宿遷采購計算機管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范宿遷地區(qū)計算機采購管理工作，確保采購的計算機設(shè)備符合公司/組織業(yè)務(wù)需求，提高設(shè)備使用效益，加強采購過程的內(nèi)部控制，防范采購風險，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于宿遷地區(qū)公司/組織內(nèi)部各部門因工作需要采購計算機設(shè)備及相關(guān)配件、軟件等的活動。（三）基本原則1.合規(guī)性原則：采購活動必須遵守國家法律法規(guī)及相關(guān)行業(yè)標準，確保采購行為合法合規(guī)。2.需求導(dǎo)向原則：根據(jù)各部門實際工作需求，合理確定采購計算機的規(guī)格、性能、數(shù)量等，避免盲目采購。3.性價比原則：在滿足業(yè)務(wù)需求的前提下，通過合理的采購流程和談判策略，降低采購成本，提高資金使用效益。4.責任明確原則：明確采購過程中各環(huán)節(jié)的職責和權(quán)限，確保采購工作有序進行，責任可追溯。二、采購需求管理（一）需求提出1.各部門根據(jù)業(yè)務(wù)發(fā)展、工作任務(wù)變化等實際情況，定期評估本部門計算機設(shè)備的使用狀況和更新需求。2.如需采購新的計算機設(shè)備，由部門負責人填寫《計算機采購申請表》，詳細說明采購原因、設(shè)備用途、所需配置（包括處理器、內(nèi)存、硬盤容量、顯卡等）、數(shù)量、預(yù)計使用年限等信息，并提交至公司/組織的采購管理部門。（二）需求審核1.采購管理部門收到《計算機采購申請表》后，組織相關(guān)技術(shù)人員對需求進行初步審核。2.審核內(nèi)容包括需求的合理性、必要性，配置的適用性、兼容性，以及預(yù)算的可行性等。對于不符合要求或不合理的需求，采購管理部門應(yīng)與申請部門溝通，提出修改意見或建議。3.經(jīng)技術(shù)審核通過的采購申請，提交至公司/組織的預(yù)算管理部門，審核其是否在預(yù)算范圍內(nèi)。如超出預(yù)算，需按照公司/組織的預(yù)算調(diào)整流程進行處理。（三）需求變更1.在采購過程中，如因業(yè)務(wù)發(fā)展等原因需要變更采購需求，申請部門應(yīng)及時填寫《計算機采購需求變更申請表》，詳細說明變更內(nèi)容及原因。2.采購管理部門收到變更申請后，重新組織技術(shù)審核和預(yù)算審核，審核通過后按照變更后的需求繼續(xù)采購流程。三、采購流程（一）采購計劃制定1.根據(jù)審核通過的采購申請，采購管理部門制定計算機采購計劃。采購計劃應(yīng)明確采購項目名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、預(yù)算金額、預(yù)計采購時間等內(nèi)容。2.將采購計劃提交至公司/組織的領(lǐng)導(dǎo)審批，經(jīng)批準后的采購計劃作為后續(xù)采購工作的依據(jù)。（二）供應(yīng)商選擇與管理1.采購管理部門通過多種渠道收集計算機設(shè)備供應(yīng)商信息，建立供應(yīng)商庫。供應(yīng)商應(yīng)具備合法經(jīng)營資質(zhì)、良好的商業(yè)信譽、較強的技術(shù)實力和售后服務(wù)能力。2.根據(jù)采購需求，從供應(yīng)商庫中篩選出若干潛在供應(yīng)商，并向其發(fā)送采購詢價單。詢價單應(yīng)包含采購設(shè)備的詳細規(guī)格、性能要求、數(shù)量、交貨時間、售后服務(wù)等內(nèi)容。3.收到供應(yīng)商報價后，采購管理部門組織相關(guān)人員對報價進行評審。評審內(nèi)容包括價格、產(chǎn)品質(zhì)量、售后服務(wù)、交貨期等。綜合比較各供應(yīng)商的優(yōu)勢和劣勢，選擇最優(yōu)供應(yīng)商。4.與選定的供應(yīng)商簽訂采購合同。采購合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括設(shè)備規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨時間、交貨地點、質(zhì)量標準、售后服務(wù)條款等內(nèi)容。