公司收寄件管理辦法一、總則（一）目的為加強公司收寄件管理，規(guī)范收寄件流程，確保公司郵件、包裹等收寄件工作的安全、準確、高效進行，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司各部門及全體員工在工作過程中涉及的收寄件活動，包括但不限于文件、資料、樣品、辦公用品等的收寄。（三）基本原則1.遵守法規(guī)原則：嚴格遵守國家有關(guān)郵政、快遞行業(yè)的法律法規(guī)以及相關(guān)安全規(guī)定，確保收寄件活動合法合規(guī)。2.安全準確原則：保障收寄件物品的安全，防止丟失、損壞、延誤等情況發(fā)生；確保收寄信息的準確無誤，包括收件人姓名、地址、聯(lián)系方式等。3.高效便捷原則：優(yōu)化收寄件流程，提高工作效率，在保證質(zhì)量的前提下，為員工提供便捷的服務(wù)。4.責(zé)任明確原則：明確各環(huán)節(jié)的責(zé)任主體，確保收寄件工作中出現(xiàn)的問題能夠及時追溯和處理。二、收寄件流程（一）寄件流程1.寄件申請員工因工作需要寄件時，應(yīng)填寫《寄件申請表》，詳細注明寄件人姓名、部門、聯(lián)系方式、收件人姓名、地址、聯(lián)系電話、寄件內(nèi)容、重量、數(shù)量等信息。對于重要文件或物品，需在申請表中注明“重要”字樣，并說明特殊要求。2.審批部門負責(zé)人對寄件申請進行審核，重點審核寄件內(nèi)容是否符合工作需要、收件信息是否準確等。對于涉及費用較高或重要業(yè)務(wù)的寄件，需報上級領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過后，部門負責(zé)人在《寄件申請表》上簽字確認。3.包裝準備寄件人根據(jù)寄件內(nèi)容的性質(zhì)和特點，選擇合適的包裝材料進行包裝。確保包裝牢固、密封，能夠有效保護寄件物品。對于易碎物品，應(yīng)在包裝內(nèi)填充足夠的緩沖材料，如泡沫、氣墊等；對于液體物品，需確保包裝密封良好，防止?jié)B漏。4.稱重計費將包裝好的寄件物品送至公司指定的收寄點進行稱重。收寄點工作人員按照郵政、快遞等相關(guān)規(guī)定，根據(jù)物品重量、體積、寄達地等因素計算寄件費用。寄件人確認費用無誤后，支付寄件費用。公司鼓勵員工通過公司統(tǒng)一的支付渠道進行支付，以便于費用管理和統(tǒng)計。5.信息登記收寄點工作人員根據(jù)《寄件申請表》和稱重計費信息，在公司收寄件管理系統(tǒng)中進行詳細登記。登記內(nèi)容包括寄件單號、寄件人信息、收件人信息、寄件內(nèi)容、重量、費用、寄達地、預(yù)計送達時間等。打印寄件標簽，將標簽粘貼在寄件包裝上。標簽應(yīng)清晰顯示寄件單號、收件人姓名、地址等關(guān)鍵信息。6.交寄收寄點工作人員按照郵政、快遞等公司的規(guī)定，及時將寄件物品交寄給相應(yīng)的快遞公司或郵政部門。確保寄件物品在規(guī)定時間內(nèi)發(fā)出，并獲取交寄憑證。將交寄憑證復(fù)印件交寄件人留存，同時在公司收寄件管理系統(tǒng)中更新寄件狀態(tài)為“已交寄”。（二）收件流程1.郵件跟蹤收寄點工作人員負責(zé)對公司的收件進行跟蹤，及時掌握郵件的運輸狀態(tài)和預(yù)計送達時間。通過快遞公司或郵政部門提供的查詢系統(tǒng)，定期查詢郵件的物流信息，并記錄在公司收寄件管理系統(tǒng)中。對于預(yù)計到達時間臨近的郵件，提前通知收件人做好收件準備。2.收件通知郵件到達公司指定收寄點后，收寄點工作人員根據(jù)收件人信息，通過電話、短信或公司內(nèi)部通訊工具等方式通知收件人及時領(lǐng)取郵件。通知內(nèi)容應(yīng)包括郵件單號、寄件人信息、寄件內(nèi)容等關(guān)鍵信息，以便收件人準確識別郵件。3.收件驗收收件人領(lǐng)取郵件時，應(yīng)在收寄點工作人員的見證下進行驗收。檢查郵件包裝是否完好，如有破損、變形等情況，應(yīng)及時與快遞公司或郵政部門聯(lián)系，并當(dāng)場拍照記錄。核對郵件內(nèi)容與寄件申請表中注明的內(nèi)容是否一致，確認無誤后在《收件登記表》上簽字確認。對于重要文件或物品，收件人應(yīng)仔細檢查文件的完整性、準確性，如有疑問及時與寄件人溝通。4.異常處理如發(fā)現(xiàn)郵件存在丟失、損壞、延誤等異常情況，收件人應(yīng)立即向收寄點工作人員報告。