餐飲采購管理辦法一、總則（一）目的為加強公司餐飲采購管理，規(guī)范采購流程，確保采購物資的質量、價格合理，滿足公司餐飲服務需求，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內部餐飲采購活動，包括食材、調料、飲料、餐具及相關設備的采購。（三）基本原則1.合規(guī)性原則：嚴格遵守國家法律法規(guī)及行業(yè)標準，確保采購活動合法合規(guī)。2.質量優(yōu)先原則：優(yōu)先采購質量可靠、安全衛(wèi)生的物資，保障餐飲服務質量。3.性價比原則：在保證質量的前提下，通過合理的采購策略，降低采購成本，提高性價比。4.透明公開原則：采購過程應公開透明，接受公司內部監(jiān)督。二、采購組織與職責（一）采購部門1.負責制定采購計劃：根據公司餐飲需求，結合庫存情況，制定科學合理的采購計劃，明確采購物資的種類、數量、規(guī)格、時間等要求。2.執(zhí)行采購任務：按照采購計劃，通過多種渠道選擇合格的供應商，進行詢價、比價、議價，簽訂采購合同，并跟進采購訂單的執(zhí)行情況，確保按時、按質、按量到貨。3.供應商管理：建立供應商檔案，對供應商的資質、信譽、產品質量等進行評估和管理，定期對供應商進行考核，淘汰不合格供應商，開發(fā)新的優(yōu)質供應商。4.采購成本控制：通過與供應商談判、優(yōu)化采購批量、選擇合適的采購時機等方式，降低采購成本，提高采購效益。5.采購信息管理：及時收集、整理、分析采購相關信息，為公司決策提供數據支持。（二）驗收部門1.制定驗收標準：根據采購物資的特點和質量要求，制定詳細的驗收標準和流程。2.實施驗收工作：在采購物資到貨時，按照驗收標準進行嚴格驗收，檢查物資的數量、質量、規(guī)格等是否符合要求，對驗收結果進行記錄。3.反饋驗收情況：如發(fā)現物資存在質量問題或與合同不符等情況，及時向采購部門反饋，并督促采購部門與供應商協(xié)商解決。（三）使用部門1.提出需求：根據餐飲服務實際需求，向采購部門提出物資采購申請，明確物資的種類、數量、規(guī)格等詳細要求。2.參與驗收：在驗收環(huán)節(jié)，使用部門應派人參與，對物資的適用性進行檢驗，確保采購物資能夠滿足餐飲服務的實際需要。3.反饋使用意見：在物資使用過程中，及時向采購部門反饋物資的質量、性能等方面的使用意見，為后續(xù)采購提供參考。（四）財務部門1.審核采購預算：對采購部門提交的采購預算進行審核，確保采購費用在預算范圍內。2.支付貨款：根據采購合同和驗收合格的憑證，按照公司財務制度及時支付貨款。3.成本核算與分析：對采購成本進行核算和分析，為公司成本控制提供數據支持。三、采購流程（一）采購申請1.使用部門根據餐飲服務需求，填寫《采購申請表》，詳細注明物資名稱、規(guī)格、數量、需求時間等信息，并提交至采購部門。2.《采購申請表》需經使用部門負責人審核簽字，確保申請內容真實、合理。（二）采購計劃制定1.采購部門收到《采購申請表》后，結合庫存情況進行綜合分析，制定采購計劃。采購計劃應明確采購物資的具體信息、采購時間、預計采購金額等。2.采購計劃需報采購部門負責人審批，審批通過后執(zhí)行。（三）供應商選擇與評估1.采購人員根據采購計劃，通過多種渠道尋找潛在供應商，如網絡搜索、行業(yè)推薦、供應商自薦等。2.對潛在供應商進行資質審查，要求供應商提供營業(yè)執(zhí)照、食品經營許可證、產品質量檢測報告等相關證明文件。3.實地考察供應商的生產經營場所、生產設備、質量控制體系等，評估其生產能力和產品質量穩(wěn)定性。4.向供應商索取樣品進行檢驗，確保其產品符合公司質量要求。5.建立供應商評估檔案，對供應商的產品質量、交貨期、價格、售后服務等方面進行定期評估，評估結果作為供應商選擇和合作的重要依據。（四）詢價、比價與議價1.