租賃檔案管理辦法一、總則（一）目的為加強公司租賃檔案的科學(xué)管理，確保租賃檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮租賃檔案在公司經(jīng)營管理中的作用，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司所有涉及租賃業(yè)務(wù)的檔案管理，包括但不限于租賃合同、租賃資產(chǎn)信息、租賃業(yè)務(wù)往來文件、租賃項目審批資料等相關(guān)檔案的收集、整理、保管、利用和銷毀等工作。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司租賃檔案實行集中統(tǒng)一管理，由專門的檔案管理部門負責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實性原則租賃檔案應(yīng)如實反映租賃業(yè)務(wù)的全過程，保證檔案內(nèi)容的真實性和可靠性。3.完整性原則全面收集租賃業(yè)務(wù)活動中形成的各類文件資料，確保檔案的完整性，不得遺漏重要信息。4.保密性原則嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，對涉及公司商業(yè)秘密和敏感信息的租賃檔案進行妥善保管，防止信息泄露。5.方便利用原則在確保檔案安全和保密的前提下，建立科學(xué)合理的檔案利用機制，方便公司內(nèi)部各部門和相關(guān)人員查閱和使用檔案。二、管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.制定和完善租賃檔案管理制度、流程和標(biāo)準(zhǔn)，并組織實施。2.負責(zé)租賃檔案的收集、整理、分類、編號、裝訂、上架等日常管理工作。3.建立租賃檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案信息的電子化管理，提高檔案查詢和利用效率。4.定期對租賃檔案進行檢查、清點和核對，確保檔案的安全和完整。5.按照規(guī)定的期限和程序，對到期的租賃檔案進行鑒定和銷毀。6.為公司內(nèi)部各部門和相關(guān)人員提供檔案查閱、借閱等服務(wù)，并做好登記和跟蹤工作。7.組織開展租賃檔案管理工作的培訓(xùn)和宣傳，提高員工的檔案管理意識。（二）業(yè)務(wù)部門職責(zé)1.負責(zé)本部門租賃業(yè)務(wù)檔案的形成、積累和初步整理工作，并按照檔案管理部門的要求及時移交檔案。2.明確專人負責(zé)與檔案管理部門的溝通協(xié)調(diào)，確保租賃業(yè)務(wù)檔案的收集和整理工作符合公司檔案管理要求。3.在辦理租賃業(yè)務(wù)過程中，嚴(yán)格按照檔案管理規(guī)定及時歸檔相關(guān)文件資料，保證檔案的真實、完整和準(zhǔn)確。4.配合檔案管理部門做好租賃檔案的查閱、借閱等工作，提供必要的協(xié)助和支持。（三）其他部門職責(zé)1.涉及租賃業(yè)務(wù)的其他部門應(yīng)積極配合檔案管理部門和業(yè)務(wù)部門，做好本部門相關(guān)租賃檔案的管理工作。2.在工作中形成的與租賃業(yè)務(wù)有關(guān)的文件資料，應(yīng)及時移交檔案管理部門，不得擅自留存或銷毀。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.租賃合同包括租賃合同文本、補充協(xié)議、變更協(xié)議等，涵蓋各類租賃業(yè)務(wù)，如房屋租賃、設(shè)備租賃、土地租賃等。2.租賃資產(chǎn)信息租賃資產(chǎn)的詳細清單，包括資產(chǎn)名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、購置時間、原值、凈值、存放地點等信息。3.租賃業(yè)務(wù)往來文件與租賃業(yè)務(wù)相關(guān)的函件、通知、報告、會議紀(jì)要、電子郵件等。4.租賃項目審批資料租賃項目的立項申請、可行性研究報告、審批文件、評估報告等。5.租金支付記錄租金支付憑證、對賬單、催款函等相關(guān)資料。6.租賃資產(chǎn)交付與驗收文件資產(chǎn)交付清單、驗收報告、交接記錄等。7.租賃資產(chǎn)維修保養(yǎng)記錄維修保養(yǎng)計劃、維修保養(yǎng)報告、費用支出憑證等。8.租賃業(yè)務(wù)相關(guān)的其他文件資料如保險文件、抵押文件、租賃合同糾紛處理文件等。（二）收集要求1.業(yè)務(wù)部門應(yīng)在租賃業(yè)務(wù)活動結(jié)束后[X]個工作日內(nèi)，將相關(guān)檔案資料整理齊全并移交檔案管理部門。2.檔案資料應(yīng)真實、完整、清晰，不得涂改、偽造或擅自銷毀。3.對于重要的租賃業(yè)務(wù)檔案，應(yīng)同時提交紙質(zhì)版和電子版資料，確保信息的一致性和可追溯性。（三）整理方法1.分類按照租賃業(yè)務(wù)的類型、時間順序、重要程度等因素，對租賃檔案進行分類。具體分類如下：-房屋租賃檔案-設(shè)備租賃檔案-土地租賃檔案-其他租賃檔案2.