超市采購(gòu)管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)超市采購(gòu)管理，規(guī)范采購(gòu)行為，確保采購(gòu)工作的高效、有序進(jìn)行，保證商品質(zhì)量，降低采購(gòu)成本，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于超市所有采購(gòu)活動(dòng)，包括但不限于商品采購(gòu)、設(shè)備采購(gòu)、服務(wù)采購(gòu)等。（三）基本原則1.合法性原則：采購(gòu)活動(dòng)必須遵守國(guó)家法律法規(guī)及相關(guān)政策，確保采購(gòu)行為合法合規(guī)。2.質(zhì)量?jī)?yōu)先原則：優(yōu)先采購(gòu)質(zhì)量可靠、符合市場(chǎng)需求的商品和服務(wù)，以滿足顧客需求，維護(hù)超市聲譽(yù)。3.成本效益原則：在保證質(zhì)量的前提下，通過(guò)合理的采購(gòu)策略和談判技巧，降低采購(gòu)成本，提高經(jīng)濟(jì)效益。4.公平公正原則：采購(gòu)過(guò)程應(yīng)遵循公平、公正、公開(kāi)的原則，確保所有供應(yīng)商享有平等的競(jìng)爭(zhēng)機(jī)會(huì)。5.誠(chéng)實(shí)守信原則：采購(gòu)人員應(yīng)誠(chéng)實(shí)守信，與供應(yīng)商建立良好的合作關(guān)系，共同維護(hù)市場(chǎng)秩序。二、采購(gòu)組織與職責(zé)（一）采購(gòu)部門(mén)設(shè)置超市設(shè)立采購(gòu)部，采購(gòu)部根據(jù)業(yè)務(wù)需要下設(shè)若干采購(gòu)小組，分別負(fù)責(zé)不同品類商品的采購(gòu)工作。（二）采購(gòu)部門(mén)職責(zé)1.制定采購(gòu)計(jì)劃：根據(jù)超市銷售目標(biāo)、庫(kù)存狀況及市場(chǎng)需求，制定合理的采購(gòu)計(jì)劃，確保商品供應(yīng)的及時(shí)性和準(zhǔn)確性。2.供應(yīng)商開(kāi)發(fā)與管理：積極開(kāi)發(fā)新供應(yīng)商，建立供應(yīng)商檔案，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估和管理，確保供應(yīng)商的資質(zhì)和信譽(yù)符合要求。3.采購(gòu)談判與合同簽訂：與供應(yīng)商進(jìn)行采購(gòu)談判，爭(zhēng)取有利的采購(gòu)價(jià)格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等條款，簽訂采購(gòu)合同，并確保合同的有效執(zhí)行。4.采購(gòu)執(zhí)行與監(jiān)控：按照采購(gòu)合同的要求，組織商品的采購(gòu)、驗(yàn)收、入庫(kù)等工作，對(duì)采購(gòu)過(guò)程進(jìn)行監(jiān)控，及時(shí)處理采購(gòu)過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題。5.成本控制與分析：分析采購(gòu)成本，尋找降低成本的機(jī)會(huì)，采取有效措施控制采購(gòu)成本，提高采購(gòu)效益。6.市場(chǎng)調(diào)研與信息收集：關(guān)注市場(chǎng)動(dòng)態(tài)，收集市場(chǎng)信息，為采購(gòu)決策提供參考依據(jù)。（三）相關(guān)部門(mén)職責(zé)1.銷售部門(mén)：及時(shí)向采購(gòu)部門(mén)提供銷售數(shù)據(jù)和市場(chǎng)需求信息，協(xié)助采購(gòu)部門(mén)制定采購(gòu)計(jì)劃。2.庫(kù)存管理部門(mén)：定期向采購(gòu)部門(mén)反饋庫(kù)存狀況，提供庫(kù)存周轉(zhuǎn)率等數(shù)據(jù)，為采購(gòu)決策提供參考。3.財(cái)務(wù)部門(mén)：負(fù)責(zé)審核采購(gòu)合同，監(jiān)督采購(gòu)資金的支付，對(duì)采購(gòu)成本進(jìn)行核算和分析。4.質(zhì)量管理部門(mén)：參與采購(gòu)商品的質(zhì)量驗(yàn)收工作，對(duì)采購(gòu)商品的質(zhì)量進(jìn)行監(jiān)督和管理。三、采購(gòu)流程（一）采購(gòu)申請(qǐng)1.部門(mén)申請(qǐng)：各部門(mén)根據(jù)銷售情況、庫(kù)存狀況及業(yè)務(wù)發(fā)展需要，填寫(xiě)采購(gòu)申請(qǐng)表，詳細(xì)說(shuō)明采購(gòu)商品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、需求時(shí)間等信息，并提交給采購(gòu)部門(mén)。