人員物資采購(gòu)管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司人員物資采購(gòu)管理，規(guī)范采購(gòu)行為，確保采購(gòu)工作的公開、公平、公正，提高采購(gòu)效率，降低采購(gòu)成本，保證公司各項(xiàng)工作的順利開展，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部各部門及下屬單位的人員物資采購(gòu)活動(dòng)，包括但不限于辦公用品、辦公設(shè)備、勞保用品、生產(chǎn)物資、服務(wù)采購(gòu)等。（三）基本原則1.合法性原則：采購(gòu)活動(dòng)必須遵守國(guó)家法律法規(guī)及相關(guān)政策規(guī)定，確保采購(gòu)行為合法合規(guī)。2.效益性原則：在滿足公司業(yè)務(wù)需求的前提下，充分考慮采購(gòu)成本、質(zhì)量、服務(wù)等因素，實(shí)現(xiàn)采購(gòu)效益最大化。3.公開透明原則：采購(gòu)過(guò)程應(yīng)公開透明，接受公司內(nèi)部監(jiān)督，確保采購(gòu)信息真實(shí)、準(zhǔn)確、完整。4.公平競(jìng)爭(zhēng)原則：營(yíng)造公平競(jìng)爭(zhēng)的市場(chǎng)環(huán)境，鼓勵(lì)符合條件的供應(yīng)商參與采購(gòu)活動(dòng)，保證采購(gòu)結(jié)果公正合理。5.誠(chéng)實(shí)守信原則：采購(gòu)各方應(yīng)誠(chéng)實(shí)守信，嚴(yán)格履行合同約定，確保采購(gòu)活動(dòng)順利進(jìn)行。二、采購(gòu)管理職責(zé)（一）采購(gòu)部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定采購(gòu)計(jì)劃，根據(jù)公司需求和預(yù)算，編制年度、季度、月度采購(gòu)計(jì)劃，并報(bào)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。2.組織實(shí)施采購(gòu)活動(dòng)，按照采購(gòu)計(jì)劃和采購(gòu)流程，選擇合適的供應(yīng)商，進(jìn)行詢價(jià)、比價(jià)、議價(jià)、招標(biāo)等采購(gòu)操作，簽訂采購(gòu)合同。3.負(fù)責(zé)供應(yīng)商管理，建立供應(yīng)商檔案，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估、考核和分類管理，定期更新供應(yīng)商信息。4.協(xié)調(diào)采購(gòu)過(guò)程中的各項(xiàng)工作，與供應(yīng)商、使用部門等進(jìn)行溝通協(xié)調(diào)，及時(shí)解決采購(gòu)過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題。5.負(fù)責(zé)采購(gòu)合同的執(zhí)行和跟蹤，確保合同按時(shí)履行，貨物按時(shí)交付，質(zhì)量符合要求。6.負(fù)責(zé)采購(gòu)數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)和分析，定期向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)采購(gòu)工作情況，為公司決策提供依據(jù)。（二）使用部門職責(zé)1.根據(jù)本部門業(yè)務(wù)需求，提出人員物資采購(gòu)申請(qǐng)，詳細(xì)說(shuō)明采購(gòu)物資的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、質(zhì)量要求、使用時(shí)間等信息。2.參與采購(gòu)過(guò)程中的技術(shù)交流、驗(yàn)收等工作，對(duì)采購(gòu)物資的質(zhì)量、性能等進(jìn)行確認(rèn)，確保采購(gòu)物資符合本部門實(shí)際需求。3.負(fù)責(zé)采購(gòu)物資的使用和管理，建立采購(gòu)物資臺(tái)賬，定期盤點(diǎn)，確保物資安全、合理使用。4.對(duì)采購(gòu)物資的使用效果進(jìn)行反饋，及時(shí)提出改進(jìn)意見和建議。（三）財(cái)務(wù)部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)審核采購(gòu)計(jì)劃和采購(gòu)預(yù)算，確保采購(gòu)資金的合理安排。2.參與采購(gòu)合同的審核，對(duì)合同中的付款條款、結(jié)算方式等進(jìn)行審核，確保財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)可控。3.