落實(shí)咨詢公司通知制度

一、總則1.目的：為了確保公司內(nèi)部信息傳遞的及時(shí)、準(zhǔn)確、高效，加強(qiáng)各部門之間以及公司與客戶之間的溝通協(xié)調(diào)，規(guī)范通知的發(fā)布、接收與執(zhí)行流程，特制定本制度。2.設(shè)計(jì)理念：秉持“以客戶為中心，以員工為本”的設(shè)計(jì)理念，注重信息的有效傳達(dá)，確保公司戰(zhàn)略、決策等重要信息能夠迅速傳遞到每一位相關(guān)人員，同時(shí)保障員工和客戶的合理知情權(quán)，促進(jìn)公司整體運(yùn)營(yíng)效率的提升。3.企業(yè)文化體現(xiàn)：公司一直倡導(dǎo)開放、透明、高效的企業(yè)文化，本制度的制定與執(zhí)行將充分體現(xiàn)這一文化內(nèi)涵，鼓勵(lì)員工積極參與信息共享，營(yíng)造良好的溝通氛圍。二、適用范圍本制度適用于咨詢公司全體員工以及與公司有業(yè)務(wù)往來的客戶。三、組織架構(gòu)與職責(zé)分工1.管理層-負(fù)責(zé)重要通知的審批與決策，確保通知內(nèi)容符合公司戰(zhàn)略與利益。-監(jiān)督通知的執(zhí)行情況，對(duì)重大通知的落實(shí)效果進(jìn)行評(píng)估與指導(dǎo)。2.行政部門-作為通知管理的核心部門，負(fù)責(zé)制定通知管理制度與流程，并監(jiān)督執(zhí)行。-匯總、整理各類通知信息，按照規(guī)定格式和渠道進(jìn)行發(fā)布。-對(duì)通知的發(fā)布效果進(jìn)行跟蹤反饋，及時(shí)處理通知執(zhí)行過程中的問題。3.各業(yè)務(wù)部門-負(fù)責(zé)本部門相關(guān)通知的起草、審核工作，并提交行政部門發(fā)布。-及時(shí)傳達(dá)公司通知給本部門員工，并監(jiān)督員工對(duì)通知的執(zhí)行情況。-收集本部門員工對(duì)通知的反饋意見，及時(shí)向行政部門反饋。4.客戶服務(wù)部門-負(fù)責(zé)向客戶傳達(dá)公司相關(guān)通知，確?？蛻裟軌蚣皶r(shí)、準(zhǔn)確地了解公司信息。-收集客戶對(duì)通知的反饋和疑問，協(xié)調(diào)相關(guān)部門進(jìn)行解答和處理。四、管理內(nèi)容與流程1.通知的分類與內(nèi)容要求-內(nèi)部通知-行政類通知：包括公司規(guī)章制度的更新、辦公時(shí)間調(diào)整、會(huì)議安排等。內(nèi)容應(yīng)明確具體事項(xiàng)、執(zhí)行時(shí)間和要求等。-業(yè)務(wù)類通知：涉及項(xiàng)目進(jìn)展、業(yè)務(wù)調(diào)整、培訓(xùn)安排等。需詳細(xì)說明業(yè)務(wù)相關(guān)信息、操作流程以及對(duì)員工工作的影響等。-人事類通知：如招聘信息、員工晉升、績(jī)效考核結(jié)果等。應(yīng)包含具體人員信息、相關(guān)政策依據(jù)和后續(xù)流程等。-客戶通知-服務(wù)類通知：關(guān)于服務(wù)內(nèi)容調(diào)整、服務(wù)時(shí)間變更等。要清晰說明對(duì)客戶服務(wù)的具體影響以及客戶應(yīng)采取的行動(dòng)。-營(yíng)銷類通知：如優(yōu)惠活動(dòng)、新產(chǎn)品推廣等。需突出活動(dòng)亮點(diǎn)、參與方式和時(shí)間限制等。2.通知的起草與審核-起草：各部門根據(jù)工作需要起草通知，內(nèi)容要準(zhǔn)確、簡(jiǎn)潔、易懂，避免使用模糊或歧義性語言。起草人應(yīng)確保通知內(nèi)容真實(shí)、合法，并符合公司相關(guān)規(guī)定。-審核：通知起草完成后，由部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行審核。審核重點(diǎn)包括內(nèi)容的準(zhǔn)確性、合理性、合規(guī)性以及與公司整體戰(zhàn)略和政策的一致性。對(duì)于重要通知，還需提交管理層審核。3.通知的發(fā)布-內(nèi)部發(fā)布渠道-公司內(nèi)部辦公系統(tǒng)：作為主要的內(nèi)部通知發(fā)布平臺(tái)，所有正式通知都應(yīng)在此發(fā)布。行政部門負(fù)責(zé)將審核通過的通知按照規(guī)定格式和分類進(jìn)行上傳，并設(shè)置相應(yīng)的權(quán)限，確保員工能夠及時(shí)查看。-電子郵件：對(duì)于一些緊急或重要通知，可同時(shí)通過電子郵件發(fā)送給相關(guān)人員。郵件主題應(yīng)明確通知事項(xiàng)，郵件內(nèi)容應(yīng)與內(nèi)部辦公系統(tǒng)發(fā)布的通知一致。