金融公司檔案保密執(zhí)行細則

一、總則本細則旨在加強金融公司檔案保密管理，確保公司重要信息安全，維護公司利益和客戶權(quán)益。以公司企業(yè)文化為導(dǎo)向，秉持安全、規(guī)范、高效的設(shè)計理念，在扁平化管理模式下，保障檔案信息的保密性、完整性和可用性。通過嚴格執(zhí)行檔案保密制度，不僅維護公司正常運營，也為社會效益的提升貢獻力量。公司全體員工應(yīng)嚴格遵守本細則規(guī)定，切實履行檔案保密職責(zé)。二、適用范圍本細則適用于金融公司全體員工，以及因工作需要接觸公司檔案的外部合作伙伴、客戶等相關(guān)人員。公司所有檔案，包括但不限于紙質(zhì)檔案、電子檔案、聲像檔案等，均屬于保密管理范疇。三、組織架構(gòu)與職責(zé)分工1.保密管理委員會：作為公司檔案保密管理的最高決策機構(gòu)，由公司高層管理人員組成。負責(zé)制定檔案保密工作方針、政策和制度，審議重大保密事項，協(xié)調(diào)解決保密工作中的重大問題。2.行政部門：作為檔案保密工作的歸口管理部門，負責(zé)制定和完善檔案保密執(zhí)行細則，組織開展檔案保密宣傳教育和培訓(xùn)工作，監(jiān)督檢查各部門檔案保密制度執(zhí)行情況，對違反保密規(guī)定的行為進行調(diào)查處理。3.各部門：負責(zé)本部門檔案的日常管理和保密工作，指定專人擔(dān)任檔案保密員，負責(zé)本部門檔案的收集、整理、歸檔、保管和利用等工作，并確保檔案信息的安全保密。4.檔案管理人員：具體負責(zé)檔案的接收、登記、整理、保管、查閱、借閱等工作，嚴格執(zhí)行檔案保密制度，確保檔案實體和信息的安全。四、管理內(nèi)容與流程1.檔案分類與標識-根據(jù)檔案的性質(zhì)、來源、時間等因素，對公司檔案進行科學(xué)分類，明確不同類別檔案的保密級別，分為絕密、機密、秘密三個等級。-在檔案載體上顯著位置標明保密級別、編號、日期等信息，確保檔案標識清晰、準確。2.檔案收集與整理-各部門應(yīng)按照規(guī)定的時間和要求，將本部門形成的檔案資料及時收集、整理，移交至檔案管理部門。-檔案管理人員在接收檔案時，應(yīng)嚴格檢查檔案的完整性、準確性和保密性，對不符合要求的檔案及時退回相關(guān)部門進行補充或整改。3.檔案存儲與保管-設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的安全防護設(shè)施，如防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)備，確保檔案存儲環(huán)境安全可靠。-對不同保密級別的檔案應(yīng)實行分類存放，采取相應(yīng)的保管措施。絕密級檔案應(yīng)實行專人專柜保管，嚴格限制接觸人員范圍。-電子檔案應(yīng)存儲在安全的服務(wù)器或存儲介質(zhì)上，進行加密處理，并定期進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。4.檔案查閱與借閱-員工因工作需要查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、檔案名稱、保密級別等信息，經(jīng)部門負責(zé)人審批后，到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。-查閱絕密級檔案，須經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準，并在檔案管理人員的監(jiān)督下進行查閱。查閱過程中，不得擅自摘抄、復(fù)制、拍照等。-員工因工作需要借閱檔案，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱目的、借閱期限、檔案名稱、保密級別等信息，經(jīng)部門負責(zé)人和檔案管理部門負責(zé)人審批后，方可辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。-借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上涂改、圈劃、批注等。借閱期滿后，應(yīng)及時歸還檔案。檔案管理人員應(yīng)認真核對歸還的檔案，確保檔案完好無損。5.檔案傳遞與共享-檔案在公司內(nèi)部傳遞時，應(yīng)采用密封包裝，并填寫《檔案傳遞登記表》，注明檔案名稱、數(shù)量、傳遞日期、傳遞人員等信息。傳遞過程中，應(yīng)確保檔案的安全保密。-因工作需要將檔案共享給外部單位或個人時，應(yīng)簽訂保密協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，確保檔案信息不被泄露。共享檔案應(yīng)進行脫敏處理，去除敏感信息。五、權(quán)利與義務(wù)1.員工權(quán)利-員工有權(quán)了解公司檔案保密制度的相關(guān)內(nèi)容，獲得必要的檔案保密培訓(xùn)和指導(dǎo)。-員工對檔案保密工作存在疑問或建議時，有權(quán)向公司保密管理部門提出咨詢和反饋。2.員工義務(wù)-員工有義務(wù)嚴格遵守公司檔案保密制度，保守公司檔案秘密，不得泄露、傳播公司檔案信息。-員工在工作中接觸到公司檔案時，應(yīng)采取必要的保密措施，確保檔案信息安全。如發(fā)現(xiàn)檔案信息存在安全隱患或泄露風(fēng)險，應(yīng)及時向公司報告。-員工離職時，應(yīng)將所接觸和保管的公司檔案全部移交回公司，并辦理相關(guān)手續(xù)，不得擅自留存或帶走公司檔案。3.客戶權(quán)利-客戶有權(quán)要求公司對其提供的檔案信息進行保密，確?？蛻粜畔⒉槐恍孤?。-客戶對公司檔案保密工作有監(jiān)督的權(quán)利，如發(fā)現(xiàn)公司存在檔案信息泄露等問題，有權(quán)向公司提出投訴和索賠。4.客戶義務(wù)-客戶在與公司合作過程中，應(yīng)遵守公司的檔案保密規(guī)定，不得擅自獲取、使用或傳播公司檔案信息。六、監(jiān)督與考核機制1.監(jiān)督檢查-公司行政部門定期對各部門檔案保密制度執(zhí)行情況進行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括檔案管理流程是否規(guī)范、保密措施是否落實、檔案存儲是否安全等。-不定期開展檔案保密專項檢查，對重點部門、重點檔案進行重點檢查，及時發(fā)現(xiàn)和解決檔案保密工作中存在的問題。-鼓勵員工對檔案保密違規(guī)行為進行舉報，對舉報屬實的員工給予適當(dāng)獎勵。2.績效考核-將檔案保密工作納入員工績效考核體系，明確檔案保密工作的考核指標和權(quán)重。對檔案保密工作表現(xiàn)突出的員工，在績效考核中給予加分獎勵；對違反檔案保密規(guī)定的員工，在績效考核中給予扣分處理。-檔案保密工作考核結(jié)果與員工的薪酬調(diào)整、職務(wù)晉升、評先評優(yōu)等掛鉤，激勵員工積極做好檔案保密工作。3.責(zé)任追究-對違反檔案保密制度的員工，視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰，包括警告、罰款、降職、降薪、辭退等。構(gòu)成犯罪的，依法追究刑事責(zé)任。-因檔案保密工作不力導(dǎo)致公司遭受經(jīng)濟損失或聲譽損害的，相關(guān)責(zé)任人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。七、附則