規(guī)范電票管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司電子發(fā)票（以下簡(jiǎn)稱“電票”）管理，規(guī)范電票開具、接收、存儲(chǔ)、使用等流程，防范電票管理風(fēng)險(xiǎn)，保障公司財(cái)務(wù)信息安全，依據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司實(shí)際情況，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司總部及各分公司、子公司在電票管理方面的相關(guān)活動(dòng)，包括但不限于電票的開具、接收、入賬、歸檔等環(huán)節(jié)。（三）基本原則1.合規(guī)性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家稅收法律法規(guī)、發(fā)票管理辦法以及電子發(fā)票相關(guān)政策規(guī)定，確保電票管理活動(dòng)合法合規(guī)。2.準(zhǔn)確性原則：電票信息的開具、接收、記錄等應(yīng)準(zhǔn)確無誤，保證財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的真實(shí)性和完整性。3.安全性原則：采取有效措施保障電票數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)安全、傳輸安全，防止信息泄露、丟失或被篡改。4.便捷性原則：在確保合規(guī)與安全的前提下，優(yōu)化電票管理流程，提高工作效率，為公司業(yè)務(wù)運(yùn)營(yíng)提供便利。二、電票開具管理（一）開票信息管理1.公司應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)維護(hù)開票信息，包括公司名稱、納稅人識(shí)別號(hào)、地址、電話、開戶行及賬號(hào)等。開票信息發(fā)生變更時(shí)，應(yīng)及時(shí)通知財(cái)務(wù)部門，并確保相關(guān)系統(tǒng)中的信息同步更新。2.對(duì)于客戶開票信息，業(yè)務(wù)部門在簽訂合同或交易發(fā)生時(shí)，應(yīng)準(zhǔn)確收集并傳遞給財(cái)務(wù)部門。財(cái)務(wù)部門在開票前應(yīng)對(duì)客戶開票信息進(jìn)行審核，確保信息準(zhǔn)確無誤。（二）開票流程1.業(yè)務(wù)部門根據(jù)實(shí)際業(yè)務(wù)發(fā)生情況，在業(yè)務(wù)系統(tǒng)中發(fā)起開票申請(qǐng)，并填寫詳細(xì)的開票信息，如發(fā)票類型、發(fā)票內(nèi)容、金額、稅額等。2.財(cái)務(wù)部門收到開票申請(qǐng)后，對(duì)申請(qǐng)信息進(jìn)行審核，重點(diǎn)審核業(yè)務(wù)的真實(shí)性、開票信息的準(zhǔn)確性以及發(fā)票開具的合規(guī)性。審核通過后，在電票開具系統(tǒng)中進(jìn)行開票操作。3.開票人員應(yīng)按照稅務(wù)機(jī)關(guān)規(guī)定的格式和內(nèi)容開具電票，確保發(fā)票代碼、號(hào)碼、開票日期、購(gòu)買方信息、銷售方信息、項(xiàng)目名稱、金額、稅額等各項(xiàng)內(nèi)容準(zhǔn)確無誤。4.電票開具成功后，系統(tǒng)自動(dòng)生成電子發(fā)票文件，并推送至公司指定的電子發(fā)票接收郵箱或存儲(chǔ)系統(tǒng)。同時(shí)，開票人員應(yīng)及時(shí)將電票信息同步至財(cái)務(wù)核算系統(tǒng)，以便進(jìn)行后續(xù)的賬務(wù)處理。（三）發(fā)票作廢與紅沖1.因開票有誤等原因需要作廢電票的，應(yīng)在電票開具當(dāng)月內(nèi)，由開票人員在電票開具系統(tǒng)中進(jìn)行作廢操作。作廢后的電票應(yīng)加蓋“作廢”戳記，并留存相關(guān)聯(lián)次。2.對(duì)于已跨月或已交付給購(gòu)買方的電票，如發(fā)生銷貨退回、開票有誤、應(yīng)稅服務(wù)中止等情形，需要開具紅字電子發(fā)票的，應(yīng)按照稅務(wù)機(jī)關(guān)規(guī)定的流程進(jìn)行申請(qǐng)和開具。由購(gòu)買方或銷售方在增值稅發(fā)票管理系統(tǒng)中填開并上傳《開具紅字增值稅專用發(fā)票信息表》，經(jīng)稅務(wù)機(jī)關(guān)系統(tǒng)校驗(yàn)通過后，銷售方根據(jù)《信息表》開具紅字電子發(fā)票。三、電票接收管理（一）接收渠道與方式1.