-公告欄：在公司辦公區(qū)域設(shè)置公告欄，用于發(fā)布一些需要員工隨時(shí)查看的通知，如公司活動(dòng)通知、安全提示等。-客戶發(fā)布渠道-短信平臺(tái)：對(duì)于重要的客戶通知，通過短信平臺(tái)發(fā)送給客戶。短信內(nèi)容應(yīng)簡(jiǎn)潔明了，突出關(guān)鍵信息。-電子郵件：向客戶發(fā)送詳細(xì)的通知內(nèi)容，如服務(wù)方案調(diào)整等，郵件應(yīng)禮貌、專業(yè)，提供清晰的聯(lián)系方式以便客戶咨詢。-客戶服務(wù)熱線：客服人員在與客戶溝通時(shí)，可口頭傳達(dá)相關(guān)通知信息，并做好記錄。4.通知的接收與確認(rèn)-員工接收與確認(rèn)：?jiǎn)T工應(yīng)定期查看公司內(nèi)部辦公系統(tǒng)、電子郵件等通知渠道，確保及時(shí)獲取通知信息。對(duì)于重要通知，系統(tǒng)將提示員工進(jìn)行確認(rèn)簽收，員工需在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成簽收操作。如有疑問，應(yīng)及時(shí)向行政部門或相關(guān)發(fā)布部門咨詢。-客戶接收與確認(rèn)：客戶通過短信、電子郵件等方式接收通知后，如有疑問可通過客戶服務(wù)熱線進(jìn)行咨詢。對(duì)于一些重要的服務(wù)類通知，客戶服務(wù)部門應(yīng)主動(dòng)與客戶溝通確認(rèn)接收情況。5.通知的執(zhí)行與反饋-員工執(zhí)行與反饋：?jiǎn)T工應(yīng)按照通知要求認(rèn)真執(zhí)行相關(guān)工作，并在規(guī)定時(shí)間內(nèi)將執(zhí)行情況反饋給部門負(fù)責(zé)人。部門負(fù)責(zé)人對(duì)本部門通知執(zhí)行情況進(jìn)行匯總，及時(shí)向行政部門反饋。如在執(zhí)行過程中遇到問題或困難，應(yīng)及時(shí)向上級(jí)匯報(bào)。-客戶執(zhí)行與反饋：客戶根據(jù)通知要求進(jìn)行相應(yīng)操作，如參與活動(dòng)、調(diào)整服務(wù)等?？蛻舴?wù)部門負(fù)責(zé)收集客戶對(duì)通知執(zhí)行情況的反饋，對(duì)于客戶提出的問題和建議，及時(shí)協(xié)調(diào)相關(guān)部門進(jìn)行處理和回復(fù)。五、權(quán)利與義務(wù)1.員工的權(quán)利與義務(wù)-權(quán)利-有獲取公司各類通知信息的權(quán)利，確保能夠及時(shí)了解公司動(dòng)態(tài)和工作要求。-對(duì)通知內(nèi)容有疑問或認(rèn)為不合理時(shí)，有權(quán)向相關(guān)部門提出咨詢和反饋意見。-義務(wù)-按照規(guī)定及時(shí)查看和接收通知，不得故意延誤或忽視通知信息。-嚴(yán)格按照通知要求執(zhí)行相關(guān)工作任務(wù)，不得擅自更改通知內(nèi)容或拒絕執(zhí)行。-積極向公司反饋通知執(zhí)行過程中的問題和建議，協(xié)助公司不斷完善通知管理工作。2.客戶的權(quán)利與義務(wù)-權(quán)利-有及時(shí)、準(zhǔn)確獲取公司通知信息的權(quán)利，了解公司服務(wù)、產(chǎn)品等方面的變化。-對(duì)通知內(nèi)容有疑問或不滿意時(shí)，有權(quán)通過合理渠道向公司提出咨詢和投訴。-義務(wù)-按照通知要求配合公司的相關(guān)工作安排，如提供必要信息、參與活動(dòng)等。-如實(shí)向公司反饋對(duì)通知的意見和建議，幫助公司改進(jìn)服務(wù)。六、監(jiān)督與考核機(jī)制1.監(jiān)督機(jī)制-行政部門定期對(duì)通知的發(fā)布、接收和執(zhí)行情況進(jìn)行檢查和監(jiān)督。檢查內(nèi)容包括通知是否按時(shí)發(fā)布、員工和客戶是否及時(shí)接收、通知執(zhí)行情況是否符合要求等。-設(shè)立監(jiān)督郵箱和電話，接受員工和客戶對(duì)通知管理工作的投訴和建議。對(duì)于投訴和建議，行政部門應(yīng)及時(shí)進(jìn)行調(diào)查和處理，并將處理結(jié)果反饋給投訴人或建議人。2.考核機(jī)制-將通知管理工作納入部門和員工績(jī)效考核體系。對(duì)通知起草、審核、發(fā)布及時(shí)準(zhǔn)確，執(zhí)行情況良好的部門和個(gè)人給予相應(yīng)的績(jī)效加分；對(duì)因通知管理不善導(dǎo)致工作延誤、失誤等情況的部門和個(gè)人，進(jìn)行績(jī)效扣分。-對(duì)于客戶反饋的關(guān)于通知的問題和投訴，根據(jù)嚴(yán)重程度對(duì)相關(guān)責(zé)任部門和個(gè)人進(jìn)行績(jī)效處罰。同時(shí)，將客