泰安自主采購管理辦法總則目的為規(guī)范泰安[公司/組織名稱]的自主采購行為，加強采購管理，提高采購效率，保證采購質量，降低采購成本，防范采購風險，特制定本辦法。適用范圍本辦法適用于泰安[公司/組織名稱]及所屬各部門、各分支機構在生產經營活動中進行的自主采購活動?；驹瓌t1.依法依規(guī)原則：采購活動必須遵守國家法律法規(guī)和相關政策要求，嚴格按照規(guī)定的程序和方式進行。2.公開公正原則：采購過程應公開透明，確保所有符合條件的供應商都有平等參與的機會，公正對待每一個供應商，維護市場公平競爭環(huán)境。3.效益優(yōu)先原則：在保證采購質量的前提下，充分考慮采購成本和效益，優(yōu)化采購流程，降低采購費用，提高資金使用效率。4.誠實守信原則：采購各方應誠實守信，履行各自的權利和義務，嚴禁任何形式的欺詐和不正當行為。采購管理職責采購管理部門職責1.負責制定和完善公司自主采購管理制度、流程和標準，并組織實施。2.編制年度采購計劃，根據公司生產經營需求，合理安排采購項目和采購時間。3.建立和維護供應商管理體系，負責供應商的開發(fā)、評估、選擇、考核和管理。4.組織采購項目的招標、詢價、談判等采購活動，負責采購合同的簽訂、執(zhí)行和監(jiān)督。5.協調解決采購過程中的爭議和問題，對采購項目進行跟蹤和評估，確保采購目標的實現。需求部門職責1.根據公司生產經營計劃和實際需求，提出采購申請，明確采購物資或服務的規(guī)格、數量、質量要求、交貨時間等詳細信息。2.參與采購項目的技術談判、合同評審等工作，提供技術支持和需求確認。3.負責采購物資或服務的驗收工作，對驗收結果負責。財務部門職責1.參與采購預算的編制和審核，負責采購資金的籌集、支付和核算。2.對采購合同的付款條款進行審核，監(jiān)督采購資金的使用情況，確保資金安全。3.配合采購管理部門進行采購成本分析和控制，提供財務數據支持。審計部門職責1.對采購活動進行審計監(jiān)督，檢查采購行為是否符合法律法規(guī)和公司制度的規(guī)定。2.審查采購合同的合法性、合規(guī)性和完整性，對采購項目的經濟效益進行評價。3.對采購過程中的違規(guī)行為進行調查和處理，提出審計意見和建議。采購計劃管理采購計劃的編制1.各需求部門應于每年[具體時間]前，根據公司年度生產經營計劃和預算安排，結合本部門實際需求，編制下一年度采購計劃草案，并提交至采購管理部門。2.采購管理部門收到各需求部門的采購計劃草案后，進行匯總、審核和平衡，結合公司庫存情況、市場供應狀況等因素，編制公司年度采購計劃。年度采購計劃應明確采購項目名稱、規(guī)格型號、數量、預算金額、采購時間等內容。3.年度采購計劃經公司分管領導審核后，報公司總經理審批。審批通過后的年度采購計劃作為公司年度采購工作的指導性文件，各部門應嚴格按照計劃組織實施采購活動。采購計劃的調整1.在采購計劃執(zhí)行過程中，如因市場變化、生產經營需求調整等原因，需要對采購計劃進行調整的，需求部門應填寫《采購計劃調整申請表》，詳細說明調整原因、調整內容等，并提交至采購管理部門。2.采購管理部門收到《采購計劃調整申請表》后，進行審核，并根據實際情況提出調整建議。調整建議經公司分管領導審核后，報公司總經理審批。3.經審批同意調整的采購計劃，采購管理部門應及時通知相關部門，并對采購計劃進行相應調整。供應商管理供應商開發(fā)1.采購管理部門應根據公司采購需求和供應商管理體系要求，制定供應商開發(fā)計劃，明確供應商開發(fā)的目標、范圍、方式等。2.通過多種渠道收集供應商信息，如網絡搜索、行業(yè)推薦、供應商自薦等，建立供應商信息庫。對收集到的供應商信息進行初步篩選和評估，確定潛在供應商名單。3.采購管理部門組織相關人員對潛在供應商進行實地考察，考察內容包括供應商的生產能力、質量管理體系、技術水平、售后服務等方面。根據考察結果，對潛在供應商進行綜合評價，確定合格供應商名單。供應商評估與選擇1.