無疫省防疫檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)無疫省防疫檔案管理，確保防疫工作中各類文件、資料的規(guī)范收集、整理、保管和有效利用，為防疫工作決策提供準(zhǔn)確依據(jù)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于無疫省范圍內(nèi)各級政府部門、企事業(yè)單位、社會組織等在防疫工作中形成的各類檔案管理。（三）基本原則1.真實性原則：檔案內(nèi)容必須真實反映防疫工作實際情況。2.完整性原則：全面收集防疫工作各環(huán)節(jié)產(chǎn)生的文件資料，確保檔案的完整性。3.規(guī)范性原則：按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范進(jìn)行檔案的整理、分類、編號、保管等操作。4.保密性原則：對涉及防疫工作機(jī)密的檔案嚴(yán)格保密，防止信息泄露。（四）管理職責(zé)1.檔案管理部門負(fù)責(zé)制定和完善防疫檔案管理制度，并組織實施。指導(dǎo)、監(jiān)督各部門防疫檔案的收集、整理、歸檔工作。集中保管防疫檔案，提供檔案查閱、借閱服務(wù)。定期對防疫檔案進(jìn)行鑒定、銷毀等處置。2.各部門負(fù)責(zé)本部門防疫文件資料的收集、整理，并及時移交檔案管理部門。明確專人負(fù)責(zé)防疫檔案工作，確保檔案工作的順利開展。配合檔案管理部門做好防疫檔案的管理工作，提供必要的支持和協(xié)助。二、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.上級文件：包括黨中央、國務(wù)院及上級政府部門下發(fā)的防疫政策、指令、通知等文件。2.本級文件：本級政府部門制定的防疫工作方案、預(yù)案、措施、報告等文件。3.會議資料：防疫工作相關(guān)會議的通知、議程、報告、決議、紀(jì)要等。4.統(tǒng)計報表：防疫工作中的各類數(shù)據(jù)統(tǒng)計報表，如疫情監(jiān)測數(shù)據(jù)、物資儲備數(shù)據(jù)等。5.應(yīng)急處置資料：疫情防控期間的應(yīng)急預(yù)案啟動、響應(yīng)、處置過程中的文件、記錄、照片、視頻等。6.物資管理資料：防疫物資的采購、儲備、發(fā)放、使用等記錄。7.人員管理資料：防疫工作人員的調(diào)配、培訓(xùn)、考核等資料。8.宣傳資料：防疫宣傳工作中的海報、標(biāo)語、宣傳冊、新聞報道等。9.其他資料：與防疫工作相關(guān)的其他有保存價值的文件、資料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)防疫文件資料的收集工作，確保文件資料的及時、完整收集。2.對于重要文件和緊急文件，應(yīng)優(yōu)先收集，并及時報送檔案管理部門。3.收集的文件資料應(yīng)保持原始狀態(tài)，不得擅自涂改、偽造。（三）整理方法1.分類：按照防疫工作的不同方面，將檔案分為綜合管理、疫情防控、物資保障、人員管理、宣傳教育等類別。每個類別下再根據(jù)具體內(nèi)容進(jìn)行細(xì)分。2.編號：為每份檔案編制唯一的編號，編號應(yīng)體現(xiàn)檔案的類別、年度、順序等信息。3.裝訂：對紙張較多、較厚的檔案進(jìn)行裝訂，確保整齊、牢固。4.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、保管期限等信息，便于查詢和管理。三、檔案的保管（一）保管場所1.應(yīng)設(shè)立專門的防疫檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件。2.庫房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如空調(diào)、除濕機(jī)、消防器材、防蟲藥品等。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案：按照檔案類別、年度、編號順序排列上架存放。2.電子檔案：采用光盤、硬盤等存儲介質(zhì)進(jìn)行備份，并建立電子檔案目錄，便于檢索。電子檔案應(yīng)定期進(jìn)行數(shù)據(jù)維護(hù)，確保數(shù)據(jù)的完整性和安全性。（三）保管期限1.永久保管：對于具有重要歷史價值、法律依據(jù)或長期查考利用價值的檔案，如防疫工作中的重大決策文件、重要疫情事件記錄等，應(yīng)永久保管。2.定期保管：其他防疫檔案根據(jù)其重要程度和利用價值確定保管期限，一般分為30年、10年等。保管期限屆滿后，經(jīng)鑒定確無保存價值的檔案，可按照規(guī)定進(jìn)行銷毀。（四）檔案清查1.