輪滑培訓(xùn)班檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)輪滑培訓(xùn)班檔案管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，提高培訓(xùn)管理工作效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本輪滑培訓(xùn)班的所有檔案管理工作，包括學(xué)員檔案、教學(xué)檔案、活動(dòng)檔案、師資檔案等各類與培訓(xùn)相關(guān)的檔案資料。（三）檔案管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：所有檔案由培訓(xùn)班指定的檔案管理部門或?qū)Ｈ思泄芾?，確保檔案的系統(tǒng)性和完整性。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映輪滑培訓(xùn)班的各項(xiàng)工作和活動(dòng)情況，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無(wú)誤。3.安全保密原則：采取有效措施確保檔案的安全，防止檔案丟失、損壞和泄密；對(duì)涉及學(xué)員隱私等敏感信息的檔案嚴(yán)格保密。4.便于利用原則：檔案管理應(yīng)便于檔案的查閱、檢索和利用，以滿足培訓(xùn)管理、教學(xué)研究、學(xué)員服務(wù)等工作的需要。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善輪滑培訓(xùn)班檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.集中收集、整理、保管各類檔案資料，建立檔案目錄和索引，確保檔案的有序存放。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查、鑒定，對(duì)破損、變質(zhì)的檔案及時(shí)進(jìn)行修復(fù)和處理；對(duì)已到保管期限的檔案，按照規(guī)定進(jìn)行鑒定和銷毀審批。4.負(fù)責(zé)檔案的查閱、借閱管理，按照規(guī)定辦理查閱、借閱手續(xù)，及時(shí)登記和催還檔案。5.積極開(kāi)展檔案信息化建設(shè)，逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。6.參與檔案管理相關(guān)的培訓(xùn)和宣傳工作，提高全體員工的檔案意識(shí)。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門形成檔案資料的收集、整理和初步立卷工作，并定期移交檔案管理部門。2.協(xié)助檔案管理部門做好檔案的查閱、借閱等相關(guān)工作，按照規(guī)定提供所需的檔案資料。3.對(duì)本部門保管的檔案資料的完整性、準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)，如有變動(dòng)及時(shí)通知檔案管理部門進(jìn)行更新。（三）檔案管理人員職責(zé)1.熱愛(ài)檔案管理工作，具備一定的檔案管理專業(yè)知識(shí)和技能，嚴(yán)格遵守檔案管理規(guī)章制度。2.負(fù)責(zé)檔案資料的日常收集、整理、分類、編目、裝訂等工作，確保檔案的質(zhì)量。3.妥善保管檔案，做好檔案的安全防護(hù)工作，防止檔案丟失、損壞、霉變等情況發(fā)生。4.按照規(guī)定辦理檔案的查閱、借閱、歸還等手續(xù)，做好登記和統(tǒng)計(jì)工作。5.積極參與檔案管理的各項(xiàng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，不斷提高自身業(yè)務(wù)水平。三、檔案分類與編號(hào)（一）檔案分類1.學(xué)員檔案：包括學(xué)員基本信息、報(bào)名資料、培訓(xùn)記錄、考核成績(jī)、獎(jiǎng)懲情況等。2.教學(xué)檔案：教學(xué)計(jì)劃、教案、教學(xué)大綱、教材、教學(xué)課件、教學(xué)總結(jié)、教學(xué)評(píng)估等。3.活動(dòng)檔案：培訓(xùn)期間組織的各類活動(dòng)方案、活動(dòng)記錄、活動(dòng)照片、活動(dòng)總結(jié)等。4.師資檔案：教師個(gè)人簡(jiǎn)歷、教師資格證書(shū)、教學(xué)成果、培訓(xùn)經(jīng)歷、考核評(píng)價(jià)等。5.行政檔案：培訓(xùn)班的行政文件、會(huì)議記錄、工作計(jì)劃與總結(jié)、財(cái)務(wù)檔案、固定資產(chǎn)檔案等。（二）檔案編號(hào)為便于檔案的管理和查詢，對(duì)各類檔案進(jìn)行統(tǒng)一編號(hào)。編號(hào)規(guī)則如下：1.學(xué)員檔案編號(hào)：以“XY”開(kāi)頭，后面依次為年份（四位數(shù)字）、月份（兩位數(shù)字）、學(xué)員序號(hào)（三位數(shù)字）。例如：XY202305001，表示2023年5月報(bào)名的第1位學(xué)員檔案。2.教學(xué)檔案編號(hào)：以“JX”開(kāi)頭，后面依次為年份（四位數(shù)字）、月份（兩位數(shù)字）、檔案類別代碼（兩位數(shù)字）、檔案序號(hào)（三位數(shù)字）。檔案類別代碼根據(jù)教學(xué)檔案分類設(shè)置，如教學(xué)計(jì)劃為01，教案為02等。例如：JX20230501001，表示2023年5月的第1份教學(xué)計(jì)劃?rùn)n案。3.