò)程中，如需要變更合同內(nèi)容，業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)及時(shí)與合同相對(duì)方協(xié)商一致，并簽訂書(shū)面變更協(xié)議。變更協(xié)議應(yīng)作為原合同的補(bǔ)充文件，與原合同具有同等法律效力。2.變更協(xié)議的簽訂應(yīng)按照合同簽訂流程進(jìn)行審核和審批。3.如因不可抗力或其他原因需要解除合同，業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)及時(shí)通知合同相對(duì)方，并按照法律法規(guī)規(guī)定和合同約定辦理相關(guān)手續(xù)。解除合同應(yīng)簽訂書(shū)面解除協(xié)議，并妥善處理善后事宜。五、合同驗(yàn)收管理（一）驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)制定1.業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)根據(jù)合同約定和企業(yè)畫(huà)冊(cè)制作要求，制定詳細(xì)的驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)。驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)明確畫(huà)冊(cè)的內(nèi)容、格式、印刷質(zhì)量、裝訂等方面的要求。2.驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)在合同簽訂前或履行過(guò)程中與合同相對(duì)方溝通確認(rèn)，確保雙方對(duì)驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)達(dá)成一致。（二）驗(yàn)收程序1.企業(yè)畫(huà)冊(cè)制作完成后，業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)組織相關(guān)人員按照驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收人員應(yīng)包括業(yè)務(wù)代表、設(shè)計(jì)人員、質(zhì)量管理人員等。2.驗(yàn)收過(guò)程中，應(yīng)認(rèn)真核對(duì)畫(huà)冊(cè)的內(nèi)容、格式、印刷質(zhì)量等是否符合合同約定和驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)。如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)要求合同相對(duì)方進(jìn)行整改。3.驗(yàn)收合格后，業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)出具驗(yàn)收?qǐng)?bào)告。驗(yàn)收?qǐng)?bào)告應(yīng)包括驗(yàn)收依據(jù)、驗(yàn)收過(guò)程、驗(yàn)收結(jié)論等內(nèi)容，并由驗(yàn)收人員簽字確認(rèn)。（三）驗(yàn)收款項(xiàng)支付1.財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)根據(jù)驗(yàn)收?qǐng)?bào)告和合同約定辦理款項(xiàng)支付手續(xù)。如驗(yàn)收不合格，應(yīng)按照合同約定扣除相應(yīng)款項(xiàng)，并要求合同相對(duì)方限期整改。2.款項(xiàng)支付前，應(yīng)確保合同履行情況、驗(yàn)收情況等符合合同約定和公司相關(guān)規(guī)定。六、合同糾紛處理（一）糾紛預(yù)防1.業(yè)務(wù)部門(mén)在合同履行過(guò)程中應(yīng)加強(qiáng)與合同相對(duì)方的溝通協(xié)調(diào)，及時(shí)了解對(duì)方需求和意見(jiàn)，避免因溝通不暢引發(fā)糾紛。2.法務(wù)部門(mén)應(yīng)定期對(duì)公司合同履行情況進(jìn)行檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)潛在的糾紛隱患，并提出防范措施和建議。（二）糾紛處理流程1.合同糾紛發(fā)生后，業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)及時(shí)收集相關(guān)證據(jù)材料，分析糾紛原因，提出初步處理意見(jiàn)，并向法務(wù)部門(mén)報(bào)告。2.法務(wù)部門(mén)應(yīng)會(huì)同業(yè)務(wù)部門(mén)對(duì)糾紛進(jìn)行調(diào)查研究，制定糾紛處理方案。糾紛處理方案應(yīng)根據(jù)糾紛的性質(zhì)、情節(jié)和公司利益等因素綜合考慮，選擇合適的解決方式，如協(xié)商、仲裁、訴訟等。3.如需通過(guò)仲裁或訴訟解決糾紛，法務(wù)部門(mén)應(yīng)負(fù)責(zé)組織相關(guān)人員參與仲裁或訴訟活動(dòng)，按照法律法規(guī)規(guī)定和仲裁機(jī)構(gòu)、法院的要求提供證據(jù)材料、參加庭審等。（三）糾紛處理結(jié)果跟蹤1.合同糾紛處理完畢后，業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)及時(shí)跟蹤處理結(jié)果的執(zhí)行情況，確保公司合法權(quán)益得到有效維護(hù)。2.法務(wù)部門(mén)應(yīng)總結(jié)合同糾紛處理經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，提出改進(jìn)合同管理工作的建議，避免類(lèi)似糾紛再次發(fā)生。七、合同檔案管理（一）檔案收集1.行政管理部門(mén)負(fù)責(zé)合同檔案的收集工作。合同簽訂后，業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)及時(shí)將合同文本、相關(guān)審批文件、往來(lái)信函、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等資料整理齊全，移交行政管理部門(mén)歸檔。2.檔案收集應(yīng)確保資料的完整性和準(zhǔn)確性，不得遺漏重要文件。（二）檔案整理與保管1.行政管理部門(mén)應(yīng)按照檔案管理的有關(guān)規(guī)定，對(duì)合同檔案進(jìn)行分類(lèi)整理、編號(hào)裝訂。合同檔案應(yīng)按照合同類(lèi)別、簽訂時(shí)間等順序進(jìn)行排列，便于查閱和管理。2.合同檔案應(yīng)妥善保管在專(zhuān)門(mén)的檔案柜或檔案室中，確保檔案的安全和完整。檔案保管期限應(yīng)按照國(guó)家法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。（三）檔案查閱與借閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱合同檔案的，應(yīng)填寫(xiě)《合同檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到行政管理部門(mén)查閱。2.如需借閱合同檔案，應(yīng)填寫(xiě)《合同檔案借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)