高招檔案管理辦法總則目的與依據(jù)為了加強高等學校招生（以下簡稱“高招”）檔案的科學管理，確保高招檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮高招檔案在招生工作、教育教學、學校管理以及社會服務等方面的作用，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》《普通高等學校招生工作規(guī)定》等相關法律法規(guī)和行業(yè)標準，結(jié)合本公司/組織實際情況，特制定本辦法。適用范圍本辦法適用于本公司/組織在高招工作過程中形成的各類檔案的收集、整理、保管、利用和鑒定銷毀等管理活動。管理原則高招檔案管理工作應遵循集中統(tǒng)一管理原則，維護檔案的完整與安全，便于社會各方面的利用。堅持實事求是、客觀公正的原則，確保檔案內(nèi)容真實、準確、有效。同時，要注重檔案管理的信息化建設，提高管理效率和服務水平。檔案管理機構(gòu)與職責管理機構(gòu)設立高招檔案管理工作領導小組，由公司/組織主要負責人擔任組長，招生部門、檔案管理部門等相關部門負責人為成員，全面統(tǒng)籌高招檔案管理工作。檔案管理部門具體負責高招檔案的日常管理工作，配備專業(yè)的檔案管理人員，明確崗位職責，確保檔案管理工作的順利開展。職責分工招生部門負責高招工作中各類文件材料的收集、整理和初步審核，按照規(guī)定的時間和要求將相關材料移交檔案管理部門。對所提供材料的真實性、完整性和準確性負責。檔案管理部門1.制定和完善高招檔案管理制度和業(yè)務規(guī)范，指導和監(jiān)督招生部門的檔案收集、整理工作。2.對接收的高招檔案進行分類、編號、編目、裝訂等整理工作，確保檔案的有序存放和管理。3.負責高招檔案的保管工作，建立健全檔案保管制度，采取必要的防火、防潮、防蟲、防盜等安全措施，確保檔案的安全。4.開展高招檔案的利用服務工作，為學校招生工作、教學管理、學生服務以及社會相關部門提供檔案查詢、借閱等服務。5.定期對高招檔案進行鑒定和銷毀工作，按照規(guī)定的程序和要求處理無保存價值的檔案。其他相關部門在各自職責范圍內(nèi)，配合招生部門和檔案管理部門做好高招檔案管理工作，提供必要的支持和協(xié)助。檔案收集與整理收集范圍高招檔案的收集范圍主要包括以下幾類：招生計劃類招生章程、招生來源計劃、分省分專業(yè)招生計劃等文件材料。招生宣傳類招生簡章、宣傳海報、招生宣傳片、招生咨詢記錄等材料。考生報名與考試類考生報名信息、準考證存根、考試試卷、考試成績、考試違規(guī)處理記錄等材料。錄取與入學類錄取通知書存根、錄取新生名冊、考生電子檔案、新生入學資格審查材料、新生學籍檔案等材料。招生工作管理類招生工作會議記錄、招生工作總結(jié)、招生工作評估報告、招生工作相關的請示、批復等文件材料。收集要求1.招生部門應指定專人負責高招檔案材料的收集工作，確保材料收集的全面性和及時性。2.對收集的檔案材料要進行初步審核，檢查材料的完整性、準確性和規(guī)范性，發(fā)現(xiàn)問題及時補充或糾正。3.檔案材料應采用紙質(zhì)和電子兩種形式進行收集，電子檔案應按照規(guī)定的格式和要求進行存儲和管理。整理方法1.檔案管理部門對接收的高招檔案材料進行分類整理，按照招生工作的流程和檔案的性質(zhì)，分為不同的類別和保管期限。2.對紙質(zhì)檔案進行裝訂、編目，編制卷內(nèi)目錄和案卷目錄，建立檔案檢索工具。3.對電子檔案進行數(shù)據(jù)清理、分類存儲，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案的信息化管理。檔案保管保管條件1.檔案管理部門應設立專門的高招檔案庫房，庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等基本條件，確保檔案的安全。2.庫房應配備必要的檔案裝具，如檔案柜、密集架等，按照檔案的類別和保管期限進行有序存放。3.建立檔案庫房管理制度，定期對庫房進行檢查和維護，保持庫房的整潔和通風良好。保管期限高招檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。具體保管期限按照國家有關規(guī)定和本公司/組織的實際情況確定。1.永久保管的檔案主要包括招生章程、錄取新生名冊、考生電子檔案等具有重要歷史價值和查考利用價值的檔案材料。2.長期保管的檔案一般為1650年，主要包括招生計劃、招生宣傳材料、考試成績等對學校招生工作和教學管理有重要參考價值的檔案材料。3.短期保管的檔案一般為515年，主要包括招生咨詢記錄、考試違規(guī)處理記錄等一般性檔案材料。安全管理1.加強檔案庫房的安全管理，安裝防火、防盜、監(jiān)控等安全設備，制定安全應急預案，確保檔案在遇到突發(fā)事件時能夠得到及時有效的保護。2.