裝飾公司辦公設備使用規(guī)定

一、總則1.目的本規(guī)定旨在規(guī)范本裝飾公司全體員工對辦公設備的使用行為，確保辦公設備的正常運行，提高辦公效率，延長辦公設備使用壽命，同時降低公司運營成本，促進公司規(guī)范化管理。2.適用范圍本規(guī)定適用于本裝飾公司全體員工及因工作需要使用公司辦公設備的相關人員。3.企業(yè)文化體現(xiàn)本規(guī)定遵循公司“創(chuàng)新、協(xié)作、卓越、共贏”的企業(yè)文化。在辦公設備使用過程中，鼓勵員工創(chuàng)新使用方式以提升工作效率；強調員工之間的協(xié)作，合理共享辦公設備資源；追求卓越的設備使用效果，為客戶提供高質量服務；最終實現(xiàn)員工與公司的共贏發(fā)展。二、組織架構與職責劃分1.行政部門行政部門作為辦公設備管理的主要負責部門，承擔以下職責：-負責辦公設備的采購計劃制定與執(zhí)行，根據(jù)公司業(yè)務發(fā)展和員工需求，合理規(guī)劃辦公設備的采購種類和數(shù)量。-建立辦公設備臺賬，詳細記錄辦公設備的型號、規(guī)格、購置時間、購置價格、使用部門、使用人等信息，確保設備信息的準確性和完整性。-定期對辦公設備進行盤點，核實設備的實際使用情況，及時發(fā)現(xiàn)和處理設備丟失、損壞等問題。-協(xié)調辦公設備的維修、保養(yǎng)和報廢處理工作，確保設備始終處于良好的運行狀態(tài)。2.使用部門-負責本部門辦公設備的日常使用和管理，確保設備的正常使用，并配合行政部門做好相關管理工作。-及時向行政部門反饋辦公設備的使用情況和故障問題，提出維修、保養(yǎng)或更換的需求。-負責本部門員工辦公設備使用的培訓和指導，確保員工正確使用設備，避免因操作不當造成設備損壞。3.員工個人-嚴格按照操作規(guī)程使用辦公設備，不得擅自更改設備設置或進行違規(guī)操作。-妥善保管個人使用的辦公設備，不得轉借他人，如有丟失或損壞應承擔相應責任。-保持辦公設備的清潔衛(wèi)生，定期對設備進行清潔維護，確保設備外觀整潔，運行環(huán)境良好。三、管理流程1.辦公設備采購流程-需求申請：各部門根據(jù)工作需要，填寫《辦公設備采購申請表》，詳細說明采購設備的名稱、型號、規(guī)格、數(shù)量、用途等信息，經(jīng)部門負責人審核后提交至行政部門。-采購審批：行政部門對各部門提交的采購申請進行匯總和審核，結合公司預算和實際需求，制定采購計劃，報公司領導審批。-采購執(zhí)行：經(jīng)公司領導審批通過后，行政部門負責選擇合適的供應商進行采購。在采購過程中，要嚴格按照公司采購制度，確保采購設備的質量和價格合理。-驗收入庫：辦公設備到貨后，行政部門會同使用部門共同進行驗收。驗收內(nèi)容包括設備的型號、規(guī)格、數(shù)量、外觀、質量等方面。驗收合格后，填寫《辦公設備驗收單》，辦理入庫手續(xù)。2.辦公設備領用流程-領用申請：員工因工作需要領用辦公設備時，填寫《辦公設備領用申請表》，注明領用設備的名稱、型號、規(guī)格、預計使用期限等信息，經(jīng)部門負責人審批后提交至行政部門。-設備發(fā)放：行政部門根據(jù)審批后的領用申請表，從倉庫中提取相應辦公設備發(fā)放給領用員工，并在辦公設備臺賬上記錄領用信息，包括領用時間、領用人等。3.辦公設備維修與保養(yǎng)流程-故障報修：員工在使用辦公設備過程中發(fā)現(xiàn)設備出現(xiàn)故障時，應及時向行政部門報修，填寫《辦公設備維修申請表》，詳細描述設備故障現(xiàn)象。-維修安排：行政部門接到報修申請后，根據(jù)設備故障情況，聯(lián)系專業(yè)維修人員或安排公司內(nèi)部技術人員進行維修。對于重大故障或需要較長維修時間的設備，行政部門應及時協(xié)調調配備用設備，以確保工作的正常進行。-維修記錄：維修人員在維修完成后，填寫《辦公設備維修記錄單》，記錄維修時間、維修內(nèi)容、維修費用等信息，并由使用部門和行政部門簽字確認。-定期保養(yǎng)：行政部門應根據(jù)辦公設備的使用說明書和實際使用情況，制定辦公設備的定期保養(yǎng)計劃，并督促維修人員或使用部門按照計劃進行保養(yǎng)，確保設備的性能和使用壽命。4.辦公設備報廢流程-報廢申請：對于無法正常使用且維修成本過高或已達到報廢年限的辦公設備，由使用部門填寫《辦公設備報廢申請表》，說明設備報廢原因、購置時間、使用情況等信息，經(jīng)部門負責人審核后提交至行政部門。