負(fù)責(zé)采購(gòu)資金的支付和核算，按照合同約定及時(shí)支付采購(gòu)款項(xiàng)，做好采購(gòu)費(fèi)用的賬務(wù)處理。4.對(duì)采購(gòu)活動(dòng)進(jìn)行財(cái)務(wù)監(jiān)督，定期檢查采購(gòu)資金的使用情況，確保資金使用合規(guī)。（四）審計(jì)部門職責(zé)1.對(duì)采購(gòu)活動(dòng)進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查采購(gòu)流程是否合規(guī)，采購(gòu)行為是否符合公司規(guī)定。2.對(duì)采購(gòu)合同進(jìn)行審計(jì)，審查合同條款是否合法、合規(guī)、合理，合同執(zhí)行情況是否良好。3.對(duì)采購(gòu)資金的使用情況進(jìn)行審計(jì)，檢查資金是否?？顚Ｓ?，有無(wú)浪費(fèi)、挪用等情況。4.對(duì)采購(gòu)物資的驗(yàn)收情況進(jìn)行審計(jì)，核實(shí)物資數(shù)量、質(zhì)量是否與合同約定一致。三、采購(gòu)流程（一）采購(gòu)申請(qǐng)1.使用部門根據(jù)業(yè)務(wù)需求，填寫《人員物資采購(gòu)申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明采購(gòu)物資的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、質(zhì)量要求、預(yù)算金額、預(yù)計(jì)使用時(shí)間等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，提交至采購(gòu)部門。2.對(duì)于緊急采購(gòu)需求，使用部門可先電話通知采購(gòu)部門，隨后及時(shí)補(bǔ)辦采購(gòu)申請(qǐng)手續(xù)。（二）采購(gòu)審批1.采購(gòu)部門收到采購(gòu)申請(qǐng)后，對(duì)申請(qǐng)內(nèi)容進(jìn)行審核，核實(shí)采購(gòu)需求的合理性、必要性以及預(yù)算的準(zhǔn)確性。2.根據(jù)采購(gòu)物資的金額大小和性質(zhì)，按照公司規(guī)定的審批流程進(jìn)行審批。對(duì)于金額較小的采購(gòu)申請(qǐng)（具體金額標(biāo)準(zhǔn)由公司另行規(guī)定），由采購(gòu)部門負(fù)責(zé)人審批。對(duì)于金額較大的采購(gòu)申請(qǐng)，需提交公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批；對(duì)于重大采購(gòu)項(xiàng)目，還需經(jīng)過(guò)公司總經(jīng)理辦公會(huì)或董事會(huì)審議通過(guò)。（三）采購(gòu)實(shí)施1.制定采購(gòu)方案：采購(gòu)部門根據(jù)審批通過(guò)的采購(gòu)申請(qǐng)，制定采購(gòu)方案，明確采購(gòu)方式、采購(gòu)時(shí)間、采購(gòu)預(yù)算等內(nèi)容。2.選擇供應(yīng)商通過(guò)多種渠道收集供應(yīng)商信息，如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等，建立供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫(kù)。根據(jù)采購(gòu)物資的要求和特點(diǎn)，從供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫(kù)中篩選出符合條件的供應(yīng)商，并向其發(fā)出詢價(jià)函或招標(biāo)邀請(qǐng)。對(duì)供應(yīng)商的報(bào)價(jià)、資質(zhì)、信譽(yù)、業(yè)績(jī)等進(jìn)行綜合評(píng)估，選擇至少三家供應(yīng)商進(jìn)行進(jìn)一步的洽談或招標(biāo)。3.采購(gòu)操作詢價(jià)采購(gòu)：對(duì)于采購(gòu)金額較小、市場(chǎng)價(jià)格相對(duì)透明、采購(gòu)需求明確的物資，可采用詢價(jià)采購(gòu)方式。采購(gòu)部門向選定的供應(yīng)商發(fā)出詢價(jià)單，要求其在規(guī)定時(shí)間內(nèi)報(bào)價(jià)，然后對(duì)各供應(yīng)商的報(bào)價(jià)進(jìn)行比較，選擇報(bào)價(jià)合理、信譽(yù)良好的供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同。比價(jià)采購(gòu)：對(duì)于采購(gòu)金額適中、有多家供應(yīng)商可供選擇的物資，可采用比價(jià)采購(gòu)方式。