大學(xué)采購(gòu)檔案管理辦法一、引言大學(xué)采購(gòu)工作是學(xué)校日常運(yùn)營(yíng)中的重要環(huán)節(jié)，涉及到教學(xué)、科研、行政等多個(gè)方面的物資和服務(wù)采購(gòu)。采購(gòu)檔案作為采購(gòu)活動(dòng)的重要記錄，對(duì)于規(guī)范采購(gòu)行為、保障采購(gòu)質(zhì)量、維護(hù)學(xué)校利益具有重要意義。為了加強(qiáng)大學(xué)采購(gòu)檔案管理，提高檔案管理水平，確保采購(gòu)檔案的完整、準(zhǔn)確、安全和有效利用，根據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和學(xué)校實(shí)際情況，特制定本辦法。二、適用范圍本辦法適用于學(xué)校各部門、各單位在采購(gòu)活動(dòng)中形成的各類檔案資料的管理，包括但不限于貨物采購(gòu)、工程采購(gòu)和服務(wù)采購(gòu)等。三、管理職責(zé)1.學(xué)校檔案管理部門負(fù)責(zé)制定學(xué)校采購(gòu)檔案管理的規(guī)章制度和工作流程。對(duì)全校采購(gòu)檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查。集中保管學(xué)校重要采購(gòu)項(xiàng)目的檔案資料。2.采購(gòu)部門負(fù)責(zé)本部門采購(gòu)項(xiàng)目檔案資料的收集、整理、立卷和歸檔工作。按照學(xué)校檔案管理部門的要求，定期向?qū)W校檔案管理部門移交采購(gòu)檔案。對(duì)采購(gòu)檔案的真實(shí)性、完整性和準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)。3.使用部門負(fù)責(zé)配合采購(gòu)部門做好采購(gòu)項(xiàng)目檔案資料的收集工作。在采購(gòu)項(xiàng)目驗(yàn)收合格后，及時(shí)將相關(guān)資料移交采購(gòu)部門。對(duì)采購(gòu)檔案的利用提出需求和建議。4.其他相關(guān)部門在各自職責(zé)范圍內(nèi)，協(xié)助做好采購(gòu)檔案管理工作。四、采購(gòu)檔案的收集1.收集范圍采購(gòu)項(xiàng)目的立項(xiàng)審批文件、采購(gòu)預(yù)算、采購(gòu)計(jì)劃等。采購(gòu)文件，包括招標(biāo)文件、投標(biāo)文件、評(píng)標(biāo)報(bào)告、中標(biāo)通知書等。采購(gòu)合同，包括采購(gòu)合同文本、補(bǔ)充協(xié)議等。采購(gòu)驗(yàn)收文件，包括驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、驗(yàn)收記錄等。采購(gòu)資金支付憑證，包括發(fā)票、付款審批單、銀行轉(zhuǎn)賬記錄等。與采購(gòu)項(xiàng)目有關(guān)的其他文件資料，如會(huì)議紀(jì)要、往來信函、質(zhì)疑答復(fù)等。2.收集要求采購(gòu)部門應(yīng)在采購(gòu)項(xiàng)目結(jié)束后[X]個(gè)工作日內(nèi)，完成采購(gòu)檔案資料的收集工作。收集的檔案資料應(yīng)真實(shí)、完整、準(zhǔn)確，字跡清晰，簽字蓋章齊全。對(duì)于電子文件，應(yīng)按照學(xué)校檔案管理部門的要求進(jìn)行格式轉(zhuǎn)換和存儲(chǔ)，確保電子文件的可讀性和可利用性。五、采購(gòu)檔案的整理1.整理原則遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件材料之間的有機(jī)聯(lián)系。區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。便于保密和安全管理。2.整理方法按照采購(gòu)項(xiàng)目的類別和時(shí)間順序，對(duì)收集到的檔案資料進(jìn)行分類整理。對(duì)于同一采購(gòu)項(xiàng)目的檔案資料，應(yīng)按照文件材料的重要程度和形成時(shí)間順序進(jìn)行排列。對(duì)每份檔案資料進(jìn)行編號(hào)，并編制檔案目錄。對(duì)破損、褪色的檔案資料進(jìn)行修復(fù)和復(fù)制，確保檔案資料的完整性。六、采購(gòu)檔案的立卷1.立卷原則遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件材料之間的有機(jī)聯(lián)系。區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。便于保密和安全管理。2.立卷方法按照采購(gòu)項(xiàng)目的類別和時(shí)間順序，對(duì)整理好的檔案資料進(jìn)行立卷。對(duì)于同一采購(gòu)項(xiàng)目的檔案資料，應(yīng)按照文件材料的重要程度和形成時(shí)間順序進(jìn)行排列，組成一卷或多卷。每卷檔案應(yīng)編制卷內(nèi)目錄和備考表，注明卷內(nèi)文件材料的起止日期、頁數(shù)、保管期限等信息。對(duì)卷內(nèi)文件材料進(jìn)行裝訂，確保整齊、牢固。七、采購(gòu)檔案的歸檔1.歸檔時(shí)間采購(gòu)部門應(yīng)在采購(gòu)項(xiàng)目結(jié)束后[X]個(gè)工作日內(nèi)，將整理好的采購(gòu)檔案移交學(xué)校檔案管理部門歸檔。