小學(xué)檔案工作管理辦法一、引言小學(xué)檔案工作是學(xué)校管理的重要組成部分，它記錄著學(xué)校發(fā)展的歷程、教育教學(xué)成果以及師生的成長(zhǎng)足跡。一份完善且規(guī)范的檔案管理辦法，對(duì)于保障學(xué)校檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，充分發(fā)揮檔案在學(xué)校各項(xiàng)工作中的作用，具有至關(guān)重要的意義。我們鼓勵(lì)全體教職工積極參與檔案工作，共同維護(hù)學(xué)校檔案的良好秩序，為學(xué)校的持續(xù)發(fā)展提供有力支持。二、適用范圍本辦法適用于我校全體教職工以及與學(xué)校檔案管理相關(guān)的各類活動(dòng)。三、檔案管理職責(zé)分工1.檔案管理部門(mén)設(shè)立專門(mén)的檔案管理室，配備專業(yè)的檔案管理人員。檔案管理人員應(yīng)具備檔案管理相關(guān)專業(yè)知識(shí)和技能，熟悉學(xué)校檔案工作流程。負(fù)責(zé)制定和完善學(xué)校檔案管理制度，指導(dǎo)各部門(mén)的檔案收集、整理、歸檔工作。定期對(duì)學(xué)校檔案進(jìn)行檢查、鑒定、統(tǒng)計(jì)和保管，確保檔案的安全與完整。2.各部門(mén)負(fù)責(zé)人為本部門(mén)檔案管理工作的第一責(zé)任人，負(fù)責(zé)組織本部門(mén)人員做好檔案材料的收集、整理和移交工作。督促本部門(mén)人員按照檔案管理要求，及時(shí)將工作中形成的各類文件、資料等歸檔保存。3.教職工個(gè)人積極配合學(xué)校檔案管理工作，在工作過(guò)程中注意積累和保存相關(guān)材料，并按照規(guī)定及時(shí)移交至本部門(mén)或檔案管理部門(mén)。四、檔案分類與編號(hào)1.檔案分類行政管理類：包括學(xué)校的行政公文、會(huì)議記錄、工作計(jì)劃與總結(jié)、規(guī)章制度、人事檔案等。教育教學(xué)類：涵蓋教學(xué)計(jì)劃、教案、教材、教學(xué)成果、學(xué)生學(xué)籍檔案等。學(xué)生管理類：如學(xué)生獎(jiǎng)懲記錄、心理健康檔案、社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)記錄等。后勤管理類：包含校園建設(shè)規(guī)劃、物資采購(gòu)與管理、財(cái)務(wù)管理等方面的檔案。其他類：指不屬于上述分類的特殊檔案，如學(xué)校榮譽(yù)檔案、對(duì)外交流合作檔案等。2.編號(hào)規(guī)則采用層次分類編號(hào)法，每大類檔案賦予一個(gè)一級(jí)編號(hào)，如行政管理類為“A”，教育教學(xué)類為“B”等。每大類下的二級(jí)類目再賦予相應(yīng)的二級(jí)編號(hào)，如行政管理類中的人事檔案編號(hào)為“A1”。依次類推，形成完整的檔案編號(hào)體系，便于檔案的分類查找和管理。五、檔案收集1.收集范圍各部門(mén)應(yīng)按照檔案分類要求，全面收集本部門(mén)在工作中形成的具有保存價(jià)值的文件、資料、圖表、照片、音像等各類材料。教職工個(gè)人應(yīng)及時(shí)將工作中產(chǎn)生的重要文件、獲獎(jiǎng)證書(shū)、科研成果等材料交至本部門(mén)歸檔。2.收集時(shí)間各類檔案應(yīng)定期收集，一般每學(xué)期末進(jìn)行一次集中收集整理。對(duì)于臨時(shí)性或緊急產(chǎn)生的重要檔案，應(yīng)隨時(shí)收集歸檔。3.收集要求收集的檔案材料應(yīng)真實(shí)、完整、準(zhǔn)確，字跡清晰，簽署完備。對(duì)不符合要求的檔案材料，應(yīng)及時(shí)與相關(guān)部門(mén)或人員溝通，進(jìn)行補(bǔ)充或修正。六、檔案整理1.整理原則遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。區(qū)分不同價(jià)值和保管期限，便于保管和利用。2.整理方法行政管理類：按照文件的種類、時(shí)間順序進(jìn)行排列，編寫(xiě)頁(yè)碼，裝訂成冊(cè)，并編制目錄。教育教學(xué)類：根據(jù)教學(xué)環(huán)節(jié)和課程類別進(jìn)行分類整理，如教案按學(xué)科、年級(jí)排列，試卷按學(xué)期、科目整理等。同時(shí)，要注明教學(xué)對(duì)象、教學(xué)時(shí)間等信息。學(xué)生管理類：以學(xué)生個(gè)人為單位，將其在校期間的各類檔案材料集中整理，如學(xué)籍檔案、獎(jiǎng)懲記錄等應(yīng)按時(shí)間順序依次排列。后勤管理類：按照項(xiàng)目或類別進(jìn)行分類，如校園建設(shè)檔案可按工程階段、項(xiàng)目名稱整理，物資采購(gòu)檔案按采購(gòu)時(shí)間、物資名稱整理等。其他類：根據(jù)檔案的具體內(nèi)容和性質(zhì)，采用合適的整理方法，確保檔案的系統(tǒng)性和規(guī)范性。七、檔案歸檔1.歸檔流程各部門(mén)整理好的檔案，應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)移交至檔案管理部門(mén)。檔案管理部門(mén)接收檔案后，進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，對(duì)不符合歸檔要求的檔案及時(shí)退回原部門(mén)重新整理。核對(duì)無(wú)誤后，將檔案按照編號(hào)順序上架存放，并在檔案管理系統(tǒng)中錄入相關(guān)信息，建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)。2.