大學(xué)學(xué)生檔案管理辦法一、引言大學(xué)學(xué)生檔案是學(xué)生在校期間學(xué)習(xí)、生活、獎(jiǎng)懲等方面情況的真實(shí)記錄，對(duì)于學(xué)生的升學(xué)、就業(yè)以及個(gè)人發(fā)展都具有重要意義。為了加強(qiáng)我校學(xué)生檔案的科學(xué)管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，依據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)以及教育行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，特制定本管理辦法。希望大家認(rèn)真學(xué)習(xí)并遵守本辦法，共同做好學(xué)生檔案管理工作。二、管理原則1.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須如實(shí)反映學(xué)生的實(shí)際情況，嚴(yán)禁任何虛假信息。2.完整性原則：全面收集學(xué)生在校期間的各類材料，確保檔案資料齊全。3.保密性原則：嚴(yán)格保護(hù)學(xué)生檔案的隱私，未經(jīng)授權(quán)不得泄露檔案內(nèi)容。4.規(guī)范性原則：檔案管理工作應(yīng)遵循統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，保證檔案質(zhì)量。三、檔案內(nèi)容1.入學(xué)材料錄取通知書高考報(bào)名登記表體檢表黨團(tuán)組織關(guān)系材料2.學(xué)籍材料學(xué)生登記表成績(jī)單學(xué)籍變更材料（如轉(zhuǎn)學(xué)、休學(xué)、復(fù)學(xué)等）學(xué)位授予材料3.獎(jiǎng)懲材料各類獎(jiǎng)學(xué)金、榮譽(yù)稱號(hào)的獲獎(jiǎng)證書及審批表違紀(jì)處分決定及相關(guān)材料4.社會(huì)實(shí)踐與實(shí)習(xí)材料實(shí)習(xí)報(bào)告社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)記錄及證明5.畢業(yè)材料畢業(yè)生登記表就業(yè)報(bào)到證副本畢業(yè)生體檢表四、檔案建立與收集1.新生檔案建立在新生入學(xué)時(shí)，由招生部門負(fù)責(zé)收集新生的入學(xué)材料，并移交至檔案管理部門。檔案管理部門對(duì)入學(xué)材料進(jìn)行審核、整理，建立新生個(gè)人檔案。2.日常材料收集各學(xué)院負(fù)責(zé)組織學(xué)生填寫各類學(xué)籍、獎(jiǎng)懲等材料，并及時(shí)收集整理后移交至檔案管理部門。學(xué)生參加社會(huì)實(shí)踐、實(shí)習(xí)等活動(dòng)后，相關(guān)單位或部門應(yīng)及時(shí)將活動(dòng)記錄及證明材料反饋給學(xué)生所在學(xué)院，由學(xué)院統(tǒng)一移交至檔案管理部門。檔案管理部門定期對(duì)各學(xué)院移交的材料進(jìn)行檢查，確保材料齊全、規(guī)范。五、檔案整理與歸檔1.分類整理檔案管理部門按照檔案內(nèi)容的類別，對(duì)收集到的材料進(jìn)行分類整理。每類材料按照時(shí)間順序排列，確保材料的連貫性和邏輯性。2.裝訂成冊(cè)將整理好的材料進(jìn)行裝訂，確保裝訂牢固、整齊美觀。對(duì)于紙張規(guī)格不一致的材料，應(yīng)進(jìn)行折疊或裁剪，使其規(guī)格統(tǒng)一。3.編制目錄根據(jù)檔案內(nèi)容，編制詳細(xì)的檔案目錄，注明每份材料的名稱、日期、頁(yè)碼等信息。目錄應(yīng)打印清晰，一式兩份，一份隨檔案裝訂，一份單獨(dú)成冊(cè)。4.歸檔存放將整理好并編制目錄的檔案按照年級(jí)、專業(yè)、班級(jí)順序進(jìn)行歸檔存放。建立檔案存放索引，便于快速查找和借閱檔案。六、檔案保管1.保管環(huán)境檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫(kù)房，確保庫(kù)房安全、整潔、通風(fēng)良好。庫(kù)房應(yīng)配備防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施設(shè)備，保證檔案的安全保存。2.定期檢查檔案管理部門定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，查看檔案是否有損壞、霉變、蟲蛀等情況。對(duì)檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理，并做好記錄。3.數(shù)字化管理為提高檔案管理效率和利用價(jià)值，逐步推進(jìn)學(xué)生檔案的數(shù)字化管理。將紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描，形成電子檔案，并建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，確保數(shù)據(jù)安全。七、檔案借閱與查閱1.借閱權(quán)限因工作需要借閱學(xué)生檔案的，必須經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過(guò)兩周，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。2.查閱規(guī)定學(xué)生本人因特殊原因需要查閱本人檔案的，應(yīng)向檔案管理部門提出申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后可在檔案管理人員的陪同下查閱。其他單位或個(gè)人因工作需要查閱學(xué)生檔案的，必須持單位介紹信，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱相關(guān)檔案內(nèi)容。查閱檔案時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得擅自摘抄、復(fù)制、拍照檔案內(nèi)容。3.歸還要求借閱或查閱檔案完畢后，借閱人應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理部門，并辦理歸還手續(xù)。檔案管理人員應(yīng)對(duì)歸還的檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，并追究借閱人的責(zé)任。八、檔案轉(zhuǎn)遞1.轉(zhuǎn)遞原則學(xué)生檔案的轉(zhuǎn)遞應(yīng)遵循安全、及時(shí)、準(zhǔn)確的原則，確保檔案完整無(wú)損地送達(dá)接收單位。2.轉(zhuǎn)遞方式檔案轉(zhuǎn)遞一般通過(guò)機(jī)要交通或?qū)Ｈ怂腿〉姆绞竭M(jìn)行，嚴(yán)禁個(gè)人自帶檔案轉(zhuǎn)遞。在檔案轉(zhuǎn)遞過(guò)程中，應(yīng)填寫檔案轉(zhuǎn)遞通知單，詳細(xì)注明檔案內(nèi)容、轉(zhuǎn)遞原因、接收單位等信息。3.接收確認(rèn)檔案接收單位收到檔案后，應(yīng)及時(shí)將檔案轉(zhuǎn)遞通知單回執(zhí)寄回檔案管理部門，確認(rèn)檔案已安全送達(dá)。檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案轉(zhuǎn)遞情況進(jìn)行核對(duì)，確保檔案轉(zhuǎn)遞工作的順利進(jìn)行。九、檔案銷毀1.銷毀條件對(duì)于超過(guò)保管期限、已失去保存價(jià)值的學(xué)生檔案，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核批準(zhǔn)后，可進(jìn)行銷毀。2.銷毀程序檔案管理部門應(yīng)編制檔案銷毀清冊(cè)，詳細(xì)注明銷毀檔案的名稱、數(shù)量、保管期限等信息。銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保銷毀過(guò)程的真實(shí)性和徹底性。銷毀完畢后，監(jiān)銷人應(yīng)在檔案銷毀清冊(cè)上簽字，并將銷毀清冊(cè)存檔備查。十、監(jiān)督與責(zé)任1.監(jiān)督機(jī)制學(xué)校設(shè)立學(xué)生檔案管理監(jiān)督小組，定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行檢查和監(jiān)督。接受師生對(duì)檔案管理工作的投訴和舉報(bào)，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)進(jìn)行調(diào)查處理。2.責(zé)任追究對(duì)于違反本管理辦法，導(dǎo)致學(xué)生檔案出現(xiàn)丟失、損