采購人員向多家供應商發(fā)出詢價函，詳細說明采購物資的規(guī)格、數量、質量要求等，要求供應商在規(guī)定時間內報價。2.收集各供應商的報價后，進行比價分析，選擇價格合理、質量可靠的供應商進行進一步議價。3.與選定的供應商進行面對面議價，爭取更優(yōu)惠的采購價格和條款。在議價過程中，應充分考慮物資質量、交貨期、售后服務等因素，確保綜合性價比最優(yōu)。（五）采購合同簽訂1.與確定的供應商簽訂采購合同，合同應明確雙方的權利和義務，包括物資名稱、規(guī)格、數量、價格、交貨時間、交貨地點、質量標準、付款方式、售后服務等條款。2.采購合同需經采購部門負責人審核簽字，并報公司法務部門審核，確保合同合法合規(guī)。（六）采購訂單下達1.根據采購合同，采購人員及時下達采購訂單給供應商，明確訂單編號、物資明細、交貨時間、交貨地點等信息。2.采購訂單下達后，應跟蹤訂單執(zhí)行情況，確保供應商按時、按質、按量生產和發(fā)貨。（七）物資驗收1.采購物資到貨前，采購部門應提前通知驗收部門做好驗收準備。2.驗收部門按照制定的驗收標準對采購物資進行驗收，包括數量清點、質量檢驗、規(guī)格核對等。3.驗收合格的物資，驗收人員應在《驗收單》上簽字確認；如發(fā)現物資存在質量問題或與合同不符等情況，驗收人員應拒絕簽收，并及時填寫《不合格物資處理單》，詳細說明問題情況，反饋給采購部門。4.采購部門負責與供應商協(xié)商解決不合格物資的處理事宜，如退貨、換貨、補貨等，并跟蹤處理結果。（八）貨款支付1.采購物資驗收合格后，采購部門應及時整理相關憑證，如采購合同、發(fā)票、驗收單等，提交給財務部門。2.財務部門按照公司財務制度對提交的憑證進行審核，審核無誤后辦理貨款支付手續(xù)。3.對于預付款項的采購業(yè)務，財務部門應嚴格按照合同約定進行支付，并跟蹤采購進度，確保預付款項的安全和合理使用。四、采購風險管理（一）質量風險1.建立嚴格的供應商評估和選擇機制，確保供應商具備良好的信譽和穩(wěn)定的產品質量。2.加強采購物資的驗收環(huán)節(jié)，嚴格按照驗收標準進行檢驗，杜絕不合格物資進入公司。3.定期對采購物資進行質量抽檢，發(fā)現質量問題及時與供應商溝通解決，必要時更換供應商。（二）價格風險1.加強市場調研，及時了解物資價格波動情況，合理制定采購計劃和采購策略。2.通過與供應商建立長期合作關系、批量采購、集中采購等方式，爭取更優(yōu)惠的采購價格。3.定期對采購價格進行分析和比較，評估采購價格的合理性，及時調整采購策略。（三）交貨風險1.在采購合同中明確交貨時間、交貨地點、違約責任等條款，約束供應商按時交貨。2.建立供應商交貨跟蹤機制，及時掌握供應商的生產進度和運輸情況，如發(fā)現可能影響交貨的問題，及時與供應商溝通協(xié)調，采取相應措施確保按時交貨。3.對于緊急采購需求，應選擇有足夠生產能力和應急響應能力的供應商，并提前做好溝通協(xié)調，確保物資能夠及時供應。（四）供應商違約風險1.對供應商進行全面的信用評估，選擇信用良好的供應商合作。2.在采購合同中明確違約責任和賠償條款，對供應商的違約行為進行約束。3.建立供應商違約預警機制，及時發(fā)現供應商的異常行為，提前采取措施防范風險。如供應商出現多次違約行為，應及時終止合作關系。五、監(jiān)督與考核（一）內部監(jiān)督1.公司內部審計部門定期對餐飲采購活動進行審計監(jiān)督，檢查采購流程是否合規(guī)、采購合同是否有效、采購成本是否合理等。2.設立舉報郵箱和舉報電話，接受公司員工對采購活動中違規(guī)行為的舉報，對舉報信息進行及時調查處理。（二）考核機制1.建立采購部門績效考核制度，對采購人員的工作業(yè)績、工作態(tài)度、廉潔自律等方面進行考核評價。2.考核指標包括采購任務完成率、采購成本控制情況、物資質量合格率、供應商滿意度、合同執(zhí)行情況等。3.根據考核結果，對表現優(yōu)秀的采購人員給予獎勵，對存在問題的采購