設(shè)備合同管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司設(shè)備合同管理，規(guī)范設(shè)備采購(gòu)、租賃、維修等合同的簽訂、履行、變更、終止等行為，防范合同風(fēng)險(xiǎn)，維護(hù)公司合法權(quán)益，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司各類設(shè)備合同的管理，包括但不限于生產(chǎn)設(shè)備、辦公設(shè)備、運(yùn)輸設(shè)備等的采購(gòu)合同、租賃合同、維修保養(yǎng)合同等。（三）管理原則1.依法合規(guī)原則：設(shè)備合同的簽訂、履行等應(yīng)嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。2.風(fēng)險(xiǎn)防控原則：強(qiáng)化合同風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)，對(duì)合同簽訂、履行過(guò)程中的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行有效識(shí)別、評(píng)估和防控。3.流程規(guī)范原則：明確設(shè)備合同管理的流程和環(huán)節(jié)，確保各項(xiàng)工作有序進(jìn)行。4.職責(zé)明確原則：清晰界定各部門在設(shè)備合同管理中的職責(zé)，做到責(zé)任落實(shí)到人。二、合同簽訂管理（一）合同承辦部門及職責(zé)1.使用部門根據(jù)業(yè)務(wù)需求，提出設(shè)備采購(gòu)、租賃或維修等申請(qǐng)。參與合同條款的起草、談判，提供技術(shù)要求、使用需求等相關(guān)信息。負(fù)責(zé)合同履行過(guò)程中的設(shè)備驗(yàn)收、使用反饋等工作。2.采購(gòu)部門負(fù)責(zé)設(shè)備采購(gòu)合同的詢價(jià)、比價(jià)、招標(biāo)等采購(gòu)活動(dòng)的組織實(shí)施。起草采購(gòu)合同條款，參與合同談判，確保合同條款符合采購(gòu)要求和公司利益。跟蹤采購(gòu)合同的履行情況，協(xié)調(diào)解決采購(gòu)過(guò)程中的問(wèn)題。3.法務(wù)部門審查設(shè)備合同的合法性、合規(guī)性，對(duì)合同條款提出法律意見(jiàn)。參與重大合同的談判，協(xié)助防范合同法律風(fēng)險(xiǎn)。處理合同糾紛的法律事務(wù)。（二）合同簽訂流程1.合同立項(xiàng)使用部門根據(jù)業(yè)務(wù)需求填寫《設(shè)備合同立項(xiàng)申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明設(shè)備名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、用途、預(yù)算等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后提交至采購(gòu)部門。2.采購(gòu)（租賃、維修）申請(qǐng)采購(gòu)部門根據(jù)使用部門的申請(qǐng)，進(jìn)行市場(chǎng)調(diào)研，確定采購(gòu)方式（詢價(jià)、比價(jià)、招標(biāo)等）。如需租賃或維修設(shè)備，采購(gòu)部門與供應(yīng)商或服務(wù)商進(jìn)行溝通，獲取報(bào)價(jià)和服務(wù)方案。3.合同起草采購(gòu)部門根據(jù)采購(gòu)（租賃、維修）情況起草合同文本，合同條款應(yīng)包括但不限于設(shè)備名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、價(jià)格、交貨期（租賃期限、維修期限）、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、驗(yàn)收方式、付款方式、違約責(zé)任等。涉及技術(shù)要求的合同，應(yīng)明確技術(shù)參數(shù)、技術(shù)服務(wù)等內(nèi)容。合同文本應(yīng)使用規(guī)范的語(yǔ)言文字，避免歧義。4.合同審核采購(gòu)部門將起草好的合同文本提交至法務(wù)部門進(jìn)行合法性、合規(guī)性審查。法務(wù)部門應(yīng)在[X]個(gè)工作日內(nèi)完成審查，并出具審查意見(jiàn)。采購(gòu)部門根據(jù)法務(wù)部門的審查意見(jiàn)，對(duì)合同文本進(jìn)行修改完善。如與法務(wù)部門意見(jiàn)不一致，應(yīng)充分溝通協(xié)商，必要時(shí)提交公司領(lǐng)導(dǎo)決策。修改后的合同文本提交至使用部門、財(cái)務(wù)部門等相關(guān)部門進(jìn)行審核。使用部門重點(diǎn)審核設(shè)備的技術(shù)要求、使用需求是否滿足；財(cái)務(wù)部門重點(diǎn)審核付款方式、預(yù)算等是否合理。