信箱使用及管理辦法一、總則（一）目的為規(guī)范公司信箱的使用與管理，確保信息傳遞的及時、準(zhǔn)確、安全與高效，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部各部門、全體員工以及與公司有業(yè)務(wù)往來的外部合作伙伴使用公司信箱的相關(guān)行為。（三）基本原則1.安全保密原則：信箱信息涉及公司商業(yè)機密、工作秘密及員工個人隱私等，必須嚴(yán)格保密，防止信息泄露。2.規(guī)范使用原則：所有使用者應(yīng)按照規(guī)定的方式和流程使用信箱，確保信息傳遞的規(guī)范性和準(zhǔn)確性。3.及時處理原則：對信箱內(nèi)的各類郵件應(yīng)及時查收、閱讀和處理，不得延誤，以免影響工作進展。二、信箱設(shè)置與分類（一）信箱設(shè)置1.公司設(shè)立統(tǒng)一的電子郵箱系統(tǒng)，域名為[公司域名]，員工個人信箱地址為：姓名全拼@[公司域名]。2.根據(jù)工作需要，可設(shè)立部門公共信箱，用于部門內(nèi)部信息共享與協(xié)作溝通，地址格式為：部門名稱拼音縮寫@[公司域名]。3.對于特定項目或臨時工作任務(wù)，可設(shè)立專門的項目信箱，由項目負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)管理，地址格式為：項目名稱拼音縮寫@[公司域名]。（二）信箱分類1.內(nèi)部郵件：主要用于公司內(nèi)部各部門之間、員工之間的工作溝通、文件傳遞、工作匯報等。2.外部郵件：用于與外部合作伙伴、客戶、供應(yīng)商等進行業(yè)務(wù)往來、商務(wù)洽談、合同簽訂、信息反饋等。3.通知公告郵件：由公司行政部門或相關(guān)職能部門發(fā)送，用于傳達公司重要通知、政策法規(guī)、會議安排等信息。4.系統(tǒng)郵件：由公司電子郵箱系統(tǒng)自動發(fā)送的各類郵件，如密碼找回提示、賬戶異常通知等。三、使用人員職責(zé)（一）員工個人職責(zé)1.妥善保管個人信箱賬號和密碼，不得隨意透露給他人。如發(fā)現(xiàn)賬號異常，應(yīng)及時向公司信息技術(shù)部門報告。2.定期查收信箱郵件，每日至少登錄一次，確保不遺漏重要信息。對于緊急郵件，應(yīng)在收到后[X]小時內(nèi)進行處理。3.發(fā)送郵件時，應(yīng)確保主題明確、內(nèi)容準(zhǔn)確、語言規(guī)范，避免使用模糊、歧義或容易引起誤解的表述。同時，要根據(jù)郵件內(nèi)容和收件對象選擇合適的郵件分類和發(fā)送范圍。4.對涉及公司機密信息、商業(yè)秘密或敏感內(nèi)容的郵件，應(yīng)按照公司保密規(guī)定進行加密處理，并嚴(yán)格控制知悉范圍。5.及時清理信箱內(nèi)的垃圾郵件、過期郵件和無用文件，保持信箱空間的合理利用。（二）部門負(fù)責(zé)人職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門公共信箱的日常管理和監(jiān)督，確保部門成員正確使用公共信箱。2.定期檢查公共信箱內(nèi)的郵件，對重要郵件進行及時處理和轉(zhuǎn)發(fā)，并督促相關(guān)人員落實郵件內(nèi)容。3.根據(jù)工作需要，合理設(shè)置公共信箱的使用權(quán)限，確保信息在部門內(nèi)部的安全共享與有效傳遞。（三）項目負(fù)責(zé)人職責(zé)1.負(fù)責(zé)項目信箱的創(chuàng)建、管理和維護，明確項目團隊成員對項目信箱的使用權(quán)限。2.組織項目團隊成員定期清理項目信箱，確保項目相關(guān)信息的及時歸檔和有效管理。3.對項目信箱內(nèi)的郵件進行分類整理和跟蹤處理，及時協(xié)調(diào)解決項目中的問題，推動項目順利進行。四、郵件收發(fā)規(guī)范（一）郵件發(fā)送規(guī)范1.主題撰寫：主題應(yīng)簡潔明了，準(zhǔn)確概括郵件核心內(nèi)容，避免使用冗長、模糊或無意義的主題。對于重要郵件，應(yīng)在主題前標(biāo)注“重要”或“加急”等字樣。2.稱謂使用：根據(jù)收件對象的身份和關(guān)系，使用恰當(dāng)?shù)姆Q謂，如“尊敬的[姓名]先生/女士”、“[部門名稱]”等。3.正文格式：正文應(yīng)條理清晰，分段表述，避免出現(xiàn)大段文字堆砌。如有附件，應(yīng)在正文中明確說明附件內(nèi)容和用途。4.簽名設(shè)置：員工應(yīng)設(shè)置個性化的郵件簽名，包括姓名、部門、職位、聯(lián)系方式等信息，以便收件人快速了解發(fā)件人身份。5.