哈爾濱檔案管理辦法一、總則（一）目的與依據(jù)為了加強哈爾濱地區(qū)檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的有效利用，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》等相關(guān)法律法規(guī)以及國家檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本地區(qū)實際情況，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于哈爾濱行政區(qū)域內(nèi)的機關(guān)、團體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織（以下統(tǒng)稱單位）的檔案管理工作。（三）基本原則檔案管理工作遵循統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理，維護檔案的真實性、完整性和保密性，便于社會各方面有效利用的原則。（四）定義與分類1.檔案定義：本辦法所稱檔案，是指單位在各項活動中直接形成的對國家和社會具有保存價值的各種形式的歷史記錄。2.檔案分類：檔案分為文書檔案、科技檔案、人事檔案、會計檔案、業(yè)務(wù)檔案等多種類別，各單位應(yīng)根據(jù)自身業(yè)務(wù)特點和檔案形成規(guī)律進(jìn)行科學(xué)分類。二、檔案管理機構(gòu)與人員（一）管理機構(gòu)設(shè)置1.各單位應(yīng)設(shè)立檔案管理機構(gòu)或配備專（兼）職檔案管理人員，負(fù)責(zé)本單位檔案的統(tǒng)一管理。2.規(guī)模較大、檔案數(shù)量較多的單位應(yīng)設(shè)立獨立的檔案部門；規(guī)模較小的單位可指定內(nèi)設(shè)機構(gòu)負(fù)責(zé)檔案管理工作，并配備必要的檔案管理人員。（二）人員職責(zé)1.檔案管理機構(gòu)職責(zé)貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，建立健全本單位檔案管理制度并組織實施。負(fù)責(zé)收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用本單位的各類檔案，確保檔案的安全與完整。對所屬單位的檔案工作進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查，組織檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和交流活動。參與本單位重大活動和重要項目的檔案管理工作，提供檔案支持與服務(wù)。2.檔案管理人員職責(zé)負(fù)責(zé)檔案的日常收集、整理、分類、編目、裝訂等基礎(chǔ)工作，確保檔案整理規(guī)范、有序。嚴(yán)格執(zhí)行檔案保管制度，做好檔案的安全保管工作，防止檔案損壞、丟失和泄密。按照規(guī)定的程序和方法，對檔案進(jìn)行鑒定、銷毀，確保檔案的真實性和有效性。積極開展檔案利用工作，為單位各項工作提供及時、準(zhǔn)確的檔案信息服務(wù)，編制必要的檢索工具和參考資料。負(fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案數(shù)字化管理，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。（三）人員培訓(xùn)與考核1.檔案管理機構(gòu)應(yīng)定期組織檔案管理人員參加業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷提高其業(yè)務(wù)素質(zhì)和管理水平。培訓(xùn)內(nèi)容包括檔案法律法規(guī)、業(yè)務(wù)知識、信息技術(shù)等方面。2.建立檔案管理人員考核制度，對檔案管理人員的工作業(yè)績、業(yè)務(wù)能力、職業(yè)道德等進(jìn)行全面考核?？己私Y(jié)果作為檔案管理人員獎懲、晉升、續(xù)聘的重要依據(jù)。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.各單位應(yīng)按照國家和地方有關(guān)規(guī)定，確定本單位檔案的收集范圍，確保應(yīng)歸檔的文件材料齊全完整。2.收集范圍包括本單位在履行職能活動中形成的各種文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等不同形式和載體的材料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)文件材料的收集工作，確保文件材料及時、準(zhǔn)確地收集齊全。2.對重要會議、重大活動、重點項目等形成的文件材料，應(yīng)實行同步收集、跟蹤管理，確保檔案的完整性。3.收集的文件材料應(yīng)真實、準(zhǔn)確、完整，字跡清晰，載體完好，符合檔案保管要求。（三）整理原則與方法1.檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。2.按照檔案分類方案，對收集到的文件材料進(jìn)行分類、編號、編目、裝訂等整理工作。3.文書檔案應(yīng)按照年度、機構(gòu)（問題）、保管期限進(jìn)行分類整理；科技檔案應(yīng)按照項目、專業(yè)、階段進(jìn)行分類整理；人事檔案應(yīng)按照干部人事檔案管理規(guī)定進(jìn)行整理；會計檔案應(yīng)按照會計檔案管理辦法進(jìn)行整理。四、檔案的保管與保護（一）保管場所與設(shè)施1.各單位應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備防盜、防火、防潮、防蟲、防鼠、防塵、防光、防污染等安全防護功能。2.檔案庫房應(yīng)保持適宜的溫度和濕度，溫度一般控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。3.配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案密集架、檔案柜、溫濕度計、滅火器、防蟲藥品、吸塵器等，確保檔案保管安全。（二）檔案保管制度1.建立健全檔案庫房管理制度，明確檔案管理人員的崗位職責(zé)和操作流程，嚴(yán)格執(zhí)行檔案出入庫登記制度。2.對檔案進(jìn)行定期檢查和盤點，及時發(fā)現(xiàn)并處理檔案保管過程中出現(xiàn)的問題，確保檔案的安全與完整。3.對破損、褪色的檔案應(yīng)及時進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，對電子檔案應(yīng)定期進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（三）檔案保護措施1.