各部門應(yīng)在[X]個(gè)工作日內(nèi)完成審核，并反饋審核意見(jiàn)。5.合同審批經(jīng)各部門審核通過(guò)的合同文本，按照公司合同審批權(quán)限進(jìn)行審批。一般合同由采購(gòu)部門負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)審批；重大合同需經(jīng)公司總經(jīng)理辦公會(huì)或董事會(huì)審批。審批通過(guò)的合同，由審批人簽署意見(jiàn)并簽字確認(rèn)。6.合同簽訂采購(gòu)部門根據(jù)審批通過(guò)的合同文本，與供應(yīng)商或服務(wù)商簽訂正式合同。合同簽訂應(yīng)使用公司統(tǒng)一的合同模板，確保合同編號(hào)、簽訂日期、雙方名稱、地址、聯(lián)系方式等信息準(zhǔn)確無(wú)誤。合同一式多份，分別由采購(gòu)部門、使用部門、財(cái)務(wù)部門、法務(wù)部門等留存歸檔。（三）合同印章管理1.公司設(shè)立合同專用章，由專人負(fù)責(zé)保管。合同專用章的使用應(yīng)嚴(yán)格按照公司印章管理制度執(zhí)行。2.合同簽訂時(shí)，需在合同文本上加蓋合同專用章。蓋章前，應(yīng)檢查合同審批手續(xù)是否齊全，合同文本是否符合要求。3.未經(jīng)授權(quán)，任何人不得擅自使用合同專用章。如因工作需要臨時(shí)借用合同專用章，應(yīng)辦理借用手續(xù)，并在規(guī)定時(shí)間內(nèi)歸還。三、合同履行管理（一）合同執(zhí)行跟蹤1.采購(gòu)部門負(fù)責(zé)合同履行的跟蹤管理，定期與供應(yīng)商或服務(wù)商溝通，了解設(shè)備生產(chǎn)、運(yùn)輸、安裝調(diào)試、維修保養(yǎng)等進(jìn)展情況。2.建立合同履行臺(tái)賬，詳細(xì)記錄合同執(zhí)行情況，包括設(shè)備到貨日期、驗(yàn)收情況、付款情況、質(zhì)量問(wèn)題處理情況等。3.如發(fā)現(xiàn)合同履行過(guò)程中出現(xiàn)問(wèn)題或偏差，采購(gòu)部門應(yīng)及時(shí)分析原因，采取有效措施進(jìn)行協(xié)調(diào)解決，并向相關(guān)部門匯報(bào)。（二）設(shè)備驗(yàn)收1.設(shè)備到貨前，采購(gòu)部門應(yīng)通知使用部門做好驗(yàn)收準(zhǔn)備工作。2.設(shè)備到貨后，使用部門應(yīng)組織相關(guān)人員按照合同約定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收內(nèi)容包括設(shè)備的數(shù)量、規(guī)格型號(hào)、外觀質(zhì)量、技術(shù)性能等。3.驗(yàn)收合格后，使用部門應(yīng)填寫《設(shè)備驗(yàn)收單》，經(jīng)相關(guān)人員簽字確認(rèn)后交采購(gòu)部門存檔。如驗(yàn)收不合格，使用部門應(yīng)及時(shí)通知采購(gòu)部門與供應(yīng)商協(xié)商解決，直至設(shè)備符合要求。（三）付款管理1.財(cái)務(wù)部門根據(jù)合同約定的付款方式和期限，審核付款申請(qǐng)。付款申請(qǐng)應(yīng)附合同復(fù)印件、驗(yàn)收單、發(fā)票等相關(guān)資料。2.經(jīng)財(cái)務(wù)部門審核通過(guò)的付款申請(qǐng)，按照公司資金審批流程進(jìn)行審批。審批通過(guò)后，財(cái)務(wù)部門及時(shí)辦理付款手續(xù)。3.如因供應(yīng)商或服務(wù)商原因?qū)е潞贤男醒舆t或出現(xiàn)質(zhì)量問(wèn)題，財(cái)務(wù)部門應(yīng)根據(jù)合同約定和公司規(guī)定，暫停付款或扣除相應(yīng)款項(xiàng)，并及時(shí)通知采購(gòu)部門與供應(yīng)商協(xié)商解決。四、合同變更與終止管理（一）合同變更1.在合同履行過(guò)程中，如因不可抗力、政策調(diào)整、市場(chǎng)變化等原因需要變更合同條款，合同承辦部門應(yīng)及時(shí)與對(duì)方協(xié)商，簽訂合同變更協(xié)議。2.合同變更協(xié)議應(yīng)明確變更的內(nèi)容、原因、生效日期等，并按照合同簽訂流程進(jìn)行審批。3.合同變更后，合同承辦部門應(yīng)及時(shí)通知相關(guān)部門，確保各部門掌握合同變更情況，并對(duì)相關(guān)工作進(jìn)行調(diào)整。（二）合同終止1.合同履行完畢，雙方權(quán)利義務(wù)終止。合同承辦部門應(yīng)及時(shí)清理合同檔案，做好合同終結(jié)工作。2.如因一方違約、不可抗力等原因?qū)е潞贤崆敖K止，合同承辦部門應(yīng)按照合同約定和法律規(guī)定，追究對(duì)方違約責(zé)任，并辦理相關(guān)手續(xù)。3.合同終止后，如有未盡事宜，雙方應(yīng)協(xié)商解決。協(xié)商不成的，可通過(guò)法律途徑解決。五、合同檔案管理（一）檔案收集1.