糧食票據(jù)管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司糧食票據(jù)管理，規(guī)范票據(jù)的開具、使用、保管及核銷等行為，確保公司糧食業(yè)務(wù)的順利開展，保障財(cái)務(wù)信息的準(zhǔn)確與安全，依據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司實(shí)際情況，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部涉及糧食采購、銷售、儲(chǔ)存等業(yè)務(wù)過程中所使用的各類票據(jù)，包括但不限于發(fā)票、收據(jù)、出入庫單、提貨單等。（三）基本原則1.合法性原則糧食票據(jù)的管理必須嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)及稅收政策，確保票據(jù)的開具與使用符合規(guī)定。2.準(zhǔn)確性原則票據(jù)填寫應(yīng)準(zhǔn)確無誤，各項(xiàng)信息真實(shí)、完整，以保證財(cái)務(wù)核算的準(zhǔn)確性和業(yè)務(wù)記錄的可靠性。3.安全性原則加強(qiáng)票據(jù)的保管與存儲(chǔ)，確保票據(jù)的安全，防止丟失、損毀、被盜用等情況發(fā)生。4.及時(shí)性原則按照業(yè)務(wù)發(fā)生時(shí)間及時(shí)開具、傳遞和處理票據(jù)，保證票據(jù)流轉(zhuǎn)的順暢，避免因票據(jù)延誤影響業(yè)務(wù)進(jìn)展。二、票據(jù)種類及使用規(guī)范（一）發(fā)票1.定義與適用范圍發(fā)票是指在購銷商品、提供或者接受服務(wù)以及從事其他經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中，開具、收取的收付款憑證。本公司糧食業(yè)務(wù)涉及的發(fā)票主要包括增值稅專用發(fā)票和增值稅普通發(fā)票。2.開具要求發(fā)票開具應(yīng)按照實(shí)際銷售情況如實(shí)開具，不得虛開、開具與實(shí)際交易不符的發(fā)票。發(fā)票內(nèi)容應(yīng)完整填寫，包括公司名稱、納稅人識(shí)別號(hào)、地址、電話、開戶行及賬號(hào)、貨物或應(yīng)稅勞務(wù)、服務(wù)名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、單價(jià)、金額、稅率、稅額等信息。發(fā)票開具日期應(yīng)準(zhǔn)確無誤，發(fā)票聯(lián)和抵扣聯(lián)應(yīng)加蓋發(fā)票專用章。3.取得要求取得的發(fā)票應(yīng)確保真實(shí)、合法、有效，發(fā)票上的信息應(yīng)與實(shí)際交易相符。對(duì)不符合規(guī)定的發(fā)票，不得作為財(cái)務(wù)報(bào)銷憑證，任何單位和個(gè)人有權(quán)拒收。（二）收據(jù)1.定義與適用范圍收據(jù)是公司在非經(jīng)營(yíng)性業(yè)務(wù)中開具的收付款憑證，如收取的押金、預(yù)付款等。2.開具要求收據(jù)應(yīng)使用公司統(tǒng)一印制的格式，內(nèi)容包括收據(jù)編號(hào)、日期、交款單位或個(gè)人、收款事由、金額、收款人等。收據(jù)開具應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整，不得涂改、挖補(bǔ)。如有錯(cuò)誤，應(yīng)重新開具，并在原收據(jù)上注明“作廢”字樣。收據(jù)開具后應(yīng)加蓋財(cái)務(wù)專用章或收款專用章。3.使用規(guī)定收據(jù)僅限于公司內(nèi)部使用，不得對(duì)外開具用于經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)的發(fā)票。收據(jù)應(yīng)按順序號(hào)使用，不得跳號(hào)、拆本使用。（三）出入庫單1.定義與適用范圍出入庫單是記錄糧食出入庫情況的原始憑證，包括入庫單和出庫單。2.開具要求入庫單應(yīng)詳細(xì)記錄糧食的品種、數(shù)量、質(zhì)量、入庫日期、入庫倉庫等信息，由倉庫保管人員填寫，并經(jīng)送貨人、驗(yàn)收人簽字確認(rèn)。出庫單應(yīng)注明糧食的品種、數(shù)量、出庫日期、出庫倉庫、提貨人等信息，由倉庫保管人員根據(jù)提貨單或銷售發(fā)貨單開具，并經(jīng)提貨人簽字確認(rèn)。出入庫單應(yīng)連續(xù)編號(hào)，不得遺漏、重復(fù)。3.傳遞流程入庫單開具后，倉庫保管人員應(yīng)及時(shí)將一聯(lián)交財(cái)務(wù)部門作為記賬憑證，一聯(lián)留存?zhèn)}庫作為庫存管理依據(jù)。