采取有效的防火措施，檔案庫房應(yīng)安裝火災(zāi)自動報警系統(tǒng)和滅火設(shè)備，嚴(yán)禁在檔案庫房內(nèi)吸煙和使用明火。2.做好防潮、防蟲、防鼠工作，檔案庫房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，定期進(jìn)行消毒和殺蟲處理，對易受蟲害的檔案應(yīng)采取防蟲措施。3.加強檔案的安全保密工作，嚴(yán)格控制檔案查閱范圍，對涉及國家機密和商業(yè)秘密的檔案應(yīng)采取特殊的保密措施，防止檔案信息泄露。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則與標(biāo)準(zhǔn)1.檔案鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、歷史地、發(fā)展地看問題的原則，準(zhǔn)確判定檔案的保存價值。2.依據(jù)國家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定，結(jié)合本單位實際情況，制定檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)，明確各類檔案的保管期限。（二）鑒定組織與程序1.成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理機構(gòu)負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員和檔案管理人員組成。2.檔案鑒定工作小組按照檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)，對到期檔案進(jìn)行逐卷（件）鑒定，提出鑒定意見。3.對擬銷毀的檔案編制銷毀清冊，注明檔案的題名、年度、保管期限、數(shù)量等內(nèi)容，經(jīng)單位負(fù)責(zé)人審核批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。（三）銷毀方式與監(jiān)督1.檔案銷毀應(yīng)采用安全可靠的方式進(jìn)行，如焚燒、粉碎等，確保檔案信息無法恢復(fù)。2.檔案銷毀過程中，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀清冊上簽字確認(rèn)，確保銷毀工作的真實性和合法性。六、檔案的利用與公布（一）利用原則與范圍1.檔案利用應(yīng)遵循依法、依規(guī)、合理、有效的原則，在確保檔案安全和保密的前提下，為單位各項工作和社會利用提供服務(wù)。2.檔案利用范圍包括本單位內(nèi)部查閱、上級主管部門查閱、司法機關(guān)查閱、其他單位查閱以及個人查閱等。（二）利用手續(xù)與流程1.本單位內(nèi)部人員查閱檔案，應(yīng)填寫檔案查閱申請表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理機構(gòu)查閱。2.上級主管部門查閱檔案，應(yīng)出具單位介紹信，經(jīng)檔案管理機構(gòu)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱。3.司法機關(guān)查閱檔案，應(yīng)持有相關(guān)法律文書，經(jīng)檔案管理機構(gòu)負(fù)責(zé)人審核后，依法查閱。4.其他單位查閱檔案，應(yīng)出具單位介紹信，說明查閱目的和范圍，經(jīng)檔案管理機構(gòu)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，辦理查閱手續(xù)。5.個人查閱檔案，應(yīng)符合國家有關(guān)規(guī)定，并提供有效身份證件，經(jīng)檔案管理機構(gòu)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，按照規(guī)定查閱。（三）檔案公布規(guī)定1.檔案公布應(yīng)嚴(yán)格按照國家有關(guān)法律法規(guī)執(zhí)行，確保檔案信息的真實性和合法性。2.檔案管理機構(gòu)不得擅自公布屬于國家機密和商業(yè)秘密的檔案信息。如需公布，應(yīng)按照規(guī)定的程序報經(jīng)有關(guān)部門批準(zhǔn)。3.檔案公布的形式包括在一定范圍內(nèi)公開宣讀、印發(fā)、在網(wǎng)站上發(fā)布等。七、檔案信息化建設(shè)（一）建設(shè)目標(biāo)與規(guī)劃1.各單位應(yīng)制定檔案信息化建設(shè)規(guī)劃，明確建設(shè)目標(biāo)、任務(wù)、步驟和保障措施，逐步實現(xiàn)檔案管理的信息化、數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化。2.檔案信息化建設(shè)應(yīng)與單位信息化建設(shè)相協(xié)調(diào)，充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。（二）數(shù)字化加工與管理1.對重要檔案應(yīng)進(jìn)行數(shù)字化加工，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案信息的快速檢索和利用。2.電子檔案應(yīng)按照國家有關(guān)電子文件管理的規(guī)定進(jìn)行整理、存儲和管理，確保電子檔案的真實性、完整性和可讀性。3.建立電子檔案備份制度，定期對電子檔案進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在不同的物理位置，確保數(shù)據(jù)安全。（三）信息化安全保障1.加強檔案信息化安全管理，建立健全安全管理制度和技術(shù)措施，防止檔案信息泄露、篡改和丟失。2.對檔案信息化系統(tǒng)進(jìn)行安全防護，安裝防火墻、入侵檢測系統(tǒng)、防病毒軟件等安全設(shè)備，定期進(jìn)行安全檢查和評估。3.加強對檔案管理人員的信息化安全培訓(xùn)，提高其安全意識和操作技能，確保檔案信息化系統(tǒng)的安全運行。八、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查主體與職責(zé)1.檔案行政管理部門負(fù)責(zé)對本行政區(qū)域內(nèi)各單位的檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，依法查處檔案違法行為。2.各單位的上級主管部門應(yīng)加強對所屬單位檔案管理工作的監(jiān)督指導(dǎo)，確保檔案管理工作規(guī)范有序。（二）檢查內(nèi)容與方式1.監(jiān)督檢查內(nèi)容包括檔案管理機構(gòu)設(shè)置、人員配備、制度建設(shè)、檔案收集、整理、保管、鑒定、銷毀、利用、信息化建設(shè)等方面。2.監(jiān)督檢查方式包括定期檢查、不定期抽查、專項檢查等。檢查過程中，可采取聽取匯報、查閱檔案、實地查看、問卷調(diào)查等方式