集團分公司檔案管理制度一、總則（一）目的為加強集團分公司檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在分公司各項工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于集團分公司及所屬各部門、各分支機構(gòu)。（三）檔案定義本制度所稱檔案是指分公司在各項工作活動中直接形成的具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：分公司檔案工作實行集中統(tǒng)一管理，由綜合管理部門負責(zé)檔案的收集、整理、保管、利用等工作。2.真實性原則：檔案應(yīng)如實反映分公司各項工作活動的真實情況，確保檔案內(nèi)容的真實性。3.完整性原則：檔案應(yīng)全面、系統(tǒng)地記錄分公司各項工作活動，保證檔案的完整性。4.保密性原則：對涉及分公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等重要檔案，應(yīng)嚴格保密，防止泄露。二、檔案管理機構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組成立以分公司總經(jīng)理為組長，各部門負責(zé)人為成員的檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，負責(zé)領(lǐng)導(dǎo)和協(xié)調(diào)分公司檔案管理工作，研究解決檔案管理工作中的重大問題。（二）綜合管理部門綜合管理部門是分公司檔案管理的職能部門，具體負責(zé)檔案管理工作，其主要職責(zé)如下：1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和集團公司的檔案管理制度。2.制定和完善分公司檔案管理制度，并組織實施。3.負責(zé)分公司各類檔案的收集、整理、保管、鑒定、銷毀等工作。4.建立健全分公司檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的信息化管理。5.組織開展檔案的開發(fā)利用工作，為分公司各項工作提供檔案信息服務(wù)。6.對所屬各部門、各分支機構(gòu)的檔案管理工作進行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。（三）各部門、各分支機構(gòu)各部門、各分支機構(gòu)應(yīng)指定專人負責(zé)本部門、本機構(gòu)的檔案管理工作，其主要職責(zé)如下：1.負責(zé)收集、整理本部門、本機構(gòu)在工作活動中形成的各類檔案，并定期移交綜合管理部門。2.嚴格執(zhí)行分公司檔案管理制度，確保本部門、本機構(gòu)檔案的安全和完整。3.積極配合綜合管理部門開展檔案的開發(fā)利用工作，為分公司各項工作提供支持。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.分公司在行政管理、生產(chǎn)經(jīng)營、技術(shù)研發(fā)、財務(wù)管理、人力資源管理等各項工作活動中形成的文件材料。2.分公司與外部單位簽訂的合同、協(xié)議、意向書等文件材料。3.分公司召開的各類會議形成的會議文件、記錄、紀要等材料。4.分公司獲得的榮譽證書、獎杯、獎牌等實物檔案。5.分公司人員在國內(nèi)外學(xué)習(xí)、培訓(xùn)、考察等活動中形成的文件材料。6.其他具有保存價值的文件材料。（二）收集要求1.各部門、各分支機構(gòu)應(yīng)明確檔案收集責(zé)任人，及時收集本部門、本機構(gòu)在工作活動中形成的各類檔案，并確保檔案的齊全、完整。2.對重要文件材料，應(yīng)實行“雙套制”歸檔，即同時保存紙質(zhì)檔案和電子檔案。3.檔案收集責(zé)任人應(yīng)按照檔案管理的要求，對收集的檔案進行初步整理，確保檔案的質(zhì)量。（三）整理原則檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。（四）整理方法1.分類：按照檔案的來源、時間、內(nèi)容等因素，將檔案分為行政管理類、生產(chǎn)經(jīng)營類、技術(shù)研發(fā)類、財務(wù)管理類、人力資源管理類等類別。2.編號：對每一類檔案進行編號，以便于管理和查找。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、名稱、日期、保管期限等信息。4.裝訂：對紙質(zhì)檔案進行裝訂，確保檔案的整齊、牢固。四、檔案的保管（一）保管場所1.綜合管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備等，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國家有關(guān)標準。（二）保管期限檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。