工程資料電子化管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司工程資料電子化管理，規(guī)范工程資料的形成、積累、整理、歸檔和利用，確保工程資料的真實(shí)性、完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性，提高工程管理效率和質(zhì)量，依據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有工程項(xiàng)目的資料電子化管理工作，包括工程前期文件、施工過(guò)程文件、竣工驗(yàn)收文件等各類(lèi)與工程建設(shè)相關(guān)的資料。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：工程資料應(yīng)如實(shí)反映工程建設(shè)的實(shí)際情況，不得偽造、篡改。2.完整性原則：涵蓋工程建設(shè)全過(guò)程的各類(lèi)資料，確保資料齊全、完整。3.準(zhǔn)確性原則：資料內(nèi)容應(yīng)準(zhǔn)確無(wú)誤，數(shù)據(jù)計(jì)算、文字表述等符合規(guī)范要求。4.系統(tǒng)性原則：按照工程建設(shè)的流程和內(nèi)在邏輯，對(duì)資料進(jìn)行科學(xué)分類(lèi)、有序整理，形成系統(tǒng)的檔案體系。5.及時(shí)性原則：工程資料應(yīng)隨工程進(jìn)度同步形成，及時(shí)整理歸檔，不得積壓。二、管理職責(zé)（一）公司工程管理部門(mén)1.負(fù)責(zé)制定和完善工程資料電子化管理制度，并組織實(shí)施。2.指導(dǎo)和監(jiān)督各項(xiàng)目組工程資料的收集、整理、歸檔工作，定期進(jìn)行檢查和考核。3.負(fù)責(zé)公司工程資料電子化管理系統(tǒng)的建設(shè)、維護(hù)和升級(jí)，確保系統(tǒng)的安全穩(wěn)定運(yùn)行。4.組織對(duì)工程資料的電子化成果進(jìn)行審核，對(duì)不符合要求的資料提出整改意見(jiàn)。（二）項(xiàng)目組1.負(fù)責(zé)本項(xiàng)目工程資料的收集、整理、審核和歸檔工作，確保資料的真實(shí)性、完整性和準(zhǔn)確性。2.明確項(xiàng)目資料員，負(fù)責(zé)具體的資料管理工作，按照公司規(guī)定的流程和標(biāo)準(zhǔn)，及時(shí)將工程資料錄入電子化管理系統(tǒng)。3.配合公司工程管理部門(mén)的檢查和考核工作，對(duì)提出的問(wèn)題及時(shí)進(jìn)行整改。（三）其他部門(mén)1.各部門(mén)應(yīng)按照職責(zé)分工，負(fù)責(zé)提供與本部門(mén)工作相關(guān)的工程資料，并確保資料的質(zhì)量。2.在工程建設(shè)過(guò)程中，積極配合項(xiàng)目組做好資料的收集和整理工作，為工程資料電子化管理提供支持。三、工程資料分類(lèi)與編號(hào)（一）分類(lèi)工程資料按照工程建設(shè)階段和資料性質(zhì)分為以下幾類(lèi)：1.工程前期文件：包括項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)、可行性研究報(bào)告、環(huán)境影響評(píng)價(jià)報(bào)告、建設(shè)用地規(guī)劃許可證、建設(shè)工程規(guī)劃許可證等。2.施工管理文件：涵蓋施工組織設(shè)計(jì)、施工方案、技術(shù)交底、工程變更通知、施工日志等。3.施工技術(shù)文件：如施工圖紙會(huì)審記錄、工程測(cè)量記錄、材料檢驗(yàn)報(bào)告、隱蔽工程驗(yàn)收記錄、分項(xiàng)分部工程質(zhì)量驗(yàn)收記錄等。4.施工物資資料：包括原材料、構(gòu)配件、設(shè)備等的質(zhì)量證明文件、進(jìn)場(chǎng)檢驗(yàn)記錄、復(fù)試報(bào)告等。5.施工記錄文件：如地基與基礎(chǔ)工程施工記錄、主體結(jié)構(gòu)工程施工記錄、設(shè)備安裝工程施工記錄等。6.施工試驗(yàn)檢測(cè)資料：各類(lèi)材料、構(gòu)配件、設(shè)備的試驗(yàn)檢測(cè)報(bào)告，以及工程實(shí)體的功能性試驗(yàn)檢測(cè)報(bào)告等。7.工程質(zhì)量驗(yàn)收文件：?jiǎn)挝唬ㄗ訂挝唬┕こ藤|(zhì)量竣工驗(yàn)收記錄、分部（子分部）工程質(zhì)量驗(yàn)收記錄、分項(xiàng)工程質(zhì)量驗(yàn)收記錄、檢驗(yàn)批質(zhì)量驗(yàn)收記錄等。8.竣工驗(yàn)收文件：工程竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、工程竣工備案表、工程質(zhì)量保修書(shū)等。（二）編號(hào)工程資料編號(hào)應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性、實(shí)用性原則，便于資料的分類(lèi)檢索和管理。編號(hào)由工程名稱(chēng)代碼、資料類(lèi)別代碼、年份代碼、順序號(hào)等部分組成，具體編號(hào)規(guī)則如下：1.