應(yīng)收質(zhì)保金管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司應(yīng)收質(zhì)保金的管理，規(guī)范質(zhì)保金的收取、核算、監(jiān)控及清理等工作流程，保障公司資金安全，提高資金使用效率，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司在各類業(yè)務(wù)活動(dòng)中涉及的應(yīng)收質(zhì)保金管理，包括但不限于工程建設(shè)、產(chǎn)品銷售、服務(wù)提供等項(xiàng)目中，根據(jù)合同約定向客戶或合作方收取的質(zhì)保金。（三）管理原則1.合法性原則：應(yīng)收質(zhì)保金的管理應(yīng)嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保公司權(quán)益在合法框架內(nèi)得到保障。2.合同約束原則：以簽訂的合同為依據(jù)，明確質(zhì)保金的金額、支付方式、退還條件、退還時(shí)間等條款，確保雙方權(quán)益和義務(wù)清晰明確。3.風(fēng)險(xiǎn)可控原則：對(duì)質(zhì)保金的回收風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行全面評(píng)估和監(jiān)控，采取有效措施降低風(fēng)險(xiǎn)，確保資金按時(shí)足額回收。4.規(guī)范操作原則：建立健全質(zhì)保金管理的各項(xiàng)規(guī)章制度和操作流程，確保管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化和科學(xué)化。二、職責(zé)分工（一）業(yè)務(wù)部門(mén)1.負(fù)責(zé)業(yè)務(wù)合同的簽訂、執(zhí)行及質(zhì)保期內(nèi)的服務(wù)跟進(jìn)，確保合同約定的質(zhì)保義務(wù)得到有效履行。2.定期與客戶溝通，及時(shí)了解客戶對(duì)產(chǎn)品或服務(wù)的質(zhì)量反饋，協(xié)調(diào)解決質(zhì)保期內(nèi)出現(xiàn)的質(zhì)量問(wèn)題。3.在質(zhì)保期屆滿前，按照合同約定向客戶發(fā)送質(zhì)保金退還申請(qǐng)通知，并協(xié)助財(cái)務(wù)部門(mén)做好質(zhì)保金回收工作。（二）財(cái)務(wù)部門(mén)1.負(fù)責(zé)應(yīng)收質(zhì)保金的賬務(wù)核算，準(zhǔn)確記錄質(zhì)保金的收取、退還、減值等情況，確保賬目清晰、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確。2.定期對(duì)應(yīng)收質(zhì)保金進(jìn)行賬齡分析，及時(shí)向業(yè)務(wù)部門(mén)反饋逾期未收回的質(zhì)保金信息，協(xié)助業(yè)務(wù)部門(mén)開(kāi)展催收工作。3.根據(jù)業(yè)務(wù)部門(mén)提供的質(zhì)保金退還申請(qǐng)通知及相關(guān)證明材料，審核無(wú)誤后辦理質(zhì)保金的退還手續(xù)。4.負(fù)責(zé)對(duì)應(yīng)收質(zhì)保金的回收情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析，為公司決策提供數(shù)據(jù)支持。（三）法務(wù)部門(mén)1.參與業(yè)務(wù)合同的審核，對(duì)合同中有關(guān)質(zhì)保金的條款進(jìn)行合法性審查，確保合同條款符合法律法規(guī)要求。2.協(xié)助處理質(zhì)保期內(nèi)涉及的法律糾紛，為公司提供法律支持和建議，維護(hù)公司合法權(quán)益。3.對(duì)應(yīng)收質(zhì)保金的催收工作提供法律指導(dǎo)，確保催收行為合法合規(guī)。（四）審計(jì)部門(mén)1.定期對(duì)應(yīng)收質(zhì)保金的管理情況進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查質(zhì)保金管理制度的執(zhí)行情況、賬務(wù)處理的準(zhǔn)確性以及催收工作的有效性。2.對(duì)審計(jì)過(guò)程中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題提出整改意見(jiàn)和建議，督促相關(guān)部門(mén)及時(shí)整改，確保應(yīng)收質(zhì)保金管理工作規(guī)范有序。三、質(zhì)保金的收?。ㄒ唬┦杖∫罁?jù)業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)根據(jù)與客戶簽訂的合同約定，在產(chǎn)品交付或服務(wù)完成并經(jīng)驗(yàn)收合格后，按照合同規(guī)定的比例和金額及時(shí)向客戶收取質(zhì)保金。（二）收取流程1.業(yè)務(wù)部門(mén)在合同執(zhí)行過(guò)程中，按照合同約定的付款節(jié)點(diǎn)，向客戶發(fā)出質(zhì)保金收取通知，明確質(zhì)保金的金額、支付方式、支付期限等信息。2.客戶收到質(zhì)保金收取通知后，應(yīng)在規(guī)定的期限內(nèi)將質(zhì)保金支付至公司指定的銀行賬戶。