煙店庫存管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)煙店庫存管理，確保卷煙商品的安全、完整，提高庫存周轉(zhuǎn)率，降低庫存成本，保證煙店經(jīng)營活動(dòng)的順利進(jìn)行，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于本煙店在卷煙采購、存儲(chǔ)、銷售等環(huán)節(jié)的庫存管理活動(dòng)。（三）基本原則1.準(zhǔn)確性原則庫存數(shù)據(jù)應(yīng)準(zhǔn)確反映實(shí)際庫存情況，確保賬實(shí)相符。2.及時(shí)性原則庫存管理各環(huán)節(jié)的操作應(yīng)及時(shí)進(jìn)行，包括收貨、入庫、盤點(diǎn)、補(bǔ)貨等，避免延誤導(dǎo)致庫存積壓或缺貨。3.安全性原則保障庫存卷煙的質(zhì)量安全，防止被盜、損壞、變質(zhì)等情況發(fā)生。4.效益性原則通過科學(xué)合理的庫存管理，提高庫存周轉(zhuǎn)率，降低庫存成本，實(shí)現(xiàn)經(jīng)濟(jì)效益最大化。二、庫存管理職責(zé)分工（一）店長職責(zé)1.全面負(fù)責(zé)煙店庫存管理工作，制定庫存管理計(jì)劃和目標(biāo)，并組織實(shí)施。2.監(jiān)督庫存管理各環(huán)節(jié)的工作執(zhí)行情況，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題并協(xié)調(diào)解決。3.定期對庫存進(jìn)行檢查和盤點(diǎn)，確保庫存數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、庫存安全。4.根據(jù)銷售情況和市場需求，合理控制庫存水平，避免庫存積壓或缺貨。（二）采購人員職責(zé)1.根據(jù)庫存情況和銷售預(yù)測，制定合理的采購計(jì)劃，確保及時(shí)補(bǔ)貨。2.選擇優(yōu)質(zhì)的供應(yīng)商，簽訂采購合同，確保采購卷煙的質(zhì)量和供應(yīng)穩(wěn)定性。3.負(fù)責(zé)采購訂單的下達(dá)、跟蹤和驗(yàn)收工作，確保采購貨物按時(shí)、按質(zhì)、按量入庫。（三）倉庫管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)卷煙的入庫、存儲(chǔ)、保管和出庫工作，確保庫存貨物的安全和完整。2.按照規(guī)定的分類和擺放原則，對庫存卷煙進(jìn)行合理存放，便于查找和管理。3.定期對庫存進(jìn)行盤點(diǎn)，記錄庫存數(shù)量、質(zhì)量等情況，及時(shí)上報(bào)盤點(diǎn)結(jié)果。4.協(xié)助采購人員和銷售人員做好貨物的收發(fā)工作，確保庫存管理流程順暢。（四）銷售人員職責(zé)1.及時(shí)了解市場需求和客戶反饋，為庫存管理提供銷售信息支持。2.根據(jù)庫存情況，合理向客戶推薦卷煙產(chǎn)品，避免銷售無庫存的商品。3.協(xié)助倉庫管理人員做好庫存盤點(diǎn)工作，對盤點(diǎn)結(jié)果進(jìn)行核對和確認(rèn)。三、庫存采購管理（一）采購計(jì)劃制定1.采購人員應(yīng)每月根據(jù)上月銷售數(shù)據(jù)、庫存狀況以及市場趨勢，制定次月的采購計(jì)劃。采購計(jì)劃應(yīng)明確采購卷煙的品牌、規(guī)格、數(shù)量等詳細(xì)信息。2.在制定采購計(jì)劃時(shí)，應(yīng)充分考慮節(jié)假日、季節(jié)變化、特殊事件等因素對卷煙銷售的影響，預(yù)留一定的安全庫存，以應(yīng)對突發(fā)需求。3.采購計(jì)劃需經(jīng)店長審核批準(zhǔn)后執(zhí)行，確保采購計(jì)劃符合煙店的經(jīng)營目標(biāo)和市場需求。（二）供應(yīng)商選擇與管理1.