公司應(yīng)建立多種電票接收渠道，包括但不限于通過供應(yīng)商主動(dòng)推送、電子郵箱接收、增值稅發(fā)票綜合服務(wù)平臺(tái)下載等方式獲取電票。2.業(yè)務(wù)部門在收到供應(yīng)商提供的電票信息后，應(yīng)及時(shí)將電票文件或相關(guān)鏈接轉(zhuǎn)發(fā)給財(cái)務(wù)部門。財(cái)務(wù)部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)電票的接收工作，確保電票及時(shí)、完整地進(jìn)入公司的管理系統(tǒng)。（二）接收審核1.財(cái)務(wù)人員在接收電票后，應(yīng)對(duì)電票的真實(shí)性、完整性、合規(guī)性進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括電票的格式是否符合要求、發(fā)票信息是否與業(yè)務(wù)實(shí)際相符、發(fā)票開具方是否為合法合規(guī)的供應(yīng)商等。2.通過增值稅發(fā)票綜合服務(wù)平臺(tái)接收電票的，應(yīng)在平臺(tái)上對(duì)發(fā)票進(jìn)行勾選確認(rèn)，并下載發(fā)票電子信息。對(duì)于存在疑問的電票，應(yīng)及時(shí)與開票方溝通核實(shí)，必要時(shí)可向稅務(wù)機(jī)關(guān)咨詢。3.對(duì)于審核通過的電票，財(cái)務(wù)人員應(yīng)在系統(tǒng)中進(jìn)行標(biāo)記，并按照規(guī)定進(jìn)行后續(xù)的入賬、歸檔等操作。對(duì)于審核不通過的電票，應(yīng)及時(shí)通知業(yè)務(wù)部門與開票方聯(lián)系，要求對(duì)方重新開具或更正電票信息。四、電票存儲(chǔ)管理（一）存儲(chǔ)方式1.公司應(yīng)采用電子存儲(chǔ)與紙質(zhì)存儲(chǔ)相結(jié)合的方式保存電票。電子存儲(chǔ)應(yīng)使用專門的電子發(fā)票管理系統(tǒng)或符合安全要求的存儲(chǔ)介質(zhì)，如硬盤、光盤等，并定期進(jìn)行備份。紙質(zhì)存儲(chǔ)應(yīng)按照發(fā)票號(hào)碼順序整理裝訂成冊(cè)，妥善保管。2.電子發(fā)票管理系統(tǒng)應(yīng)具備發(fā)票信息的錄入、查詢、統(tǒng)計(jì)、導(dǎo)出等功能，能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)電票全生命周期的管理。系統(tǒng)應(yīng)設(shè)置不同的權(quán)限級(jí)別，確保只有授權(quán)人員能夠訪問和操作電票信息。（二）存儲(chǔ)期限1.電票的電子存儲(chǔ)期限應(yīng)按照國(guó)家稅收法律法規(guī)及財(cái)務(wù)檔案管理規(guī)定執(zhí)行，一般為10年。在存儲(chǔ)期限屆滿后，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行銷毀處理。2.紙質(zhì)電票的存儲(chǔ)期限與公司財(cái)務(wù)檔案保管期限一致，期滿后應(yīng)按照檔案管理規(guī)定進(jìn)行銷毀。銷毀紙質(zhì)電票時(shí)，應(yīng)編制銷毀清冊(cè)，經(jīng)公司相關(guān)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，由專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，并在銷毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)。（三）安全保障1.加強(qiáng)對(duì)電票存儲(chǔ)系統(tǒng)的安全防護(hù)，設(shè)置防火墻、入侵檢測(cè)系統(tǒng)等安全設(shè)備，防止外部網(wǎng)絡(luò)攻擊和數(shù)據(jù)泄露。定期對(duì)存儲(chǔ)系統(tǒng)進(jìn)行安全檢查和漏洞掃描，及時(shí)修復(fù)發(fā)現(xiàn)的問題。2.對(duì)存儲(chǔ)電票的電子介質(zhì)進(jìn)行加密處理，確保數(shù)據(jù)在存儲(chǔ)和傳輸過程中的安全性。同時(shí)，建立數(shù)據(jù)恢復(fù)機(jī)制，定期進(jìn)行數(shù)據(jù)備份恢復(fù)演練，以應(yīng)對(duì)可能出現(xiàn)的數(shù)據(jù)丟失或損壞情況。五、電票使用管理（一）入賬處理1.財(cái)務(wù)人員應(yīng)在收到審核通過的電票后，及時(shí)將電票信息錄入財(cái)務(wù)核算系統(tǒng)，作為記賬憑證的附件。