收寄點工作人員負責(zé)協(xié)助收件人與快遞公司或郵政部門進行溝通協(xié)調(diào)，按照相關(guān)規(guī)定進行索賠或處理。對于因公司內(nèi)部原因?qū)е碌氖占栴}，如信息登記錯誤、未及時通知等，相關(guān)責(zé)任人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任，并采取措施及時解決問題。三、收寄件安全管理（一）寄件安全1.物品限制嚴格遵守國家法律法規(guī)和郵政、快遞行業(yè)規(guī)定，禁止收寄各類違禁物品，如槍支彈藥、易燃易爆物品、毒品、反動宣傳品等。對于限制寄遞的物品，如液體、粉末、電池等，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進行妥善包裝和標識，并確保符合運輸要求。2.信息安全寄件人在填寫《寄件申請表》時，應(yīng)確保提供的信息真實、準確、完整。不得泄露公司機密信息和個人隱私信息。收寄點工作人員在處理寄件信息時，應(yīng)嚴格遵守公司信息安全管理制度，妥善保管寄件信息，防止信息泄露。（二）收件安全1.驗收環(huán)節(jié)收件人在驗收郵件時，應(yīng)注意檢查郵件是否存在安全隱患，如是否有異味、是否有不明液體滲漏等。如有異常情況，應(yīng)立即停止驗收，并采取相應(yīng)措施。2.存儲管理對于收件后暫時存放的郵件，收寄點應(yīng)設(shè)置專門的存儲區(qū)域，確保郵件存放安全。存儲區(qū)域應(yīng)具備防火、防盜、防潮等功能。定期對存儲的郵件進行清理和盤點，防止郵件積壓和丟失。四、收寄件費用管理（一）費用標準1.公司根據(jù)郵政、快遞等市場行情，制定統(tǒng)一的收寄件費用標準。費用標準應(yīng)定期進行評估和調(diào)整，以適應(yīng)市場變化。2.費用標準應(yīng)明確不同寄達地、不同重量段、不同快遞服務(wù)類型（如普通快遞、加急快遞等）的收費標準，并在公司內(nèi)部進行公示。（二）費用報銷1.員工寄件費用原則上由個人承擔(dān)。如因工作需要由公司承擔(dān)寄件費用的，應(yīng)按照公司費用報銷制度進行申請和報銷。2.員工報銷寄件費用時，應(yīng)提供有效的發(fā)票和寄件憑證（如快遞單號、交寄憑證等），并填寫費用報銷申請表。3.財務(wù)部門對寄件費用報銷進行審核，重點審核費用是否符合公司費用標準、發(fā)票是否真實有效等。審核通過后，按照公司財務(wù)制度進行報銷。五、收寄點管理（一）收寄點設(shè)置1.根據(jù)公司業(yè)務(wù)需求和地理位置，合理設(shè)置收寄點。收寄點應(yīng)選擇交通便利、便于管理的地點。2.收寄點應(yīng)配備必要的辦公設(shè)備和設(shè)施，如電腦、打印機、稱重設(shè)備、包裝材料等，以確保收寄件工作的正常進行。（二）人員管理1.收寄點工作人員應(yīng)具備良好的職業(yè)道德和業(yè)務(wù)素質(zhì)，熟悉收寄件流程和相關(guān)規(guī)定。2.定期對收寄點工作人員進行培訓(xùn)，提高其業(yè)務(wù)水平和服務(wù)意識。培訓(xùn)內(nèi)容包括收寄件流程、安全管理、信息系統(tǒng)操作等。3.建立收寄點工作人員考核制度，對其工作表現(xiàn)進行定期考核，考核結(jié)果與績效掛鉤。（三）環(huán)境管理1.保持收寄點環(huán)境整潔、衛(wèi)生，物品擺放整齊有序。2.加強對收寄點的安全管理，確保辦公設(shè)備和設(shè)施的正常運行，防止發(fā)生安全事故。六、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司行政部門負責(zé)對收寄件管理工作進行定期檢查和不定期抽查。檢查內(nèi)容包括收寄件流程執(zhí)行情況、安全管理措施落實情況、費用管理情況等。2.對于檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，及時下達整改通知書，要求責(zé)任部門限期整改。整改完成后進行復(fù)查，確保問題得到徹底解決。（二）外部監(jiān)督1.積極配合郵政管理部門、快遞行業(yè)協(xié)會等相關(guān)部門的監(jiān)督檢查，及時了解和掌握行業(yè)動態(tài)和政策法規(guī)變化。2.對于外部監(jiān)督檢查中提出的問題，認真對待，積極整改，并及時反饋整改情況。七、責(zé)任追究1.對于違反本辦法規(guī)定的行為，按照公司相關(guān)規(guī)定