檔案管理辦法技巧一、總則（一）目的為加強(qiáng)本公司/組織檔案管理，有效地保護(hù)和利用檔案，提高公司/組織管理水平，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司/組織內(nèi)各部門及全體員工在工作中形成的各類檔案的管理。（三）檔案定義本辦法所指檔案是指公司/組織在各項(xiàng)活動(dòng)中直接形成的對(duì)公司/組織具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司/組織檔案工作實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全。2.分級(jí)負(fù)責(zé)原則：各部門負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、保管和提供利用工作，并接受公司/組織檔案管理部門的監(jiān)督和指導(dǎo)。3.有效利用原則：充分發(fā)揮檔案的作用，為公司/組織的各項(xiàng)工作提供及時(shí)、有效的信息支持。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門公司/組織設(shè)立專門的檔案管理部門，負(fù)責(zé)統(tǒng)籌管理公司/組織的檔案工作。其主要職責(zé)包括：1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定公司/組織檔案管理辦法并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)公司/組織各類檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等工作，確保檔案的規(guī)范化管理。3.建立健全檔案管理制度和工作流程，對(duì)檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)。4.負(fù)責(zé)檔案的安全保管，做好檔案庫(kù)房的防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等工作，確保檔案的安全與完整。5.按照規(guī)定向國(guó)家有關(guān)部門移交應(yīng)歸檔的檔案，并做好檔案的統(tǒng)計(jì)工作。6.負(fù)責(zé)檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用，為公司/組織的各項(xiàng)工作提供檔案資料查詢、借閱等服務(wù)。（二）各部門檔案管理人員各部門設(shè)立兼職檔案管理人員，負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、保管和移交工作。其主要職責(zé)包括：1.負(fù)責(zé)收集本部門在工作中形成的各類文件材料，并按照檔案管理要求進(jìn)行初步整理。2.對(duì)本部門檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、裝訂，確保檔案的整齊規(guī)范。3.妥善保管本部門檔案，防止檔案丟失、損壞。4.定期將本部門整理好的檔案移交公司/組織檔案管理部門。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司/組織設(shè)立、變更、終止過(guò)程中形成的各類文件材料，如章程、協(xié)議、批復(fù)、營(yíng)業(yè)執(zhí)照等。2.公司/組織各項(xiàng)管理制度、規(guī)定、辦法等文件材料。3.公司/組織的年度工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告等文件材料。4.公司/組織的會(huì)議文件、記錄、紀(jì)要等材料。5.公司/組織的財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)資料等文件材料。6.公司/組織的業(yè)務(wù)合同、協(xié)議、訂單等文件材料。7.公司/組織的科研項(xiàng)目、技術(shù)創(chuàng)新等方面的文件材料。8.公司/組織的人事檔案、員工培訓(xùn)記錄、績(jī)效考核材料等。9.公司/組織的對(duì)外宣傳資料、廣告策劃、活動(dòng)方案等文件材料。10.公司/組織在其他各項(xiàng)活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件材料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，確保檔案收集的及時(shí)性和完整性。2.檔案收集人員應(yīng)按照檔案管理要求，對(duì)收集到的文件材料進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，確保文件材料的真實(shí)、準(zhǔn)確、完整。3.對(duì)于重要文件材料，應(yīng)及時(shí)收集并進(jìn)行妥善保管，防止丟失或損壞。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。3.便于保密和查閱。（四）整理方法1.分類：按照檔案的來(lái)源、時(shí)間、內(nèi)容等因素進(jìn)行分類。一般可分為黨群工作類、行政管理類、經(jīng)營(yíng)管理類、生產(chǎn)技術(shù)類、產(chǎn)品類、科研項(xiàng)目類、基本建設(shè)類、設(shè)備儀器類、會(huì)計(jì)檔案類、人事檔案類等。2.編號(hào)：對(duì)每一類檔案進(jìn)行編號(hào)，以便于管理和查找。編號(hào)應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性、穩(wěn)定性的原則。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限、密級(jí)等信息，以便于查閱和統(tǒng)計(jì)。4.裝訂：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊牢固。裝訂時(shí)應(yīng)注意保持文件的原貌，不得隨意裁剪或損壞文件。四、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所公司/組織應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，用于存放各類檔案。檔案庫(kù)房應(yīng)具備良好的防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等條件，確保檔案的安全保管。（二）保管設(shè)備1.