2.采購(gòu)申請(qǐng)審核：采購(gòu)部門(mén)收到采購(gòu)申請(qǐng)表后，對(duì)申請(qǐng)內(nèi)容進(jìn)行審核，核實(shí)申請(qǐng)的合理性和必要性。對(duì)于金額較大或特殊的采購(gòu)申請(qǐng)，需提交超市管理層審批。（二）采購(gòu)計(jì)劃制定1.采購(gòu)數(shù)據(jù)分析：采購(gòu)部門(mén)根據(jù)采購(gòu)申請(qǐng)和歷史銷售數(shù)據(jù)、庫(kù)存數(shù)據(jù)等，對(duì)采購(gòu)需求進(jìn)行分析，預(yù)測(cè)商品的銷售量和庫(kù)存需求。2.采購(gòu)計(jì)劃編制：采購(gòu)部門(mén)根據(jù)采購(gòu)需求分析結(jié)果，編制采購(gòu)計(jì)劃，明確采購(gòu)商品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、采購(gòu)時(shí)間、供應(yīng)商等信息。采購(gòu)計(jì)劃應(yīng)報(bào)超市管理層審批后執(zhí)行。（三）供應(yīng)商選擇與評(píng)估1.供應(yīng)商開(kāi)發(fā)：采購(gòu)部門(mén)通過(guò)多種渠道開(kāi)發(fā)供應(yīng)商，如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等，建立供應(yīng)商資源庫(kù)。2.供應(yīng)商篩選：采購(gòu)部門(mén)對(duì)供應(yīng)商資源庫(kù)中的供應(yīng)商進(jìn)行篩選，根據(jù)供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽(yù)、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格、交貨期等因素，選擇符合要求的供應(yīng)商進(jìn)行進(jìn)一步評(píng)估。3.供應(yīng)商評(píng)估：采購(gòu)部門(mén)組織相關(guān)人員對(duì)篩選出的供應(yīng)商進(jìn)行實(shí)地考察和評(píng)估，評(píng)估內(nèi)容包括供應(yīng)商的生產(chǎn)能力、質(zhì)量管理體系、環(huán)保措施、售后服務(wù)等方面。評(píng)估合格的供應(yīng)商列入合格供應(yīng)商名錄。4.供應(yīng)商動(dòng)態(tài)管理：采購(gòu)部門(mén)定期對(duì)合格供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估和考核，根據(jù)供應(yīng)商的表現(xiàn)調(diào)整供應(yīng)商名錄，淘汰不合格供應(yīng)商，引入優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商。（四）采購(gòu)談判與合同簽訂1.采購(gòu)談判：采購(gòu)部門(mén)與選定的供應(yīng)商進(jìn)行采購(gòu)談判，就采購(gòu)商品的價(jià)格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式等條款進(jìn)行協(xié)商，爭(zhēng)取有利的采購(gòu)條件。2.采購(gòu)合同簽訂：采購(gòu)談判達(dá)成一致后，采購(gòu)部門(mén)起草采購(gòu)合同，經(jīng)法律部門(mén)審核后，與供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同。采購(gòu)合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，確保合同的有效執(zhí)行。（五）采購(gòu)執(zhí)行與驗(yàn)收1.采購(gòu)訂單下達(dá)：采購(gòu)部門(mén)根據(jù)采購(gòu)合同，向供應(yīng)商下達(dá)采購(gòu)訂單，明確采購(gòu)商品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、交貨期等信息。2.采購(gòu)跟蹤與催貨：采購(gòu)部門(mén)對(duì)采購(gòu)訂單的執(zhí)行情況進(jìn)行跟蹤，及時(shí)了解供應(yīng)商的生產(chǎn)進(jìn)度和交貨情況，對(duì)于可能影響交貨期的問(wèn)題及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，確保按時(shí)交貨。