采購(gòu)部門向至少三家供應(yīng)商發(fā)出報(bào)價(jià)邀請(qǐng)，要求其提供詳細(xì)的報(bào)價(jià)清單，包括物資名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、單價(jià)、總價(jià)、交貨期、售后服務(wù)等內(nèi)容。采購(gòu)部門對(duì)各供應(yīng)商的報(bào)價(jià)進(jìn)行綜合比較，從質(zhì)量、價(jià)格、服務(wù)等方面進(jìn)行評(píng)估，選擇最優(yōu)供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同。議價(jià)采購(gòu)：對(duì)于一些特殊物資或與供應(yīng)商有長(zhǎng)期合作關(guān)系的采購(gòu)項(xiàng)目，可采用議價(jià)采購(gòu)方式。采購(gòu)部門與選定的供應(yīng)商進(jìn)行一對(duì)一的談判，就物資價(jià)格、質(zhì)量、交貨期、售后服務(wù)等條款進(jìn)行協(xié)商，爭(zhēng)取達(dá)成雙方都能接受的采購(gòu)合同。招標(biāo)采購(gòu)：對(duì)于采購(gòu)金額較大、技術(shù)要求復(fù)雜、對(duì)公司業(yè)務(wù)影響較大的物資或服務(wù)采購(gòu)項(xiàng)目，應(yīng)采用招標(biāo)采購(gòu)方式。采購(gòu)部門按照國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和公司規(guī)定的招標(biāo)程序，編制招標(biāo)文件，發(fā)布招標(biāo)公告，組織開標(biāo)、評(píng)標(biāo)、定標(biāo)等工作，選擇中標(biāo)供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同。（四）合同簽訂1.采購(gòu)部門與選定的供應(yīng)商達(dá)成一致意見后，起草采購(gòu)合同。采購(gòu)合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括物資名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、價(jià)格、交貨期、交貨地點(diǎn)、付款方式、售后服務(wù)等條款。2.采購(gòu)合同起草完成后，提交至財(cái)務(wù)部門、法務(wù)部門等相關(guān)部門進(jìn)行審核。財(cái)務(wù)部門重點(diǎn)審核合同中的付款條款、結(jié)算方式等內(nèi)容，確保財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)可控；法務(wù)部門重點(diǎn)審核合同的合法性、合規(guī)性、完整性等內(nèi)容，避免合同糾紛。3.經(jīng)相關(guān)部門審核通過(guò)的采購(gòu)合同，由采購(gòu)部門負(fù)責(zé)人簽字，并加蓋公司合同專用章后，與供應(yīng)商簽訂合同。合同簽訂后，采購(gòu)部門應(yīng)及時(shí)將合同副本分發(fā)給財(cái)務(wù)部門、使用部門等相關(guān)部門。（五）物資驗(yàn)收1.物資到貨前，采購(gòu)部門應(yīng)提前通知使用部門做好驗(yàn)收準(zhǔn)備工作。使用部門應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)驗(yàn)收，并根據(jù)采購(gòu)合同和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)物資的數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格、型號(hào)等進(jìn)行檢驗(yàn)。2.對(duì)于重要物資或技術(shù)要求較高的物資，使用部門可邀請(qǐng)專業(yè)技術(shù)人員或第三方檢測(cè)機(jī)構(gòu)參與驗(yàn)收。驗(yàn)收過(guò)程中，如發(fā)現(xiàn)物資存在質(zhì)量問(wèn)題或數(shù)量不符等情況，應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)商，要求其限期整改或補(bǔ)貨。3.物資驗(yàn)收合格后，使用部門應(yīng)填寫《人員物資驗(yàn)收單》，經(jīng)驗(yàn)收人員簽字確認(rèn)后，提交至采購(gòu)部門。采購(gòu)部門根據(jù)驗(yàn)收單辦理入庫(kù)手續(xù)，并將驗(yàn)收情況反饋給財(cái)務(wù)部門，作為支付采購(gòu)款項(xiàng)的依據(jù)。（六）付款結(jié)算1.財(cái)務(wù)部門根據(jù)采購(gòu)合同和驗(yàn)收單，審核采購(gòu)款項(xiàng)的支付申請(qǐng)。