發(fā)送范圍：嚴(yán)格控制郵件的發(fā)送范圍，避免將無關(guān)人員納入收件列表。如需抄送他人，應(yīng)明確說明抄送原因和目的。（二）郵件接收規(guī)范1.收到郵件后，應(yīng)及時查收并閱讀，不得無故拖延。對于緊急郵件，應(yīng)立即采取相應(yīng)措施進行處理。2.仔細核對郵件內(nèi)容，如有疑問或需要進一步溝通的事項，應(yīng)及時與發(fā)件人聯(lián)系，確保信息準(zhǔn)確無誤。3.對重要郵件應(yīng)進行妥善保存，可根據(jù)需要進行打印、轉(zhuǎn)發(fā)、存檔等操作。對于涉及工作任務(wù)的郵件，應(yīng)按照要求及時完成并反饋處理結(jié)果。五、信箱安全管理（一）賬號安全1.員工應(yīng)使用強密碼設(shè)置個人信箱賬號，密碼長度不少于[X]位，包含字母、數(shù)字和特殊字符，且定期更換密碼。2.嚴(yán)禁使用簡單易猜的密碼，如生日、電話號碼、連續(xù)數(shù)字等。不得將個人信箱賬號和密碼告知他人，如需他人代為操作，應(yīng)通過公司內(nèi)部流程進行申請和授權(quán)。3.如發(fā)現(xiàn)賬號被盜用或存在安全風(fēng)險，應(yīng)立即向公司信息技術(shù)部門報告，并按照要求進行賬號掛失、密碼重置等操作。（二）信息安全1.嚴(yán)格遵守公司保密制度，對信箱內(nèi)涉及公司機密信息、商業(yè)秘密、客戶資料等敏感內(nèi)容的郵件，應(yīng)采取加密、限制訪問等安全措施，防止信息泄露。2.不得通過公司信箱發(fā)送違法違規(guī)、涉及色情、暴力、恐怖等不良內(nèi)容的郵件。3.在處理涉及公司重要信息的郵件時，應(yīng)確保工作環(huán)境安全，避免在公共場所或未采取安全防護措施的設(shè)備上操作郵件。（三）系統(tǒng)安全1.公司信息技術(shù)部門負(fù)責(zé)定期對電子郵箱系統(tǒng)進行維護、升級和安全檢查，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定運行和數(shù)據(jù)安全。2.員工應(yīng)配合信息技術(shù)部門的工作，不得擅自對電子郵箱系統(tǒng)進行修改、設(shè)置或安裝未經(jīng)授權(quán)的軟件、插件等，以免影響系統(tǒng)正常運行或?qū)е掳踩┒础?.如發(fā)現(xiàn)電子郵箱系統(tǒng)出現(xiàn)故障或異常情況，應(yīng)及時向信息技術(shù)部門報告，以便及時進行處理和修復(fù)。六、信箱清理與歸檔（一）清理原則1.定期清理原則：員工應(yīng)每周至少清理一次個人信箱，部門負(fù)責(zé)人應(yīng)每月至少清理一次部門公共信箱，項目負(fù)責(zé)人應(yīng)在項目結(jié)束后及時清理項目信箱。2.分類清理原則：根據(jù)郵件類型、重要程度、時效性等因素進行分類清理，將重要郵件、需要長期保存的文件等進行歸檔，將垃圾郵件、過期郵件、無用文件等進行刪除。3.備份原則：對于重要郵件和文件，應(yīng)進行定期備份，可采用本地備份、外部存儲設(shè)備備份或云存儲備份等方式，確保數(shù)據(jù)的安全性和可恢復(fù)性。（二）歸檔方法1.按照郵件主題、時間、項目等維度進行分類歸檔，建立清晰的文件夾結(jié)構(gòu)，便于查找和管理。2.對于重要郵件，可在郵件系統(tǒng)中設(shè)置標(biāo)簽或標(biāo)記，以便快速檢索和定位。3.將歸檔后的郵件和文件存儲在公司指定的存儲設(shè)備或服務(wù)器上，并定期進行檢查和維護，確保數(shù)據(jù)的完整性和可讀性。七、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機制1.公司行政部門負(fù)責(zé)對信箱使用情況進行定期檢查和不定期抽查，重點檢查郵件收發(fā)規(guī)范、信箱安全管理、清理歸檔等方面的執(zhí)行情況。2.信息技術(shù)部門負(fù)責(zé)對電子郵箱系統(tǒng)的運行情況進行實時監(jiān)控，及時發(fā)現(xiàn)和處理系統(tǒng)故障、安全隱患等問題，并向相關(guān)部門和人員通報。3.各部門負(fù)責(zé)人應(yīng)加強對本部門員工信箱使用情況的日常監(jiān)督，確保部門工作的正常開展和信息的安全傳遞。（二）考核辦法1.將信箱使用情況納入員工績效考核體系，考核內(nèi)容包括郵件處理及時性、準(zhǔn)確性、規(guī)范性，信箱安全管理情況，清理歸檔工作完成情況等。2.對于在信箱使用過程中表現(xiàn)優(yōu)秀的員工，給予表彰和獎勵；對于違反本辦法規(guī)定，造成信息泄露、工作延誤或其他不良