投資公司打印機維護管理規(guī)定

一、總則本規(guī)定旨在加強投資公司打印機的維護管理，確保打印機的正常運行，提高辦公效率，降低運營成本。同時，通過規(guī)范的管理，體現(xiàn)公司注重細節(jié)、追求高效的企業(yè)文化，為員工創(chuàng)造良好的辦公環(huán)境，更好地服務(wù)客戶，實現(xiàn)社會效益與經(jīng)濟效益的統(tǒng)一。本規(guī)定遵循扁平化管理理念，減少不必要的層級審批，提高管理的靈活性和響應(yīng)速度。二、適用范圍本規(guī)定適用于投資公司全體員工及在公司內(nèi)使用打印機的相關(guān)客戶。全體員工有責任遵守本規(guī)定，正確使用和維護打印機；對于使用公司打印機的客戶，應(yīng)在公司工作人員的指導下按照本規(guī)定進行操作。三、組織架構(gòu)與職責分工1.行政部門-負責公司打印機的整體規(guī)劃與采購，根據(jù)公司業(yè)務(wù)需求和人員分布，合理配置打印機資源。-建立打印機檔案，記錄每臺打印機的型號、購買時間、使用部門、維修記錄等信息，進行統(tǒng)一管理。-制定打印機維護計劃，并監(jiān)督計劃的執(zhí)行情況。-協(xié)調(diào)打印機的維修、保養(yǎng)工作，選擇合適的維修供應(yīng)商，并對維修質(zhì)量進行評估。2.各使用部門-負責本部門打印機的日常使用和基本維護，如紙張?zhí)砑印⒑唵慰埱謇淼取?及時向行政部門反饋打印機出現(xiàn)的故障問題，并配合行政部門和維修人員進行維修工作。-按照公司規(guī)定合理使用打印機，控制打印成本，杜絕浪費現(xiàn)象。3.信息技術(shù)部門-提供打印機使用過程中的技術(shù)支持，如網(wǎng)絡(luò)連接設(shè)置、驅(qū)動安裝等。-協(xié)助行政部門對打印機進行定期檢查，排查潛在的技術(shù)問題。-參與制定打印機的維護管理方案，從技術(shù)角度提供建議和指導。四、管理內(nèi)容與流程1.打印機采購流程-各部門根據(jù)工作需求向行政部門提交打印機采購申請，說明采購原因、預計使用人數(shù)、打印量等信息。-行政部門對采購申請進行審核，結(jié)合公司整體規(guī)劃和預算情況，確定是否批準采購。-批準后，行政部門進行市場調(diào)研，選擇符合公司需求和性價比高的打印機型號，并進行采購。采購過程遵循公司的采購制度，確保采購的合法性和透明度。-新打印機到貨后，行政部門組織驗收，檢查打印機的外觀、配置等是否與采購合同一致。驗收合格后，將打印機分配至相應(yīng)使用部門，并在打印機檔案中記錄相關(guān)信息。2.打印機日常使用管理-各使用部門應(yīng)指定專人負責打印機的日常管理，該負責人應(yīng)熟悉打印機的基本操作和維護方法。-員工在使用打印機前，應(yīng)接受相關(guān)培訓，了解打印機的操作方法和注意事項。培訓工作可由行政部門或信息技術(shù)部門組織進行。-打印文件時，員工應(yīng)確保文件內(nèi)容準確無誤，避免重復打印造成浪費。對于可雙面打印的文件，應(yīng)優(yōu)先選擇雙面打印模式，以節(jié)約紙張。-使用完畢后，員工應(yīng)及時關(guān)閉打印機電源，以節(jié)約能源并延長打印機使用壽命。3.打印機維護流程-日常維護：使用部門的專人負責打印機的日常清潔工作，定期清理打印機的外部灰塵和內(nèi)部紙屑等雜物。同時，檢查打印機的紙張余量、墨粉或墨水余量等，及時進行補充。-定期維護：行政部門根據(jù)打印機的使用情況和廠家建議，制定定期維護計劃。定期維護工作由專業(yè)維修人員或經(jīng)過培訓的公司技術(shù)人員進行，內(nèi)容包括打印機內(nèi)部部件的清潔、校準、潤滑等。-故障維修：當打印機出現(xiàn)故障時，使用部門應(yīng)及時向行政部門報告。行政部門記錄故障現(xiàn)象后，聯(lián)系維修人員進行維修。維修人員到達現(xiàn)場后，對故障進行診斷和修復。