系統(tǒng)檔案管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司系統(tǒng)檔案管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，便于檔案的查閱、利用和維護(hù)，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司各部門及所屬單位在系統(tǒng)運(yùn)行過程中形成的各類檔案，包括但不限于系統(tǒng)設(shè)計(jì)文檔、程序代碼、測試報(bào)告、用戶手冊、運(yùn)維記錄、數(shù)據(jù)備份等。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案管理部門負(fù)責(zé)對(duì)系統(tǒng)檔案進(jìn)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理的規(guī)范性和一致性。2.真實(shí)性原則：系統(tǒng)檔案應(yīng)如實(shí)反映系統(tǒng)的建設(shè)、運(yùn)行和維護(hù)情況，保證檔案內(nèi)容的真實(shí)性。3.完整性原則：全面收集系統(tǒng)運(yùn)行過程中產(chǎn)生的各類檔案，確保檔案的完整性。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)和公司保密制度，對(duì)涉及公司機(jī)密的系統(tǒng)檔案進(jìn)行保密管理。（四）管理職責(zé)1.檔案管理部門負(fù)責(zé)制定和完善系統(tǒng)檔案管理制度和流程。集中保管公司系統(tǒng)檔案，建立檔案目錄和索引，確保檔案的有序存放和便于查閱。定期對(duì)系統(tǒng)檔案進(jìn)行整理、鑒定、統(tǒng)計(jì)和銷毀等工作。指導(dǎo)和監(jiān)督各部門系統(tǒng)檔案的收集、整理和歸檔工作。2.各部門負(fù)責(zé)本部門系統(tǒng)檔案的收集、整理和初步審核工作，確保檔案的齊全、完整和準(zhǔn)確。按照規(guī)定的時(shí)間和要求，將整理好的檔案移交公司檔案管理部門。配合檔案管理部門做好系統(tǒng)檔案的查閱、利用和保密等工作。二、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.系統(tǒng)規(guī)劃階段：包括系統(tǒng)建設(shè)規(guī)劃、可行性研究報(bào)告、項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)等。2.系統(tǒng)設(shè)計(jì)階段：系統(tǒng)總體設(shè)計(jì)方案、詳細(xì)設(shè)計(jì)文檔、數(shù)據(jù)庫設(shè)計(jì)文檔、接口設(shè)計(jì)文檔等。3.系統(tǒng)開發(fā)階段：程序代碼、測試計(jì)劃、測試用例、測試報(bào)告、代碼審查記錄等。4.系統(tǒng)實(shí)施階段：系統(tǒng)安裝部署文檔、用戶培訓(xùn)資料、系統(tǒng)上線報(bào)告等。5.系統(tǒng)運(yùn)行與維護(hù)階段：運(yùn)維記錄、故障處理報(bào)告、系統(tǒng)升級(jí)記錄、數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)記錄等。6.其他與系統(tǒng)相關(guān)的文件和資料，如用戶反饋、技術(shù)交流材料等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)系統(tǒng)檔案的收集工作，確保檔案收集的及時(shí)性和準(zhǔn)確性。2.檔案收集人員應(yīng)按照檔案形成的時(shí)間順序和類別進(jìn)行整理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。3.對(duì)于重要的系統(tǒng)檔案，應(yīng)進(jìn)行原件收集；對(duì)于無法收集原件的，應(yīng)收集復(fù)印件，并注明原件保存地點(diǎn)和出處。（三）整理方法1.分類整理：按照系統(tǒng)檔案的類別和性質(zhì)，分為系統(tǒng)規(guī)劃類、系統(tǒng)設(shè)計(jì)類、系統(tǒng)開發(fā)類、系統(tǒng)實(shí)施類、系統(tǒng)運(yùn)行與維護(hù)類等。2.編號(hào)標(biāo)識(shí)：為每份檔案編制唯一的編號(hào)，以便于管理和查詢。編號(hào)應(yīng)體現(xiàn)檔案的類別、年份和順序號(hào)等信息。3.編制目錄：根據(jù)檔案的分類和編號(hào)，編制系統(tǒng)檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號(hào)、名稱、日期、保管期限等內(nèi)容。4.裝訂成冊：對(duì)于紙張較多的檔案，應(yīng)進(jìn)行裝訂成冊，并在封面注明檔案名稱、編號(hào)、日期等信息。三、檔案的歸檔與保管（一）歸檔時(shí)間1.各部門應(yīng)在系統(tǒng)項(xiàng)目結(jié)束后[X]個(gè)工作日內(nèi)，將整理好的系統(tǒng)檔案移交公司檔案管理部門歸檔。2.對(duì)于系統(tǒng)運(yùn)行過程中形成的定期檔案，如月度運(yùn)維報(bào)告、季度數(shù)據(jù)備份記錄等，應(yīng)在次月[X]個(gè)工作日內(nèi)歸檔。（二）歸檔流程1.各部門檔案收集人員填寫《系統(tǒng)檔案移交清單》，詳細(xì)列出移交檔案的名稱、編號(hào)、數(shù)量等信息。2.將《系統(tǒng)檔案移交清單》和檔案一并提交給公司檔案管理部門。3.檔案管理部門接收人員對(duì)移交的檔案進(jìn)行核對(duì)，核對(duì)無誤后在《系統(tǒng)檔案移交清單》上簽字確認(rèn)，并將檔案入庫保管。