合同管理制度會(huì)議紀(jì)要一、會(huì)議背景

本次會(huì)議旨在討論和制定公司合同管理制度，以規(guī)范公司合同簽訂、履行、變更和終止等環(huán)節(jié)，確保公司合法權(quán)益不受侵害，提高合同管理效率和風(fēng)險(xiǎn)控制能力。會(huì)議于2023年3月15日下午2點(diǎn)在公司會(huì)議室召開，參會(huì)人員包括公司總經(jīng)理、各部門負(fù)責(zé)人及合同管理人員。

二、會(huì)議議程

1.審閱現(xiàn)行合同管理制度及流程；

2.討論合同簽訂、履行、變更和終止等方面的具體要求；

3.明確合同管理職責(zé)分工及權(quán)限；

4.制定合同風(fēng)險(xiǎn)防控措施；

5.評(píng)估合同管理制度實(shí)施效果及改進(jìn)措施；

6.審議并批準(zhǔn)新的合同管理制度；

7.明確合同管理培訓(xùn)計(jì)劃；

8.安排合同管理制度的宣貫和執(zhí)行；

9.討論合同管理信息系統(tǒng)建設(shè)；

10.討論合同管理工作中存在的問題及解決方案。

三、現(xiàn)行合同管理制度及流程審閱

會(huì)議開始，由法務(wù)部負(fù)責(zé)人對(duì)現(xiàn)行合同管理制度及流程進(jìn)行了詳細(xì)審閱。內(nèi)容包括合同簽訂前的審批流程、合同文本的編制與審核、合同簽訂后的備案管理、合同履行過程中的監(jiān)督與檢查，以及合同變更和終止的審批程序。審閱過程中，各部門負(fù)責(zé)人針對(duì)制度中的具體條款提出了疑問和建議，例如合同審批權(quán)限的劃分、合同履行中的風(fēng)險(xiǎn)控制點(diǎn)、以及合同信息系統(tǒng)的應(yīng)用等。法務(wù)部負(fù)責(zé)人對(duì)提出的問題進(jìn)行了逐一解答，并對(duì)制度中需要調(diào)整和完善的部分進(jìn)行了記錄。

四、合同簽訂、履行、變更和終止要求討論

在會(huì)議的下一環(huán)節(jié)，與會(huì)人員就合同簽訂、履行、變更和終止等方面的具體要求進(jìn)行了深入討論。討論內(nèi)容包括：

1.合同簽訂前的盡職調(diào)查和風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估；

2.合同條款的明確性和完整性，確保雙方權(quán)益；

3.合同履行過程中的溝通機(jī)制和變更控制流程；

4.合同變更的審批程序和記錄要求；

5.合同終止的條件和程序，包括違約責(zé)任和爭(zhēng)議解決方式；

6.合同履行中的財(cái)務(wù)管理，包括付款條件、發(fā)票管理及支付流程；

7.合同檔案的管理和保密要求；

8.合同執(zhí)行中的合規(guī)性檢查和監(jiān)督。

各部門負(fù)責(zé)人根據(jù)自身業(yè)務(wù)特點(diǎn)，分享了在實(shí)際操作中遇到的問題和挑戰(zhàn)，并提出了相應(yīng)的改進(jìn)建議。會(huì)議記錄了所有討論要點(diǎn)，為后續(xù)制定新的合同管理制度提供了參考。

五、合同管理職責(zé)分工及權(quán)限明確

在會(huì)議的五項(xiàng)議程中，與會(huì)者共同探討了合同管理的職責(zé)分工及權(quán)限劃分。以下是會(huì)議達(dá)成的主要共識(shí)：

1.明確合同管理部門的職責(zé)，包括合同起草、審核、簽訂、履行、變更和終止等環(huán)節(jié)的全過程管理。

2.設(shè)立合同審批委員會(huì)，負(fù)責(zé)合同簽訂前的審核和審批工作，確保合同內(nèi)容合法、合規(guī)。

3.規(guī)定合同簽訂人的權(quán)限，包括合同起草人的權(quán)限范圍和合同簽訂人的簽署權(quán)限。

4.設(shè)立合同執(zhí)行監(jiān)控小組，負(fù)責(zé)監(jiān)督合同履行情況，確保合同條款得到有效執(zhí)行。

5.規(guī)定合同變更的審批流程，明確變更申請(qǐng)、審批和實(shí)施的責(zé)任人。

6.制定合同終止的審批流程，確保在合同終止時(shí)，所有相關(guān)手續(xù)得到妥善處理。

7.明確合同檔案管理人員的職責(zé)，包括合同檔案的收集、整理、歸檔和保管。

8.規(guī)定合同信息的保密要求，確保合同內(nèi)容的安全和保密性。

六、合同風(fēng)險(xiǎn)防控措施制定

會(huì)議第六項(xiàng)議程聚焦于合同風(fēng)險(xiǎn)防控措施的制定。以下為會(huì)議討論并確定的措施：

1.建立風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估機(jī)制，對(duì)合同簽訂前的潛在風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行評(píng)估，包括市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)、法律風(fēng)險(xiǎn)、財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)等。