3.商品驗(yàn)收：商品到貨后，采購(gòu)部門(mén)組織質(zhì)量管理部門(mén)、庫(kù)存管理部門(mén)等相關(guān)人員對(duì)商品進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收內(nèi)容包括商品的數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量、外觀等方面。驗(yàn)收合格的商品辦理入庫(kù)手續(xù)，驗(yàn)收不合格的商品及時(shí)與供應(yīng)商協(xié)商處理。（六）采購(gòu)付款1.付款申請(qǐng)：采購(gòu)部門(mén)根據(jù)采購(gòu)合同和驗(yàn)收?qǐng)?bào)告，填寫(xiě)付款申請(qǐng)表，提交給財(cái)務(wù)部門(mén)審核。2.付款審核：財(cái)務(wù)部門(mén)對(duì)付款申請(qǐng)表進(jìn)行審核，核實(shí)采購(gòu)合同的執(zhí)行情況、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告的真實(shí)性等信息，審核無(wú)誤后辦理付款手續(xù)。3.付款方式：采購(gòu)付款方式應(yīng)根據(jù)采購(gòu)合同的約定執(zhí)行，一般包括支票、匯票、電匯、網(wǎng)上支付等方式。四、采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)管理（一）風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別1.市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)：市場(chǎng)價(jià)格波動(dòng)、市場(chǎng)需求變化等因素可能導(dǎo)致采購(gòu)成本增加或商品滯銷。2.供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)：供應(yīng)商破產(chǎn)、違約、產(chǎn)品質(zhì)量問(wèn)題等可能導(dǎo)致采購(gòu)中斷或商品質(zhì)量不合格。3.合同風(fēng)險(xiǎn)：采購(gòu)合同條款不明確、合同執(zhí)行過(guò)程中出現(xiàn)糾紛等可能導(dǎo)致超市利益受損。4.內(nèi)部管理風(fēng)險(xiǎn)：采購(gòu)流程不規(guī)范、采購(gòu)人員違規(guī)操作等可能導(dǎo)致采購(gòu)成本增加、采購(gòu)效率低下等問(wèn)題。（二）風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估1.風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的可能性評(píng)估：根據(jù)歷史數(shù)據(jù)、市場(chǎng)情況、供應(yīng)商狀況等因素，對(duì)風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的可能性進(jìn)行評(píng)估，分為高、中、低三個(gè)等級(jí)。2.風(fēng)險(xiǎn)影響程度評(píng)估：根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)對(duì)超市經(jīng)營(yíng)目標(biāo)的影響程度，對(duì)風(fēng)險(xiǎn)影響程度進(jìn)行評(píng)估，分為重大、較大、一般三個(gè)等級(jí)。3.風(fēng)險(xiǎn)矩陣?yán)L制：將風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的可能性和風(fēng)險(xiǎn)影響程度進(jìn)行交叉分析，繪制風(fēng)險(xiǎn)矩陣，確定風(fēng)險(xiǎn)的等級(jí)。（三）風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施1.市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施：建立市場(chǎng)價(jià)格監(jiān)測(cè)機(jī)制，及時(shí)掌握市場(chǎng)價(jià)格動(dòng)態(tài)，通過(guò)與供應(yīng)商協(xié)商、簽訂價(jià)格調(diào)整條款等方式，降低市場(chǎng)價(jià)格波動(dòng)對(duì)采購(gòu)成本的影響。