工程名稱(chēng)代碼：采用項(xiàng)目名稱(chēng)的漢語(yǔ)拼音首字母縮寫(xiě)，如“XX項(xiàng)目”則表示為“XX”。2.資料類(lèi)別代碼：根據(jù)上述資料分類(lèi)，分別用不同的兩位數(shù)字表示，如“工程前期文件”表示為“01”，“施工管理文件”表示為“02”等。3.年份代碼：采用公元紀(jì)年的后兩位數(shù)字，如2023年表示為“23”。4.順序號(hào)：按照資料形成的先后順序，從001開(kāi)始依次編號(hào)。例如，XX項(xiàng)目2023年形成的第5份施工管理文件的編號(hào)為：XX0223005。四、工程資料電子化流程（一）資料收集1.項(xiàng)目資料員應(yīng)及時(shí)收集工程建設(shè)過(guò)程中產(chǎn)生的各類(lèi)資料，包括紙質(zhì)文件和電子文件。紙質(zhì)文件應(yīng)確保字跡清晰、內(nèi)容完整，電子文件應(yīng)格式規(guī)范、命名準(zhǔn)確。2.對(duì)于外來(lái)文件，如設(shè)計(jì)圖紙、技術(shù)規(guī)范等，應(yīng)進(jìn)行登記、簽收，并妥善保管。3.在資料收集過(guò)程中，應(yīng)注意資料的真實(shí)性和完整性，對(duì)不符合要求的資料及時(shí)退回相關(guān)部門(mén)或人員進(jìn)行補(bǔ)充、修正。（二）資料整理1.項(xiàng)目資料員對(duì)收集到的資料進(jìn)行分類(lèi)整理，按照本制度規(guī)定的分類(lèi)和編號(hào)規(guī)則，對(duì)資料進(jìn)行編號(hào)、編目，并建立資料臺(tái)賬。2.對(duì)紙質(zhì)資料進(jìn)行掃描或拍照，轉(zhuǎn)換為電子文件格式。掃描分辨率應(yīng)不低于300dpi，確保圖像清晰可讀。電子文件應(yīng)采用常用的辦公軟件格式，如PDF、DOC、XLS等，便于長(zhǎng)期保存和查閱。3.在整理資料過(guò)程中，應(yīng)對(duì)資料內(nèi)容進(jìn)行審核，確保資料的準(zhǔn)確性和規(guī)范性。對(duì)于存在問(wèn)題的資料，應(yīng)及時(shí)與相關(guān)人員溝通，進(jìn)行修改完善。（三）資料錄入1.將整理好的電子資料錄入公司工程資料電子化管理系統(tǒng)。錄入時(shí)應(yīng)確保數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無(wú)誤，與紙質(zhì)資料內(nèi)容一致。2.在系統(tǒng)中按照資料類(lèi)別和編號(hào)進(jìn)行分類(lèi)存儲(chǔ)，建立資料索引，方便快速檢索和查詢(xún)。3.對(duì)于重要資料，應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，備份介質(zhì)可采用光盤(pán)、移動(dòng)硬盤(pán)等，并定期進(jìn)行檢查和更新，確保數(shù)據(jù)安全。（四）資料審核1.項(xiàng)目組負(fù)責(zé)人對(duì)錄入系統(tǒng)的工程資料進(jìn)行初審，重點(diǎn)審核資料的完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性，確保資料符合要求。2.公司工程管理部門(mén)對(duì)項(xiàng)目組提交的資料進(jìn)行復(fù)審，對(duì)重要資料或存在疑問(wèn)的資料進(jìn)行實(shí)地核查。復(fù)審合格后，在系統(tǒng)中進(jìn)行確認(rèn)。3.對(duì)于審核不通過(guò)的資料，項(xiàng)目組應(yīng)根據(jù)審核意見(jiàn)及時(shí)進(jìn)行整改，重新提交審核，直至審核通過(guò)為止。（五）資料歸檔1.經(jīng)審核通過(guò)的工程資料，由項(xiàng)目資料員按照檔案管理的要求，進(jìn)行裝訂成冊(cè)（紙質(zhì)資料）或刻錄光盤(pán)（電子資料），并填寫(xiě)檔案盒封面、脊背等相關(guān)信息。2.將裝訂好的紙質(zhì)檔案和刻錄好的電子檔案移交公司檔案室統(tǒng)一保管。檔案室應(yīng)建立檔案接收臺(tái)賬，對(duì)檔案的名稱(chēng)、數(shù)量、移交時(shí)間等進(jìn)行詳細(xì)記錄。3.檔案室應(yīng)對(duì)歸檔的工程資料進(jìn)行分類(lèi)上架存放，建立檔案檢索目錄，便于檔案的查閱和利用。五、工程資料電子化管理系統(tǒng)（一）系統(tǒng)功能1.資料錄入與編輯：支持多種格式電子文件的上傳和錄入，具備資料內(nèi)容的在線(xiàn)編輯功能，方便對(duì)資料進(jìn)行修改和完善。2.分類(lèi)檢索：按照工程資料的分類(lèi)和編號(hào)規(guī)則，提供靈活的檢索方式，能夠快速定位和查詢(xún)所需資料。3.權(quán)限管理：設(shè)置不同的用戶(hù)角色和權(quán)限，確保只有授權(quán)人員才能訪(fǎng)問(wèn)和操作相關(guān)資料，保證資料的安全性和保密性。4.版本控制：記錄資料的版本信息，對(duì)資料的修改歷史進(jìn)行跟蹤，防止誤操作和資料丟失。