維修完成后，維修人員應(yīng)填寫維修記錄，包括故障原因、維修措施、維修時間等信息，行政部門將維修記錄歸檔保存。4.打印耗材管理-行政部門負責打印耗材（如墨粉、墨水、紙張等）的統(tǒng)一采購和庫存管理。建立耗材庫存臺賬，記錄耗材的出入庫情況和庫存余量。-各部門根據(jù)工作需要定期向行政部門領(lǐng)取打印耗材，領(lǐng)取時應(yīng)填寫耗材領(lǐng)用登記表，注明領(lǐng)用日期、領(lǐng)用部門、領(lǐng)用人員、耗材名稱和數(shù)量等信息。-行政部門定期對耗材的使用情況進行統(tǒng)計和分析，對于耗材使用量異常的部門，進行調(diào)查和分析，找出原因并采取相應(yīng)措施，如加強培訓、優(yōu)化打印設(shè)置等，以降低耗材成本。五、權(quán)利與義務(wù)1.員工權(quán)利與義務(wù)-權(quán)利：員工有權(quán)使用公司配備的打印機進行與工作相關(guān)的打印任務(wù)，并獲得行政部門和信息技術(shù)部門提供的技術(shù)支持和培訓。-義務(wù)：員工應(yīng)遵守本規(guī)定，正確使用打印機，不得隨意更改打印機的設(shè)置；不得私自拆卸打印機或進行未經(jīng)授權(quán)的維修；節(jié)約使用打印耗材，避免浪費。如因個人原因造成打印機損壞或耗材浪費，應(yīng)承擔相應(yīng)的賠償責任。2.行政部門權(quán)利與義務(wù)-權(quán)利：行政部門有權(quán)對公司打印機的使用情況進行監(jiān)督和檢查，對違反本規(guī)定的行為進行糾正和處理。-義務(wù)：行政部門應(yīng)按照規(guī)定及時采購和配置打印機，制定并執(zhí)行維護計劃，為員工提供良好的打印服務(wù)。同時，應(yīng)定期對打印機的使用情況和維護效果進行評估，不斷優(yōu)化管理措施。3.信息技術(shù)部門權(quán)利與義務(wù)-權(quán)利：信息技術(shù)部門有權(quán)要求各部門配合進行打印機的技術(shù)檢查和維護工作。-義務(wù)：信息技術(shù)部門應(yīng)及時為員工提供打印機使用過程中的技術(shù)支持，協(xié)助行政部門制定技術(shù)維護方案，保障打印機的正常運行。六、監(jiān)督與考核機制1.監(jiān)督機制-行政部門定期對各部門打印機的使用和維護情況進行檢查，檢查內(nèi)容包括打印機的清潔狀況、耗材使用情況、打印任務(wù)記錄等。-設(shè)立投訴渠道，員工和客戶如發(fā)現(xiàn)打印機使用過程中存在問題或違反本規(guī)定的行為，可向行政部門進行投訴。行政部門對投訴進行調(diào)查和處理，并及時反饋處理結(jié)果。-信息技術(shù)部門對打印機的技術(shù)運行狀況進行不定期監(jiān)測，及時發(fā)現(xiàn)并解決潛在的技術(shù)問題。2.考核機制-將打印機的使用和維護情況納入部門績效考核體系。對于打印機使用規(guī)范、維護良好、耗材節(jié)約的部門，在績效考核中給予適當加分；對于存在打印機損壞、耗材浪費等問題的部門，根據(jù)情節(jié)輕重給予扣分處理。-對員工個人的考核：對于在打印機使用和維護方面表現(xiàn)優(yōu)秀的員工，給予一定的獎勵，如表彰、物質(zhì)獎勵等；對于違反本規(guī)定的員工，視情節(jié)輕重給予批評教育、罰款等處罰。-對維修供應(yīng)商的考核：行政部門定期對打印機維修供應(yīng)商的服務(wù)質(zhì)量進行評估，考核指標包括維修及時性、維修質(zhì)量、維修費用等。對于服務(wù)質(zhì)量不達標或存在違規(guī)行為的供應(yīng)商，終止合作關(guān)系。七、附則1.本規(guī)定自發(fā)布之日起生效實施，如有未盡事宜，由行政部門負責解釋和修訂。2.本規(guī)定應(yīng)根據(jù)公司業(yè)務(wù)發(fā)展和實際情況進行適時調(diào)整和完善，以確保其有效性和適應(yīng)性