加強(qiáng)市場(chǎng)需求預(yù)測(cè)，合理控制庫(kù)存水平，避免商品滯銷。2.供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施：對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行嚴(yán)格的資質(zhì)審查和評(píng)估，選擇信譽(yù)良好、實(shí)力雄厚的供應(yīng)商。與供應(yīng)商簽訂詳細(xì)的采購(gòu)合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，加強(qiáng)對(duì)供應(yīng)商的監(jiān)督和管理，定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估和考核。建立供應(yīng)商備用機(jī)制，在主要供應(yīng)商出現(xiàn)問(wèn)題時(shí)，能夠及時(shí)切換到備用供應(yīng)商，確保采購(gòu)的連續(xù)性。3.合同風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施：加強(qiáng)采購(gòu)合同的審核和管理，確保合同條款明確、合法、有效。在合同執(zhí)行過(guò)程中，嚴(yán)格按照合同約定履行雙方的義務(wù)，及時(shí)處理合同糾紛。加強(qiáng)對(duì)采購(gòu)人員的法律培訓(xùn)，提高采購(gòu)人員的法律意識(shí)和合同管理能力。4.內(nèi)部管理風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施：完善采購(gòu)流程，明確各環(huán)節(jié)的職責(zé)和操作規(guī)范，加強(qiáng)對(duì)采購(gòu)流程的監(jiān)督和控制。加強(qiáng)對(duì)采購(gòu)人員的培訓(xùn)和考核，提高采購(gòu)人員的業(yè)務(wù)水平和職業(yè)道德素質(zhì)。建立采購(gòu)信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)采購(gòu)信息的實(shí)時(shí)共享和監(jiān)控，提高采購(gòu)效率和透明度。五、采購(gòu)績(jī)效評(píng)估（一）評(píng)估指標(biāo)1.采購(gòu)成本：衡量采購(gòu)部門(mén)采購(gòu)商品的價(jià)格水平，包括采購(gòu)價(jià)格、運(yùn)輸成本、倉(cāng)儲(chǔ)成本等。2.采購(gòu)質(zhì)量：評(píng)估采購(gòu)商品的質(zhì)量符合要求的程度，包括商品合格率、退貨率等。3.采購(gòu)效率：反映采購(gòu)部門(mén)完成采購(gòu)任務(wù)的速度和及時(shí)性，包括采購(gòu)周期、訂單處理時(shí)間等。4.供應(yīng)商管理：考核采購(gòu)部門(mén)對(duì)供應(yīng)商的管理水平，包括供應(yīng)商滿意度、供應(yīng)商開(kāi)發(fā)數(shù)量等。5.庫(kù)存管理：評(píng)估采購(gòu)部門(mén)對(duì)庫(kù)存的管理效果，包括庫(kù)存周轉(zhuǎn)率、庫(kù)存準(zhǔn)確率等。（二）評(píng)估方法1.定期評(píng)估：采購(gòu)部門(mén)定期對(duì)采購(gòu)績(jī)效進(jìn)行評(píng)估，一般每月或每季度進(jìn)行一次。評(píng)估結(jié)果以報(bào)告的形式提交給超市管理層。2.對(duì)比評(píng)估：將采購(gòu)績(jī)效指標(biāo)與歷史數(shù)據(jù)、同行業(yè)數(shù)據(jù)進(jìn)行對(duì)比分析，找出差距和改進(jìn)方向。3.綜合評(píng)估：綜合考慮采購(gòu)成本、采購(gòu)質(zhì)量、采購(gòu)效率、供應(yīng)商管理、庫(kù)存管理等多個(gè)方面的指標(biāo)，對(duì)采購(gòu)績(jī)效進(jìn)行全面評(píng)估。（三）評(píng)估結(jié)果應(yīng)用1.績(jī)效獎(jiǎng)勵(lì)：根據(jù)采購(gòu)績(jī)效評(píng)估結(jié)果，對(duì)表現(xiàn)優(yōu)秀的采購(gòu)人員和采購(gòu)小組進(jìn)行獎(jiǎng)勵(lì)，激勵(lì)采購(gòu)人員提高工作績(jī)效。2.績(jī)效改進(jìn)：針對(duì)采購(gòu)績(jī)效評(píng)估中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，制定改進(jìn)措施，明確責(zé)任人和改進(jìn)時(shí)間，跟蹤改