活動(dòng)檔案編號(hào)：以“HD”開(kāi)頭，后面依次為年份（四位數(shù)字）、月份（兩位數(shù)字）、活動(dòng)序號(hào)（三位數(shù)字）。例如：HD202305001，表示2023年5月舉辦的第1次活動(dòng)檔案。4.師資檔案編號(hào)：以“SZ”開(kāi)頭，后面依次為年份（四位數(shù)字）、月份（兩位數(shù)字）、教師序號(hào)（三位數(shù)字）。例如：SZ202305001，表示2023年5月的第1位教師檔案。5.行政檔案編號(hào)：以“XZ”開(kāi)頭，后面依次為年份（四位數(shù)字）、月份（兩位數(shù)字）、檔案類別代碼（兩位數(shù)字）、檔案序號(hào)（三位數(shù)字）。檔案類別代碼根據(jù)行政檔案分類設(shè)置，如行政文件為01，會(huì)議記錄為02等。例如：XZ20230501001，表示2023年5月的第1份行政文件檔案。四、檔案收集與整理（一）檔案收集1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)本部門檔案資料的收集工作，確保檔案資料的及時(shí)、完整。2.檔案資料形成后，承辦人員應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)將整理好的檔案資料移交本部門負(fù)責(zé)人審核，審核無(wú)誤后移交檔案管理部門。3.檔案管理部門定期對(duì)各部門移交的檔案資料進(jìn)行檢查，對(duì)不符合要求的檔案資料及時(shí)退回相關(guān)部門進(jìn)行補(bǔ)充或修正。（二）檔案整理1.檔案管理人員按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)對(duì)收集到的檔案資料進(jìn)行分類整理。2.對(duì)每份檔案資料進(jìn)行編號(hào)、編目，填寫檔案目錄卡片或電子目錄信息，包括檔案編號(hào)、名稱、日期、來(lái)源、保管期限等。3.對(duì)檔案資料進(jìn)行裝訂、裝盒，確保檔案的整齊、美觀和牢固。對(duì)于不宜裝訂的檔案資料，如照片、圖紙等，應(yīng)進(jìn)行分類整理，裝入專用的檔案袋或相冊(cè)，并在封面標(biāo)注相關(guān)信息。4.在檔案整理過(guò)程中，對(duì)破損、褪色的檔案資料進(jìn)行修復(fù)和復(fù)制，保持檔案的原始面貌。五、檔案保管（一）保管場(chǎng)所1.設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲(chóng)設(shè)備、防盜設(shè)備等，確保檔案的安全存放。2.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國(guó)家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求。（二）保管期限1.輪滑培訓(xùn)班檔案的保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。2.永久保管檔案：涉及輪滑培訓(xùn)班重大歷史事件、重要決策、核心業(yè)務(wù)等具有長(zhǎng)遠(yuǎn)查考價(jià)值的檔案，如培訓(xùn)班發(fā)展規(guī)劃、重要合同協(xié)議、重大活動(dòng)記錄等。3.長(zhǎng)期保管檔案：保管期限為10年至50年的檔案，如學(xué)員長(zhǎng)期培訓(xùn)記錄、教學(xué)成果總結(jié)、師資隊(duì)伍建設(shè)資料等。4.短期保管檔案：保管期限為1年至10年的檔案，如日常教學(xué)活動(dòng)資料、學(xué)員短期培訓(xùn)記錄、一般性行政文件等。（三）檔案保管要求1.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行清查核對(duì)，確保檔案的賬物相符。發(fā)現(xiàn)檔案丟失、損壞等情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告并采取相應(yīng)措施進(jìn)行處理。2.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行定期備份，存儲(chǔ)在不同的介質(zhì)上，并分別存放于不同的地點(diǎn)，防止因意外事件導(dǎo)致電子檔案丟失。3.嚴(yán)格限制非檔案管理人員進(jìn)入檔案庫(kù)房，檔案管理人員離開(kāi)庫(kù)房時(shí)應(yīng)確保門窗關(guān)閉、設(shè)備斷電。4.按照檔案保管期限，對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定，提出存毀意見(jiàn)，報(bào)經(jīng)培訓(xùn)班負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后進(jìn)行處理。對(duì)需要銷毀的檔案，應(yīng)編制銷毀清冊(cè)，由專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，并在銷毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)。六、檔案查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.培訓(xùn)班內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案的，需填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。2.涉及重要檔案或機(jī)密檔案的查閱，需經(jīng)培訓(xùn)班負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。