自檢記錄管理辦法一、總則（一）目的為加強公司自檢記錄管理，規(guī)范自檢行為，確保產品質量符合相關法律法規(guī)及行業(yè)標準要求，特制定本管理辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內部所有涉及產品自檢活動的記錄管理，包括但不限于原材料檢驗、生產過程檢驗、成品檢驗等環(huán)節(jié)所產生的自檢記錄。（三）職責分工1.質量部門負責制定和完善自檢記錄管理辦法，并監(jiān)督其執(zhí)行情況。指導和培訓各部門自檢記錄的填寫、收集、整理和歸檔工作。定期對自檢記錄進行審核和分析，評估產品質量狀況，提出改進措施和建議。2.各業(yè)務部門負責本部門自檢記錄的填寫、收集、整理和初步審核工作，確保記錄真實、準確、完整。按照規(guī)定的時間和方式將自檢記錄提交給質量部門。根據(jù)質量部門反饋的問題，及時采取整改措施，并將整改情況記錄在案。3.檔案管理部門負責自檢記錄的集中歸檔和保管工作，建立健全自檢記錄檔案管理制度。確保自檢記錄檔案的安全、完整，便于查閱和使用。二、自檢記錄的內容與要求（一）基本信息自檢記錄應包含以下基本信息：1.自檢日期：明確記錄自檢活動開展的具體年月日。2.自檢部門：填寫進行自檢的部門名稱。3.自檢人員：記錄參與自檢工作的人員姓名。4.產品名稱：注明所檢產品的具體名稱。5.產品型號：如有產品型號，應準確填寫。（二）檢驗項目與標準1.詳細列出本次自檢所涉及的檢驗項目，應涵蓋產品質量的關鍵特性和重要指標。2.明確每個檢驗項目所依據(jù)的相關法律法規(guī)、行業(yè)標準或公司內部質量文件要求，確保檢驗有章可循。（三）檢驗結果記錄1.對于每個檢驗項目，應如實記錄檢驗結果，可采用文字描述、數(shù)據(jù)記錄、圖表等方式進行呈現(xiàn)。2.若檢驗結果符合標準要求，應明確標注“合格”；若不符合標準要求，應詳細記錄不合格的具體情況，如偏差數(shù)值、缺陷描述等，并在記錄中明確標識。（四）判定結論根據(jù)檢驗結果，對產品是否合格做出明確的判定結論。判定結論應簡潔明了，如“判定合格”或“判定不合格”。（五）備注信息記錄在自檢過程中發(fā)現(xiàn)的其他相關信息，如異常情況說明、采取的臨時措施等，以便對自檢過程和結果進行更全面的追溯和分析。（六）填寫要求1.自檢記錄應使用黑色或藍色中性筆填寫，字跡應清晰、工整，不得隨意涂改。如確需修改，應在修改處加蓋修改人員印章或簽名，并注明修改日期。2.記錄內容應客觀、真實、準確，不得弄虛作假。記錄數(shù)據(jù)應采用法定計量單位，確保數(shù)據(jù)的一致性和可比性。3.自檢記錄應及時填寫，不得事后補記或追記。三、自檢記錄的填寫與收集（一）填寫流程1.自檢人員在開展自檢工作前，應熟悉相關檢驗標準和操作規(guī)程，確保能夠準確進行檢驗和記錄。2.按照自檢記錄的格式要求，依次填寫基本信息、檢驗項目與標準、檢驗結果記錄、判定結論和備注信息等內容。3.在填寫過程中，如發(fā)現(xiàn)檢驗結果異常或存在疑問，應及時進行復查或報告上級主管，確保記錄的準確性。（二）收集要求1.各業(yè)務部門應指定專人負責自檢記錄的收集工作，確保本部門所產生的自檢記錄能夠及時、完整地收集上來。2.自檢記錄收集人員應定期對本部門的自檢記錄進行檢查，核對記錄的填寫是否完整、準確，發(fā)現(xiàn)問題及時督促相關人員進行整改。3.收集上來的自檢記錄應按照日期或批次進行分類整理，確保記錄的有序性，便于后續(xù)的查閱和管理。四、自檢記錄的整理與歸檔（一）整理原則1.自檢記錄應按照分類清晰、便于查找的原則進行整理?？筛鶕?jù)產品類別、檢驗項目、時間順序等因素進行分類，建立相應的文件夾或檔案盒。2.對于同一產品或同一檢驗項目的自檢記錄，應按照時間先后順序進行排列，確保記錄的連貫性和完整性。（二）整理內容1.