2025年檔案管理制度總則目的為了加強(qiáng)公司檔案管理，充分發(fā)揮檔案的作用，全面提高檔案管理水平，有效地保護(hù)和利用檔案，更好地為公司各項(xiàng)工作服務(wù)，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國保守國家秘密法》等相關(guān)法律法規(guī)以及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司實(shí)際情況，特制定本檔案管理制度。適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各部門、各分支機(jī)構(gòu)以及全體員工在各項(xiàng)工作活動(dòng)中形成的各種門類和載體的檔案管理。檔案定義本制度所稱檔案，是指公司在行政管理、經(jīng)營管理、生產(chǎn)技術(shù)、科研開發(fā)等各項(xiàng)活動(dòng)中直接形成的具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。管理原則檔案管理工作遵循集中統(tǒng)一管理的原則，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于開發(fā)利用。檔案管理機(jī)構(gòu)與職責(zé)檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組公司成立檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，由公司高層領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任組長，各部門負(fù)責(zé)人為成員。其主要職責(zé)包括：1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，審定公司檔案工作的各項(xiàng)規(guī)章制度。2.指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查公司檔案管理工作，研究解決檔案工作中的重大問題。3.協(xié)調(diào)各部門之間的檔案工作關(guān)系，保障檔案工作的順利開展。檔案管理部門公司設(shè)立專門的檔案管理部門，配備專業(yè)的檔案管理人員。檔案管理部門的主要職責(zé)如下：1.負(fù)責(zé)制定和完善公司檔案管理制度、業(yè)務(wù)規(guī)范和工作流程，并組織實(shí)施。2.集中統(tǒng)一管理公司的各類檔案，做好檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作。3.對(duì)各部門的檔案工作進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督檢查，確保檔案工作的質(zhì)量和規(guī)范化。4.開展檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案管理的現(xiàn)代化進(jìn)程。5.組織檔案人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，提高檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)。各部門職責(zé)各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門的檔案管理工作，其主要職責(zé)為：1.負(fù)責(zé)收集、整理本部門在工作活動(dòng)中形成的檔案，并按照規(guī)定及時(shí)移交檔案管理部門。2.嚴(yán)格執(zhí)行公司檔案管理制度，確保本部門檔案的完整、準(zhǔn)確和安全。3.配合檔案管理部門做好檔案的鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作。檔案的收集與整理收集范圍1.行政管理類：公司的各類文件、會(huì)議記錄、工作計(jì)劃、總結(jié)、規(guī)章制度、合同協(xié)議等。2.經(jīng)營管理類：市場調(diào)研、營銷策劃、客戶資料、財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等。3.生產(chǎn)技術(shù)類：生產(chǎn)工藝文件、設(shè)備圖紙、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告等。4.科研開發(fā)類：科研項(xiàng)目立項(xiàng)報(bào)告、研究成果、實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)、專利文件等。5.人事管理類：員工檔案、招聘資料、培訓(xùn)記錄、績效考核等。6.聲像檔案類：公司活動(dòng)的照片、錄像、錄音等。7.其他類：與公司業(yè)務(wù)相關(guān)的其他具有保存價(jià)值的檔案資料。收集要求1.各部門應(yīng)建立健全檔案收集制度，明確檔案收集的責(zé)任人，確保檔案收集工作的及時(shí)、全面。2.檔案收集應(yīng)遵循“誰形成、誰收集”的原則，各部門在工作活動(dòng)中形成的檔案應(yīng)及時(shí)收集整理，不得分散保存或據(jù)為己有。3.對(duì)公司外部獲取的與公司業(yè)務(wù)相關(guān)的重要檔案資料，相關(guān)部門應(yīng)及時(shí)收集并移交檔案管理部門。整理方法1.檔案整理應(yīng)遵循檔案形成的規(guī)律和特點(diǎn)，保持檔案之間的有機(jī)聯(lián)系，便于保管和利用。2.紙質(zhì)檔案應(yīng)按照年度、類別、保管期限等進(jìn)行分類整理，編制檔號(hào)、目錄和備考表。3.電子檔案應(yīng)按照規(guī)定的格式和要求進(jìn)行存儲(chǔ)和管理，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)檔案的信息化檢索和利用。4.聲像檔案應(yīng)按照載體類型、時(shí)間、內(nèi)容等進(jìn)行分類整理，標(biāo)注相關(guān)信息，確保檔案的完整性和可讀性。檔案的保管與保護(hù)保管條件1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防光、防塵、防有害氣體等安全防護(hù)設(shè)施。2.檔案庫房的溫度應(yīng)控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度應(yīng)控制在45%60%之間。3.檔案庫房應(yīng)配備必要的檔案裝具，如檔案柜、密集架等，確保檔案的妥善存放。保管措施1.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。2.對(duì)重要檔案應(yīng)采取備份存儲(chǔ)的方式，防止檔案丟失或損壞。3.嚴(yán)格控制檔案庫房的出入人員，非檔案管理人員未經(jīng)許可不得進(jìn)入庫房。4.建立檔案保管臺(tái)賬，記錄檔案的入庫、出庫、保管情況等信息。保護(hù)措施1.對(duì)破損、褪色、霉變等受損檔案，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)和搶救。