檔案架：應(yīng)選用堅(jiān)固耐用、便于分類存放檔案的檔案架。2.溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備：安裝空調(diào)、除濕機(jī)等設(shè)備，控制檔案庫(kù)房的溫度和濕度，確保檔案的保存環(huán)境適宜。3.防火防盜設(shè)備：安裝火災(zāi)自動(dòng)報(bào)警系統(tǒng)、滅火器、防盜門、防盜窗等設(shè)備，提高檔案庫(kù)房的安全防范能力。4.防蟲防鼠設(shè)備：放置防蟲藥品、鼠夾、鼠藥等設(shè)備，防止檔案受到蟲害和鼠害。（三）保管期限檔案的保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。1.永久保管的檔案：凡是反映公司/組織主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)公司/組織有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，應(yīng)永久保管。2.長(zhǎng)期保管的檔案：凡是反映公司/組織一般工作活動(dòng)，在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)公司/組織有查考利用價(jià)值的檔案，保管期限為16年至50年。3.短期保管的檔案：凡是反映公司/組織一般工作活動(dòng)，在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)公司/組織有查考利用價(jià)值的檔案，保管期限為5年以下。（四）檔案的清點(diǎn)與檢查1.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行清點(diǎn)，確保檔案的數(shù)量與目錄一致。2.每年應(yīng)對(duì)檔案進(jìn)行一次全面檢查，檢查檔案的保管狀況、有無(wú)損壞或丟失等情況。如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理。五、檔案的利用（一）利用原則1.依法利用原則：檔案利用應(yīng)遵守國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和公司/組織的檔案管理制度。2.服務(wù)公司/組織原則：檔案利用應(yīng)圍繞公司/組織的中心工作，為公司/組織的各項(xiàng)決策和管理提供支持。3.安全保密原則：在檔案利用過(guò)程中，應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，確保檔案信息的安全。（二）利用方式1.查閱：公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門查閱。2.借閱：公司/組織內(nèi)部人員因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱期限和用途，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可借閱。借閱期限一般不超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.復(fù)制：因工作需要復(fù)制檔案的，應(yīng)填寫《檔案復(fù)制申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，由檔案管理人員進(jìn)行復(fù)制。復(fù)制的檔案應(yīng)加蓋檔案管理部門的印章，并注明用途。（三）利用登記檔案管理部門應(yīng)建立檔案利用登記制度，對(duì)檔案的查閱、借閱、復(fù)制等情況進(jìn)行詳細(xì)登記，包括利用時(shí)間、利用人姓名、所在部門、利用內(nèi)容、歸還時(shí)間等信息。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則檔案鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、區(qū)別對(duì)待、準(zhǔn)確判定的原則，確保鑒定結(jié)果的科學(xué)性和準(zhǔn)確性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人和檔案管理人員組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定，提出銷毀意見(jiàn)。（三）鑒定方法1.審查檔案的內(nèi)容：審查檔案是否反映公司/組織的主要職能活動(dòng)，是否對(duì)公司/組織有查考利用價(jià)值。2.分析檔案的保存價(jià)值：根據(jù)檔案的保管期限、密級(jí)等因素，分析檔案的保存價(jià)值。3.參考檔案的利用情況：參考檔案的查閱、借閱、復(fù)制等利用情況，判斷檔案的實(shí)際利用價(jià)值。（四）銷毀程序1.檔案鑒定小組對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定后，提出銷毀意見(jiàn)，填寫《檔案銷毀申請(qǐng)表》。2.《檔案銷毀申請(qǐng)表》經(jīng)公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門負(fù)責(zé)組織銷毀。3.檔案銷毀時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底。監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀清冊(cè)上簽字。4.檔案銷毀清冊(cè)應(yīng)永久保存，作為檔案管理工作的重要記錄。七、電子檔案管理（一）電子檔案的收集與整理1.各部門應(yīng)及時(shí)將工作中形成的電子文件收集齊全，并按照檔案管理要求進(jìn)行整理。2.電子文件的整理應(yīng)遵循紙質(zhì)檔案的整理原則，按照文件的來(lái)源、時(shí)間、內(nèi)容等因素進(jìn)行分類、編號(hào)、編目等工作。3.電子文件應(yīng)采用通用格式進(jìn)行存儲(chǔ)，確保文件的可讀性和可利用性。（二）電子檔案的保管1.建立電子檔案存儲(chǔ)系統(tǒng)，對(duì)電子檔案進(jìn)行集中存儲(chǔ)和管理。存儲(chǔ)系統(tǒng)應(yīng)具備數(shù)據(jù)備份、恢復(fù)、安全防護(hù)等功能。2.定期對(duì)電子檔案進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在不同的介質(zhì)上，并分別存放于不同的地點(diǎn)。3.加強(qiáng)電子檔案的安全管理，設(shè)置訪問(wèn)權(quán)限，防止電