對收集上來的自檢記錄進行逐一核對，檢查記錄是否齊全、完整，填寫是否規(guī)范。2.剔除重復、無效或不符合要求的記錄，確保歸檔的記錄真實、有效。3.對自檢記錄中的數(shù)據(jù)進行匯總和統(tǒng)計分析，如計算平均值、合格率等，以便更直觀地了解產品質量狀況。（三）歸檔流程1.整理好的自檢記錄應由各業(yè)務部門在規(guī)定的時間內提交給質量部門進行審核。2.質量部門對提交的自檢記錄進行審核，如發(fā)現(xiàn)問題及時反饋給相關業(yè)務部門進行整改。審核通過后，質量部門在記錄上加蓋審核章，并注明審核日期。3.審核通過的自檢記錄由檔案管理部門按照檔案管理制度進行集中歸檔保管。檔案管理部門應建立自檢記錄檔案目錄，詳細記錄每份檔案的名稱、編號、日期、保管期限等信息，便于查詢和管理。五、自檢記錄的查閱與使用（一）查閱權限1.公司內部人員因工作需要查閱自檢記錄時，應填寫《自檢記錄查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內容、查閱時間等信息，并經所在部門負責人簽字批準。2.質量部門人員可根據(jù)工作需要查閱各類自檢記錄，以進行質量分析和監(jiān)督管理。3.涉及產品質量追溯、客戶投訴處理等特殊情況時，相關部門負責人可申請查閱自檢記錄，但需經公司主管領導批準。（二）查閱流程1.查閱人員持經批準的《自檢記錄查閱申請表》到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。2.檔案管理部門根據(jù)申請表提供的查閱內容，在指定地點供查閱人員查閱，并做好查閱記錄，記錄查閱人員姓名、查閱時間、查閱內容等信息。3.查閱人員不得擅自復印、拍照或帶出自檢記錄，如需復制相關記錄，應按照公司檔案管理規(guī)定辦理審批手續(xù)。（三）使用要求1.查閱人員應妥善保管所查閱的自檢記錄，不得擅自更改、涂抹或損壞記錄內容。2.自檢記錄僅供內部工作使用，未經公司書面授權，不得向外部單位或個人提供。3.在使用自檢記錄進行質量分析、問題追溯等工作時，應確保記錄的保密性，不得泄露公司商業(yè)機密和產品質量信息。六、自檢記錄的保存期限與銷毀（一）保存期限1.自檢記錄的保存期限應根據(jù)相關法律法規(guī)和行業(yè)標準要求確定，一般情況下，應保存至產品質量責任追溯期結束后[X]年。2.對于涉及重大質量事故或客戶投訴較多的產品，自檢記錄的保存期限應適當延長，以滿足質量追溯和責任認定的需要。（二）銷毀流程1.自檢記錄保存期滿后，由檔案管理部門提出銷毀申請，填寫《自檢記錄銷毀申請表》，注明銷毀記錄的名稱、編號、日期、數(shù)量等信息，并附上相關說明。2.《自檢記錄銷毀申請表》經質量部門審核、公司主管領導批準后，方可進行銷毀處理。3.銷毀自檢記錄時，應指定專人負責監(jiān)銷，確保記錄被徹底銷毀，防止記錄信息泄露。銷毀過程應進行記錄，包括銷毀時間、地點、方式、監(jiān)銷人員等信息，并由監(jiān)銷人員簽字確認。七、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.質量部門應定期對各業(yè)務部門的自檢記錄管理情況進行監(jiān)督檢查，檢查內容包括記錄的填寫、收集、整理、歸檔、查閱和銷毀等環(huán)節(jié)是否符合本辦法要求。2.監(jiān)督檢查可采用現(xiàn)場檢查、資料查閱、人員訪談等方式進行，對發(fā)現(xiàn)的問題應及時下達整改通知書，要求相關部門限期整改。（二）考核機制1.建立自檢記錄管理考核機制，將各業(yè)務部門的自檢記錄管理工作納入績效考核體系。2.考核指標可包括記錄的完整性、準確性、及時性，整改措施的落實情況等。對自檢記錄管理工作表現(xiàn)優(yōu)秀的部門和個人給予表彰和獎勵；對存在問題較多、整改不力的部門和個人進行批評教育，并視情節(jié)輕重給予相