編號為每一份租賃檔案編制唯一的檔案編號，編號應(yīng)具有系統(tǒng)性和邏輯性，便于識別和管理。編號規(guī)則如下：-租賃檔案類別代碼（[X]位字母）+年份（[X]位數(shù)字）+流水號（[X]位數(shù)字）例如：FLZL2023001，表示房屋租賃類檔案，形成于2023年，流水號為001。3.裝訂對紙質(zhì)檔案進行整理裝訂，確保文件整齊、牢固，便于查閱和保管。裝訂時應(yīng)去除文件上的金屬物，采用A4紙規(guī)格，左側(cè)裝訂。4.編目編制租賃檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號、檔案名稱、形成日期、保管期限、密級、存放位置等信息。目錄應(yīng)一式兩份，一份紙質(zhì)存檔，一份電子存檔。四、檔案的保管（一）保管期限1.租賃合同及相關(guān)重要文件保管期限為[X]年，自租賃業(yè)務(wù)結(jié)束之日起計算。2.租賃資產(chǎn)信息、租金支付記錄、維修保養(yǎng)記錄等一般性文件保管期限為[X]年，自形成之日起計算。3.涉及公司商業(yè)秘密、重大決策、法律糾紛等重要檔案應(yīng)長期保管，確保檔案的安全性和完整性。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備等，對紙質(zhì)檔案進行分類存放。檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求。2.電子檔案建立租賃檔案電子數(shù)據(jù)庫，采用安全可靠的存儲設(shè)備進行備份存儲。電子檔案應(yīng)進行加密處理，設(shè)置不同級別的訪問權(quán)限，確保電子檔案的安全性和保密性。同時，定期對電子檔案進行檢查和維護，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。（三）檔案保管要求1.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進行檢查和清點，核對檔案數(shù)量、完整性和保管狀況，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好記錄。2.嚴(yán)格遵守檔案庫房管理制度，非檔案管理人員未經(jīng)許可不得進入檔案庫房。3.做好檔案庫房的安全防范工作，安裝必要的安全監(jiān)控設(shè)備，確保檔案庫房的安全。4.對破損、褪色的檔案應(yīng)及時進行修復(fù)或復(fù)制，保證檔案的可讀性和完整性。5.根據(jù)檔案保管期限的要求，定期對到期檔案進行鑒定，確定檔案的存毀。對需銷毀的檔案，應(yīng)按照規(guī)定的程序進行銷毀處理。五、檔案的利用（一）利用范圍公司內(nèi)部各部門因工作需要，可查閱、借閱租賃檔案。涉及公司商業(yè)秘密和敏感信息的檔案，需經(jīng)公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可查閱和借閱。（二）利用方式1.查閱公司內(nèi)部人員可到檔案管理部門查閱租賃檔案，檔案管理人員應(yīng)提供必要的協(xié)助和指導(dǎo)。查閱人員應(yīng)在檔案查閱登記簿上登記查閱日期、查閱人姓名、查閱檔案名稱及編號等信息。2.借閱因工作需要借閱租賃檔案的，借閱人員應(yīng)填寫借閱申請表，注明借閱檔案名稱、編號、借閱期限、借閱用途等信息，經(jīng)部門負責(zé)人簽字同意后，報檔案管理部門負責(zé)人審批。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自涂改、復(fù)印、摘錄檔案內(nèi)容。借閱期滿后，應(yīng)及時歸還檔案。（三）利用記錄檔案管理部門應(yīng)對租賃檔案的利用情況進行詳細記錄，包括查閱和借閱日期、查閱人姓名、借閱人姓名、檔案名稱及編號、利用目的、歸還日期等信息。利用記錄應(yīng)妥善保存，以備查詢和統(tǒng)計分析。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責(zé)人、業(yè)務(wù)部門負責(zé)人及相關(guān)專業(yè)人員組成。鑒定小組負責(zé)對到期租賃檔案進行鑒定，提出檔案存毀意見。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.對已超過保管期限的租賃檔案，由鑒定小組根據(jù)檔案的重要性、歷史價值、現(xiàn)實利用價值等因素進行綜合評估，確定是否仍需保存。2.對于涉及公司商業(yè)秘密、重大決策、法律糾紛等重要檔案，即使已超過保管期限，也應(yīng)繼續(xù)保存。3.對已失去保存價值的檔案，鑒定小組應(yīng)提出銷毀意見，并填寫檔案銷毀清冊。（三）銷毀程序1.檔案銷毀清冊經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門組織實施銷毀工作。2.銷毀檔案時，應(yīng)指定專人負責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底，防止檔案信息泄露。3.銷毀工作完成后，監(jiān)銷人員應(yīng)在檔案銷毀清冊