檔案管理部門應(yīng)定期對防疫檔案進(jìn)行清查，每年至少進(jìn)行一次全面清查，確保檔案的數(shù)量、質(zhì)量和保管狀況準(zhǔn)確無誤。2.清查過程中發(fā)現(xiàn)檔案丟失、損壞等情況，應(yīng)及時查明原因，并采取相應(yīng)的補(bǔ)救措施。四、檔案的利用（一）查閱1.本單位工作人員因工作需要查閱防疫檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。2.外單位人員查閱防疫檔案的，需持有單位介紹信，并經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。查閱時應(yīng)在檔案管理部門指定的地點進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出。3.查閱檔案時，應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損等。如需復(fù)印檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（二）借閱1.因特殊情況需要借閱防疫檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，詳細(xì)說明借閱理由和借閱期限，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，方可借閱。2.借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、傳播檔案內(nèi)容。借閱期滿后，應(yīng)及時歸還檔案。（三）檔案利用登記檔案管理部門應(yīng)對檔案的查閱、借閱情況進(jìn)行詳細(xì)登記，包括查閱（借閱）日期、查閱（借閱）人、檔案名稱、查閱（借閱）目的、歸還日期等信息，以便跟蹤檔案的利用情況。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立防疫檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人及檔案管理人員組成，負(fù)責(zé)對到期檔案進(jìn)行鑒定。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)檔案的保管期限和實際利用價值，對檔案進(jìn)行鑒定。2.對于已失去保存價值的檔案，經(jīng)鑒定小組審核批準(zhǔn)后，予以銷毀。（三）銷毀程序1.檔案管理部門編制《檔案銷毀清冊》，詳細(xì)列出擬銷毀檔案的名稱、編號、日期、保管期限等信息。2.《檔案銷毀清冊》經(jīng)鑒定小組組長簽字確認(rèn)后，報單位分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.批準(zhǔn)后的《檔案銷毀清冊》一式兩份，一份由檔案管理部門留存，一份交銷毀執(zhí)行部門。4.銷毀執(zhí)行部門按照《檔案銷毀清冊》的要求，對檔案進(jìn)行銷毀。銷毀過程中應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)督，確保檔案徹底銷毀。5.銷毀完畢后，銷毀執(zhí)行部門應(yīng)在《檔案銷毀清冊》上注明銷毀日期，并由監(jiān)銷人簽字確認(rèn)?！稒n案銷毀清冊》應(yīng)永久保存。六、檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立防疫檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用等功能。2.提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平，為防疫工作提供更加便捷、高效的檔案信息支持。（二）信息化管理內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對紙質(zhì)防疫檔案進(jìn)行掃描、錄入，形成電子檔案，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲。2.系統(tǒng)建設(shè)：開發(fā)或選用適合防疫檔案管理的信息化系統(tǒng)，具備檔案錄入、查詢、借閱、統(tǒng)計、鑒定、銷毀等功能模塊。3.數(shù)據(jù)安全管理：采取數(shù)據(jù)備份、加密、訪問控制等措施，確保電子檔案數(shù)據(jù)的安全。（三）信息化管理要求1.檔案管理部門應(yīng)配備必要的信息化設(shè)備和專業(yè)技術(shù)人員，負(fù)責(zé)防疫檔案信息化管理系統(tǒng)的運行和維護(hù)。2.加強(qiáng)對檔案管理人員的信息化培