采購管理部門定期對供應商進行評估，評估內容包括供應商的供貨質量、交貨期、價格、售后服務等方面。評估方式可采用問卷調查、實地考察、數據分析等多種方式。2.根據供應商評估結果，建立供應商績效評估檔案，對供應商進行分類管理。對于績效優(yōu)秀的供應商，給予優(yōu)先合作機會；對于績效較差的供應商，采取警告、限期整改、暫停合作等措施。3.在進行采購項目時，采購管理部門應根據采購項目的特點和需求，從合格供應商名單中選擇合適的供應商參與采購活動。選擇供應商時，應綜合考慮供應商的信譽、實力、價格、質量等因素，確保選擇的供應商能夠滿足采購項目的要求。供應商考核1.采購管理部門制定供應商考核標準和考核辦法，明確考核指標、考核周期、考核方式等內容。考核指標應包括質量、交貨期、價格、售后服務等方面。2.采購管理部門定期對供應商進行考核，根據考核結果對供應商進行排名。對于考核排名靠前的供應商，給予表彰和獎勵；對于考核排名靠后的供應商，采取警告、限期整改、暫停合作等措施。3.采購管理部門應將供應商考核結果反饋給供應商，并與供應商進行溝通和交流，幫助供應商改進不足之處，提高供應商的供貨質量和服務水平。供應商退出1.如供應商出現以下情況之一，采購管理部門應及時與其終止合作，并將其從合格供應商名單中刪除：提供的產品或服務質量不符合合同要求，且經整改后仍不能滿足要求的；交貨期嚴重延誤，影響公司生產經營活動的；價格不合理，嚴重高于市場同類產品或服務價格的；存在欺詐、不正當競爭等違法行為的；其他嚴重違反合同約定或公司規(guī)定的情況。2.供應商退出后，采購管理部門應及時清理與該供應商相關的采購合同、往來賬款等事項，并對其造成的影響進行評估和處理。采購方式與流程采購方式1.招標采購：適用于采購金額較大、技術復雜、競爭較為充分的采購項目。招標采購應按照國家法律法規(guī)和公司相關規(guī)定進行，采用公開招標、邀請招標等方式進行。2.詢價采購：適用于采購金額較小、技術簡單、市場貨源充足的采購項目。詢價采購應向多家供應商發(fā)出詢價函，邀請其報價，根據報價情況選擇合適的供應商。3.談判采購：適用于采購項目具有特殊性、供應商數量有限或需要與供應商進行深入溝通協商的采購項目。談判采購應與供應商進行一對一或多對一的談判，確定采購價格、質量標準、交貨期等條款。4.單一來源采購：適用于只能從唯一供應商處采購、發(fā)生了不可預見的緊急情況不能從其他供應商處采購、必須保證原有采購項目一致性或者服務配套的要求，需要繼續(xù)從原供應商處添購，且添購資金總額不超過原合同采購金額百分之十的采購項目。單一來源采購應按照公司相關規(guī)定進行審批。采購流程1.采購申請：需求部門根據生產經營需求，填寫《采購申請表》，詳細說明采購物資或服務的名稱、規(guī)格型號、數量、質量要求、交貨時間、預算金額等內容，并提交至采購管理部門。2.采購審批：采購管理部門收到《采購申請表》后，進行初審，審核采購申請的合理性、必要性和合規(guī)性。初審通過后，提交至公司分管領導審批。如采購金額較大或涉及重大采購項目，還需報公司總經理審批。3.采購實施：采購管理部門根據采購審批結果，按照確定的采購方式組織實施采購活動。招標采購流程：編制招標文件：采購管理部門根據采購項目需求，編制招標文件，明確招標項目的技術規(guī)格、商務條款、評標標準等內容。發(fā)布招標公告：通過公司官網、行業(yè)媒體、政府采購平臺等渠道發(fā)布招標公告，邀請潛在供應商參與投標。發(fā)售招標文件：向購買招標文件的潛在供應商發(fā)售招標文件，并收取招標文件費用。開標評標：按照招標文件規(guī)定的時間和地點進行開標，由評標委員會對投標文件進行評審，確定中標候選人。中標公示：將中標候選人名單在公司官網或相關媒體上進行公示，公示期不少于[具體天數]。簽訂合同：公示無異議后，采購管理部門與中標供應商簽訂采購合同。詢價采購流程：選擇詢價供應商：采購管理部門從合格供應商名單中選擇[X]家以上供應商作為詢價對象，并向其發(fā)出詢價函。