出庫單開具后，倉庫保管人員應(yīng)將一聯(lián)交提貨人，一聯(lián)交財(cái)務(wù)部門作為記賬憑證，一聯(lián)留存?zhèn)}庫作為庫存管理依據(jù)。（四）提貨單1.定義與適用范圍提貨單是客戶提取糧食的憑證，由銷售部門根據(jù)銷售合同或訂單開具。2.開具要求提貨單應(yīng)注明糧食的品種、數(shù)量、提貨倉庫、提貨日期等信息，并加蓋銷售部門印章。提貨單應(yīng)與銷售合同或訂單內(nèi)容一致，不得擅自更改提貨信息。3.使用規(guī)定提貨人憑提貨單到指定倉庫提貨，倉庫保管人員應(yīng)核對(duì)提貨單與庫存信息無誤后，方可辦理提貨手續(xù)。提貨人提貨后，倉庫保管人員應(yīng)在提貨單上加蓋“已提貨”戳記，并將提貨單留存歸檔。三、票據(jù)的開具與傳遞（一）開具流程1.業(yè)務(wù)部門根據(jù)實(shí)際業(yè)務(wù)發(fā)生情況，填寫相應(yīng)的票據(jù)開具申請(qǐng)單，詳細(xì)注明票據(jù)類型、開具內(nèi)容、金額等信息，并提交給財(cái)務(wù)部門審核。2.財(cái)務(wù)部門收到申請(qǐng)單后，對(duì)申請(qǐng)內(nèi)容進(jìn)行審核，重點(diǎn)審核業(yè)務(wù)的真實(shí)性、票據(jù)開具的合規(guī)性以及金額的準(zhǔn)確性等。審核無誤后，在申請(qǐng)單上簽字確認(rèn)。3.票據(jù)開具人員根據(jù)審核通過的申請(qǐng)單，按照規(guī)定的格式和要求開具票據(jù)。開具過程中應(yīng)認(rèn)真核對(duì)各項(xiàng)信息，確保票據(jù)內(nèi)容準(zhǔn)確無誤。4.票據(jù)開具完成后，開具人員應(yīng)在票據(jù)上加蓋相應(yīng)的印章，并將票據(jù)的記賬聯(lián)、存根聯(lián)等按規(guī)定整理好，交財(cái)務(wù)部門進(jìn)行賬務(wù)處理和存檔。（二）傳遞流程1.發(fā)票傳遞增值稅專用發(fā)票開具后，發(fā)票聯(lián)和抵扣聯(lián)應(yīng)及時(shí)傳遞給購貨方。對(duì)于需要郵寄的發(fā)票，應(yīng)采用掛號(hào)信、特快專遞等安全可靠的方式進(jìn)行郵寄，并留存郵寄憑證。增值稅普通發(fā)票開具后，發(fā)票聯(lián)應(yīng)根據(jù)購貨方的要求進(jìn)行傳遞，可采用直接送達(dá)、郵寄等方式。2.收據(jù)傳遞收據(jù)開具后，收款聯(lián)應(yīng)及時(shí)交給交款單位或個(gè)人，記賬聯(lián)交財(cái)務(wù)部門進(jìn)行賬務(wù)處理，存根聯(lián)留存?zhèn)洳椤?.出入庫單傳遞入庫單開具后，倉庫保管人員應(yīng)及時(shí)將一聯(lián)交財(cái)務(wù)部門，一聯(lián)留存?zhèn)}庫。財(cái)務(wù)部門收到入庫單后，應(yīng)與采購合同、發(fā)票等進(jìn)行核對(duì)，無誤后進(jìn)行賬務(wù)處理。出庫單開具后，倉庫保管人員應(yīng)將一聯(lián)交提貨人，一聯(lián)交財(cái)務(wù)部門，一聯(lián)留存?zhèn)}庫。財(cái)務(wù)部門根據(jù)出庫單與銷售合同、發(fā)票等進(jìn)行核對(duì)，確認(rèn)銷售收入的實(shí)現(xiàn)，并進(jìn)行相應(yīng)的賬務(wù)處理。4.提貨單傳遞提貨單開具后，銷售部門應(yīng)及時(shí)將提貨單傳遞給提貨人。提貨人憑提貨單到倉庫提貨，倉庫保管人員在辦理提貨手續(xù)后，應(yīng)將提貨單留存歸檔。四、票據(jù)的保管（一）保管要求1.設(shè)立專門的票據(jù)保管場(chǎng)所，配備必要的保險(xiǎn)柜、文件柜等保管設(shè)備，確保票據(jù)存放安全。2.票據(jù)應(yīng)分類存放，按照票據(jù)種類、編號(hào)順序進(jìn)行整理，便于查找和核對(duì)。3.對(duì)重要票據(jù)（如發(fā)票、收據(jù)等）應(yīng)實(shí)行專人保管，保管人員應(yīng)具備良好的職業(yè)道德和責(zé)任心，不得擅自離崗。4.加強(qiáng)對(duì)票據(jù)保管場(chǎng)所的安全防范措施，安裝防盜、防火、防潮、防蟲等設(shè)施，確保票據(jù)不受損壞。（二）保管期限1.發(fā)票存根聯(lián)和發(fā)票登記簿應(yīng)保存5年。保存期滿，報(bào)經(jīng)稅務(wù)機(jī)關(guān)查驗(yàn)后銷毀。2.收據(jù)存根聯(lián)應(yīng)保存3年，期滿后經(jīng)公司財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后銷毀。3.出入庫單、提貨單等其他票據(jù)應(yīng)根據(jù)業(yè)務(wù)需要確定合理的保管期限，一般不少于3年。