檔案調(diào)入管理辦法一、總則（一）目的為加強公司/組織檔案調(diào)入管理工作，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，規(guī)范檔案調(diào)入流程，提高檔案管理效率，依據(jù)相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司/組織實際情況，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司/組織內(nèi)部各部門及分支機構(gòu)涉及的各類檔案調(diào)入管理工作，包括但不限于人事檔案、業(yè)務(wù)檔案、財務(wù)檔案、行政檔案等。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案調(diào)入管理工作合法合規(guī)。2.真實準(zhǔn)確原則：保證調(diào)入檔案內(nèi)容真實、準(zhǔn)確、完整，如實反映相關(guān)業(yè)務(wù)活動和歷史情況。3.安全保密原則：加強檔案調(diào)入過程中的安全保密措施，防止檔案信息泄露、丟失或損壞。4.高效規(guī)范原則：優(yōu)化檔案調(diào)入流程，提高工作效率，確保各項操作規(guī)范有序。二、檔案調(diào)入申請（一）申請主體公司/組織內(nèi)部各部門及分支機構(gòu)因工作需要調(diào)入檔案時，應(yīng)由具體經(jīng)辦人員提出申請。（二）申請內(nèi)容申請應(yīng)包括以下內(nèi)容：1.申請部門：明確提出申請的部門名稱。2.檔案類型：注明所需調(diào)入的檔案類別，如人事檔案、業(yè)務(wù)檔案等。3.檔案來源：說明檔案的原存放單位或部門。4.調(diào)入原因：詳細(xì)闡述調(diào)入檔案的目的和用途。5.預(yù)計調(diào)入時間：預(yù)估檔案調(diào)入的具體日期。（三）申請流程1.經(jīng)辦人員填寫《檔案調(diào)入申請表》（以下簡稱“申請表”），并提交至所在部門負(fù)責(zé)人審核。2.部門負(fù)責(zé)人對申請內(nèi)容進(jìn)行審核，確認(rèn)申請的必要性和合理性后，簽署審核意見并加蓋部門公章。3.將經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核通過的申請表提交至檔案管理部門。三、檔案調(diào)入審核（一）審核主體檔案管理部門負(fù)責(zé)對檔案調(diào)入申請進(jìn)行審核。（二）審核內(nèi)容1.申請材料完整性：檢查申請表及相關(guān)證明材料是否齊全。2.調(diào)入必要性：評估申請調(diào)入檔案的目的是否符合公司/組織工作需要。3.檔案來源合法性：核實檔案原存放單位或部門的合法性及檔案的真實性。4.保密要求：審查調(diào)入檔案是否涉及保密信息，是否符合公司/組織保密規(guī)定。（三）審核流程1.檔案管理部門收到申請表后，安排專人進(jìn)行審核。2.審核人員根據(jù)審核內(nèi)容，對申請材料進(jìn)行詳細(xì)審查，并可通過實地調(diào)查、函詢等方式核實相關(guān)情況。3.審核人員在申請表上簽署審核意見，對于審核通過的申請，注明同意調(diào)入的檔案類別和時間；對于審核不通過的申請，說明原因并退回申請表。四、檔案調(diào)入交接（一）交接準(zhǔn)備1.在檔案調(diào)入前，檔案管理部門應(yīng)提前與檔案原存放單位或部門溝通協(xié)調(diào)，確定交接時間、地點和方式。2.檔案管理部門根據(jù)審核通過的申請，準(zhǔn)備好接收檔案所需的相關(guān)材料，如檔案接收登記表、檔案盒等。（二）交接人員交接雙方應(yīng)分別指定專人負(fù)責(zé)檔案交接工作，交接人員應(yīng)具備一定的檔案管理知識和技能，熟悉檔案交接流程。（三）交接內(nèi)容1.檔案原存放單位或部門應(yīng)向檔案管理部門移交檔案實體及相關(guān)材料，包括但不限于檔案目錄、文件資料、電子數(shù)據(jù)等。2.交接雙方應(yīng)對移交的檔案進(jìn)行清點核對，確保檔案數(shù)量準(zhǔn)確、內(nèi)容完整，并在檔案接收登記表上簽字確認(rèn)。3.對于電子檔案，交接雙方應(yīng)進(jìn)行數(shù)據(jù)遷移和測試，確保電子檔案能夠正常讀取和使用，并辦理相關(guān)交接手續(xù)。（四）交接流程1.交接雙方按照約定的時間和地點進(jìn)行檔案交接。2.檔案原存放單位或部門的交接人員向檔案管理部門的交接人員移交檔案，并提供檔案清單。3.檔案管理部門的交接人員對接收的檔案進(jìn)行逐一核對，檢查檔案的完整性和準(zhǔn)確性。4.核對無誤后，雙方在檔案接收登記表上簽字確認(rèn)，完成檔案交接工作。五、檔案調(diào)入登記（一）登記內(nèi)容檔案管理部門在接收檔案后，應(yīng)及時對檔案調(diào)入情況進(jìn)行登記，登記內(nèi)容包括：1.檔案類別：注明調(diào)入檔案的具體類別。2.檔案名稱：填寫檔案的全稱。3.檔案編號：記錄檔案的唯一編號。4.原存放單位：檔案的原存放單位或部門名稱。5.調(diào)入時間：檔案實際調(diào)入公司/組織的日期。6.調(diào)入原因：與申請原因一致。7.