公文制發(fā)與管理辦法總則公文制發(fā)與管理目的為了規(guī)范公司/組織的公文制發(fā)與管理工作，提高公文處理效率和質(zhì)量，確保公文的準確性、嚴肅性和權(quán)威性，促進公司/組織各項工作的順利開展，特制定本辦法。適用范圍本辦法適用于公司/組織內(nèi)部各部門之間以及與外部單位之間的公文往來?；驹瓌t1.準確規(guī)范原則：公文的內(nèi)容和格式應(yīng)符合國家法律法規(guī)、行業(yè)標準以及公司/組織的相關(guān)規(guī)定，確保準確無誤、規(guī)范統(tǒng)一。2.及時高效原則：公文的制發(fā)和處理應(yīng)注重時效性，提高工作效率，確保公文能夠及時傳達、辦理和反饋。3.安全保密原則：嚴格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，加強公文的安全管理，防止公文泄露、丟失或被盜用。4.精簡實用原則：公文應(yīng)內(nèi)容簡潔、重點突出、語言通順、邏輯嚴謹，避免冗長繁瑣、空話套話，切實提高公文的實用性。公文種類決定適用于對重要事項作出決策和部署、獎懲有關(guān)單位和人員、變更或者撤銷下級機關(guān)不適當?shù)臎Q定事項。通知適用于發(fā)布、傳達要求下級機關(guān)執(zhí)行和有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項，批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)公文。通報適用于表彰先進、批評錯誤、傳達重要精神和告知重要情況。報告適用于向上級機關(guān)匯報工作、反映情況，回復(fù)上級機關(guān)的詢問。請示適用于向上級機關(guān)請求指示、批準。批復(fù)適用于答復(fù)下級機關(guān)請示事項。意見適用于對重要問題提出見解和處理辦法。函適用于不相隸屬機關(guān)之間商洽工作、詢問和答復(fù)問題、請求批準和答復(fù)審批事項。紀要適用于記載會議主要情況和議定事項。公文格式一般格式公文一般由份號、密級和保密期限、緊急程度、發(fā)文機關(guān)標志、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標題、主送機關(guān)、正文、附件說明、發(fā)文機關(guān)署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送機關(guān)、印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期、頁碼等組成。份號公文印制份數(shù)的順序號。涉密公文應(yīng)當標注份號。密級和保密期限公文的秘密等級和保密的期限。涉密公文應(yīng)當根據(jù)涉密程度分別標注“絕密”“機密”“秘密”和保密期限。緊急程度公文送達和辦理的時限要求。根據(jù)緊急程度，緊急公文應(yīng)當分別標注“特急”“加急”，電報應(yīng)當分別標注“特提”“特急”“加急”“平急”。發(fā)文機關(guān)標志由發(fā)文機關(guān)全稱或者規(guī)范化簡稱加“文件”二字組成，也可以使用發(fā)文機關(guān)全稱或者規(guī)范化簡稱。聯(lián)合行文時，發(fā)文機關(guān)標志可以并用聯(lián)合發(fā)文機關(guān)名稱，也可以單獨用主辦機關(guān)名稱。發(fā)文字號由發(fā)文機關(guān)代字、年份、發(fā)文順序號組成。聯(lián)合行文時，使用主辦機關(guān)的發(fā)文字號。簽發(fā)人上行文應(yīng)當標注簽發(fā)人姓名。標題由發(fā)文機關(guān)名稱、事由和文種組成。主送機關(guān)公文的主要受理機關(guān)，應(yīng)當使用機關(guān)全稱、規(guī)范化簡稱或者同類型機關(guān)統(tǒng)稱。正文公文的主體，用來表述公文的內(nèi)容。附件說明公文附件的順序號和名稱。發(fā)文機關(guān)署名署發(fā)文機關(guān)全稱或者規(guī)范化簡稱。成文日期署會議通過或者發(fā)文機關(guān)負責(zé)人簽發(fā)的日期。聯(lián)合行文時，署最后簽發(fā)機關(guān)負責(zé)人簽發(fā)的日期。印章公文中有發(fā)文機關(guān)署名的，應(yīng)當加蓋發(fā)文機關(guān)印章，并與署名機關(guān)相符。有特定發(fā)文機關(guān)標志的普發(fā)性公文和電報可以不加蓋印章。附注公文印發(fā)傳達范圍等需要說明的事項。附件公文正文的說明、補充或者參考資料。抄送機關(guān)除主送機關(guān)外需要執(zhí)行或者知曉公文內(nèi)容的其他機關(guān)，應(yīng)當使用機關(guān)全稱、規(guī)范化簡稱或者同類型機關(guān)統(tǒng)稱。