嚴格檔案借閱和查閱制度，對查閱和借閱檔案的人員進行登記，明確查閱和借閱的范圍、期限和用途，確保檔案的安全和保密。3.定期對檔案進行檢查和維護，發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、霉變等情況時，應及時進行修復和處理。檔案利用利用原則高招檔案的利用應遵循合法、合規(guī)、安全、方便的原則，在確保檔案安全和保密的前提下，為學校招生工作、教學管理、學生服務以及社會相關部門提供及時、準確的檔案信息服務。利用方式1.查閱：學校內(nèi)部人員因工作需要查閱高招檔案的，應填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)部門負責人批準后，到檔案管理部門查閱。社會相關部門查閱高招檔案的，應持單位介紹信和本人有效身份證件，經(jīng)檔案管理部門負責人批準后，方可查閱。2.借閱：學校內(nèi)部人員因工作需要借閱高招檔案的，應填寫《檔案借閱申請表》，經(jīng)部門負責人和檔案管理部門負責人批準后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過15天，特殊情況需要延長借閱期限的，應辦理續(xù)借手續(xù)。3.復制：因工作需要復制高招檔案的，應填寫《檔案復制申請表》，經(jīng)檔案管理部門負責人批準后，由檔案管理人員負責復制。復制的檔案應加蓋檔案管理部門的公章，注明復制日期和用途。利用服務1.檔案管理部門應建立檔案利用服務制度，為利用者提供優(yōu)質(zhì)、高效的服務。在查閱、借閱和復制檔案時，應及時提供檔案檢索工具和相關信息，指導利用者正確查閱和使用檔案。2.對利用檔案形成的各種成果，檔案管理部門應進行登記和備案，以便更好地了解檔案的利用情況和效果。檔案鑒定與銷毀鑒定組織成立高招檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門、招生部門等相關部門的負責人和專業(yè)人員組成，負責對高招檔案進行定期鑒定。鑒定標準根據(jù)國家有關檔案鑒定的標準和本公司/組織的實際情況，制定高招檔案鑒定標準。對達到保管期限的檔案，應從檔案的價值、完整性、準確性等方面進行全面鑒定，確定檔案的存毀。鑒定程序1.檔案管理部門定期對達到保管期限的高招檔案進行清理和初步鑒定，提出存毀意見。2.鑒定工作小組對檔案管理部門提出的存毀意見進行審核和鑒定，形成鑒定報告。3.對經(jīng)鑒定確無保存價值的檔案，應填寫《檔案銷毀清冊》，報公司/組織負責人批準后，按照規(guī)定的程序進行銷毀。銷毀處理1.檔案銷毀應采用安全、保密的方式進行，一般采用粉碎、焚燒等方法。銷毀檔案時，應指定專人負責監(jiān)銷，確保檔案銷毀的徹底性和安全性。2.銷毀檔案后，監(jiān)銷人員應在《檔案銷毀清冊》上簽字確認，并將《檔案銷毀清冊》永久保存。檔案信息化建設建設目標以提高高招檔案管理效率和服務水平為目標，建立完善的高招檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化采集、存儲、檢索、利用和共享，推動高招檔案管理工作的現(xiàn)代化和信息化。建設內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對紙質(zhì)高招檔案進行數(shù)字化處理，將檔案內(nèi)容轉(zhuǎn)化為電子數(shù)據(jù)，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。2.信息化管理系統(tǒng)建設：開發(fā)或引進高招檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的在線收集、整理、保管、利用和鑒定銷毀等管理功能。3.數(shù)據(jù)安全與保密：加強高招檔案信息化管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)安全和保密工作，采取數(shù)據(jù)加密、訪問控制、備份恢復等技術手段，確保檔案數(shù)據(jù)的安全和保密。應用與服務1.利用信息化管理系統(tǒng)，為學校招生工作、教學管理、學生服務以及社會相關部門提供便捷的檔案查詢、借閱和下載服務。2.加強高招檔案信息資源的開發(fā)和利用，通過數(shù)據(jù)分析和挖掘，為學校招生決策、教學改革等提供支持和參考。監(jiān)督與考核監(jiān)督機制建立高招檔案管理工作監(jiān)督機制，定期對檔案管理工作進行檢查和評估。公司/組織內(nèi)部審計部門應加強對高招檔案管理工作的審計監(jiān)督，確保檔案管理工作符合法律法規(guī)和本辦法的規(guī)定?？己藘?nèi)容對招生部門和檔案管理部門的高招檔案管理工作進行考核，考核內(nèi)容主要包括檔案收集、整理、保管、利用、