山西公司印章管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)山西公司印章管理，維護(hù)公司合法權(quán)益，規(guī)范公司印章的刻制、使用、保管等行為，特制定本辦法。希望大家嚴(yán)格遵守，共同保障公司運(yùn)營的規(guī)范與安全。（二）適用范圍本辦法適用于山西公司總部及所屬各部門、各分支機(jī)構(gòu)、各子公司的印章管理。（三）基本原則印章管理應(yīng)遵循依法依規(guī)、嚴(yán)格審批、安全保密、責(zé)任明確的原則。我們鼓勵大家樹立正確的印章使用意識，確保每一次蓋章都準(zhǔn)確無誤，符合公司利益。二、印章的種類及用途（一）公司公章公司公章是公司對外行使權(quán)力的象征，用于以公司名義簽訂合同、協(xié)議、公文、證明等各類文件。使用時需嚴(yán)格按照公司規(guī)定的審批流程進(jìn)行。（二）法定代表人章法定代表人章主要用于特定的財(cái)務(wù)結(jié)算、銀行開戶等業(yè)務(wù)，在使用時要確保與公司財(cái)務(wù)制度相契合。（三）合同專用章合同專用章專門用于簽訂各類合同，使用時應(yīng)仔細(xì)審核合同條款，確保合同內(nèi)容合法合規(guī)，維護(hù)公司的合同權(quán)益。（四）財(cái)務(wù)專用章財(cái)務(wù)專用章用于公司財(cái)務(wù)收支、票據(jù)結(jié)算等相關(guān)財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)，嚴(yán)格按照財(cái)務(wù)流程使用，保障財(cái)務(wù)工作的準(zhǔn)確性和規(guī)范性。（五）部門章部門章用于各部門內(nèi)部文件、資料等的蓋章，僅限于部門內(nèi)部使用，不得對外出具具有法律效力的文件。三、印章的刻制（一）刻制申請因工作需要刻制印章的部門或分支機(jī)構(gòu)，應(yīng)填寫《印章刻制申請表》，詳細(xì)說明印章名稱、用途、刻制數(shù)量等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)審核簽字后，報公司綜合管理部門。（二）審核批準(zhǔn)綜合管理部門對《印章刻制申請表》進(jìn)行審核，確保申請事項(xiàng)符合公司規(guī)定和實(shí)際需求。審核通過后，報公司法定代表人批準(zhǔn)。（三）刻制流程經(jīng)批準(zhǔn)后，由綜合管理部門統(tǒng)一安排印章刻制工作。選擇具有合法資質(zhì)的印章刻制單位進(jìn)行刻制，并要求刻制單位嚴(yán)格按照國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和公司要求制作印章。印章刻制完成后，綜合管理部門應(yīng)及時組織驗(yàn)收，檢查印章的規(guī)格、樣式、材質(zhì)等是否符合要求。驗(yàn)收合格的印章，由綜合管理部門進(jìn)行登記備案，并發(fā)放至使用部門或個人。四、印章的使用（一）使用范圍印章必須嚴(yán)格按照規(guī)定的用途使用，不得超出范圍使用。任何部門和個人不得擅自將公司印章用于與公司業(yè)務(wù)無關(guān)的事項(xiàng)。（二）審批流程1.一般性文件蓋章：由文件起草部門填寫《印章使用審批表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，提交至綜合管理部門審核蓋章。2.重要文件蓋章：涉及公司重大決策、合同簽訂、對外投資等重要事項(xiàng)的文件蓋章，需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)、公司法定代表人依次審批后，方可到綜合管理部門蓋章。3.緊急事項(xiàng)蓋章：如遇緊急情況，無法按照正常審批流程進(jìn)行蓋章的，可先電話請示相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同意后蓋章，但事后應(yīng)及時補(bǔ)辦審批手續(xù)。（三）用印要求1.用印前，使用人應(yīng)認(rèn)真檢查文件內(nèi)容是否完整、準(zhǔn)確，審批手續(xù)是否齊全。對不符合要求的文件，不得蓋章。2.用印時，應(yīng)在公司指定的印章使用登記簿上進(jìn)行登記，詳細(xì)記錄用印日期、文件名稱、文號、用印部門、用印人、審批人等信息。3.印章應(yīng)加蓋在文件規(guī)定的位置，確保印章清晰、端正，不得模糊、歪斜或遺漏。4.嚴(yán)禁在空白紙張、空白合同、空白介紹信等上加蓋公司印章。如因工作需要確需開具空白介紹信的，應(yīng)在介紹信上注明有效期限、用途等，并嚴(yán)格控制發(fā)放范圍。五、印章的保管（一）保管責(zé)任1.公司公章、法定代表人章、合同專用章由綜合管理部門指定專人負(fù)責(zé)保管；財(cái)務(wù)專用章由公司財(cái)務(wù)部門指定專人負(fù)責(zé)保管；部門章由各部門負(fù)責(zé)人指定專人負(fù)責(zé)保管。2.印章保管人應(yīng)妥善保管印章，確保印章安全。不得擅自將印章交予他人保管或帶出公司使用。如因特殊情況需要委托他人代管的，應(yīng)經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并辦理書面委托手續(xù)。（二）保管要求1.印章應(yīng)存放在安全可靠的地方，如保險柜等，并配備必要的防盜、防火、防潮等設(shè)施。2.印章保管人應(yīng)定期對印章進(jìn)行檢查，確保印章完好無損。如發(fā)現(xiàn)印章有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時報告部門負(fù)責(zé)人，并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理。3.印章保管人在離職或崗位變動時，應(yīng)及時辦理印章交接手續(xù)，確保印章交接清楚、責(zé)任明確。六、印章的停用與銷毀（一）停用情形1.因公司機(jī)構(gòu)調(diào)整、名稱變更等原因，原印章不再使用的。2.印章?lián)p壞、丟失，無法繼續(xù)使用的。3.其他需要停用印章的情形。（二）停用程序印章保管人在印章停用后，應(yīng)及時填寫《印章停用申請表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，報綜合管理部門備案。綜合管理部門應(yīng)在收到《印章停用申請表》后，及時發(fā)布印章停用通知，告知公司各部門和相關(guān)人員。（三）銷毀程序1.對于需要銷毀的印章，由綜合管理部門統(tǒng)一組織銷毀。銷毀前，應(yīng)填寫《印章銷毀申請表》，詳細(xì)說明印章名稱、數(shù)量、銷毀原因等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)審核簽字后，報公司法定代表人批準(zhǔn)。2.經(jīng)批準(zhǔn)后，由綜合管理部門指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)督印章的銷毀過程。銷毀方式可采用粉碎、熔化等安全可靠的方法，確保印章無法恢復(fù)使用。3.印章銷毀后，應(yīng)在《印章銷毀申請表》上記錄銷毀時間、地點(diǎn)、方式等信息，并由監(jiān)督人、銷毀人簽字確認(rèn)。同時，將《印章銷毀申請表》存檔保存，以備查閱。七、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督部門公司綜合管理部門負(fù)責(zé)對印章管理情況進(jìn)行定期監(jiān)督檢查，確保印章管理工作規(guī)范有序。（二）檢查內(nèi)容1.印章的刻制、使用、保管等是否符合本辦法的規(guī)定。2.印章使用審批手續(xù)是否齊全、規(guī)范。3.印章使用登記簿的記錄是否完整、準(zhǔn)確。4.印章保管是否安全、妥善。（三）違規(guī)處理對違反本辦法規(guī)定使用、保管印