（三）保管期限1.系統(tǒng)規(guī)劃類、系統(tǒng)設(shè)計(jì)類檔案保管期限為[X]年。2.系統(tǒng)開發(fā)類、系統(tǒng)實(shí)施類檔案保管期限為[X]年。3.系統(tǒng)運(yùn)行與維護(hù)類檔案保管期限為[X]年。4.其他與系統(tǒng)相關(guān)的臨時(shí)性檔案，根據(jù)實(shí)際情況確定保管期限，但不得少于[X]年。（四）保管方式1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，確保檔案的安全保管。2.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，備份介質(zhì)應(yīng)定期進(jìn)行檢查和更新，確保數(shù)據(jù)的安全性和完整性。備份存儲(chǔ)地點(diǎn)應(yīng)與主存儲(chǔ)地點(diǎn)分離，以防止數(shù)據(jù)丟失。3.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，并做好記錄。四、檔案的查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱系統(tǒng)檔案的，應(yīng)填寫《系統(tǒng)檔案查閱申請表》，注明查閱目的、檔案名稱、編號(hào)等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，方可到檔案管理部門查閱。2.涉及公司機(jī)密的系統(tǒng)檔案，查閱申請人還需經(jīng)公司保密管理部門審批，并嚴(yán)格遵守公司保密制度。3.外部單位因工作需要查閱公司系統(tǒng)檔案的，須持有單位介紹信，并經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門指定專人陪同查閱。（二）查閱流程1.查閱申請人填寫《系統(tǒng)檔案查閱申請表》，提交給所在部門負(fù)責(zé)人審批。2.部門負(fù)責(zé)人審批通過后，將申請表提交給檔案管理部門。3.檔案管理部門根據(jù)申請表提供的信息，查找相應(yīng)的檔案，并在檔案查閱登記簿上記錄查閱人員姓名、部門、查閱時(shí)間、查閱內(nèi)容等信息。4.查閱人員在檔案管理部門指定的地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案庫房。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（三）利用規(guī)定1.系統(tǒng)檔案僅供查閱申請人在申請范圍內(nèi)使用，不得擅自轉(zhuǎn)借、轉(zhuǎn)讓或泄露給他人。2.查閱人員應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損或撕毀。3.檔案查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理部門，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案的完整性和準(zhǔn)確性。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織公司成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長，成員包括各部門檔案管理人員和相關(guān)技術(shù)專家。鑒定工作小組負(fù)責(zé)對(duì)到期的系統(tǒng)檔案進(jìn)行鑒定，提出銷毀意見。（二）鑒定方法1.根據(jù)檔案的保管期限和實(shí)際利用價(jià)值，對(duì)到期檔案進(jìn)行逐卷鑒定。2.對(duì)于仍有參考價(jià)值的檔案，應(yīng)適當(dāng)延長保管期限；對(duì)于已無保存價(jià)值的檔案，應(yīng)提出銷毀意見。（三）銷毀流程1.檔案鑒定工作小組對(duì)擬銷毀的檔案進(jìn)行審核，形成《系統(tǒng)檔案銷毀清單》，注明檔案名稱、編號(hào)、數(shù)量、銷毀原因等信息。2.將《系統(tǒng)檔案銷毀清單》提交給公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，檔案管理部門負(fù)責(zé)組織實(shí)施檔案銷毀工作。銷毀工作應(yīng)在兩人以上監(jiān)督下進(jìn)行，確保檔案銷毀徹底。4.銷毀完成后，在《系統(tǒng)檔案銷毀清單》上注明銷毀日期，并由監(jiān)督人員簽字確認(rèn)。《系統(tǒng)檔案銷毀清單》應(yīng)長期保存。六、檔案的統(tǒng)計(jì)與移交（一）統(tǒng)計(jì)工作1.檔案管理部門應(yīng)建立系統(tǒng)檔案統(tǒng)計(jì)制度，定期對(duì)檔案的收集、整理、歸檔、保管、查閱、利用和銷毀等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析。2.統(tǒng)計(jì)報(bào)表應(yīng)準(zhǔn)確、及時(shí)、完整，報(bào)送時(shí)間和格式按照公司相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)應(yīng)作為公司檔案管理工作決策的重要依據(jù)。（二）移交工作1.公司因機(jī)構(gòu)調(diào)整、資產(chǎn)重組等原因，需要對(duì)系統(tǒng)檔案進(jìn)行移交的，應(yīng)按照國家有關(guān)法律法規(guī)和公司檔案管理規(guī)定，辦理檔案移交手續(xù)。2.檔案移交時(shí)，應(yīng)編制《系統(tǒng)檔案移交清冊》，詳細(xì)列出移交檔案的名稱、編號(hào)、數(shù)量、保管期限等信息，并