-報廢鑒定：行政部門接到報廢申請后，組織相關技術人員對設備進行報廢鑒定，確認設備是否符合報廢條件。對于價值較高的辦公設備，必要時可聘請專業(yè)機構進行鑒定。-報廢審批：經(jīng)鑒定符合報廢條件的辦公設備，行政部門將報廢申請表報公司領導審批。-報廢處理：經(jīng)公司領導審批通過后，行政部門負責對報廢辦公設備進行處理。對于有一定價值的報廢設備，可通過拍賣、變賣等方式進行處置；對于無價值的報廢設備，按照環(huán)保要求進行妥善處理。同時，行政部門應在辦公設備臺賬上核銷相關設備信息。四、權利與義務1.員工權利-員工有權根據(jù)工作需要申請領用合適的辦公設備，以滿足工作任務的順利完成。-對于辦公設備出現(xiàn)的故障，員工有權及時向行政部門報修，并要求在合理時間內(nèi)得到維修處理，確保工作不受影響。-員工有權對辦公設備的管理和使用提出合理化建議，公司將根據(jù)實際情況進行評估和采納。2.員工義務-員工有義務遵守本規(guī)定，按照操作規(guī)程正確使用辦公設備，不得擅自更改設備設置或進行違規(guī)操作，以免造成設備損壞或數(shù)據(jù)丟失。-員工有義務妥善保管個人使用的辦公設備，不得隨意丟棄、轉借或故意損壞。如因個人原因導致設備丟失、損壞，應按照公司相關規(guī)定承擔賠償責任。-員工有義務定期對辦公設備進行清潔和維護，保持設備的良好運行狀態(tài)。在離職時，應將所使用的辦公設備完好歸還公司。3.公司權利-公司有權根據(jù)工作需要對辦公設備進行統(tǒng)一調配和管理，以提高設備的使用效率，確保公司整體工作的順利開展。-公司有權對員工使用辦公設備的行為進行監(jiān)督和檢查，對于違反規(guī)定的行為，公司有權按照相關制度進行處理。4.公司義務-公司有義務為員工提供必要的辦公設備，以滿足員工的工作需求。在采購辦公設備時，應確保設備的質量和性能符合公司的業(yè)務要求。-公司有義務對辦公設備進行定期的維修、保養(yǎng)和更新，以保證設備的正常運行，提高員工的工作效率。同時，公司應關注員工對辦公設備使用的反饋意見，不斷優(yōu)化設備配置和管理。五、監(jiān)督與獎懲機制1.監(jiān)督機制-行政部門作為辦公設備管理的監(jiān)督部門，定期對各部門辦公設備的使用情況進行檢查，包括設備的使用狀態(tài)、清潔衛(wèi)生、維護記錄等方面。-設立舉報渠道，鼓勵員工對違反辦公設備使用規(guī)定的行為進行舉報。對于舉報屬實的情況，公司將對舉報人給予一定的獎勵。-公司領導和其他部門有權對辦公設備的管理和使用情況進行監(jiān)督和檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時提出整改意見。2.獎勵機制-對于在辦公設備使用和管理方面表現(xiàn)優(yōu)秀的部門或個人，公司將給予表彰和獎勵。優(yōu)秀表現(xiàn)包括但不限于合理使用設備提高工作效率、積極維護設備延長使用壽命、提出創(chuàng)新性的設備管理建議等。-對于及時發(fā)現(xiàn)并報告辦公設備重大安全隱患，避免公司遭受重大損失的員工，公司將給予特別獎勵。3.懲罰機制-對于違反辦公設備使用規(guī)定的員工，視情節(jié)輕重給予相應的處罰，包括警告、罰款、績效扣分等。具體處罰標準如下：-對于因操作不當導致辦公設備輕微損壞的，給予警告處分，并要求員工承擔相應的維修費用。-對于擅自更改設備設置、違規(guī)轉借辦公設備等行為，給予罰款50-200元的處罰，并在績效考核中扣除相應分數(shù)。-對于故意損壞辦公設備或因嚴重失職導致設備丟失的，除要求員工照價賠償外，還將視情節(jié)嚴重程度給予進一步的紀律處分，直至解除勞動合同。-對于因部門管理不善導致辦公設備出現(xiàn)大量損壞、丟失等問題的部門，公司將對部門負責人進行績效扣分，并要求部門進行整改。六、附則1.本規(guī)定的解釋權歸公司行政部門所有。行政部門有權根據(jù)公司實際情況和國家相關法律法規(guī)對本規(guī)定進行修訂和完善。2.本規(guī)定自發(fā)布之日起生效執(zhí)行。全體員工應嚴格遵守本規(guī)定，如有違反，將按照規(guī)定進行處理。3.本規(guī)定體現(xiàn)了公司的教育理念，旨在通過規(guī)范辦公設備的使用，培養(yǎng)員工的責任意識、節(jié)約意識和團隊協(xié)作精神。同時，在管理過程中注重人文關懷，鼓勵員工積極反饋問題，共