建立供應(yīng)商評估機(jī)制，對潛在供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽(yù)、產(chǎn)品質(zhì)量、供應(yīng)能力、價(jià)格等方面進(jìn)行綜合評估，選擇優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商合作。2.與選定的供應(yīng)商簽訂采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括卷煙的規(guī)格、價(jià)格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式等條款。3.定期對供應(yīng)商進(jìn)行評估和考核，如發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商存在產(chǎn)品質(zhì)量問題、交貨延遲等情況，應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)商，要求其整改；如問題嚴(yán)重，可考慮更換供應(yīng)商。（三）采購訂單下達(dá)與跟蹤1.根據(jù)采購計(jì)劃，采購人員及時(shí)向供應(yīng)商下達(dá)采購訂單。采購訂單應(yīng)詳細(xì)注明采購卷煙的各項(xiàng)信息，確保供應(yīng)商準(zhǔn)確理解訂單要求。2.采購人員應(yīng)跟蹤采購訂單的執(zhí)行情況，及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，確保貨物按時(shí)、按質(zhì)、按量發(fā)出。如遇訂單變更或延遲交貨等情況，應(yīng)及時(shí)通知相關(guān)部門，并采取相應(yīng)措施，減少對煙店經(jīng)營的影響。3.貨物發(fā)出后，采購人員應(yīng)及時(shí)獲取物流單號等信息，并跟蹤貨物運(yùn)輸狀態(tài)，確保貨物能夠安全、及時(shí)送達(dá)煙店。（四）采購驗(yàn)收1.倉庫管理人員在收到采購的卷煙后，應(yīng)按照采購合同和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收內(nèi)容包括卷煙的品牌、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量等。2.如發(fā)現(xiàn)貨物存在數(shù)量短缺、質(zhì)量問題等情況，倉庫管理人員應(yīng)及時(shí)與采購人員聯(lián)系，采購人員負(fù)責(zé)與供應(yīng)商協(xié)商解決。對于不符合質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)的卷煙，應(yīng)按照合同約定進(jìn)行處理，如退貨、換貨等。3.驗(yàn)收合格的卷煙應(yīng)及時(shí)辦理入庫手續(xù)，填寫入庫單，詳細(xì)記錄入庫卷煙的相關(guān)信息。入庫單應(yīng)一式多聯(lián)，分別由采購人員、倉庫管理人員、財(cái)務(wù)人員等留存，作為記賬和核算的依據(jù)。四、庫存存儲(chǔ)管理（一）倉庫布局規(guī)劃1.根據(jù)煙店的經(jīng)營規(guī)模和卷煙存儲(chǔ)需求，合理規(guī)劃倉庫布局。倉庫應(yīng)分為不同的存儲(chǔ)區(qū)域，如暢銷區(qū)、平銷區(qū)、滯銷區(qū)等，便于分類存放卷煙。2.按照卷煙的品牌、規(guī)格、批次等進(jìn)行分區(qū)標(biāo)識，確保貨物存放整齊、有序，便于查找和管理。3.倉庫內(nèi)應(yīng)設(shè)置必要的消防、安全設(shè)施，如滅火器、消防栓、煙霧報(bào)警器等，確保庫存卷煙的安全。同時(shí)，要保持倉庫通風(fēng)良好，防止卷煙受潮、霉變。（二）庫存分類與擺放1.按照卷煙的銷售情況和市場需求，將庫存卷煙分為暢銷品、平銷品和滯銷品三類。