2.實(shí)施合同審查制度，由專業(yè)法律團(tuán)隊(duì)對(duì)合同條款進(jìn)行全面審查，確保合同內(nèi)容的合法性和合理性。

3.設(shè)立合同履行監(jiān)控點(diǎn)，定期對(duì)合同執(zhí)行情況進(jìn)行跟蹤，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并解決履行過程中的問題。

4.制定違約責(zé)任條款，明確合同雙方的違約責(zé)任，包括賠償標(biāo)準(zhǔn)、違約金計(jì)算等。

5.建立合同爭(zhēng)議解決機(jī)制，包括協(xié)商、調(diào)解、仲裁和訴訟等途徑，確保爭(zhēng)議能夠得到及時(shí)有效解決。

6.加強(qiáng)合同信息安全保護(hù)，采取技術(shù)和管理措施，防止合同信息泄露和濫用。

7.定期對(duì)合同管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，提高其風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別和防范能力。

8.設(shè)立合同風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警系統(tǒng)，對(duì)合同履行過程中可能出現(xiàn)的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控和預(yù)警。

9.建立合同風(fēng)險(xiǎn)案例庫(kù)，收集和整理歷史合同風(fēng)險(xiǎn)案例，為今后的合同管理提供參考和借鑒。

10.強(qiáng)化合同執(zhí)行監(jiān)督，確保合同條款得到嚴(yán)格執(zhí)行，降低合同風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的可能性。

七、合同管理制度實(shí)施效果評(píng)估及改進(jìn)

在會(huì)議的第七項(xiàng)議程中，與會(huì)者對(duì)合同管理制度實(shí)施效果進(jìn)行了評(píng)估，并討論了可能的改進(jìn)措施。以下是會(huì)議的主要討論內(nèi)容：

1.分析現(xiàn)有管理制度在實(shí)際操作中的執(zhí)行情況，包括合同簽訂、履行、變更和終止等環(huán)節(jié)的執(zhí)行效率。

2.評(píng)估合同管理流程中是否存在瓶頸，以及這些瓶頸對(duì)合同管理效率的影響。

3.考察合同管理制度在風(fēng)險(xiǎn)控制方面的效果，包括是否有效降低了合同風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的概率。

4.收集各部門對(duì)合同管理制度的反饋意見，了解制度實(shí)施過程中遇到的具體問題和困難。

5.分析合同管理信息系統(tǒng)運(yùn)行情況，評(píng)估其對(duì)于提高管理效率和降低人工錯(cuò)誤的作用。

6.評(píng)估合同管理制度對(duì)提高公司整體運(yùn)營(yíng)效率和降低成本的影響。

7.根據(jù)評(píng)估結(jié)果，制定針對(duì)性的改進(jìn)措施，包括流程優(yōu)化、制度修訂、培訓(xùn)加強(qiáng)等。

8.確定改進(jìn)措施的實(shí)施時(shí)間和責(zé)任人，確保改進(jìn)措施能夠得到有效執(zhí)行。

9.設(shè)立跟蹤機(jī)制，定期對(duì)改進(jìn)措施的效果進(jìn)行評(píng)估，確保持續(xù)改進(jìn)的循環(huán)進(jìn)行。

10.制定應(yīng)急預(yù)案，針對(duì)可能出現(xiàn)的合同管理風(fēng)險(xiǎn)，提前準(zhǔn)備應(yīng)對(duì)策略。

八、新合同管理制度的審議與批準(zhǔn)

會(huì)議進(jìn)入第八項(xiàng)議程，與會(huì)人員對(duì)新制定的合同管理制度進(jìn)行了審議。以下是審議過程中的關(guān)鍵內(nèi)容：

