企業(yè)辦公電話管理辦法一、總則（一）目的為加強公司辦公電話的管理，規(guī)范辦公電話的使用，提高辦公效率，確保通信暢通，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司總部及各分支機構(gòu)的所有辦公電話，包括固定電話和移動電話。（三）管理原則1.統(tǒng)一管理原則：公司辦公電話由行政部門統(tǒng)一負責(zé)管理，包括電話的安裝、調(diào)配、維護、費用結(jié)算等。2.規(guī)范使用原則：員工應(yīng)按照本辦法規(guī)定正確使用辦公電話，確保通信安全、高效、文明。3.節(jié)約成本原則：在保證通信需求的前提下，合理控制辦公電話費用支出，避免浪費。二、電話配置與管理（一）電話配置1.根據(jù)工作需要，由行政部門統(tǒng)一為各部門配置辦公電話。各部門應(yīng)指定專人負責(zé)電話的日常使用和保管。2.辦公電話的選型應(yīng)綜合考慮通信質(zhì)量、功能需求、價格等因素，確保滿足工作要求。（二）電話安裝與遷移1.如需安裝新的辦公電話或遷移現(xiàn)有電話，由使用部門填寫《辦公電話安裝/遷移申請表》，經(jīng)部門負責(zé)人審核后，報行政部門審批。2.行政部門根據(jù)審批結(jié)果，安排相關(guān)人員進行電話的安裝或遷移工作。（三）電話維護與維修1.行政部門負責(zé)辦公電話的日常維護和維修工作，定期對電話進行檢查、清潔和保養(yǎng)，確保電話正常運行。2.如電話出現(xiàn)故障，使用人員應(yīng)及時向行政部門報修。行政部門接到報修后，應(yīng)及時安排維修人員進行維修，并記錄維修情況。3.對于因使用不當(dāng)或人為損壞導(dǎo)致的電話故障，維修費用由責(zé)任人承擔(dān)。（四）電話停用與報廢1.因部門撤銷、人員調(diào)動等原因不再使用的辦公電話，使用部門應(yīng)及時填寫《辦公電話停用申請表》，交回行政部門。2.行政部門對交回的電話進行檢查和清理，確認無誤后辦理停用手續(xù)。3.對于已停用且無法修復(fù)或無維修價值的辦公電話，由行政部門填寫《辦公電話報廢申請表》，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后進行報廢處理。三、電話使用規(guī)定（一）使用范圍1.辦公電話主要用于公司內(nèi)部的工作聯(lián)系、業(yè)務(wù)溝通、客戶服務(wù)等，不得用于私人事務(wù)。2.嚴(yán)禁使用辦公電話撥打與工作無關(guān)的長途電話、聲訊電話、娛樂電話等。（二）使用時間1.正常工作時間內(nèi)，員工應(yīng)保持辦公電話暢通，不得隨意關(guān)機或設(shè)置呼叫轉(zhuǎn)移。2.非工作時間，如因工作需要使用辦公電話，應(yīng)經(jīng)部門負責(zé)人同意，并確保不影響他人休息。（三）通話規(guī)范1.員工在使用辦公電話時，應(yīng)禮貌用語，語言簡潔明了，表達準(zhǔn)確清晰。2.接聽電話時，應(yīng)及時接聽，主動報出部門名稱和姓名，并使用禮貌用語。如遇對方找錯人，應(yīng)禮貌告知對方。3.撥打電話時，應(yīng)先確認對方號碼，接通后再次確認對方身份，簡要說明通話事由，避免浪費對方時間。4.在通話過程中，如遇重要事項需要記錄，應(yīng)及時做好記錄，確保信息準(zhǔn)確無誤。（四）費用控制1.行政部門應(yīng)定期對辦公電話費用進行統(tǒng)計和分析，嚴(yán)格控制費用支出。2.對于長途電話、國際電話等費用較高的通話，使用人員應(yīng)提前向部門負責(zé)人申請，經(jīng)同意后方可撥打。3.嚴(yán)禁利用辦公電話進行私人長途通話、惡意撥打聲訊電話等行為，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，將嚴(yán)肅處理，并由責(zé)任人承擔(dān)相應(yīng)的費用。四、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.行政部門負責(zé)對辦公電話的使用情況進行定期檢查和不定期抽查，發(fā)現(xiàn)問題及時督促整改。2.各部門負責(zé)人應(yīng)加強對本部門員工辦公電話使用情況的監(jiān)督和管理，確保員工遵守本辦法規(guī)定。（二）考核辦法1.公司將辦公電話使用情況納入員工績效考核體系，對違反本辦法規(guī)定的員工進行相應(yīng)的考核扣分。2.對于因辦公電話使用不當(dāng)給公司造成損失的，公司將追究相