暢銷品應(yīng)放置在易于拿取的位置，確保及時(shí)補(bǔ)貨；平銷品可根據(jù)實(shí)際情況合理存放；滯銷品應(yīng)集中存放，并定期進(jìn)行清理。2.同一品牌、規(guī)格的卷煙應(yīng)集中存放，避免分散存放導(dǎo)致管理混亂。同時(shí)，要按照卷煙的生產(chǎn)日期或批次進(jìn)行排列，遵循先進(jìn)先出的原則，確保卷煙在保質(zhì)期內(nèi)銷售出去。3.對于貴重或易損的卷煙，應(yīng)單獨(dú)存放，并采取相應(yīng)的防護(hù)措施，如加鎖、防震、防潮等，防止損壞或丟失。（三）庫存保管措施1.倉庫管理人員應(yīng)定期對庫存卷煙進(jìn)行檢查，查看卷煙的外觀、包裝是否完好，有無受潮、霉變、變形等情況。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時(shí)記錄并采取相應(yīng)措施處理。2.加強(qiáng)倉庫的安全管理，嚴(yán)禁無關(guān)人員進(jìn)入倉庫。倉庫管理人員應(yīng)妥善保管倉庫鑰匙，確保倉庫安全。同時(shí)，要做好防火、防盜、防蟲、防鼠等工作，定期檢查消防設(shè)施和安全設(shè)備的有效性，確保其正常運(yùn)行。3.建立庫存卷煙保管臺賬，詳細(xì)記錄卷煙的出入庫時(shí)間、數(shù)量、規(guī)格、批次等信息。庫存保管臺賬應(yīng)與庫存實(shí)物保持一致，便于隨時(shí)查閱和核對庫存情況。五、庫存盤點(diǎn)管理（一）盤點(diǎn)計(jì)劃制定1.店長應(yīng)定期組織庫存盤點(diǎn)工作，原則上每月至少進(jìn)行一次全面盤點(diǎn)，每季度進(jìn)行一次抽盤。盤點(diǎn)前，應(yīng)制定詳細(xì)的盤點(diǎn)計(jì)劃，明確盤點(diǎn)時(shí)間、范圍、人員分工等。2.盤點(diǎn)計(jì)劃應(yīng)提前通知各相關(guān)部門和人員，要求其做好準(zhǔn)備工作。倉庫管理人員應(yīng)在盤點(diǎn)前對庫存進(jìn)行整理，確保貨物擺放整齊、標(biāo)識清晰，便于盤點(diǎn)。（二）盤點(diǎn)方法與流程1.盤點(diǎn)采用實(shí)地盤點(diǎn)的方法，由倉庫管理人員按照庫存保管臺賬逐一清點(diǎn)庫存卷煙的實(shí)際數(shù)量，并記錄在盤點(diǎn)表上。2.在盤點(diǎn)過程中，應(yīng)注意核對卷煙的品牌、規(guī)格、批次等信息，確保賬實(shí)相符。如發(fā)現(xiàn)賬實(shí)不符的情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，并記錄差異情況。3.盤點(diǎn)結(jié)束后，倉庫管理人員應(yīng)將盤點(diǎn)表匯總整理，與庫存保管臺賬進(jìn)行核對，編制盤點(diǎn)報(bào)告。盤點(diǎn)報(bào)告應(yīng)包括盤點(diǎn)時(shí)間、范圍、實(shí)際庫存數(shù)量、賬實(shí)差異情況及原因分析等內(nèi)容。（三）盤點(diǎn)結(jié)果處理1.對于盤點(diǎn)中發(fā)現(xiàn)的賬實(shí)差異，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行調(diào)查和分析，查明原因。如因人為失誤、管理不善等原因?qū)е碌牟町?，?yīng)追究相關(guān)人員的責(zé)任。2.根據(jù)盤點(diǎn)結(jié)果，對庫存進(jìn)行調(diào)整，確保賬實(shí)相符。調(diào)整庫存時(shí)，應(yīng)填寫庫存調(diào)整單，經(jīng)店長審核批準(zhǔn)后進(jìn)行賬務(wù)處理。3.定期對盤點(diǎn)結(jié)果進(jìn)行分析總結(jié)，查找?guī)齑婀芾碇写嬖诘膯栴}和不足，采取相應(yīng)的改進(jìn)措施，不斷提高庫存管理水平。六、庫存補(bǔ)貨管理（一）補(bǔ)貨時(shí)機(jī)確定1.