交接人員：記錄交接雙方的姓名和職務(wù)。（二）登記方式檔案調(diào)入登記應(yīng)采用紙質(zhì)和電子相結(jié)合的方式進(jìn)行。紙質(zhì)登記應(yīng)使用專門的檔案調(diào)入登記簿，由專人負(fù)責(zé)記錄；電子登記應(yīng)建立檔案調(diào)入管理數(shù)據(jù)庫，對相關(guān)信息進(jìn)行實時錄入和更新。（三）登記流程1.檔案管理部門的交接人員在完成檔案交接后，及時將檔案調(diào)入信息錄入檔案調(diào)入登記簿和管理數(shù)據(jù)庫。2.錄入人員對錄入的信息進(jìn)行核對，確保準(zhǔn)確無誤后提交審核。3.審核人員對錄入信息進(jìn)行審核，審核通過后完成登記工作。六、檔案調(diào)入整理（一）整理原則1.分類清晰原則：按照檔案類別和來源進(jìn)行分類整理，便于查找和管理。2.順序規(guī)范原則：檔案內(nèi)部文件資料應(yīng)按照一定的順序排列，如時間順序、重要程度等。3.完整性原則：確保整理后的檔案內(nèi)容完整，無缺失、損壞或涂改。（二）整理內(nèi)容1.對接收的檔案進(jìn)行分類，將不同類別和來源的檔案分別存放。2.對每類檔案進(jìn)行編號，建立檔案編號與檔案內(nèi)容的對應(yīng)關(guān)系。3.對檔案內(nèi)部的文件資料進(jìn)行排序，編制檔案目錄，注明每份文件資料的名稱、日期、頁碼等信息。4.對破損或字跡模糊的檔案進(jìn)行修復(fù)和復(fù)制，確保檔案的可讀性。（三）整理流程1.檔案管理部門安排專人對接收的檔案進(jìn)行整理。2.整理人員按照整理原則和內(nèi)容要求，對檔案進(jìn)行分類、編號、排序和編制目錄等工作。3.在整理過程中，如發(fā)現(xiàn)檔案存在問題或疑問，及時與檔案原存放單位或部門溝通核實。4.整理完成后，整理人員對整理結(jié)果進(jìn)行自查，確保整理質(zhì)量符合要求。七、檔案調(diào)入存儲（一）存儲方式1.根據(jù)檔案的性質(zhì)和保存期限，選擇合適的存儲方式，如紙質(zhì)檔案采用檔案柜存儲，電子檔案采用磁盤、磁帶或光盤存儲等。2.存儲場所應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全設(shè)施，確保檔案存儲安全。（二）存儲要求1.紙質(zhì)檔案應(yīng)按照檔案類別和編號順序存放，便于查找和取用。2.電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲，備份數(shù)據(jù)應(yīng)與原始數(shù)據(jù)分開存放，并定期進(jìn)行數(shù)據(jù)校驗和恢復(fù)測試，確保數(shù)據(jù)的完整性和可用性。3.存儲場所應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合檔案保存要求。（三）存儲管理1.檔案管理部門應(yīng)建立檔案存儲管理制度，明確存儲場所的使用規(guī)范和安全管理要求。2.定期對檔案存儲情況進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，確保檔案存儲安全。3.對超過保存期限或已無保存價值的檔案，按照公司/組織檔案銷毀規(guī)定進(jìn)行處理。八、檔案調(diào)入查閱（一）查閱權(quán)限1.公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案時，應(yīng)按照規(guī)定的權(quán)限進(jìn)行申請和審批。2.查閱權(quán)限分為一般查閱和特殊查閱，一般查閱適用于日常工作中一般性的檔案信息查詢；特殊查閱適用于涉及重要機密或敏感信息的檔案查閱，需經(jīng)公司/組織高層領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（二）查閱申請1.查閱人員填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱檔案的類別、名稱、查閱原因和查閱范圍等信息。2.將申請表提交至所在部門負(fù)責(zé)人審核，部門負(fù)責(zé)人根據(jù)查閱人員的工作需要和權(quán)限范圍，簽署審核意見并加蓋部門公章。3.將經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核通過的申請表提交至檔案管理部門。（三）查閱審批1.檔案管理部門收到申請表后，根據(jù)查閱權(quán)限進(jìn)行審批。2.對于一般查閱申請，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批；對于特殊查閱申請，需報公司/組織高層領(lǐng)導(dǎo)審批。3.審批人員在申請表上簽署審批意見，對于審批通過的申請，注明查閱時間、地點和方式；對于審批不通過的申請，說明原因并退回申請表。（四）查閱流程1.查閱人員憑審批通過的申請表到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。2.檔案管理部門安排專人陪同查閱人員到檔案存儲場所進(jìn)行查閱，并對查閱過程進(jìn)行監(jiān)督。3.