印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期公文的送印機關(guān)和送印日期。頁碼公文頁數(shù)順序號。公文制發(fā)程序擬稿1.明確發(fā)文意圖：由相關(guān)部門或人員根據(jù)工作需要，確定發(fā)文的主題、目的、內(nèi)容和要求。2.收集相關(guān)資料：圍繞發(fā)文主題，收集、整理有關(guān)的政策法規(guī)、文件依據(jù)、工作情況等資料，為擬稿提供參考。3.撰寫文稿：擬稿人應(yīng)按照公文格式和要求，認真撰寫文稿，做到內(nèi)容準確、條理清晰、語言規(guī)范、表達簡潔。文稿應(yīng)經(jīng)擬稿人所在部門負責(zé)人審核后，送分管領(lǐng)導(dǎo)審閱。審核1.內(nèi)容審核：重點審核公文內(nèi)容是否符合國家法律法規(guī)、行業(yè)標準以及公司/組織的相關(guān)規(guī)定，是否與上級文件精神相一致，是否準確表達發(fā)文意圖，是否切實可行。2.文字審核：審核公文的文字表述是否通順、準確、規(guī)范，標點符號是否正確，數(shù)字、計量單位是否符合規(guī)定。3.格式審核：檢查公文格式是否符合本辦法的要求，發(fā)文機關(guān)標志、發(fā)文字號、標題、主送機關(guān)、正文、附件說明、發(fā)文機關(guān)署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送機關(guān)、印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期、頁碼等要素是否齊全、規(guī)范。4.審核意見反饋：審核人應(yīng)將審核意見及時反饋給擬稿人，擬稿人應(yīng)根據(jù)審核意見進行修改完善。如擬稿人對審核意見有異議，可與審核人溝通協(xié)商，必要時可提請上級領(lǐng)導(dǎo)裁定。簽發(fā)1.一般公文簽發(fā)：經(jīng)審核后的文稿，由分管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。重要公文或涉及多個部門的公文，需經(jīng)主要領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。2.簽發(fā)責(zé)任：簽發(fā)人對公文的內(nèi)容和質(zhì)量負責(zé)，應(yīng)認真審閱文稿，簽署明確的意見和姓名、日期。如發(fā)現(xiàn)文稿存在問題，應(yīng)及時提出修改意見或不予簽發(fā)。編號、排版與印制1.編號：公文經(jīng)簽發(fā)后，由辦公室負責(zé)統(tǒng)一編號。編號應(yīng)按照發(fā)文順序依次編排，不得跳號、重號。2.排版：辦公室應(yīng)按照公文格式要求，對文稿進行排版。排版應(yīng)做到頁面整潔、字體規(guī)范、格式統(tǒng)一，確保公文的美觀性和可讀性。3.印制：排版后的公文經(jīng)校對無誤后，由辦公室安排專人負責(zé)印制。印制應(yīng)保證公文的質(zhì)量，字跡清晰、圖案準確、墨色均勻，不得出現(xiàn)模糊、重影、漏印等問題。用印1.用印范圍：公文在印發(fā)前，應(yīng)加蓋發(fā)文機關(guān)印章。聯(lián)合行文時，應(yīng)加蓋主辦機關(guān)印章，并將其他聯(lián)合發(fā)文機關(guān)的印章依次排列，兩端不得超出版心，印章之間互不相交或相切。2.用印要求：用印應(yīng)使用紅色印泥，印章應(yīng)端正、清晰地蓋在成文日期上，做到上不壓正文、下壓成文日期。印章的位置應(yīng)準確無誤，不得歪印、倒印。分發(fā)與傳遞1.分發(fā)：公文印制完成后，由辦公室按照主送機關(guān)、抄送機關(guān)的順序進行分發(fā)。分發(fā)應(yīng)做到及時、準確，確保公文能夠按時送達收件人手中。2.傳遞：公文的傳遞應(yīng)根據(jù)緊急程度和重要程度，選擇合適的傳遞方式。緊急公文應(yīng)通過專人送達、傳真、電子郵件等方式及時傳遞；普通公文可通過郵寄、內(nèi)部公文交換等方式傳遞。傳遞過程中應(yīng)注意保密，確保公文的安全。公文辦理收文辦理1.簽收：對收到的公文，由辦公室專人負責(zé)簽收。簽收時應(yīng)認真核對公文的數(shù)量、種類、規(guī)格等，檢查公文的封裝是否完好，如有破損、缺頁等情況，應(yīng)及時與發(fā)文機關(guān)聯(lián)系。2.登記：對簽收的公文，應(yīng)進行詳細登記。登記內(nèi)容包括公文的編號、標題、發(fā)文字號、發(fā)文機關(guān)、主送機關(guān)、抄送機關(guān)、成文日期、密級、緊急程度、份數(shù)、收到日期等。