企業(yè)文庫管理辦法規(guī)定一、總則（一）目的為加強公司企業(yè)文庫的管理，有效整合和利用公司知識資源，提高公司知識管理水平，促進知識共享與創(chuàng)新，特制定本管理辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司總部及各分支機構(gòu)、子公司的企業(yè)文庫管理。（三）定義1.企業(yè)文庫：指公司在生產(chǎn)經(jīng)營、管理活動中形成的，具有保存價值的各種形式的文件、資料、記錄、報告、數(shù)據(jù)等知識資產(chǎn)的集合。2.知識資產(chǎn)：是公司擁有或控制的，能夠為公司帶來經(jīng)濟利益或競爭優(yōu)勢的知識資源。（四）管理原則1.集中管理原則：企業(yè)文庫實行集中統(tǒng)一管理，確保知識資產(chǎn)的完整性、準確性和安全性。2.分類管理原則：按照知識資產(chǎn)的類別、性質(zhì)、用途等進行分類管理，便于查找、使用和維護。3.共享與保密相結(jié)合原則：在確保公司知識資產(chǎn)安全保密的前提下，促進知識的共享與交流，提高公司整體知識水平。4.動態(tài)更新原則：企業(yè)文庫應(yīng)根據(jù)公司業(yè)務(wù)發(fā)展、知識更新等情況及時進行更新和維護，確保知識資產(chǎn)的時效性和有效性。二、管理職責(zé)（一）企業(yè)文庫管理部門職責(zé)1.負責(zé)制定和完善企業(yè)文庫管理辦法及相關(guān)制度。2.負責(zé)企業(yè)文庫的規(guī)劃、建設(shè)、組織實施和日常管理工作。3.負責(zé)知識資產(chǎn)的收集、整理、分類、編目、存儲、檢索、借閱、歸還等工作。4.負責(zé)對各部門提交的知識資產(chǎn)進行審核、評估和鑒定，確定其保存價值和密級。5.負責(zé)企業(yè)文庫信息系統(tǒng)的建設(shè)、維護和管理，確保知識資產(chǎn)的安全存儲和有效利用。6.負責(zé)組織開展知識培訓(xùn)、知識交流和知識共享活動，提高公司員工的知識素養(yǎng)和知識應(yīng)用能力。7.負責(zé)對企業(yè)文庫管理工作進行監(jiān)督、檢查和考核，對違反本辦法的行為進行糾正和處理。（二）各部門職責(zé)1.負責(zé)本部門知識資產(chǎn)的收集、整理、保管和提交工作，確保知識資產(chǎn)的完整性和準確性。2.按照企業(yè)文庫管理部門的要求，及時將本部門產(chǎn)生的具有保存價值的知識資產(chǎn)提交至企業(yè)文庫。3.負責(zé)對本部門提交的知識資產(chǎn)進行分類、標注密級等工作，并確保提交的知識資產(chǎn)符合相關(guān)標準和要求。4.配合企業(yè)文庫管理部門做好知識資產(chǎn)的審核、評估、鑒定等工作，提供必要的資料和信息。5.負責(zé)本部門員工對企業(yè)文庫知識資產(chǎn)的查閱、借閱等工作，并對員工的使用情況進行監(jiān)督和管理。6.積極參與企業(yè)文庫組織的知識培訓(xùn)、知識交流和知識共享活動，促進本部門知識水平的提高。（三）員工職責(zé)1.積極參與公司知識管理工作，主動收集、整理和提交本人在工作中形成的知識資產(chǎn)。2.按照公司規(guī)定，正確使用企業(yè)文庫中的知識資產(chǎn)，不得擅自復(fù)制、傳播、泄露公司機密信息。3.及時向企業(yè)文庫管理部門反饋知識資產(chǎn)使用過程中發(fā)現(xiàn)的問題，提出改進建議。4.配合企業(yè)文庫管理部門做好知識資產(chǎn)的審核、評估、鑒定等工作，提供真實、準確的信息。三、知識資產(chǎn)的收集與整理（一）收集范圍1.公司各類規(guī)章制度、管理辦法、工作流程、操作手冊等文件。2.公司各類會議紀要、工作報告、總結(jié)材料、調(diào)研報告等文檔。3.公司各類業(yè)務(wù)合同、協(xié)議、訂單、報價單等文件。4.公司各類技術(shù)文件、圖紙、專利、商標、著作權(quán)等知識產(chǎn)權(quán)相關(guān)資料。5.公司各類培訓(xùn)教材、課件、學(xué)習(xí)資料等。6.公司各類市場調(diào)研、行業(yè)分析、競爭對手資料等信息。7.