5.備份與恢復(fù)：定期對(duì)系統(tǒng)中的工程資料進(jìn)行備份，并提供數(shù)據(jù)恢復(fù)功能，以應(yīng)對(duì)可能出現(xiàn)的數(shù)據(jù)丟失或損壞情況。6.統(tǒng)計(jì)分析：能夠?qū)こ藤Y料的數(shù)量、類(lèi)型、分布等進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，為工程管理決策提供數(shù)據(jù)支持。（二）系統(tǒng)維護(hù)1.公司工程管理部門(mén)負(fù)責(zé)工程資料電子化管理系統(tǒng)的日常維護(hù)工作，包括系統(tǒng)的運(yùn)行監(jiān)控、故障排除、數(shù)據(jù)備份等。2.定期對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行升級(jí)和優(yōu)化，以適應(yīng)公司工程管理業(yè)務(wù)的發(fā)展和變化，提高系統(tǒng)的性能和功能。3.加強(qiáng)系統(tǒng)的安全防護(hù)，設(shè)置防火墻、入侵檢測(cè)系統(tǒng)等安全措施，防止網(wǎng)絡(luò)攻擊和數(shù)據(jù)泄露。對(duì)系統(tǒng)用戶(hù)的賬號(hào)和密碼進(jìn)行嚴(yán)格管理，定期更換密碼，確保系統(tǒng)安全運(yùn)行。六、工程資料的利用與保密（一）利用1.公司內(nèi)部各部門(mén)因工作需要查閱工程資料時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)《工程資料查閱申請(qǐng)表》，注明查閱資料的名稱(chēng)、用途、查閱時(shí)間等信息，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交公司檔案室。2.檔案室根據(jù)申請(qǐng)表，為查閱人員提供相應(yīng)的資料，并做好查閱記錄。查閱記錄應(yīng)包括查閱時(shí)間、查閱人員、查閱資料名稱(chēng)等內(nèi)容。3.查閱人員應(yīng)在指定地點(diǎn)查閱資料，不得擅自將資料帶出檔案室或進(jìn)行復(fù)制、傳播。如需復(fù)制資料，應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定辦理審批手續(xù)。4.工程資料主要用于工程建設(shè)管理、質(zhì)量追溯、竣工驗(yàn)收、后期維護(hù)等工作，未經(jīng)公司批準(zhǔn)，不得用于其他用途。（二）保密1.工程資料涉及公司的商業(yè)秘密和技術(shù)機(jī)密，所有參與工程資料管理的人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得泄露資料內(nèi)容。2.對(duì)工程資料電子化管理系統(tǒng)設(shè)置嚴(yán)格的訪(fǎng)問(wèn)權(quán)限，限制無(wú)關(guān)人員的訪(fǎng)問(wèn)。對(duì)涉及機(jī)密的資料，應(yīng)進(jìn)行加密存儲(chǔ)和傳輸。3.在對(duì)外提供工程資料時(shí)，應(yīng)按照公司規(guī)定進(jìn)行審批，確保資料的提供符合法律法規(guī)和公司利益要求，防止資料泄露。4.如發(fā)現(xiàn)工程資料有泄露跡象或已經(jīng)泄露，應(yīng)立即采取措施進(jìn)行處理，并及時(shí)報(bào)告公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)。對(duì)造成資料泄露的責(zé)任人，將依法依規(guī)追究責(zé)任。七、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司工程管理部門(mén)定期對(duì)各項(xiàng)目組的工程資料電子化管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括資料的收集、整理、錄入、審核、歸檔等環(huán)節(jié)是否符合本制度要求。2.監(jiān)督檢查可采用現(xiàn)場(chǎng)檢查、系統(tǒng)抽查等方式進(jìn)行?，F(xiàn)場(chǎng)檢查時(shí)，應(yīng)查閱紙質(zhì)資料和電子化管理系統(tǒng)中的資料記錄，核對(duì)資料的完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性。系統(tǒng)抽查時(shí)，應(yīng)檢查資料錄入的及時(shí)性、數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性等。3.對(duì)監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知書(shū)，要求項(xiàng)目組限期整改。整改完成后，進(jìn)行復(fù)查，確保問(wèn)題得到徹底解決。（二）考核評(píng)價(jià)1.建立工程資料電子化管理工作考核評(píng)價(jià)機(jī)制，對(duì)各項(xiàng)目組的資料管理