2.加強(qiáng)對(duì)檔案的數(shù)字化處理，將重要檔案轉(zhuǎn)換為電子檔案進(jìn)行保存，提高檔案的安全性和利用效率。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行消毒處理，防止檔案受到蟲害和霉菌的侵害。檔案的鑒定與銷毀鑒定組織公司成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門、相關(guān)業(yè)務(wù)部門和專業(yè)技術(shù)人員組成。檔案鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)公司檔案的保存價(jià)值進(jìn)行鑒定。鑒定標(biāo)準(zhǔn)檔案鑒定應(yīng)根據(jù)國家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定和公司實(shí)際情況，結(jié)合檔案的重要性、時(shí)效性、完整性等因素，確定檔案的保管期限。保管期限分為永久、長期（1650年）和短期（15年以下）三種。鑒定程序1.檔案管理部門定期對(duì)到期檔案進(jìn)行清理和初步鑒定，提出鑒定意見。2.檔案鑒定小組對(duì)初步鑒定結(jié)果進(jìn)行審核和評(píng)估，確定檔案的存毀。3.對(duì)經(jīng)鑒定確無保存價(jià)值的檔案，應(yīng)編制銷毀清冊(cè)，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。銷毀處理1.經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的檔案，應(yīng)采用安全可靠的方式進(jìn)行銷毀，如粉碎、焚燒等。2.銷毀檔案時(shí)，應(yīng)有兩人以上監(jiān)銷，并在銷毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)。3.銷毀清冊(cè)應(yīng)永久保存，作為檔案銷毀的憑證。檔案的統(tǒng)計(jì)與利用統(tǒng)計(jì)工作1.檔案管理部門應(yīng)建立健全檔案統(tǒng)計(jì)制度，定期對(duì)檔案的數(shù)量、種類、保管期限、利用情況等進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析。2.統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)應(yīng)準(zhǔn)確、及時(shí)、全面，為檔案管理工作提供科學(xué)依據(jù)。利用原則1.檔案利用應(yīng)遵循合法、安全、方便的原則，在確保檔案安全的前提下，充分發(fā)揮檔案的作用。2.公司內(nèi)部員工因工作需要查閱檔案，應(yīng)按照規(guī)定的程序辦理借閱手續(xù)。3.外部單位或個(gè)人查閱公司檔案，應(yīng)持有合法的證明文件，并經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。利用程序1.查閱檔案時(shí)，查閱人員應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)檔案管理部門審批。2.檔案管理部門根據(jù)查閱申請(qǐng)，提供相應(yīng)的檔案資料，并辦理借閱登記手續(xù)。3.借閱檔案的期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。4.查閱人員應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、圈劃、批注、損壞或丟失檔案。利用效果反饋檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案利用情況進(jìn)行跟蹤和反饋，了解檔案利用的效果和需求，不斷改進(jìn)檔案服務(wù)工作。檔案信息化建設(shè)建設(shè)目標(biāo)通過檔案信息化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化和智能化，提高檔案管理的效率和服務(wù)水平，為公司的發(fā)展提供有力的信息支持。建設(shè)內(nèi)容1.建立檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的在線收集、整理、存儲(chǔ)、檢索和利用。2.對(duì)存量檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，將紙質(zhì)檔案、聲像檔案等轉(zhuǎn)換為電子檔案，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。3.加強(qiáng)檔案信息安全管理，采取數(shù)據(jù)加密、訪問控制、備份恢復(fù)等技術(shù)手段，確保檔案信息的安全可靠。4.推進(jìn)檔案信息資源的共享和利用，實(shí)現(xiàn)公司內(nèi)部各部門之間的檔案信息互聯(lián)互通。保障措施1.公司應(yīng)加大對(duì)檔案信息化建設(shè)的投入，配備必要的硬件設(shè)備和軟件系統(tǒng)。2.加強(qiáng)檔案信息化人才隊(duì)伍建設(shè)，提高檔案管理人員的信息化技能和水平。3.建立健全檔案信息化管理制度，規(guī)范檔案信息化工作流程，確保檔案信息化建設(shè)的順利進(jìn)行。檔案保密管理保密范圍公司檔案中涉及國家秘密、商業(yè)秘密、個(gè)人隱私等敏感信息的檔案屬于保密檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理。保密措施1.對(duì)保密檔案應(yīng)采取特殊的保管措施，如設(shè)置專門的保密庫房、加密存儲(chǔ)等。2.嚴(yán)格控制保密檔案的知悉范圍，未經(jīng)批準(zhǔn)，不得擅自擴(kuò)大保密檔案的傳閱范圍。3.查閱保密檔案應(yīng)按照規(guī)定的程序辦理審批手續(xù)，并在指定的場所進(jìn)行查閱。4.對(duì)涉及保密檔案的人員，應(yīng)進(jìn)行保密教育和培訓(xùn)，簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任。保密監(jiān)督與檢查檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)保密檔案的管理情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)整改，確保保密檔案的安全。獎(jiǎng)懲措施獎(jiǎng)勵(lì)對(duì)在檔案管理工作中表現(xiàn)突出、做出顯著成績的部門和個(gè)人，公司將給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)。具體獎(jiǎng)勵(lì)標(biāo)準(zhǔn)和方式按照公司相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。處罰對(duì)違反本制度，有下列行為之一的部門和個(gè)人，公司將視情節(jié)輕重給予批評(píng)教育、經(jīng)濟(jì)處罰