查閱人員應(yīng)在規(guī)定的時間和地點內(nèi)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出存儲場所或轉(zhuǎn)借他人。4.查閱人員查閱完畢后，應(yīng)及時將檔案歸還檔案管理部門，并在檔案查閱登記表上簽字確認(rèn)。（五）查閱記錄檔案管理部門應(yīng)對檔案查閱情況進(jìn)行記錄，記錄內(nèi)容包括：1.查閱人員：查閱檔案的人員姓名和所在部門。2.查閱檔案類別：注明查閱的檔案類別。3.查閱時間：查閱檔案的具體日期和時間段。4.查閱內(nèi)容：記錄查閱的檔案名稱和具體內(nèi)容。5.審批意見：記錄審批人員的意見和批準(zhǔn)文號。查閱記錄應(yīng)采用紙質(zhì)和電子相結(jié)合的方式進(jìn)行保存，保存期限按照公司/組織檔案管理規(guī)定執(zhí)行。九、檔案調(diào)入保密（一）保密責(zé)任1.公司/組織所有涉及檔案調(diào)入管理工作的人員，包括申請人員、審核人員、交接人員、整理人員、存儲管理人員和查閱人員等，均應(yīng)承擔(dān)保密責(zé)任。2.保密責(zé)任人員應(yīng)嚴(yán)格遵守公司/組織的保密制度，不得泄露檔案信息。（二）保密措施1.在檔案調(diào)入過程中，對涉及保密信息的檔案應(yīng)采取加密存儲、專人傳遞等保密措施。2.檔案存儲場所應(yīng)設(shè)置門禁系統(tǒng)，限制無關(guān)人員進(jìn)入。3.查閱涉及保密信息的檔案時，應(yīng)在專門的保密場所進(jìn)行，并采取必要的保密措施，如禁止拍照、復(fù)印等。（三）保密監(jiān)督1.檔案管理部門應(yīng)定期對檔案調(diào)入管理工作中的保密情況進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。2.對于違反保密規(guī)定的行為，公司/組織將按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行嚴(yán)肅處理，情節(jié)嚴(yán)重的將依法追究法律責(zé)任。十、檔案調(diào)入信息化管理（一）信息化系統(tǒng)建設(shè)1.公司/組織應(yīng)建立檔案調(diào)入信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案調(diào)入申請、審核、交接、登記、整理、存儲、查閱等環(huán)節(jié)的信息化管理。2.信息化管理系統(tǒng)應(yīng)具備檔案信息錄入、查詢、統(tǒng)計、分析等功能，提高檔案管理工作效率和準(zhǔn)確性。（二）數(shù)據(jù)安全管理1.加強檔案調(diào)入信息化管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)安全管理，采取數(shù)據(jù)備份、加密傳輸、訪問控制等措施，確保數(shù)據(jù)的安全性和完整性。2.定期對信息化管理系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和升級，及時修復(fù)系統(tǒng)漏洞，防止數(shù)據(jù)泄露和系統(tǒng)故障。（三）信息化應(yīng)用培訓(xùn)1.為提高檔案管理工作人員的信息化應(yīng)用水平，公司/組織應(yīng)定期組織相關(guān)培訓(xùn)，使工作人員熟悉信息化管理系統(tǒng)的操作流程和功能使用。2.鼓勵工作人員積極探索信息化管理在檔案調(diào)入工作中的創(chuàng)新應(yīng)用，提高工作效率和管理水平。十一、檔案調(diào)入監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督主體公司/組織內(nèi)部審計部門或其他相關(guān)監(jiān)督部門負(fù)責(zé)對檔案調(diào)入管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查。（二）檢查內(nèi)容1.檔案調(diào)入管理制度的執(zhí)行情況，包括申請、審核、交接、登記、整理、存儲、查閱等環(huán)節(jié)的操作是否規(guī)范。2.檔案調(diào)入工作的質(zhì)量和效率，如檔案的完整性、準(zhǔn)確性、安全性等。3.檔案調(diào)入信息化管理系統(tǒng)的運行情況，包括數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性、安全性和系統(tǒng)的穩(wěn)定性等。4.檔案調(diào)入保密制度的落實情況，是否存在信息泄露等問題。（三）檢查方式1.定期檢查：監(jiān)督部門按照一定的周期對檔案調(diào)入管理工作進(jìn)行全面檢查。2.不定期抽查：根據(jù)工作需要，對檔案調(diào)入管理工作的某個環(huán)節(jié)或某些部門進(jìn)行不定期抽查。3.專項檢查：針對檔案調(diào)入管理工作中存在的突出問題或重點事項，開展專項檢查。（四）檢查結(jié)果處理1.監(jiān)督部門對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題應(yīng)及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。