（二）查閱程序1.檔案管理人員根據(jù)《檔案查閱申請(qǐng)表》提供的信息，查找并提取相關(guān)檔案資料，在檔案查閱登記本上記錄查閱人姓名、部門、查閱時(shí)間、查閱內(nèi)容等信息。2.查閱人員應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案庫(kù)房。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。3.查閱完畢后，查閱人員應(yīng)及時(shí)將檔案資料歸還檔案管理人員，檔案管理人員對(duì)歸還的檔案進(jìn)行檢查，確認(rèn)無(wú)誤后在查閱登記本上注明歸還時(shí)間。（三）借閱權(quán)限1.因特殊情況需要借閱檔案的，需填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱目的、借閱期限、借閱檔案內(nèi)容等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批。涉及重要檔案或機(jī)密檔案的借閱，需經(jīng)培訓(xùn)班負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。2.檔案借閱期限一般不超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。（四）借閱程序1.檔案管理人員根據(jù)《檔案借閱申請(qǐng)表》審批結(jié)果，辦理檔案借閱手續(xù)，填寫檔案借閱登記本，記錄借閱人姓名、部門、借閱時(shí)間、借閱檔案名稱及編號(hào)、預(yù)計(jì)歸還時(shí)間等信息，并向借閱人發(fā)放檔案。2.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上涂改、圈劃、污損，不得擅自復(fù)制或摘錄檔案內(nèi)容。如因工作需要確需復(fù)制或摘錄檔案內(nèi)容的，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案，如需延期歸還，應(yīng)提前向檔案管理部門提出申請(qǐng)。檔案管理人員對(duì)歸還的檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，并要求借閱人員承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)逐步建立輪滑培訓(xùn)班檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和服務(wù)水平。（二）檔案數(shù)字化1.對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，掃描分辨率應(yīng)符合國(guó)家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求，確保掃描圖像清晰可讀。2.對(duì)掃描后的電子檔案進(jìn)行圖像處理、數(shù)據(jù)掛接、目錄錄入等工作，建立完整的電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。3.在檔案數(shù)字化過(guò)程中，應(yīng)做好數(shù)據(jù)備份工作，確保電子檔案數(shù)據(jù)的安全。（三）信息系統(tǒng)功能1.檔案錄入與維護(hù)：實(shí)現(xiàn)檔案信息的在線錄入、修改、刪除等功能，確保檔案數(shù)據(jù)的及時(shí)更新和準(zhǔn)確。2.檔案檢索：提供多種檢索方式，如按檔案編號(hào)、名稱、日期、關(guān)鍵詞等進(jìn)行檢索，方便快捷地查找所需檔案信息。3.檔案借閱管理：實(shí)現(xiàn)檔案借閱申請(qǐng)、審批、登記、催還等功能，對(duì)檔案借閱情況進(jìn)行全程跟蹤管理。4.權(quán)限管理：設(shè)置不同的用戶角色和權(quán)限，確保只有授權(quán)人員才能訪問(wèn)和操作相應(yīng)的檔案信息。5.統(tǒng)計(jì)分析：對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，生成各類報(bào)表和圖表，為培訓(xùn)班管理決策提供數(shù)據(jù)支持。（四）數(shù)據(jù)安全與保密1.采取有效的數(shù)據(jù)安全防護(hù)措施，如防火墻、入侵檢測(cè)、數(shù)據(jù)加密等，防止檔案信息系統(tǒng)受到網(wǎng)絡(luò)攻擊和數(shù)據(jù)泄露。2.定期對(duì)檔案信息系統(tǒng)進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)存儲(chǔ)在不同的介質(zhì)上，并分別存放于不同的地點(diǎn)。3.嚴(yán)格控制檔案信息系統(tǒng)的用戶訪問(wèn)權(quán)限，對(duì)涉及重要檔案或機(jī)密檔案的操作進(jìn)行審計(jì)和記錄。八、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人和檔案管理人員組成，負(fù)責(zé)對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)檔案的保管期限、重要程度、歷史價(jià)值等因素，對(duì)到期檔案進(jìn)行全面審查和評(píng)估。2.對(duì)仍有查考利用價(jià)值的檔案，應(yīng)延長(zhǎng)保管期限；對(duì)已失去保存價(jià)值的檔案，應(yīng)提出銷毀意見(jiàn)。（三）銷毀程序1.檔案鑒定小組對(duì)擬銷