3.初審：辦公室對收到的公文進行初審，重點審核公文的來文渠道是否合法、公文內(nèi)容是否符合本辦法的規(guī)定、是否需要辦理等。初審合格的公文，應(yīng)及時送承辦部門辦理；初審不合格的公文，應(yīng)及時退回來文機關(guān)，并說明理由。4.承辦：承辦部門收到交辦的公文后，應(yīng)按照公文內(nèi)容和要求，及時進行辦理。承辦人應(yīng)認真閱讀公文，領(lǐng)會發(fā)文意圖，根據(jù)工作實際，提出具體的辦理意見和措施，并在規(guī)定的時間內(nèi)完成辦理任務(wù)。5.傳閱：需要傳閱的公文，由辦公室按照規(guī)定的范圍進行傳閱。傳閱時應(yīng)填寫傳閱單，注明傳閱人姓名、傳閱日期等。傳閱人應(yīng)在傳閱單上簽字，及時閱知公文內(nèi)容，并將公文傳遞給下一位傳閱人。傳閱過程中應(yīng)注意保密，不得擅自擴大傳閱范圍，不得將公文轉(zhuǎn)借他人。6.催辦：辦公室對承辦部門的公文辦理情況進行催辦，及時了解公文辦理進度，督促承辦人按時完成辦理任務(wù)。催辦可采用電話催辦、書面催辦等方式進行。7.答復(fù)：承辦部門對交辦的公文辦理完畢后，應(yīng)及時將辦理結(jié)果答復(fù)來文機關(guān)。答復(fù)應(yīng)做到內(nèi)容準確、語言規(guī)范、格式統(tǒng)一，符合公文的要求。發(fā)文辦理1.復(fù)核：已經(jīng)發(fā)文機關(guān)負責(zé)人簽批的公文，印發(fā)前應(yīng)當對公文的審批手續(xù)、內(nèi)容、文種、格式等進行復(fù)核；需作實質(zhì)性修改的，應(yīng)當報原簽批人復(fù)審。2.登記：對復(fù)核后的公文，應(yīng)進行詳細登記。登記內(nèi)容包括公文的編號、標題、發(fā)文字號、發(fā)文機關(guān)、主送機關(guān)、抄送機關(guān)、成文日期、密級、緊急程度、份數(shù)、印發(fā)日期等。3.印制：按照本辦法“編號、排版與印制”的規(guī)定進行印制。4.核發(fā)：公文印制完畢，辦公室應(yīng)進行認真核對，確保公文的內(nèi)容、格式、印刷質(zhì)量等符合要求。核對無誤后，在公文的印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期處加蓋印章，并進行分發(fā)。歸檔1.歸檔范圍：公司/組織在各項工作活動中形成的具有保存價值的公文，均應(yīng)按照有關(guān)規(guī)定進行歸檔。2.歸檔要求：歸檔的公文應(yīng)齊全完整、真實有效，格式應(yīng)符合本辦法的規(guī)定。歸檔時應(yīng)按照公文的形成時間、來源、內(nèi)容等進行分類整理，編制目錄，便于查找和利用。3.歸檔時間：公文辦理完畢后，承辦部門應(yīng)及時將公文整理歸檔，一般應(yīng)在次年上半年完成歸檔工作。公文管理公文保管1.保管場所：公司/組織應(yīng)設(shè)立專門的公文檔案室，配備必要的檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，確保公文的安全保管。2.保管期限：公文的保管期限應(yīng)根據(jù)公文的性質(zhì)、重要程度、保存價值等因素確定。一般分為永久、長期和短期三種。永久保管的公文主要是具有重要歷史價值和長遠利用價值的公文；長期保管的公文一般是在較長時間內(nèi)仍需查考利用的公文；短期保管的公文是在較短時間內(nèi)需要查考利用的公文。3.保管要求：公文應(yīng)按照分類編號的順序排列存放，便于查找和利用。對涉密公文應(yīng)按照保密規(guī)定進行單獨保管，嚴格控制查閱范圍。定期對公文進行清查盤點，確保公文的完整無缺。公文查閱1.查閱范圍：公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查閱公文的，應(yīng)按照規(guī)定的程序進行申請和審批。外部單位因工作需要查閱公文的，應(yīng)按照有關(guān)規(guī)定辦理查閱手續(xù)。2.查閱手續(xù)：查閱公文時，查閱人應(yīng)填寫查閱申請表，注明查閱的公文名稱、文號、查閱目的、查閱時間等內(nèi)容，經(jīng)所在部門負責(zé)人或分管領(lǐng)導(dǎo)批準后，到公文檔案室查閱。查閱涉密公文時，查閱人應(yīng)嚴格遵守保密規(guī)定，不得擅自摘抄、復(fù)制、傳播公文內(nèi)容。3.查閱登記：公文檔案室工作人員應(yīng)對查閱情況進行詳細登記，包括查閱人姓名、部門、查閱時間、查閱公文名稱、文號、查閱內(nèi)容等，以備查考。公文銷毀1.銷毀范圍：對已超過保管期限、失去保存價值或因其他原因需要銷毀的公文，應(yīng)按照規(guī)定進行銷毀。2.銷毀程序