供應商報價：詢價供應商在規(guī)定時間內提交報價文件，明確報價金額、交貨期、質量標準等內容。比較分析：采購管理部門對各供應商的報價進行比較分析，綜合考慮價格、質量、交貨期等因素，選擇合適的供應商。簽訂合同：采購管理部門與選定的供應商簽訂采購合同。談判采購流程：確定談判供應商：采購管理部門根據采購項目需求，從合格供應商名單中選擇[X]家以上供應商作為談判對象，并向其發(fā)出談判邀請。談判準備：采購管理部門組織相關人員對采購項目進行深入研究，制定談判策略和談判方案，明確談判目標、談判要點等內容。談判：采購管理部門與談判供應商進行一對一或多對一的談判，就采購價格、質量標準、交貨期、售后服務等條款進行協商，達成一致意見。簽訂合同：采購管理部門與談判供應商簽訂采購合同。單一來源采購流程：提出申請：需求部門填寫《單一來源采購申請表》，詳細說明采購項目的名稱、規(guī)格型號、數量、質量要求、交貨時間、預算金額等內容，并闡述采用單一來源采購方式的原因及必要性。審核審批：采購管理部門對《單一來源采購申請表》進行初審，審核通過后提交至公司分管領導審批。如采購金額較大或涉及重大采購項目，還需報公司總經理審批。談判協商：采購管理部門與單一來源供應商進行談判協商，確定采購價格、質量標準、交貨期等條款。簽訂合同：采購管理部門與單一來源供應商簽訂采購合同。4.合同簽訂與執(zhí)行：采購管理部門根據采購結果，與供應商簽訂采購合同。采購合同應明確采購物資或服務的名稱、規(guī)格型號、數量、質量標準、交貨時間、交貨地點、價格、付款方式、違約責任等條款。采購合同簽訂后，采購管理部門應及時將合同副本分發(fā)給需求部門、財務部門等相關部門，并跟蹤合同執(zhí)行情況，確保供應商按時、按質、按量履行合同義務。5.驗收付款：驗收：采購物資或服務到貨后，需求部門應按照合同約定的驗收標準進行驗收。驗收合格后，需求部門填寫《采購驗收單》，并簽字確認。如驗收不合格，需求部門應及時通知采購管理部門，采購管理部門負責與供應商協商解決，直至驗收合格為止。付款：財務部門根據采購合同約定的付款方式和付款時間，審核《采購驗收單》、發(fā)票等相關憑證后，辦理付款手續(xù)。付款憑證應妥善保存，作為財務核算的依據。采購風險管理風險識別與評估1.采購管理部門應定期對采購活動進行風險識別和評估，分析采購過程中可能存在的風險因素，如市場風險、供應商風險、合同風險、質量風險、付款風險等。2.采用定性與定量相結合的方法，對識別出的風險因素進行評估，確定風險等級。風險等級分為高、中、低三個等級，對于高風險因素應重點關注和防范。風險應對措施1.市場風險應對措施：密切關注市場動態(tài)，及時掌握市場價格波動、供求關系變化等信息，合理安排采購時間和采購數量，采用套期保值、簽訂長期合同等方式，降低市場風險對采購成本的影響。2.供應商風險應對措施：加強供應商管理，建立供應商評估和考核機制，選擇信譽良好、實力較強的供應商合作。與供應商簽訂詳細的采購合同，明確雙方的權利和義務，約定違約責任。定期對供應商進行跟蹤和評估，及時發(fā)現和解決供應商存在的問題。3.合同風險應對措施：加強合同管理，嚴格按照合同簽訂流程簽訂采購合同，確保合同條款合法、合規(guī)、完整。對合同執(zhí)行情況進行跟蹤和監(jiān)督，及時發(fā)現和解決合同履行過程中出現的問題。加強合同糾紛的處理，維護公司的合法權益。4.質量風險應對措施：在采購合同中明確質量標準和驗收條款，加強對采購物資或服務的質量檢驗和驗收。要求供應商提供質量保證文件，定期對供應商的質量管理體系進行審核。對于質量不合格的采購物資或服務，及時與供應商協商解決，直至退貨或換貨。5.付款風險應對措施：嚴格按照采購合同約定的付款方式和付款時間付款，加強對付款憑證的審核。建立供應商信用檔案，對供應商的信用狀況進行評估，對于信用較差的供應商，采取謹慎付款或提前付款擔保等措施，防范付款風險。監(jiān)督與檢查內部監(jiān)督1.審計部門定期對采購活動進行審計監(jiān)督，檢查采購行為是否符合法律法規(guī)和