3.財(cái)務(wù)部門(mén)收到客戶支付的質(zhì)保金后，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行賬務(wù)處理，開(kāi)具收款憑證，并將收款信息反饋給業(yè)務(wù)部門(mén)。（三）特殊情況處理如客戶因特殊原因無(wú)法按時(shí)支付質(zhì)保金，業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)及時(shí)與客戶溝通協(xié)商，了解原因并采取相應(yīng)措施。如客戶確實(shí)存在資金困難，經(jīng)公司批準(zhǔn)后，可適當(dāng)延長(zhǎng)質(zhì)保金支付期限，但應(yīng)簽訂補(bǔ)充協(xié)議，明確延長(zhǎng)后的支付期限及違約責(zé)任等事項(xiàng)。四、質(zhì)保金的核算與管理（一）賬務(wù)核算財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)按照會(huì)計(jì)準(zhǔn)則和公司財(cái)務(wù)制度的要求，對(duì)應(yīng)收質(zhì)保金進(jìn)行單獨(dú)核算，設(shè)置專門(mén)的會(huì)計(jì)科目進(jìn)行記錄。在收到質(zhì)保金時(shí)，借記“銀行存款”等科目，貸記“其他應(yīng)付款應(yīng)收質(zhì)保金”科目；在質(zhì)保期內(nèi)，根據(jù)業(yè)務(wù)部門(mén)提供的質(zhì)量反饋情況，如發(fā)生質(zhì)量問(wèn)題需要扣減質(zhì)保金時(shí)，借記“其他應(yīng)付款應(yīng)收質(zhì)保金”科目，貸記相關(guān)成本費(fèi)用科目；質(zhì)保期屆滿，如客戶無(wú)質(zhì)量問(wèn)題，將質(zhì)保金退還客戶時(shí)，借記“其他應(yīng)付款應(yīng)收質(zhì)保金”科目，貸記“銀行存款”等科目。（二）賬齡分析財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)定期對(duì)應(yīng)收質(zhì)保金進(jìn)行賬齡分析，按照質(zhì)保金的逾期時(shí)間分為不同賬齡段，如1年以內(nèi)、12年、23年等。通過(guò)賬齡分析，掌握質(zhì)保金的回收情況，及時(shí)發(fā)現(xiàn)潛在的風(fēng)險(xiǎn)，并為催收工作提供依據(jù)。（三）檔案管理業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)建立應(yīng)收質(zhì)保金檔案管理制度，對(duì)與質(zhì)保金相關(guān)的合同、發(fā)票、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、質(zhì)保金收取通知、催收記錄等資料進(jìn)行妥善保管。檔案資料應(yīng)按照項(xiàng)目進(jìn)行分類整理，確保資料的完整性和可追溯性。財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)定期與業(yè)務(wù)部門(mén)核對(duì)檔案資料，確保賬務(wù)記錄與檔案資料一致。五、質(zhì)保期管理（一）質(zhì)量跟蹤業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)在質(zhì)保期內(nèi)定期對(duì)產(chǎn)品或服務(wù)的質(zhì)量進(jìn)行跟蹤檢查，及時(shí)了解客戶使用情況，收集客戶反饋意見(jiàn)。對(duì)于客戶提出的質(zhì)量問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)響應(yīng)并組織相關(guān)人員進(jìn)行分析和處理，采取有效的整改措施，確保產(chǎn)品或服務(wù)質(zhì)量符合合同要求。（二）質(zhì)量問(wèn)題處理1.如在質(zhì)保期內(nèi)發(fā)現(xiàn)產(chǎn)品或服務(wù)存在質(zhì)量問(wèn)題，業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)及時(shí)通知客戶，并按照合同約定承擔(dān)相應(yīng)的維修、更換、賠償?shù)蓉?zé)任。2.對(duì)于因質(zhì)量問(wèn)題需要扣減質(zhì)保金的情況，業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)填寫(xiě)質(zhì)保金扣減申請(qǐng)表，詳細(xì)說(shuō)明質(zhì)量問(wèn)題的情況、扣減金額及依據(jù)等，并附上相關(guān)證明材料，如質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告、客戶反饋意見(jiàn)等。經(jīng)法務(wù)部門(mén)審核、公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，財(cái)務(wù)部門(mén)按照規(guī)定進(jìn)行賬務(wù)處理。3.