合同簽訂前，需經(jīng)公司/組織的法務(wù)部門審核，確保合同合法合規(guī)。（三）采購執(zhí)行1.采購合同簽訂后，采購管理部門及時跟蹤供應(yīng)商的生產(chǎn)進度和交貨情況。對于大型采購項目，可要求供應(yīng)商定期提供項目進展報告。2.供應(yīng)商按照合同約定的時間和地點將計算機設(shè)備交付至公司/組織指定地點。采購管理部門組織相關(guān)人員進行驗收，驗收內(nèi)容包括設(shè)備數(shù)量、規(guī)格型號、外觀質(zhì)量、性能指標等。3.對于驗收合格的設(shè)備，辦理入庫手續(xù)，并填寫《計算機設(shè)備入庫單》。入庫單應(yīng)注明設(shè)備名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、供應(yīng)商名稱、入庫時間等信息。對于驗收不合格的設(shè)備，按照合同約定及時與供應(yīng)商溝通，要求其更換或采取其他補救措施。（四）付款管理1.采購管理部門根據(jù)采購合同和驗收情況，填寫《計算機采購付款申請表》，提交至公司/組織的財務(wù)部門。付款申請表應(yīng)包含采購合同編號、供應(yīng)商名稱、采購金額、已付款金額、本次申請付款金額等信息。2.財務(wù)部門對付款申請進行審核，審核內(nèi)容包括合同條款、驗收情況、發(fā)票開具等。審核通過后，按照公司/組織的財務(wù)管理制度辦理付款手續(xù)。四、采購風險管理（一）風險識別與評估1.采購管理部門定期對計算機采購過程中的風險進行識別和評估。風險識別應(yīng)涵蓋采購需求不準確、供應(yīng)商選擇不當、合同簽訂不規(guī)范、驗收不嚴格、付款風險等方面。2.根據(jù)風險發(fā)生的可能性和影響程度，對識別出的風險進行評估，確定風險等級。（二）風險應(yīng)對措施1.對于需求不準確的風險，加強需求審核環(huán)節(jié)，與申請部門充分溝通，確保采購需求明確、合理。2.針對供應(yīng)商選擇不當?shù)娘L險，完善供應(yīng)商篩選和評審機制，增加對供應(yīng)商的實地考察和信用評估。3.為防范合同簽訂不規(guī)范的風險，嚴格執(zhí)行合同審核制度，確保合同條款完整、準確、合法。4.對于驗收不嚴格的風險，制定詳細的驗收標準和流程，加強驗收人員培訓(xùn)，確保驗收工作嚴格執(zhí)行。5.為降低付款風險，加強財務(wù)審核，嚴格按照合同約定付款，及時跟蹤發(fā)票開具情況。五、采購監(jiān)督與審計（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司/組織內(nèi)部設(shè)立獨立的監(jiān)督部門，對計算機采購活動進行全過程監(jiān)督。監(jiān)督內(nèi)容包括采購流程的執(zhí)行情況、采購人員的履職情況、采購合同的簽訂與執(zhí)行情況等。2.監(jiān)督部門定期對采購項目進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。（二）內(nèi)部審計1.定期開展計算機采購內(nèi)部審計工作，對采購活動的合法性、合規(guī)性、效益性進行全面審查。2.審計內(nèi)容包括采購需求的合理性、采購流程的規(guī)范性、供應(yīng)商選擇的公正性、合同簽訂與執(zhí)行情況、資金使用效益等。3.根據(jù)審計結(jié)果，提出改進建議和措施，促進采購管理水平的提升。六、采購檔案管理（一）檔案收集1.采購管理部門負責收集計算機采購過程中形成的各類文件和資料，包括采購申請表、采購計劃、詢價單、報價單、采購合同、驗收報告、付款憑證、發(fā)票等。2.確保檔案資料的完整性和準確性，對缺失或不完整的資料及時進行補充和完善。（二）檔案整理與歸檔1.按照檔案管理的相關(guān)規(guī)定，對收集到的檔案資料進行分類整理。分類可按照采購項目、文件類型等進行，便于查找和管理。2.將整理好的檔案資料裝訂成冊，編制檔案目錄，注明檔案名稱、編號、日期、保管期限等信息，并及時歸檔至公司/組織的檔案管理部門。（三）檔案保管與查閱1.檔案管理部門按照規(guī)定的保管期限對采購檔案進行妥善保管，確保檔案的安全和完整。2.因工作需要查閱采購檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)相關(guān)部門負責人批準后，方可查閱。查閱過程中，不得擅自涂