境外保密資料管理辦法一、引言在當(dāng)今全球化的商業(yè)環(huán)境中，公司業(yè)務(wù)不斷拓展至境外，涉及的境外保密資料日益增多。這些資料包含著公司的核心技術(shù)、商業(yè)策略、客戶信息等關(guān)鍵內(nèi)容，對于公司的競爭力和發(fā)展至關(guān)重要。為了確保境外保密資料的安全與保密，防止信息泄露給公司帶來損失，特制定本管理辦法。我們鼓勵全體員工認真學(xué)習(xí)并遵守本辦法，共同維護公司的利益。二、適用范圍本辦法適用于公司所有涉及境外保密資料的部門、員工以及與公司合作的第三方機構(gòu)。境外保密資料是指公司在境外業(yè)務(wù)活動中獲取、產(chǎn)生或使用的，涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、客戶信息等具有保密價值的各類資料。三、保密資料的分類與標識1.商業(yè)秘密類公司的商業(yè)模式、市場策略、銷售渠道等信息。未公開的財務(wù)數(shù)據(jù)、預(yù)算、成本分析等資料。與合作伙伴簽訂的保密協(xié)議、合作合同等。2.技術(shù)秘密類公司自主研發(fā)的技術(shù)、工藝、配方等。尚未公開的產(chǎn)品設(shè)計、技術(shù)方案、技術(shù)圖紙等。技術(shù)研發(fā)過程中的實驗數(shù)據(jù)、測試報告等。3.客戶信息類客戶的基本信息，如名稱、地址、聯(lián)系方式等?？蛻舻慕灰子涗?、購買偏好、信用狀況等。與客戶溝通的內(nèi)部文件、郵件等。對于上述各類保密資料，應(yīng)在資料上明確標注“保密”字樣，并根據(jù)其保密等級進行分類標識，如“絕密”“機密”“秘密”等。四、保密資料的獲取與產(chǎn)生1.在境外業(yè)務(wù)活動中，員工應(yīng)遵循合法、合規(guī)的原則獲取保密資料。對于涉及合作項目、調(diào)研活動等獲取的保密資料，應(yīng)要求提供方簽署保密協(xié)議，并確保資料的來源合法合規(guī)。2.在境外工作過程中，員工因工作需要產(chǎn)生的保密資料，應(yīng)及時按照公司的保密要求進行整理和歸檔。對于重要的保密資料，應(yīng)采取加密存儲等措施，確保資料的安全性。五、保密資料的存儲與保管1.境外保密資料應(yīng)存儲在安全可靠的存儲設(shè)備中，如加密的硬盤、服務(wù)器等。存儲設(shè)備應(yīng)放置在安全的場所，設(shè)置訪問權(quán)限，只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能訪問。2.對于紙質(zhì)的境外保密資料，應(yīng)存放在專門的文件柜中，并進行分類存放。文件柜應(yīng)加鎖，確保資料的安全。3.定期對存儲的境外保密資料進行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在不同的物理位置，以防止數(shù)據(jù)丟失。六、保密資料的使用與共享1.員工在使用境外保密資料時，應(yīng)嚴格按照公司規(guī)定的用途使用，不得擅自擴大使用范圍。對于涉及多個部門或項目的保密資料，如需共享，應(yīng)經(jīng)過相關(guān)部門負責(zé)人的批準，并采取必要的保密措施，如加密傳輸、限制訪問權(quán)限等。2.與公司合作的第三方機構(gòu)如需使用境外保密資料，應(yīng)事先簽訂保密協(xié)議，并明確使用的范圍、期限和保密責(zé)任。公司應(yīng)對第三方機構(gòu)的使用情況進行監(jiān)督和管理。3.在境外業(yè)務(wù)活動中，如需向境外機構(gòu)或個人提供保密資料，應(yīng)進行嚴格的審批，并確保對方具備相應(yīng)的保密能力和資質(zhì)。同時，應(yīng)要求對方簽署保密協(xié)議，明確保密責(zé)任。七、保密資料的傳輸與交換1.境外保密資料的傳輸應(yīng)采用安全可靠的方式，如加密郵件、專用網(wǎng)絡(luò)等。在傳輸過程中，應(yīng)確保資料的完整性和保密性，防止被竊取或篡改。2.如需與境外機構(gòu)進行保密資料的交換，應(yīng)事先制定詳細的交換計劃，并采取必要的安全措施。交換過程中，應(yīng)安排專人負責(zé)監(jiān)督和管理，確保資料的安全。八、保密資料的銷毀與處置1.當(dāng)境外保密資料不再需要時，應(yīng)按照公司的規(guī)定進行銷毀。銷毀方式可采用物理銷毀（如粉碎、焚燒等）或電子銷毀（如格式化、刪除等），確保資料無法恢復(fù)。2.在銷毀保密資料時，應(yīng)填寫銷毀記錄，記錄銷毀的時間、地點、資料內(nèi)容等信息，并由專人負責(zé)監(jiān)督銷毀過程。3.對于涉及重要商業(yè)秘密或技術(shù)秘密的保密資料，在銷毀前應(yīng)進行評估，確保銷毀過程符合法律法規(guī)和公司的要求。九、保密培訓(xùn)與教育1.公司將定期組織境外保密資料管理相關(guān)的培訓(xùn)，提高員工的保密意識和技能。培訓(xùn)內(nèi)容包括保密法律法規(guī)、公司保密制度、境外保密資料管理流程等。2.新員工入職時，應(yīng)接受境外保密資料管理的專項培訓(xùn)，使其了解公司的保密要求和責(zé)任。3.希望大家積極參加保密培訓(xùn)，不斷增強自身的保密意識，共同維護公司境外保密資料的安全。十、保密監(jiān)督與檢查1.公司設(shè)立專門的保密管理部門，負責(zé)對境外保密資料的管理情況進行監(jiān)督和檢查。定期對各部門的保密資料存儲、使用、傳輸?shù)惹闆r進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時督促整改。2.鼓勵員工對發(fā)現(xiàn)的保密違規(guī)行為進行舉報，公司將對舉報情況進行調(diào)查核實，并對舉報人給予適當(dāng)?shù)莫剟?。對于違反保密規(guī)定的行為，公司將依法依規(guī)進行處理。十一、保密責(zé)任與獎懲1.公司全體員工均有保守境外保密資料的義務(wù)，應(yīng)嚴格遵守本管理辦法的各項規(guī)定。對于在境外保密資料管理工作中表現(xiàn)突出的部門和個人，公司將給予表彰和獎勵。2.對于違反本管理辦法，導(dǎo)致境外保密資料泄露的部門和個人，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰，包括警告、罰款