疫情證件管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司/組織在疫情期間的證件管理，規(guī)范各類證件的申請、發(fā)放、使用、保管及回收等流程，確保公司/組織運(yùn)營的安全與有序，保障員工及相關(guān)人員的健康和合法權(quán)益，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司/組織實(shí)際情況，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司/組織內(nèi)部員工、臨時(shí)工作人員、外來訪客、合作伙伴等所有涉及進(jìn)入公司/組織辦公區(qū)域、生產(chǎn)場所或參與相關(guān)活動(dòng)的人員所使用的各類疫情防控相關(guān)證件，包括但不限于出入證、健康碼標(biāo)識、核酸檢測證明、疫苗接種記錄等。（三）基本原則1.合法性原則：證件管理嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)以及地方政府關(guān)于疫情防控的各項(xiàng)規(guī)定，確保所有操作合法合規(guī)。2.準(zhǔn)確性原則：證件信息必須真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，能夠有效反映持證人的健康狀況、身份信息及相關(guān)疫情防控要求的執(zhí)行情況。3.便利性原則：在確保安全的前提下，盡量簡化證件辦理流程，提高工作效率，方便人員正常進(jìn)出和開展業(yè)務(wù)活動(dòng)。4.安全性原則：加強(qiáng)證件的保管和使用管理，防止證件丟失、被盜用或?yàn)E用，保障公司/組織的安全和正常秩序。二、證件種類及用途（一）員工出入證1.發(fā)放對象：公司/組織正式員工。2.用途：用于證明員工身份，便于員工在疫情期間正常出入公司/組織辦公區(qū)域、生產(chǎn)場所等。出入證應(yīng)包含員工姓名、照片、部門、工號、有效期等信息。（二）臨時(shí)出入證1.發(fā)放對象：因工作需要臨時(shí)進(jìn)入公司/組織的人員，如供應(yīng)商代表、維修人員、快遞員等。2.用途：臨時(shí)出入證有效期根據(jù)實(shí)際工作需要設(shè)定，一般不超過[X]個(gè)工作日。持證人在規(guī)定時(shí)間內(nèi)憑此證進(jìn)入公司/組織指定區(qū)域，完成相關(guān)工作后及時(shí)交回。臨時(shí)出入證應(yīng)注明持證人姓名、單位、事由、有效期、出入?yún)^(qū)域等信息。（三）健康碼標(biāo)識1.發(fā)放對象：所有進(jìn)入公司/組織的人員。2.用途：以綠碼作為正常通行的標(biāo)識。員工及外來人員需每日出示本人實(shí)時(shí)健康碼，綠碼方可進(jìn)入公司/組織。對于黃碼或紅碼人員，按照國家及地方疫情防控要求進(jìn)行隔離、檢測等處理，嚴(yán)禁進(jìn)入公司/組織。（四）核酸檢測證明1.發(fā)放對象：根據(jù)當(dāng)?shù)匾咔榉揽匾蠹肮?組織實(shí)際規(guī)定，需要提供核酸檢測證明的人員。2.用途：證明持證人在規(guī)定時(shí)間內(nèi)進(jìn)行了核酸檢測且結(jié)果為陰性。核酸檢測證明應(yīng)包含檢測機(jī)構(gòu)名稱、檢測時(shí)間、檢測結(jié)果等信息，有效期按照當(dāng)?shù)匾咔榉揽卣邎?zhí)行。（五）疫苗接種記錄1.發(fā)放對象：按照國家及地方疫情防控要求應(yīng)接種新冠疫苗的人員。2.用途：證明持證人已完成新冠疫苗全程接種或符合相關(guān)接種要求。疫苗接種記錄應(yīng)包含接種劑次、接種時(shí)間、接種單位等信息。三、證件申請與發(fā)放（一）員工出入證1.新員工入職時(shí)，由人力資源部門負(fù)責(zé)收集員工個(gè)人信息（姓名、照片、部門、工號等），統(tǒng)一提交至行政部門。2.行政部門根據(jù)收集的信息制作員工出入證，確保信息準(zhǔn)確無誤。出入證制作完成后，由行政部門負(fù)責(zé)發(fā)放給員工本人，并做好發(fā)放記錄，記錄內(nèi)容包括員工姓名、部門、工號、出入證編號、發(fā)放時(shí)間等。（二）臨時(shí)出入證1.需求部門填寫《臨時(shí)出入證申請表》，詳細(xì)說明申請事由、臨時(shí)工作人員姓名、單位、預(yù)計(jì)工作時(shí)間、出入?yún)^(qū)域等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字審批。2.將審批通過的《臨時(shí)出入證申請表》提交至行政部門。