審核無(wú)誤后，按照合同約定的付款方式和時(shí)間，及時(shí)支付采購(gòu)款項(xiàng)。2.對(duì)于采用預(yù)付款方式的采購(gòu)項(xiàng)目，財(cái)務(wù)部門應(yīng)在支付預(yù)付款前，對(duì)供應(yīng)商的信譽(yù)和履約能力進(jìn)行評(píng)估，確保預(yù)付款的安全。3.對(duì)于采用貨到付款方式的采購(gòu)項(xiàng)目，財(cái)務(wù)部門應(yīng)在收到驗(yàn)收單后，按照合同約定及時(shí)支付貨款。4.對(duì)于采用分期付款方式的采購(gòu)項(xiàng)目，財(cái)務(wù)部門應(yīng)按照合同約定的分期支付時(shí)間和金額，按時(shí)支付各期款項(xiàng)。四、供應(yīng)商管理（一）供應(yīng)商選擇1.采購(gòu)部門應(yīng)建立科學(xué)合理的供應(yīng)商選擇標(biāo)準(zhǔn)，包括供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽(yù)、業(yè)績(jī)、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格、服務(wù)等方面。2.通過(guò)多種渠道收集供應(yīng)商信息，如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦、實(shí)地考察等，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行初步篩選。3.對(duì)初步篩選合格的供應(yīng)商進(jìn)行實(shí)地考察，了解其生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)狀況、質(zhì)量管理體系、售后服務(wù)能力等情況，確保供應(yīng)商具備提供符合公司要求的物資和服務(wù)的能力。4.根據(jù)供應(yīng)商的綜合表現(xiàn)，建立供應(yīng)商檔案，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行分類管理。供應(yīng)商檔案應(yīng)包括供應(yīng)商基本信息、資質(zhì)證明文件、業(yè)績(jī)情況、合作記錄、評(píng)價(jià)結(jié)果等內(nèi)容。（二）供應(yīng)商評(píng)估與考核1.采購(gòu)部門定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估與考核，評(píng)估周期一般為每年一次。評(píng)估內(nèi)容包括供應(yīng)商的產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、價(jià)格、服務(wù)等方面。2.采購(gòu)部門根據(jù)評(píng)估結(jié)果，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行分類管理。對(duì)于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商，給予優(yōu)先合作、增加采購(gòu)份額等獎(jiǎng)勵(lì)；對(duì)于表現(xiàn)不佳的供應(yīng)商，及時(shí)發(fā)出整改通知，要求其限期整改；對(duì)于整改后仍不符合要求的供應(yīng)商，取消其合作資格。3.使用部門應(yīng)及時(shí)反饋供應(yīng)商在物資使用過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題，采購(gòu)部門將其作為供應(yīng)商評(píng)估與考核的重要依據(jù)。（三）供應(yīng)商淘汰與更新1.對(duì)于出現(xiàn)以下情況之一的供應(yīng)商，采購(gòu)部門應(yīng)及時(shí)淘汰：提供的物資質(zhì)量嚴(yán)重不符合合同要求，給公司造成重大損失的。交貨期嚴(yán)重延誤，影響公司正常生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的。信譽(yù)不佳，存在欺詐行為或其他不良記錄的。其他不符合公司合作要求的情況。2.采購(gòu)部門應(yīng)定期對(duì)供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行更新，及時(shí)引入新的優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商，保持供應(yīng)商隊(duì)伍的活力和競(jìng)爭(zhēng)力。五、采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)管理（一）風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別1.