保管期滿后，應(yīng)按照公司檔案管理規(guī)定進(jìn)行銷毀。（三）盤點(diǎn)與核對(duì)1.定期對(duì)票據(jù)進(jìn)行盤點(diǎn)，確保賬實(shí)相符。盤點(diǎn)工作應(yīng)由財(cái)務(wù)部門會(huì)同相關(guān)業(yè)務(wù)部門共同進(jìn)行，盤點(diǎn)結(jié)果應(yīng)形成書面報(bào)告。2.每月末，財(cái)務(wù)部門應(yīng)將各類票據(jù)的使用情況與賬務(wù)記錄進(jìn)行核對(duì)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)查明原因并進(jìn)行處理。3.每年年終，應(yīng)對(duì)全年的票據(jù)進(jìn)行全面清查，核對(duì)票據(jù)的領(lǐng)用、開具、使用、結(jié)存等情況，確保票據(jù)管理工作的規(guī)范與準(zhǔn)確。五、票據(jù)的核銷（一）核銷流程1.業(yè)務(wù)部門在完成相關(guān)業(yè)務(wù)后，應(yīng)及時(shí)將票據(jù)的使用情況進(jìn)行整理，并填寫票據(jù)核銷申請(qǐng)單，注明票據(jù)類型、編號(hào)、開具金額、使用情況等信息，提交給財(cái)務(wù)部門。2.財(cái)務(wù)部門收到核銷申請(qǐng)單后，對(duì)申請(qǐng)內(nèi)容進(jìn)行審核，重點(diǎn)審核票據(jù)的使用是否符合規(guī)定、金額是否與業(yè)務(wù)實(shí)際相符等。審核無誤后，在申請(qǐng)單上簽字確認(rèn)。3.票據(jù)核銷人員根據(jù)審核通過的申請(qǐng)單，對(duì)已使用的票據(jù)進(jìn)行核銷處理。核銷時(shí)，應(yīng)在票據(jù)存根聯(lián)或相關(guān)登記簿上注明核銷日期、核銷金額等信息，并加蓋“已核銷”戳記。4.核銷完成后，核銷人員應(yīng)將核銷申請(qǐng)單及相關(guān)票據(jù)存根聯(lián)等整理歸檔，作為財(cái)務(wù)檔案保存。（二）核銷要求1.票據(jù)核銷應(yīng)遵循“誰使用、誰核銷”的原則，確保核銷工作的準(zhǔn)確性和及時(shí)性。2.對(duì)于未使用的空白票據(jù)，應(yīng)及時(shí)交回財(cái)務(wù)部門進(jìn)行作廢處理，并在票據(jù)登記簿上注明作廢原因和日期。3.核銷后的票據(jù)存根聯(lián)應(yīng)妥善保管，不得擅自銷毀，以備稅務(wù)機(jī)關(guān)等相關(guān)部門檢查。六、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)定期對(duì)糧食票據(jù)管理情況進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查票據(jù)的開具、使用、保管、核銷等環(huán)節(jié)是否符合規(guī)定，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)提出整改意見，并跟蹤整改落實(shí)情況。2.財(cái)務(wù)部門應(yīng)加強(qiáng)對(duì)票據(jù)管理工作的日常監(jiān)督，定期對(duì)票據(jù)使用情況進(jìn)行檢查，確保票據(jù)管理工作的規(guī)范與準(zhǔn)確。（二）外部檢查1.積極配合稅務(wù)機(jī)關(guān)、財(cái)政部門等相關(guān)外部部門的檢查工作，如實(shí)提供票據(jù)管理的相關(guān)資料和信息。2.對(duì)于外部部門檢查提出的問題，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行整改，并將整改情況報(bào)告上級(jí)主管部門。七、責(zé)任追究（一）責(zé)任界定1.因業(yè)務(wù)部門原因?qū)е缕睋?jù)開具錯(cuò)誤、丟失、被盜用等情況，給公司造成損失的，由業(yè)務(wù)部門承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。2.因財(cái)務(wù)部門審核把關(guān)不嚴(yán)，導(dǎo)致不符合規(guī)定的票據(jù)開具或入賬，給公司造成損失的，由財(cái)務(wù)部門承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。3.因票據(jù)保管人員保管不善，導(dǎo)致票據(jù)丟失、損毀、被盜用等情況，給公司造成損失的，由保管人員承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。（二）追究方式1.對(duì)于因票據(jù)管理問題給公司造成經(jīng)濟(jì)損失的，應(yīng)責(zé)令相關(guān)責(zé)任人限期賠償損失。