行政部門根據(jù)申請表內(nèi)容制作臨時(shí)出入證，并在規(guī)定時(shí)間內(nèi)發(fā)放給申請人。同時(shí)，行政部門做好臨時(shí)出入證的發(fā)放登記工作，記錄內(nèi)容包括申請表編號、申請人姓名、單位、事由、出入證編號、發(fā)放時(shí)間、有效期等。（三）健康碼標(biāo)識1.員工及外來人員在進(jìn)入公司/組織前，自行通過手機(jī)應(yīng)用程序查詢并出示本人實(shí)時(shí)健康碼。2.對于無法自行出示健康碼的人員，如老年人、兒童等，由陪同人員協(xié)助查詢并出示，或在入口處由工作人員協(xié)助查詢。（四）核酸檢測證明1.根據(jù)當(dāng)?shù)匾咔榉揽匾蠹肮?組織實(shí)際規(guī)定，需要提供核酸檢測證明的人員，應(yīng)自行前往正規(guī)檢測機(jī)構(gòu)進(jìn)行檢測，并在規(guī)定時(shí)間內(nèi)獲取檢測報(bào)告。2.員工在進(jìn)入公司/組織時(shí)，將核酸檢測證明主動(dòng)出示給入口處工作人員進(jìn)行查驗(yàn)。對于外來人員，需在預(yù)約進(jìn)入公司/組織時(shí)提交核酸檢測證明，由工作人員進(jìn)行審核。（五）疫苗接種記錄1.員工按照國家及地方疫情防控要求完成新冠疫苗接種后，應(yīng)及時(shí)將接種記錄截圖或相關(guān)證明文件提交至所在部門。2.部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)審核員工提交的疫苗接種記錄，確保信息真實(shí)有效。審核通過后，部門將員工疫苗接種情況匯總至人力資源部門備案。對于外來人員，根據(jù)公司/組織相關(guān)規(guī)定要求其提供疫苗接種記錄，并進(jìn)行查驗(yàn)。四、證件使用規(guī)范（一）通用規(guī)范1.所有證件僅限本人使用，嚴(yán)禁轉(zhuǎn)借、冒用他人證件。一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，立即收回證件，并按照公司/組織相關(guān)規(guī)定進(jìn)行嚴(yán)肅處理。2.持證人應(yīng)妥善保管證件，不得隨意涂改、損壞證件。如證件遺失或損壞，應(yīng)及時(shí)向發(fā)證部門申請補(bǔ)辦。3.在進(jìn)入公司/組織辦公區(qū)域、生產(chǎn)場所或參與相關(guān)活動(dòng)時(shí)，持證人應(yīng)主動(dòng)出示證件，配合工作人員進(jìn)行查驗(yàn)。如遇證件查驗(yàn)不通過的情況，應(yīng)積極配合工作人員按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。（二）員工出入證使用規(guī)范1.員工應(yīng)在工作時(shí)間內(nèi)佩戴出入證，且出入證應(yīng)佩戴在胸前明顯位置，以便于識別和查驗(yàn)。2.員工出入公司/組織辦公區(qū)域、生產(chǎn)場所等時(shí)，應(yīng)主動(dòng)向門禁系統(tǒng)出示出入證或配合保安人員進(jìn)行人工查驗(yàn)。如遇門禁系統(tǒng)故障或其他特殊情況，應(yīng)聽從保安人員指揮，按照指定方式進(jìn)入。3.員工離職時(shí)，應(yīng)將出入證交回行政部門。行政部門在收回出入證后，做好相應(yīng)的注銷記錄。（三）臨時(shí)出入證使用規(guī)范1.臨時(shí)工作人員應(yīng)在規(guī)定的有效期內(nèi)使用臨時(shí)出入證，且只能在指定的區(qū)域內(nèi)活動(dòng)。如需進(jìn)入其他區(qū)域，應(yīng)提前向需求部門申請并獲得批準(zhǔn)。2.臨時(shí)工作人員在進(jìn)入公司/組織時(shí)，應(yīng)主動(dòng)向入口處工作人員出示臨時(shí)出入證，經(jīng)查驗(yàn)無誤后方可進(jìn)入。工作結(jié)束后，應(yīng)及時(shí)將臨時(shí)出入證交回需求部門，由需求部門統(tǒng)一交回行政部門注銷。3.如臨時(shí)工作人員在使用臨時(shí)出入證過程中出現(xiàn)遺失或損壞情況，需求部門應(yīng)及時(shí)通知行政部門，并協(xié)助做好掛失和補(bǔ)辦工作。（四）健康碼標(biāo)識使用規(guī)范1.員工及外來人員應(yīng)確保出示的健康碼為實(shí)時(shí)有效狀態(tài)，如健康碼顏色發(fā)生變化，應(yīng)立即停止進(jìn)入公司/組織，并按照國家及地方疫情防控要求進(jìn)行處理。2.對于因特殊原因無法出示健康碼的人員，如手機(jī)故障、未注冊等，應(yīng)在入口處登記相關(guān)信息，并配合工作人員進(jìn)行體溫檢測、流行病學(xué)史詢問等工作。如無異常情況，可在工作人員指引下完成健康碼查詢或采取其他替代措施后方可進(jìn)入。