如因質(zhì)量問(wèn)題導(dǎo)致客戶提出索賠要求，業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)積極與客戶協(xié)商解決，盡量降低公司損失。如協(xié)商不成，應(yīng)及時(shí)啟動(dòng)法律程序，維護(hù)公司合法權(quán)益。六、質(zhì)保金的退還（一）退還條件質(zhì)保期屆滿，如產(chǎn)品或服務(wù)未出現(xiàn)質(zhì)量問(wèn)題，客戶應(yīng)按照合同約定將質(zhì)保金退還公司。業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)在質(zhì)保期屆滿前[X]個(gè)工作日內(nèi)，向客戶發(fā)送質(zhì)保金退還申請(qǐng)通知，明確告知客戶質(zhì)保期即將屆滿，如無(wú)質(zhì)量問(wèn)題，請(qǐng)?jiān)谑盏酵ㄖ蟮腫X]個(gè)工作日內(nèi)辦理質(zhì)保金退還手續(xù)，并提供辦理退還手續(xù)所需的相關(guān)資料，如付款申請(qǐng)、發(fā)票等。（二）退還流程1.客戶收到質(zhì)保金退還申請(qǐng)通知后，應(yīng)在規(guī)定的期限內(nèi)填寫(xiě)質(zhì)保金退還申請(qǐng)表，并提交相關(guān)證明材料至公司業(yè)務(wù)部門(mén)。2.業(yè)務(wù)部門(mén)收到客戶提交的質(zhì)保金退還申請(qǐng)表及證明材料后，應(yīng)進(jìn)行初步審核，核實(shí)客戶是否存在未結(jié)清的款項(xiàng)或其他違約情況。如審核通過(guò)，將申請(qǐng)表及證明材料轉(zhuǎn)交給財(cái)務(wù)部門(mén)。3.財(cái)務(wù)部門(mén)收到業(yè)務(wù)部門(mén)轉(zhuǎn)來(lái)的質(zhì)保金退還申請(qǐng)資料后，應(yīng)進(jìn)行再次審核，重點(diǎn)審核資料的完整性、真實(shí)性以及賬務(wù)處理的準(zhǔn)確性。審核無(wú)誤后，按照公司資金審批流程辦理質(zhì)保金退還手續(xù)，將質(zhì)保金退還至客戶指定的銀行賬戶。（三）逾期退還處理如客戶在質(zhì)保期屆滿后未按時(shí)辦理質(zhì)保金退還手續(xù)，業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)及時(shí)與客戶溝通，了解原因并催促客戶盡快辦理。如客戶仍未在合理期限內(nèi)退還質(zhì)保金，公司可按照合同約定收取逾期違約金。逾期違約金的計(jì)算方式及標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)在合同中明確約定，一般按照未退還質(zhì)保金金額的一定比例每日計(jì)算。同時(shí)，公司應(yīng)采取進(jìn)一步的催收措施，如發(fā)送律師函、提起訴訟等，直至收回質(zhì)保金及逾期違約金。七、催收管理（一）催收責(zé)任業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)應(yīng)收質(zhì)保金的具體催收工作，應(yīng)建立催收臺(tái)賬，詳細(xì)記錄每筆質(zhì)保金的催收情況，包括催收時(shí)間、催收方式、客戶反饋等信息。對(duì)于逾期未收回的質(zhì)保金，業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)跟進(jìn)，制定催收計(jì)劃，明確催收目標(biāo)和措施，并定期向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)催收進(jìn)展情況。（二）催收方式1.電話催收：業(yè)務(wù)部門(mén)催收人員應(yīng)定期與客戶進(jìn)行電話溝通，了解客戶未退還質(zhì)保金的原因，提醒客戶按照合同約定及時(shí)辦理退還手續(xù)。2.郵件催收：對(duì)于重要客戶或多次電話催收無(wú)果的情況，可通過(guò)發(fā)送郵件的方式進(jìn)行催收。郵件內(nèi)容應(yīng)明確質(zhì)保金的金額、逾期情況、催收要求等信息，并保留郵件發(fā)送記錄。3.上門(mén)催收：對(duì)于距離公司較近且有必要上門(mén)溝通的客戶，可安排催收人員上門(mén)催收。上門(mén)催收時(shí)，催收人員應(yīng)攜帶相關(guān)證明材料，與客戶面對(duì)面溝通，了解客戶實(shí)際情況，協(xié)商解決質(zhì)保金退還問(wèn)題。4.法律催收：如通過(guò)上述催收方式仍無(wú)法收回質(zhì)保金，且客戶存在明顯違約行為，公司可考慮采取法律手段進(jìn)行催收。法務(wù)部門(mén)應(yīng)及時(shí)介入，收集相關(guān)證據(jù)，起草律師函或提起訴訟，維護(hù)公司合法權(quán)益。（三）催收記錄與報(bào)告催收人員應(yīng)及時(shí)記錄每次催收的情況，包括與客戶溝通的時(shí)間、內(nèi)容、客戶反饋等信息，并形成催收記錄。催收記錄應(yīng)妥善保存，作為催收工作的重要依據(jù)。同時(shí)，業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)定期向公司領(lǐng)導(dǎo)提交應(yīng)收質(zhì)保金催收?qǐng)?bào)告，匯報(bào)催收工作進(jìn)展情況、存在的問(wèn)題及下一步工作計(jì)劃等。