電票入賬時(shí)，應(yīng)確保發(fā)票金額、稅額等信息與記賬憑證一致，并按照公司財(cái)務(wù)制度進(jìn)行賬務(wù)處理。2.對(duì)于涉及電票的費(fèi)用報(bào)銷、成本核算等業(yè)務(wù)，應(yīng)嚴(yán)格按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行審批流程。審批通過后，方可進(jìn)行電票的入賬操作。同時(shí)，應(yīng)加強(qiáng)對(duì)電票入賬的審核監(jiān)督，防止虛假入賬等違規(guī)行為。（二）報(bào)銷管理1.員工在進(jìn)行費(fèi)用報(bào)銷時(shí)，應(yīng)按照公司報(bào)銷制度的要求，提供真實(shí)、有效的電票作為報(bào)銷憑證。報(bào)銷電票時(shí)，應(yīng)在報(bào)銷系統(tǒng)中上傳電票原件，并填寫相關(guān)報(bào)銷信息。2.財(cái)務(wù)部門在審核員工報(bào)銷電票時(shí)，應(yīng)重點(diǎn)關(guān)注電票的真實(shí)性、合法性、關(guān)聯(lián)性以及報(bào)銷金額的合理性。對(duì)于不符合報(bào)銷規(guī)定的電票，應(yīng)予以退回，并要求員工補(bǔ)充或更正相關(guān)信息。3.為方便員工報(bào)銷，公司可考慮建立電票報(bào)銷自助服務(wù)平臺(tái)，員工可通過平臺(tái)上傳電票、填寫報(bào)銷信息，并實(shí)時(shí)查詢報(bào)銷進(jìn)度。財(cái)務(wù)部門在平臺(tái)上進(jìn)行審核和支付操作，提高報(bào)銷效率。（三）稅務(wù)處理1.公司應(yīng)按照國(guó)家稅收法律法規(guī)的規(guī)定，正確計(jì)算和繳納與電票相關(guān)的各項(xiàng)稅費(fèi)。在進(jìn)行增值稅申報(bào)時(shí)，應(yīng)準(zhǔn)確填寫電票的銷售額、銷項(xiàng)稅額等信息，并確保申報(bào)數(shù)據(jù)與電票開具及入賬情況一致。2.加強(qiáng)對(duì)電票稅務(wù)風(fēng)險(xiǎn)的管理，定期對(duì)電票開具、接收、使用等環(huán)節(jié)進(jìn)行稅務(wù)自查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正潛在的稅務(wù)問題。對(duì)于涉及電票的重大稅務(wù)事項(xiàng)，應(yīng)及時(shí)咨詢稅務(wù)機(jī)關(guān)或?qū)I(yè)稅務(wù)顧問，確保公司稅務(wù)合規(guī)。六、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部審計(jì)1.公司內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)定期對(duì)電票管理情況進(jìn)行審計(jì)檢查，重點(diǎn)審查電票管理流程的執(zhí)行情況、發(fā)票信息的真實(shí)性和準(zhǔn)確性、財(cái)務(wù)核算的合規(guī)性等。2.審計(jì)人員應(yīng)通過查閱相關(guān)文件、系統(tǒng)數(shù)據(jù)、會(huì)計(jì)憑證等資料，實(shí)地訪談相關(guān)人員等方式，對(duì)電票管理活動(dòng)進(jìn)行全面審計(jì)。對(duì)于審計(jì)發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)提出整改意見，并跟蹤整改落實(shí)情況。（二）財(cái)務(wù)檢查1.財(cái)務(wù)部門應(yīng)定期對(duì)電票管理工作進(jìn)行自查，確保電票管理符合公司規(guī)定和國(guó)家法律法規(guī)要求。自查內(nèi)容包括電票開具、接收、存儲(chǔ)、使用等環(huán)節(jié)的操作規(guī)范、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性、安全保障措施等。2.對(duì)于自查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行整改，并建立長(zhǎng)效機(jī)制，防止問題再次發(fā)生。同時(shí)，財(cái)務(wù)部門應(yīng)將自查情況及時(shí)報(bào)告公司管理層，為公司決策提供參考依據(jù)。（三）違規(guī)處理1.對(duì)于在電票管理過程中違反本辦法規(guī)定的單位和個(gè)人，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰。處罰措施包括但不限于警告、罰款、責(zé)令整改、辭退等。2.對(duì)于因電票管理違規(guī)行為給公司造成