倉庫管理人員應(yīng)密切關(guān)注庫存動(dòng)態(tài)，根據(jù)卷煙的銷售情況和庫存水平，及時(shí)確定補(bǔ)貨時(shí)機(jī)。當(dāng)庫存低于安全庫存時(shí)，應(yīng)及時(shí)通知采購人員進(jìn)行補(bǔ)貨。2.銷售部門應(yīng)及時(shí)向倉庫管理人員反饋銷售信息，以便倉庫管理人員準(zhǔn)確掌握庫存情況。同時(shí)，倉庫管理人員也應(yīng)定期與銷售部門溝通，了解市場需求變化，提前做好補(bǔ)貨準(zhǔn)備。（二）補(bǔ)貨流程1.倉庫管理人員根據(jù)庫存情況填寫補(bǔ)貨申請單，注明需要補(bǔ)貨的卷煙品牌、規(guī)格、數(shù)量等信息。補(bǔ)貨申請單經(jīng)店長審核批準(zhǔn)后，提交給采購人員。2.采購人員接到補(bǔ)貨申請單后，按照采購流程及時(shí)向供應(yīng)商下達(dá)補(bǔ)貨訂單。在補(bǔ)貨訂單下達(dá)后，采購人員應(yīng)跟蹤訂單執(zhí)行情況，確保貨物按時(shí)、按質(zhì)、按量入庫。3.貨物入庫后，倉庫管理人員應(yīng)及時(shí)辦理入庫手續(xù)，并更新庫存信息。同時(shí)，要對補(bǔ)貨后的庫存進(jìn)行檢查，確保庫存數(shù)量準(zhǔn)確、貨物擺放整齊。七、庫存預(yù)警管理（一）預(yù)警指標(biāo)設(shè)定1.根據(jù)煙店的經(jīng)營情況和歷史數(shù)據(jù)，設(shè)定庫存預(yù)警指標(biāo)。預(yù)警指標(biāo)包括庫存上限、庫存下限和安全庫存等。2.庫存上限是指庫存數(shù)量達(dá)到該水平時(shí)，應(yīng)停止采購或減少采購量，以避免庫存積壓；庫存下限是指庫存數(shù)量低于該水平時(shí)，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行補(bǔ)貨，以防止缺貨；安全庫存是為應(yīng)對突發(fā)需求而預(yù)留的庫存數(shù)量，當(dāng)庫存低于安全庫存時(shí)，應(yīng)啟動(dòng)補(bǔ)貨程序。（二）預(yù)警方式與處理1.庫存管理系統(tǒng)應(yīng)根據(jù)設(shè)定的預(yù)警指標(biāo)，實(shí)時(shí)監(jiān)控庫存情況。當(dāng)庫存達(dá)到或低于預(yù)警值時(shí)，系統(tǒng)自動(dòng)發(fā)出預(yù)警信息，通知相關(guān)人員。2.相關(guān)人員接到預(yù)警信息后，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行處理。對于庫存上限預(yù)警，采購人員應(yīng)暫停采購或調(diào)整采購計(jì)劃；對于庫存下限預(yù)警，倉庫管理人員應(yīng)立即通知采購人員進(jìn)行補(bǔ)貨；對于安全庫存預(yù)警，應(yīng)按照補(bǔ)貨流程及時(shí)進(jìn)行補(bǔ)貨操作。3.定期對庫存預(yù)警情況進(jìn)行分析總結(jié)，評估預(yù)警指標(biāo)的合理性和有效性。如發(fā)現(xiàn)預(yù)警指標(biāo)與實(shí)際經(jīng)營情況不符，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行調(diào)整，確保庫存預(yù)警管理的準(zhǔn)確性和及時(shí)性。八、庫存成本控制（一）成本核算方法1.采用先進(jìn)先出法對庫存卷煙進(jìn)行成本核算。即先購入的卷煙先發(fā)出，按照購入成本計(jì)算發(fā)出卷煙的成本。2.庫存成本包括采購成本、存儲(chǔ)成本、管理成本等。采購成本為采購卷煙的實(shí)際支付金額；存儲(chǔ)成本包括倉庫租金、倉儲(chǔ)設(shè)備折舊、貨物損耗等；管理成本包括庫存管理人員工資、辦公費(fèi)用等。（二）成本控制措施1.優(yōu)化采購流程，通過與供應(yīng)商談判、集中采購等方式，降低采購成本。同時(shí)，要合理控制采購數(shù)量