詢價工作管理辦法一、總則（一）目的為規(guī)范公司詢價工作流程，確保詢價活動的公正、公平、公開，提高采購效率，降低采購成本，保證公司采購物資和服務的質(zhì)量，特制定本管理辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部各部門涉及物資采購、服務采購等詢價工作的管理。（三）基本原則1.合法性原則：詢價工作必須遵守國家法律法規(guī)以及行業(yè)相關標準，確保詢價活動合法合規(guī)。2.公平公正原則：對待所有參與詢價的供應商應一視同仁，不得偏袒任何一方，保證詢價過程和結果的公正性。3.公開透明原則：詢價信息、詢價過程和詢價結果應在規(guī)定范圍內(nèi)公開，接受公司內(nèi)部監(jiān)督。4.效益優(yōu)先原則：在保證物資和服務質(zhì)量的前提下，通過合理詢價降低采購成本，提高公司經(jīng)濟效益。二、詢價工作流程（一）需求提出1.各部門根據(jù)業(yè)務需要，填寫《詢價申請表》，詳細說明所需物資或服務的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、質(zhì)量要求、交貨時間、服務期限等內(nèi)容。2.《詢價申請表》需經(jīng)部門負責人審核簽字后提交至采購部門。（二）詢價準備1.采購部門接到《詢價申請表》后，對需求進行初步評估，確定詢價范圍和詢價方式。2.收集整理與詢價項目相關的技術資料、市場信息等，為制定詢價文件提供依據(jù)。3.根據(jù)詢價項目的特點和要求，制定詢價文件，詢價文件應包括詢價邀請函、報價表、技術規(guī)格要求、商務條款、合同條款等內(nèi)容。（三）供應商選擇與邀請1.采購部門通過多種渠道選擇潛在供應商，如供應商名錄、行業(yè)網(wǎng)站、招標平臺、供應商推薦等。2.根據(jù)詢價項目的要求，篩選出符合條件的供應商，并向其發(fā)出詢價邀請函。詢價邀請函應明確詢價項目的詳細內(nèi)容、報價截止時間、報價方式等要求。（四）報價接收與整理1.供應商應在規(guī)定的報價截止時間前，將密封的報價文件提交至采購部門。2.采購部門對收到的報價文件進行登記、編號，并檢查報價文件的完整性和密封性。3.對報價文件進行整理，將供應商的報價信息錄入電子表格，形成報價清單。（五）詢價評審1.采購部門組織成立詢價評審小組，成員包括采購部門相關人員、技術部門專家、財務部門人員等。2.詢價評審小組對供應商的報價文件進行評審，評審內(nèi)容包括報價的合理性、技術方案的可行性、商務條款的響應性、售后服務承諾等。3.評審小組根據(jù)評審結果，對各供應商進行綜合評分，并按照得分高低進行排序。（六）結果確定與審批1.根據(jù)評審小組的評審結果，采購部門確定成交供應商，并將詢價結果通知成交供應商和其他參與詢價的供應商。2.采購部門填寫《詢價結果審批表》，詳細說明詢價項目的基本情況、詢價過程、評審結果、成交供應商等內(nèi)容，報公司領導審批。3.公司領導對詢價結果進行審批，如無異議，則批準詢價結果；如有異議，采購部門應根據(jù)領導意見進行進一步調(diào)查和處理。（七）合同簽訂1.采購部門與成交供應商簽訂采購合同，合同內(nèi)容應明確雙方的權利和義務、物資或服務的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、價格、交貨時間、質(zhì)量標準、售后服務等條款。2.合同簽訂后，采購部門將合同副本分發(fā)給相關部門存檔，并跟蹤合同的執(zhí)行情況。三、詢價文件編制規(guī)范（一）詢價邀請函1.詢價邀請函應包含公司名稱、地址、聯(lián)系方式等基本信息。2.明確詢價項目的名稱、編號、采購內(nèi)容、技術規(guī)格要求、商務條款、交貨時間、服務期限等詳細內(nèi)容。3.告知供應商報價截止時間、報價方式、報價文件的格式和內(nèi)容要求等。4.說明詢價評審的標準和方法，以及供應商應提供的相關證明材料。（二）報價表1.報價表應包括物資或服務的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、單價、總價、交貨時間、服務期限等內(nèi)容。2.