合同簽訂后，合同承辦部門應(yīng)及時(shí)將合同文本及相關(guān)資料（包括合同審批表、詢價(jià)文件、報(bào)價(jià)單、招標(biāo)文件、投標(biāo)文件、驗(yàn)收單、發(fā)票等）收集整理，移交至公司檔案管理部門。2.檔案管理部門應(yīng)按照檔案管理規(guī)定，對(duì)合同檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、裝訂，確保檔案資料完整、規(guī)范。（二）檔案保管1.合同檔案應(yīng)妥善保管，存放于安全、防火、防潮、防蟲的檔案柜中。2.建立合同檔案借閱制度，嚴(yán)格控制檔案借閱范圍和借閱期限。因工作需要借閱合同檔案的，應(yīng)填寫《合同檔案借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批后，方可借閱。借閱人應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)歸還檔案，不得擅自轉(zhuǎn)借、復(fù)印或涂改檔案內(nèi)容。（三）檔案銷毀1.合同檔案保管期限屆滿后，由檔案管理部門提出銷毀意見(jiàn)，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。2.經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的合同檔案，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀，確保檔案信息安全。銷毀過(guò)程應(yīng)進(jìn)行記錄，并存檔備查。六、合同風(fēng)險(xiǎn)管理（一）風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別與評(píng)估1.定期對(duì)設(shè)備合同進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別和評(píng)估，分析合同簽訂、履行過(guò)程中可能存在的風(fēng)險(xiǎn)因素，如供應(yīng)商違約、質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)、價(jià)格波動(dòng)風(fēng)險(xiǎn)、法律風(fēng)險(xiǎn)等。2.根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的可能性和影響程度，對(duì)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行等級(jí)劃分，確定重點(diǎn)風(fēng)險(xiǎn)領(lǐng)域和風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)。（二）風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施1.針對(duì)不同的風(fēng)險(xiǎn)因素，制定相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施。如對(duì)于供應(yīng)商違約風(fēng)險(xiǎn)，可在合同中約定嚴(yán)格的違約責(zé)任條款，加強(qiáng)合同履行跟蹤；對(duì)于質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)，可要求供應(yīng)商提供質(zhì)量保證承諾，加強(qiáng)驗(yàn)收環(huán)節(jié)管理等。2.建立風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警機(jī)制，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和預(yù)警潛在的合同風(fēng)險(xiǎn)。如發(fā)現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)跡象，應(yīng)立即采取措施進(jìn)行處理，避免風(fēng)險(xiǎn)擴(kuò)大。七、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司定期對(duì)設(shè)備合同管理情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括合同簽訂流程的執(zhí)行情況、合同履行情況、合同檔案管理情況等。2.監(jiān)督檢查可采用內(nèi)部審計(jì)、專項(xiàng)檢查等方式進(jìn)行。對(duì)檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知，要求相關(guān)部門限期整改。（二）考核評(píng)價(jià)1.建立設(shè)備合同管理考核評(píng)價(jià)制度，對(duì)各部門在設(shè)備合同管理工作中的表現(xiàn)進(jìn)行考核評(píng)價(jià)?？己嗽u(píng)價(jià)指