1.永久保管的檔案：凡是反映分公司主要職能活動和歷史面貌的，對分公司有長遠利用價值的檔案，應(yīng)永久保管。2.長期保管的檔案：凡是反映分公司一般工作活動，在較長時間內(nèi)對分公司有查考利用價值的檔案，應(yīng)長期保管，保管期限為16年至50年。3.短期保管的檔案：凡是反映分公司短期工作活動，在較短時間內(nèi)對分公司有查考利用價值的檔案，應(yīng)短期保管，保管期限為1年至15年。（三）檔案保管要求1.對不同保管期限的檔案應(yīng)分別存放，便于管理和查找。2.定期對檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。3.對破損、褪色的檔案應(yīng)及時進行修復(fù)和復(fù)制。4.對電子檔案應(yīng)進行定期備份，確保電子檔案的安全。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立由綜合管理部門牽頭，各部門、各分支機構(gòu)相關(guān)人員參加的檔案鑒定小組，負責(zé)對到期檔案進行鑒定。（二）鑒定標準檔案鑒定應(yīng)根據(jù)檔案的保管期限和利用價值，按照國家有關(guān)標準和分公司檔案管理制度進行。（三）鑒定程序1.檔案鑒定小組對到期檔案進行逐卷審查，提出鑒定意見。2.綜合管理部門根據(jù)鑒定小組的意見，編制檔案銷毀清冊，報分公司檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組審批。3.經(jīng)分公司檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組批準后，由綜合管理部門組織實施檔案銷毀工作。（四）銷毀要求1.檔案銷毀應(yīng)采用適當?shù)姆绞竭M行，如焚燒、粉碎等，確保檔案信息的徹底銷毀。2.檔案銷毀過程中，應(yīng)指定專人負責(zé)監(jiān)銷，并在檔案銷毀清冊上簽字確認。3.檔案銷毀清冊應(yīng)永久保存。六、檔案的利用（一）利用范圍分公司內(nèi)部各部門、各分支機構(gòu)因工作需要，可以查閱、借閱本部門、本機構(gòu)形成的檔案。外部單位因工作需要查閱分公司檔案的，應(yīng)按照國家有關(guān)規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（二）利用程序1.查閱、借閱檔案應(yīng)填寫檔案查閱、借閱申請表，注明查閱、借閱的目的、內(nèi)容、期限等信息。2.申請表經(jīng)所在部門負責(zé)人簽字同意后，報綜合管理部門審批。3.綜合管理部門根據(jù)審批意見，為查閱、借閱人員提供檔案，并做好登記工作。4.查閱、借閱人員應(yīng)在規(guī)定的期限內(nèi)歸還檔案，如需延期，應(yīng)辦理延期手續(xù)。5.查閱、借閱人員應(yīng)嚴格遵守檔案管理制度，不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料，不得泄露檔案內(nèi)容。（三）利用方式1.檔案查閱：綜合管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案查閱室，為查閱人員提供必要的查閱條件。查閱人員可以在查閱室內(nèi)查閱檔案，但不得將檔案帶出查閱室。2.檔案借閱：因工作需要確需借閱檔案的，借閱期限一般不得超過15個工作日。借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上涂改、圈劃、批注等。七、檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標建立分公司檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用等功能，提高檔案管理工作的效率和水平。（二）信息化建設(shè)內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對分公司現(xiàn)有檔案進行數(shù)字化處理，建立檔案數(shù)據(jù)庫。2.檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)：開發(fā)檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的收集、整理、保管、鑒定、銷毀、利用等業(yè)務(wù)流程的信息化管理。3.網(wǎng)絡(luò)建設(shè)：建立檔案管理信息系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)平臺，實現(xiàn)檔案信息的共享和傳輸。（三）信息化管理要求1.加強檔案管理信息系統(tǒng)的安全防護，確保檔案信息的安全。2.定期對檔案管理信息系統(tǒng)進行維護和升級，保證系統(tǒng)的正常運行。3.對檔案管理人員進行信息化培訓(xùn)，提高其信息化管理水平。八、獎勵與處罰（一）獎勵對在檔案管理工作中表現(xiàn)突出的