要求供應商按照詢價文件規(guī)定的格式填寫報價表，并確保報價的準確性和完整性。（三）技術規(guī)格要求1.詳細描述所需物資或服務的技術規(guī)格、性能指標、質(zhì)量標準等要求。2.提供必要的技術圖紙、技術參數(shù)、技術文件等資料，以便供應商準確理解詢價項目的技術要求。（四）商務條款1.明確采購合同的付款方式、交貨地點、運輸方式、包裝要求、驗收標準等商務條款。2.規(guī)定供應商應提供的售后服務內(nèi)容、售后服務期限、售后服務響應時間等要求。（五）合同條款1.列出采購合同的主要條款，如合同雙方的名稱、地址、聯(lián)系方式，合同標的，合同價格，付款方式，交貨時間，質(zhì)量標準，違約責任，爭議解決方式等。2.確保合同條款符合法律法規(guī)的要求，明確雙方的權利和義務，避免合同糾紛。四、供應商管理（一）供應商準入1.建立供應商準入制度，明確供應商的準入條件，包括供應商的營業(yè)執(zhí)照、稅務登記證、組織機構代碼證等資質(zhì)證明文件，生產(chǎn)經(jīng)營狀況、財務狀況、信譽狀況等。2.采購部門對申請準入的供應商進行資格審查，收集供應商的相關資料，并進行實地考察或調(diào)查了解。3.經(jīng)審查合格的供應商納入公司供應商名錄，并定期對供應商名錄進行更新和維護。（二）供應商評價與考核1.建立供應商評價體系，定期對供應商的產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、售后服務、價格水平等方面進行評價和考核。2.評價方式可采用問卷調(diào)查、現(xiàn)場考察、數(shù)據(jù)分析、用戶反饋等多種方式相結合。3.根據(jù)供應商的評價結果，對供應商進行分類管理，對于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應商給予獎勵和優(yōu)先合作機會，對于表現(xiàn)不佳的供應商進行警告、整改或淘汰。（三）供應商激勵與約束1.建立供應商激勵機制，對在產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、售后服務等方面表現(xiàn)突出的供應商給予適當?shù)莫剟睿缭黾佑唵瘟?、給予價格優(yōu)惠、頒發(fā)榮譽證書等。2.建立供應商約束機制，對于違反合同約定、提供不合格產(chǎn)品或服務的供應商，按照合同約定進行處罰，如扣除貨款、要求賠償損失、終止合作關系等。五、詢價工作監(jiān)督與管理（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計部門定期對詢價工作進行審計監(jiān)督，檢查詢價工作是否符合本管理辦法的規(guī)定，詢價過程是否公正、公平、公開。2.采購部門應定期向公司領導匯報詢價工作進展情況，接受公司領導的監(jiān)督和指導。3.公司員工有權對詢價工作中的違規(guī)行為進行舉報，公司將對舉報情況進行調(diào)查核實，并對違規(guī)行為進行嚴肅處理。（二）外部監(jiān)督1.詢價工作應接受政府相關部門的監(jiān)督檢查，確保詢價活動符合法律法規(guī)的要求。2.在涉及重大采購項目或社會關注度較高的詢價項目時，可邀請社會公眾參與監(jiān)督，提高詢價工作的透明度。六、詢價工作檔案管理（一）檔案內(nèi)容1.詢價工作檔案應包括詢價申請表、詢價文件、供應商報價文件、詢價評審記錄、詢價結果審批表、采購合同等相關資料。2.檔案資料應齊全、完整、真實，能夠反映詢價工作的全過程。（二）檔案整理與歸檔1.采購部門負責詢價工作檔案的整理和歸檔工作，按照檔案管理的要求，對檔案資料進行分類、編號、裝訂。2.檔案整理完成后，應及時移交公司檔案管理部門進行統(tǒng)一保管，確保檔案資料的安全和完整。（三）檔案查閱與使用1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱詢價工作檔案的，應填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)部門負責人批準后，到檔案管理部門查閱。2.檔案管理部門應建立檔案查閱登記制度，記錄查閱人員的姓名、部門、查閱時間、查