歸檔要求歸檔的檔案應(yīng)編制詳細(xì)的歸檔清單，注明檔案名稱、編號(hào)、數(shù)量、來(lái)源等信息。檔案應(yīng)一式兩份，一份紙質(zhì)檔案存放在檔案管理室，一份電子檔案存儲(chǔ)在學(xué)校指定的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備中，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致。八、檔案保管1.保管環(huán)境檔案管理室應(yīng)具備良好的防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵等條件。配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、除濕機(jī)、空調(diào)、滅火器等，確保檔案存放環(huán)境適宜。2.保管期限根據(jù)檔案的重要程度和歷史價(jià)值，確定不同檔案的保管期限。一般分為永久、長(zhǎng)期（1650年）、短期（15年以下）三種。定期對(duì)檔案保管期限進(jìn)行鑒定，對(duì)于已到保管期限且無(wú)繼續(xù)保存價(jià)值的檔案，按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀處理。3.檔案清查每年定期對(duì)檔案進(jìn)行清查盤(pán)點(diǎn)，核對(duì)檔案的數(shù)量、編號(hào)、存放位置等信息，確保檔案賬實(shí)相符。對(duì)清查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，及時(shí)進(jìn)行記錄并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理，如補(bǔ)充缺失檔案、修復(fù)損壞檔案等。九、檔案利用1.利用原則嚴(yán)格遵守檔案利用的相關(guān)規(guī)定，確保檔案信息的安全與保密。在不影響檔案安全和完整的前提下，充分發(fā)揮檔案的利用價(jià)值，為學(xué)校各項(xiàng)工作提供服務(wù)。2.利用方式查閱：本校教職工因工作需要查閱檔案，應(yīng)填寫(xiě)檔案查閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門(mén)查閱。查閱時(shí)應(yīng)在檔案管理人員的監(jiān)督下進(jìn)行，不得擅自涂改、抽取、損壞檔案。借閱：外單位人員因特殊原因需要借閱我校檔案，須持單位介紹信，經(jīng)學(xué)校主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過(guò)兩周，特殊情況需延長(zhǎng)的，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱期間，借閱人應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上圈劃、批注、污損等。復(fù)制：根據(jù)利用者的需求，檔案管理部門(mén)可為其提供檔案復(fù)印件。復(fù)制檔案應(yīng)經(jīng)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并注明復(fù)制用途。3.利用登記對(duì)檔案的查閱、借閱、復(fù)制等利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，記錄利用者姓名、單位、利用時(shí)間、利用內(nèi)容、歸還時(shí)間等信息。定期對(duì)檔案利用登記情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，為檔案管理工作的改進(jìn)提供參考依據(jù)。十、檔案安全與保密1.安全制度建立健全檔案安全管理制度，加強(qiáng)對(duì)檔案管理室的安全保衛(wèi)工作。檔案管理室應(yīng)安裝門(mén)禁系統(tǒng)、監(jiān)控設(shè)備等，確保檔案管理場(chǎng)所的安全。檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守安全操作規(guī)程，定期對(duì)檔案保管設(shè)備進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保設(shè)備正常運(yùn)行。加強(qiáng)對(duì)檔案信息系統(tǒng)的安全管理，設(shè)置用戶權(quán)限，定期進(jìn)行數(shù)據(jù)備份，防止數(shù)據(jù)丟失或泄露。2.保密措施明確檔案管理人員的保密職責(zé)，簽訂保密協(xié)議，加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的保密教育。對(duì)涉及學(xué)校機(jī)密、師生個(gè)人隱私等敏感信息的檔案，應(yīng)嚴(yán)格限制查閱范圍，采取加密存儲(chǔ)、專人保管等保密措施。在檔案利用過(guò)程中，嚴(yán)格控制檔案的傳播范圍，不得將檔案內(nèi)容泄露給無(wú)關(guān)人員。十一、監(jiān)督與考核1.監(jiān)督機(jī)制學(xué)校設(shè)立檔案工作監(jiān)督小組，定期對(duì)各部門(mén)的檔案管理工作進(jìn)行檢查和指導(dǎo)。監(jiān)督小組應(yīng)重點(diǎn)檢查檔案收集、整理、歸檔、保管、利用等環(huán)節(jié)的工作情況，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)督促整改。2.考核辦法將檔案管理工作納入學(xué)校對(duì)各部門(mén)和教職工的績(jī)效考核體系。考核內(nèi)容包括檔案管理制度執(zhí)行情況、檔案工作完成質(zhì)量、檔案利用效