公司員工在工作中形成的有價值的經(jīng)驗總結(jié)、案例分析、技術(shù)訣竅等知識成果。8.其他與公司生產(chǎn)經(jīng)營、管理活動相關(guān)的具有保存價值的文件、資料、記錄等。（二）收集渠道1.各部門定期向企業(yè)文庫管理部門提交本部門產(chǎn)生的知識資產(chǎn)。2.公司內(nèi)部員工主動向企業(yè)文庫管理部門提交本人在工作中形成的知識資產(chǎn)。3.通過公司內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)、協(xié)同辦公系統(tǒng)等平臺收集員工上傳的知識資產(chǎn)。4.參加行業(yè)會議、研討會、培訓(xùn)等活動，收集與公司業(yè)務(wù)相關(guān)的資料和信息。5.與合作伙伴、客戶等進行交流合作，獲取相關(guān)的知識資產(chǎn)。（三）整理要求1.知識資產(chǎn)應(yīng)按照分類標準進行分類整理，確保分類清晰、準確。2.對收集到的知識資產(chǎn)進行編號、編目，建立知識資產(chǎn)目錄清單，便于查找和管理。3.對知識資產(chǎn)進行標注密級，按照公司保密制度的要求進行管理。4.對知識資產(chǎn)進行數(shù)字化處理，建立電子文檔庫，實現(xiàn)知識資產(chǎn)的電子化存儲和檢索。5.對知識資產(chǎn)進行元數(shù)據(jù)描述，包括文件名稱、作者、日期、來源、主題、摘要等信息，提高知識資產(chǎn)的檢索效率。四、知識資產(chǎn)的存儲與保管（一）存儲方式1.企業(yè)文庫采用電子文檔庫和紙質(zhì)檔案庫相結(jié)合的方式進行存儲。2.電子文檔庫應(yīng)采用安全可靠的存儲設(shè)備和存儲系統(tǒng)，確保知識資產(chǎn)的安全存儲。3.紙質(zhì)檔案庫應(yīng)按照檔案管理的要求，建立檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，確保紙質(zhì)檔案的安全保管。（二）存儲環(huán)境要求1.電子文檔庫應(yīng)保持適宜的溫度、濕度和通風(fēng)條件，防止電子設(shè)備受潮、受熱、受磁等影響。2.紙質(zhì)檔案庫應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)，防止檔案發(fā)霉、蟲蛀、鼠咬等。3.存儲設(shè)備應(yīng)定期進行維護和檢查，確保設(shè)備的正常運行。（三）保管措施1.建立知識資產(chǎn)保管制度，明確保管責(zé)任人和保管流程。2.對知識資產(chǎn)進行定期盤點，確保知識資產(chǎn)的數(shù)量、質(zhì)量和存儲狀態(tài)的準確性。3.對知識資產(chǎn)的借閱、歸還等情況進行記錄，建立借閱臺賬，便于查詢和管理。4.對涉及公司機密的知識資產(chǎn)，應(yīng)按照公司保密制度的要求進行嚴格保管，采取加密存儲、訪問控制等措施，防止機密信息泄露。五、知識資產(chǎn)的檢索與利用（一）檢索方式1.企業(yè)文庫應(yīng)建立完善的檢索系統(tǒng)，支持多種檢索方式，如按關(guān)鍵詞檢索、按分類檢索、按作者檢索、按日期檢索等。2.檢索系統(tǒng)應(yīng)具備模糊檢索、高級檢索等功能，提高檢索效率和準確性。3.員工可以通過公司內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)、協(xié)同辦公系統(tǒng)等平臺訪問企業(yè)文庫檢索系統(tǒng)，進行知識資產(chǎn)的檢索。（二）利用權(quán)限1.公司員工根據(jù)工作需要，經(jīng)所在部門負責(zé)人批準，可以查閱、借閱企業(yè)文庫中的知識資產(chǎn)。2.查閱、借閱知識資產(chǎn)應(yīng)遵守公司的相關(guān)規(guī)定，不得擅自復(fù)制、傳播、泄露公司機密信息。3.對涉及公司核心機密的知識資產(chǎn)，應(yīng)嚴格控制查閱、借閱權(quán)限，僅限公司高層管理人員和相關(guān)業(yè)務(wù)部門負責(zé)人查閱、借閱。（三）利用流程1.員工如需查閱、借閱知識資產(chǎn)，應(yīng)填寫《知識資產(chǎn)查閱/借閱申請表》，注明查閱/借閱的知識資產(chǎn)名稱、用途、查閱/借閱期限等信息。