催收?qǐng)?bào)告應(yīng)采用書(shū)面形式，并附相關(guān)催收記錄和統(tǒng)計(jì)報(bào)表。八、風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估與監(jiān)控（一）風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估公司應(yīng)定期對(duì)應(yīng)收質(zhì)保金進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估，綜合考慮客戶的信用狀況、經(jīng)營(yíng)情況、財(cái)務(wù)狀況、行業(yè)環(huán)境等因素，評(píng)估質(zhì)保金回收的可能性和風(fēng)險(xiǎn)程度。對(duì)于風(fēng)險(xiǎn)較高的客戶和項(xiàng)目，應(yīng)制定針對(duì)性的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施，加強(qiáng)監(jiān)控和管理。（二）風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控指標(biāo)1.逾期率：計(jì)算逾期未收回的質(zhì)保金金額占應(yīng)收質(zhì)保金總額的比例，反映質(zhì)保金回收的及時(shí)性風(fēng)險(xiǎn)。逾期率過(guò)高表明公司應(yīng)收質(zhì)保金回收存在較大問(wèn)題，需要及時(shí)采取措施進(jìn)行催收和風(fēng)險(xiǎn)控制。2.壞賬率：統(tǒng)計(jì)已確認(rèn)無(wú)法收回的質(zhì)保金金額占應(yīng)收質(zhì)保金總額的比例，衡量公司應(yīng)收質(zhì)保金的壞賬風(fēng)險(xiǎn)。壞賬率的變化可以反映公司質(zhì)保金管理的效果以及客戶信用狀況的變化。3.賬齡結(jié)構(gòu)：分析應(yīng)收質(zhì)保金的賬齡分布情況，如1年以內(nèi)、12年、23年等不同賬齡段的金額占比。賬齡結(jié)構(gòu)不合理，如長(zhǎng)期逾期未收回的質(zhì)保金占比較大，可能會(huì)增加公司的資金占用成本和壞賬風(fēng)險(xiǎn)。（三）風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)根據(jù)設(shè)定的風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控指標(biāo)，定期對(duì)應(yīng)收質(zhì)保金的風(fēng)險(xiǎn)狀況進(jìn)行分析和評(píng)估。當(dāng)發(fā)現(xiàn)逾期率、壞賬率等指標(biāo)超過(guò)預(yù)警值或賬齡結(jié)構(gòu)出現(xiàn)異常變化時(shí)，應(yīng)及時(shí)發(fā)出風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警信號(hào)，通知業(yè)務(wù)部門(mén)和相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)。業(yè)務(wù)部門(mén)收到風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警后，應(yīng)立即采取相應(yīng)的措施進(jìn)行催收和風(fēng)險(xiǎn)化解，如加大催收力度、調(diào)整信用政策、與客戶重新協(xié)商付款計(jì)劃等。九、減值準(zhǔn)備與核銷（一）減值準(zhǔn)備計(jì)提公司應(yīng)按照會(huì)計(jì)準(zhǔn)則的要求，對(duì)應(yīng)收質(zhì)保金進(jìn)行減值測(cè)試。如根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估結(jié)果，判斷應(yīng)收質(zhì)保金存在減值跡象，應(yīng)合理計(jì)提減值準(zhǔn)備。減值準(zhǔn)備的計(jì)提方法應(yīng)符合公司財(cái)務(wù)制度規(guī)定，并保持一致性。計(jì)提減值準(zhǔn)備時(shí)，借記“資產(chǎn)減值損失”科目，貸記“壞賬準(zhǔn)備應(yīng)收質(zhì)保金減值準(zhǔn)備”科目。（二）減值準(zhǔn)備轉(zhuǎn)回如后期因客戶經(jīng)營(yíng)狀況改善、還款能力增強(qiáng)等原因，導(dǎo)致已計(jì)提減值準(zhǔn)備的應(yīng)收質(zhì)保金收回可能性增加，公司應(yīng)在原已計(jì)提減值準(zhǔn)備的范圍內(nèi)轉(zhuǎn)回減值準(zhǔn)備。轉(zhuǎn)回減值準(zhǔn)備時(shí)，借記“壞賬準(zhǔn)備應(yīng)收質(zhì)保金減值準(zhǔn)備”科目，貸記“資產(chǎn)減值損失”科目。（三）核銷管理對(duì)于確實(shí)無(wú)法收回的應(yīng)收質(zhì)保金，經(jīng)公司審批后進(jìn)行核銷處理。核銷應(yīng)收質(zhì)保金時(shí)，應(yīng)提供充分的證據(jù)證明該質(zhì)保金已無(wú)法收回，如客戶破產(chǎn)清算報(bào)告、法院判決書(shū)、