采購(gòu)部門應(yīng)定期對(duì)采購(gòu)活動(dòng)進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別，分析可能存在的風(fēng)險(xiǎn)因素，如市場(chǎng)價(jià)格波動(dòng)、供應(yīng)商違約、質(zhì)量問(wèn)題、合同糾紛等。2.針對(duì)不同的風(fēng)險(xiǎn)因素，制定相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施，降低風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的可能性和影響程度。（二）風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)1.價(jià)格風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)建立價(jià)格監(jiān)測(cè)機(jī)制，及時(shí)關(guān)注市場(chǎng)價(jià)格動(dòng)態(tài)，定期收集、分析市場(chǎng)價(jià)格信息，為采購(gòu)決策提供參考。與供應(yīng)商簽訂價(jià)格調(diào)整條款，約定在市場(chǎng)價(jià)格波動(dòng)較大時(shí)，雙方可協(xié)商調(diào)整采購(gòu)價(jià)格。采用套期保值等金融工具，規(guī)避市場(chǎng)價(jià)格波動(dòng)風(fēng)險(xiǎn)。2.供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)加強(qiáng)供應(yīng)商管理，選擇信譽(yù)良好、實(shí)力較強(qiáng)的供應(yīng)商進(jìn)行合作，并與其簽訂詳細(xì)的采購(gòu)合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估與考核，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決供應(yīng)商存在的問(wèn)題，降低供應(yīng)商違約風(fēng)險(xiǎn)。建立供應(yīng)商備用機(jī)制，對(duì)于重要物資或關(guān)鍵供應(yīng)商，選擇至少兩家供應(yīng)商進(jìn)行合作，以應(yīng)對(duì)供應(yīng)商出現(xiàn)意外情況時(shí)的供應(yīng)中斷風(fēng)險(xiǎn)。3.質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)加強(qiáng)采購(gòu)物資的質(zhì)量控制，在采購(gòu)合同中明確質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和驗(yàn)收方法，要求供應(yīng)商提供質(zhì)量合格證明文件。增加檢驗(yàn)頻次和檢驗(yàn)項(xiàng)目，對(duì)采購(gòu)物資進(jìn)行嚴(yán)格檢驗(yàn)，確保物資質(zhì)量符合要求。對(duì)于重要物資或技術(shù)要求較高的物資，可邀請(qǐng)專業(yè)技術(shù)人員或第三方檢測(cè)機(jī)構(gòu)參與驗(yàn)收，提高驗(yàn)收的準(zhǔn)確性和可靠性。4.合同風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)加強(qiáng)采購(gòu)合同管理，嚴(yán)格按照合同簽訂流程進(jìn)行操作，確保合同條款合法、合規(guī)、合理、完整。定期對(duì)采購(gòu)合同進(jìn)行審查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決合同執(zhí)行過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題，避免合同糾紛。建立合同執(zhí)行跟蹤機(jī)制，對(duì)合同執(zhí)行情況進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控，確保合同按時(shí)履行。六、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.審計(jì)部門定期對(duì)采購(gòu)活動(dòng)進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查采購(gòu)流程是否合規(guī)，采購(gòu)行為是否符合公司規(guī)定。2.財(cái)務(wù)部門對(duì)采購(gòu)資金的使用情況進(jìn)行監(jiān)督，確保資金使用合規(guī)、安全。3.采購(gòu)部門應(yīng)建立內(nèi)部監(jiān)督機(jī)制，定期對(duì)采購(gòu)工作進(jìn)行自查自糾