2.《知識資產(chǎn)查閱/借閱申請表》經(jīng)所在部門負責(zé)人批準后，提交至企業(yè)文庫管理部門。3.企業(yè)文庫管理部門對申請進行審核，審核通過后，為員工提供相應(yīng)的知識資產(chǎn)查閱/借閱服務(wù)。4.員工查閱、借閱知識資產(chǎn)時，應(yīng)在企業(yè)文庫管理部門指定的地點進行，并遵守相關(guān)規(guī)定。5.員工借閱知識資產(chǎn)后，應(yīng)按時歸還，如需延期歸還，應(yīng)提前辦理延期手續(xù)。6.員工歸還知識資產(chǎn)時，企業(yè)文庫管理部門應(yīng)對知識資產(chǎn)的完整性和準確性進行檢查，如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時與員工溝通解決。六、知識資產(chǎn)的更新與維護（一）更新原則1.及時性原則：知識資產(chǎn)應(yīng)根據(jù)公司業(yè)務(wù)發(fā)展、知識更新等情況及時進行更新，確保知識資產(chǎn)的時效性和有效性。2.準確性原則：更新后的知識資產(chǎn)應(yīng)確保內(nèi)容準確、可靠，符合相關(guān)標準和要求。3.完整性原則：更新后的知識資產(chǎn)應(yīng)確保內(nèi)容完整，不遺漏重要信息。（二）更新流程1.各部門負責(zé)對本部門產(chǎn)生的知識資產(chǎn)進行定期更新，并將更新后的知識資產(chǎn)提交至企業(yè)文庫管理部門。2.企業(yè)文庫管理部門對各部門提交的更新后的知識資產(chǎn)進行審核，審核通過后，進行分類整理、存儲和更新。3.對于涉及公司核心業(yè)務(wù)、重要政策等方面的知識資產(chǎn)，企業(yè)文庫管理部門應(yīng)組織相關(guān)部門和人員進行會審，確保更新后的知識資產(chǎn)符合公司發(fā)展戰(zhàn)略和業(yè)務(wù)需求。（三）維護措施1.建立知識資產(chǎn)維護制度，明確維護責(zé)任人和維護流程。2.定期對知識資產(chǎn)進行檢查和維護，確保知識資產(chǎn)的存儲狀態(tài)良好，檢索系統(tǒng)正常運行。3.對知識資產(chǎn)的版本進行管理，記錄知識資產(chǎn)的更新歷史，便于追溯和查詢。4.對知識資產(chǎn)的使用情況進行統(tǒng)計分析，了解員工對知識資產(chǎn)的需求和使用頻率，為知識資產(chǎn)的管理和優(yōu)化提供依據(jù)。七、知識資產(chǎn)的安全與保密（一）安全管理1.建立知識資產(chǎn)安全管理制度，明確安全管理責(zé)任人和安全管理流程。2.采取必要的安全技術(shù)措施，如防火墻、入侵檢測、數(shù)據(jù)加密等，防止知識資產(chǎn)受到網(wǎng)絡(luò)攻擊、病毒感染等安全威脅。3.定期對知識資產(chǎn)存儲設(shè)備和存儲系統(tǒng)進行備份，確保知識資產(chǎn)的數(shù)據(jù)安全。4.對知識資產(chǎn)的訪問進行權(quán)限控制，防止未經(jīng)授權(quán)的訪問和使用。（二）保密管理1.嚴格遵守國家法律法規(guī)和公司保密制度的要求，對涉及公司機密的知識資產(chǎn)進行保密管理。2.對知識資產(chǎn)的密級進行明確標注，并采取相應(yīng)的保密措施，如加密存儲、訪問控制、專人保管等。3.加強對員工的保密教育，提高員工的保密意識，防止員工因疏忽或故意泄露公司機密信息。4.對違反保密規(guī)定的行為，按照公司相關(guān)規(guī)定進行嚴肅處理。八、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.企業(yè)文庫管理部門定期對各部門的知識資產(chǎn)收集、整理、提交等工作進行監(jiān)督檢查，確保知識資產(chǎn)管理工作的規(guī)范開展。2.對企業(yè)文庫的存儲、檢索、利用等情況進行定期檢查，確保知識資產(chǎn)的安全存儲和有效利用。3.對員工的知識資產(chǎn)查閱、借閱等行為進行監(jiān)督檢查，防止違規(guī)行為的發(fā)生。（二）考核評價1.建立知識資產(chǎn)考核評價制度，對各部門和