學(xué)校檔案管理部門應(yīng)在收到采購(gòu)檔案后的[X]個(gè)工作日內(nèi)，完成檔案的審核和入庫(kù)工作。2.歸檔要求采購(gòu)檔案應(yīng)按照學(xué)校檔案管理部門的要求進(jìn)行整理和編目，確保檔案的質(zhì)量。移交的采購(gòu)檔案應(yīng)一式兩份，一份由學(xué)校檔案管理部門保管，一份由采購(gòu)部門留存?zhèn)洳?。學(xué)校檔案管理部門應(yīng)對(duì)歸檔的采購(gòu)檔案進(jìn)行登記，并建立檔案管理臺(tái)賬。八、采購(gòu)檔案的保管1.保管期限采購(gòu)檔案的保管期限應(yīng)根據(jù)國(guó)家有關(guān)規(guī)定和學(xué)校實(shí)際情況確定，一般分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。對(duì)于涉及學(xué)校重大利益、重要?dú)v史事件和具有長(zhǎng)期利用價(jià)值的采購(gòu)檔案，應(yīng)列為永久保管。對(duì)于涉及學(xué)校一般業(yè)務(wù)、具有一定利用價(jià)值的采購(gòu)檔案，應(yīng)列為長(zhǎng)期保管，保管期限為[X]年。對(duì)于涉及學(xué)校日常事務(wù)、利用價(jià)值較低的采購(gòu)檔案，應(yīng)列為短期保管，保管期限為[X]年。2.保管要求學(xué)校檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，確保檔案的安全保管。檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國(guó)家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。對(duì)保管的采購(gòu)檔案應(yīng)定期進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。對(duì)破損、褪色的檔案資料應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)和復(fù)制，確保檔案資料的完整性。九、采購(gòu)檔案的利用1.利用范圍學(xué)校各部門、各單位因工作需要，可以查閱、借閱采購(gòu)檔案。校外單位因特殊原因需要查閱、借閱采購(gòu)檔案的，應(yīng)按照學(xué)校有關(guān)規(guī)定辦理審批手續(xù)。2.利用要求查閱、借閱采購(gòu)檔案應(yīng)填寫查閱、借閱申請(qǐng)表，注明查閱、借閱的目的、內(nèi)容和期限等信息。查閱、借閱采購(gòu)檔案應(yīng)在學(xué)校檔案管理部門指定的地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出檔案庫(kù)房。查閱、借閱采購(gòu)檔案應(yīng)遵守檔案管理制度，愛護(hù)檔案資料，不得涂改、偽造、損毀、丟失檔案。查閱、借閱采購(gòu)檔案應(yīng)按時(shí)歸還，如需延期使用，應(yīng)辦理延期手續(xù)。十、采購(gòu)檔案的鑒定與銷毀1.鑒定原則采購(gòu)檔案的鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、準(zhǔn)確判定、區(qū)別對(duì)待、合理處置的原則。鑒定工作應(yīng)在學(xué)校檔案管理部門的組織下，由采購(gòu)部門、使用部門和相關(guān)專家共同參與。2.鑒定內(nèi)容對(duì)保管期限已滿的采購(gòu)檔案進(jìn)行鑒定，確定其是否仍具有保存價(jià)值。對(duì)已失去保存價(jià)值的采購(gòu)檔案，應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定進(jìn)行銷毀。3.銷毀程序采購(gòu)部門應(yīng)定期對(duì)保管期限已滿的采購(gòu)檔案進(jìn)行清理，提出銷毀意見，并填寫檔案銷毀申請(qǐng)表。學(xué)校檔案管理部門應(yīng)組織相關(guān)人員對(duì)采購(gòu)部門提出的銷毀意見進(jìn)行審核，審核通過后報(bào)學(xué)校分管領(lǐng)導(dǎo)審批。經(jīng)學(xué)校分管領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，由學(xué)校檔案管理部門會(huì)同采購(gòu)部門共同對(duì)擬銷毀的采購(gòu)檔案進(jìn)行清點(diǎn)、登記，并在指定地點(diǎn)進(jìn)行銷毀。銷毀采購(gòu)檔案應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，監(jiān)銷人應(yīng)在銷毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)。十一、監(jiān)督與檢查1.學(xué)校檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)全校采購(gòu)檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督、檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)督促整改。2.采購(gòu)部門應(yīng)定期對(duì)本部門采購(gòu)檔案管理工作進(jìn)行自查