1.各部門負(fù)責(zé)人就新制度的具體條款進(jìn)行了詳細(xì)討論，對(duì)制度的可行性和適用性提出了意見。

2.審議了新制度中對(duì)合同簽訂、履行、變更和終止等方面的具體要求，確保制度內(nèi)容全面、明確。

3.對(duì)合同管理職責(zé)分工及權(quán)限劃分進(jìn)行了審查，確保各部門之間的合作順暢，權(quán)限清晰。

4.評(píng)估了新制度中的風(fēng)險(xiǎn)防控措施，確保能夠有效識(shí)別、評(píng)估和控制合同風(fēng)險(xiǎn)。

5.審議了合同管理信息系統(tǒng)建設(shè)方案，評(píng)估其對(duì)提高管理效率和降低操作成本的作用。

6.討論了新制度的實(shí)施步驟和培訓(xùn)計(jì)劃，確保所有員工能夠充分理解并遵守制度。

7.分析了新制度可能對(duì)現(xiàn)有業(yè)務(wù)流程和操作帶來的影響，并討論了相應(yīng)的調(diào)整方案。

8.審議了合同管理制度的附則，包括免責(zé)條款、變更程序和爭(zhēng)議解決機(jī)制等。

9.根據(jù)審議結(jié)果，對(duì)合同管理制度進(jìn)行了必要的修改和完善。

10.最終，全體與會(huì)人員對(duì)新合同管理制度進(jìn)行了投票表決，并一致同意批準(zhǔn)該制度。

九、合同管理培訓(xùn)計(jì)劃與宣貫安排

會(huì)議的第九項(xiàng)議程集中討論了合同管理培訓(xùn)計(jì)劃與宣貫安排。以下是會(huì)議達(dá)成的具體內(nèi)容：

1.制定合同管理培訓(xùn)計(jì)劃，包括培訓(xùn)目標(biāo)、內(nèi)容、時(shí)間安排和培訓(xùn)對(duì)象。

2.確定培訓(xùn)講師，由公司內(nèi)部具有豐富經(jīng)驗(yàn)的合同管理人員或外部專業(yè)機(jī)構(gòu)提供培訓(xùn)。

3.安排培訓(xùn)課程，涵蓋合同基礎(chǔ)知識(shí)、合同管理流程、風(fēng)險(xiǎn)防控策略等內(nèi)容。

4.設(shè)立培訓(xùn)考核機(jī)制，確保參訓(xùn)人員能夠掌握培訓(xùn)內(nèi)容，并通過考核。

5.制定宣貫計(jì)劃，包括宣貫時(shí)間、地點(diǎn)、參與人員和宣貫方式。

6.利用內(nèi)部通訊、郵件、公告欄等渠道，廣泛宣傳新合同管理制度的重要性和實(shí)施細(xì)節(jié)。

7.安排宣貫會(huì)議，由高層管理人員向全體員工講解新制度，解答疑問。

8.制作培訓(xùn)資料和宣傳材料，如手冊(cè)、海報(bào)、電子課件等，以便員工學(xué)習(xí)和參考。

9.設(shè)立咨詢熱線和在線問答平臺(tái)，為員工提供合同管理相關(guān)的咨詢服務(wù)。

10.定期評(píng)估培訓(xùn)效果和宣貫效果，根據(jù)反饋調(diào)整培訓(xùn)內(nèi)容和宣貫策略，確保新制度得到有效執(zhí)行。

十、會(huì)議總結(jié)與行動(dòng)計(jì)劃

會(huì)議的最后，與會(huì)人員對(duì)新合同管理制度的制定和實(shí)施進(jìn)行了總結(jié)，并確定了具體的行動(dòng)計(jì)劃。以下是會(huì)議總結(jié)的主要內(nèi)容：

1.強(qiáng)調(diào)了新合同管理制度對(duì)公司合規(guī)運(yùn)營(yíng)和風(fēng)險(xiǎn)控制的重要性。

2.總結(jié)了會(huì)議期間各部門提出的意見和建議，并對(duì)這些意見進(jìn)行了歸納和整理。

3.明確了新制度實(shí)施的時(shí)間表，包括培訓(xùn)啟動(dòng)時(shí)間、制度正式實(shí)施日期等關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)。

4.確定了各部門在合同管理中的具體職責(zé)，并要求各部門負(fù)責(zé)人對(duì)制度的執(zhí)行負(fù)責(zé)。

5.安排了合同管理信息系統(tǒng)建設(shè)的進(jìn)度，確保系統(tǒng)按時(shí)投入使用。

6.制定了合同管理監(jiān)督機(jī)制