（五）核酸檢測證明使用規(guī)范1.員工及外來人員應(yīng)按照規(guī)定的時(shí)間和頻次提供核酸檢測證明，且檢測證明應(yīng)在有效期內(nèi)。如核酸檢測證明過期或不符合要求，應(yīng)及時(shí)重新進(jìn)行檢測，并在檢測結(jié)果合格后再進(jìn)入公司/組織。2.對于未按照要求提供核酸檢測證明的人員，公司/組織有權(quán)拒絕其進(jìn)入。如因特殊情況無法及時(shí)提供檢測證明，應(yīng)向公司/組織相關(guān)部門說明情況，并按照要求在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成檢測并提交證明。（六）疫苗接種記錄使用規(guī)范1.員工及外來人員應(yīng)按照國家及地方疫情防控要求完成新冠疫苗接種，并及時(shí)提供接種記錄。如未完成全程接種或不符合接種要求，應(yīng)按照當(dāng)?shù)匾咔榉揽卣哌M(jìn)行處理。2.公司/組織將根據(jù)疫情防控形勢及相關(guān)政策要求，適時(shí)調(diào)整對疫苗接種記錄的查驗(yàn)要求。持證人應(yīng)密切關(guān)注公司/組織通知，積極配合做好相關(guān)工作。五、證件保管與回收（一）保管責(zé)任1.行政部門負(fù)責(zé)各類疫情證件的統(tǒng)一保管和發(fā)放工作，應(yīng)設(shè)立專門的證件保管區(qū)域，確保證件存放安全、有序。2.對于員工出入證、臨時(shí)出入證等實(shí)體證件，行政部門應(yīng)建立詳細(xì)的證件臺(tái)賬，記錄證件的發(fā)放、使用、回收等情況，做到賬證相符。3.對于健康碼標(biāo)識、核酸檢測證明、疫苗接種記錄等電子信息或相關(guān)文件，由人力資源部門或相關(guān)業(yè)務(wù)部門按照各自職責(zé)進(jìn)行分類保管，并確保信息的安全和可追溯性。（二）定期盤點(diǎn)1.行政部門應(yīng)定期對各類疫情證件進(jìn)行盤點(diǎn)，每月至少進(jìn)行一次全面盤點(diǎn)，確保證件數(shù)量準(zhǔn)確無誤。盤點(diǎn)過程中如發(fā)現(xiàn)證件遺失、損壞或其他異常情況，應(yīng)及時(shí)查明原因并進(jìn)行處理。2.在每次盤點(diǎn)結(jié)束后，行政部門應(yīng)編制《疫情證件盤點(diǎn)報(bào)告》，詳細(xì)記錄盤點(diǎn)情況、發(fā)現(xiàn)的問題及處理結(jié)果，并提交給公司/組織管理層審閱。（三）回收處理1.員工離職、臨時(shí)工作人員工作結(jié)束或證件有效期屆滿等情況時(shí)，相關(guān)部門應(yīng)及時(shí)收回各類疫情證件。2.對于收回的實(shí)體證件，行政部門應(yīng)進(jìn)行妥善保管，定期進(jìn)行銷毀處理。銷毀過程應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括銷毀時(shí)間、證件名稱、數(shù)量、銷毀方式等信息，確保銷毀工作可追溯。3.對于電子信息或相關(guān)文件，按照公司/組織信息管理規(guī)定進(jìn)行相應(yīng)的刪除或存檔處理，確保信息安全。六、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司/組織設(shè)立疫情防控監(jiān)督小組，負(fù)責(zé)對疫情證件管理辦法的執(zhí)行情況進(jìn)行定期檢查和不定期抽查。監(jiān)督小組由行政部門、人力資源部門、安全管理部門等相關(guān)人員組成。2.監(jiān)督小組應(yīng)重點(diǎn)檢查證件申請、發(fā)放、使用、保管及回收等環(huán)節(jié)是否符合本辦法規(guī)定，是否存在違規(guī)操作行為。對于發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)責(zé)令相關(guān)部門進(jìn)行整改，并跟蹤整改情況。（二）違規(guī)處理1.對于違反本辦法規(guī)定的行為，如轉(zhuǎn)借、冒用他人證件、未按要求提供核酸檢測證明或疫苗接種記錄等，公司/組織將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰，包括但不限于警告、罰款、辭退等。2.因違規(guī)行為給公司/組織造成損失的，違規(guī)人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。如構(gòu)成違法犯罪的，將依法移送司法機(jī)關(guān)處理。（三）信息反饋與持續(xù)改進(jìn)1.各部門應(yīng)及時(shí)向行政部門反饋疫情證件管理過程中存在