檔案文件管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司/組織檔案文件管理，確保檔案文件的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性和安全性，充分發(fā)揮檔案文件在公司/組織各項(xiàng)工作中的作用，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司/組織各部門及全體員工在工作活動(dòng)中形成的各種門類和載體的檔案文件管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司/組織檔案文件實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由專門的檔案管理部門負(fù)責(zé)，確保檔案文件管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)完整原則：檔案文件應(yīng)如實(shí)反映公司/組織各項(xiàng)工作的真實(shí)情況，保證檔案文件的完整性，不得擅自篡改、偽造或銷毀檔案文件。3.方便利用原則：檔案管理工作應(yīng)便于公司/組織各部門及員工查詢和利用檔案文件，提高工作效率。4.安全保密原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)檔案安全保密的法律法規(guī)，確保檔案文件的安全，防止檔案文件的泄露、丟失和損壞。二、檔案文件管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定公司/組織檔案文件管理制度和業(yè)務(wù)規(guī)范，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)公司/組織檔案文件的收集、整理、歸檔、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作。3.指導(dǎo)和監(jiān)督公司/組織各部門的檔案文件管理工作，對兼職檔案員進(jìn)行培訓(xùn)和業(yè)務(wù)指導(dǎo)。4.定期對檔案文件進(jìn)行清查和盤點(diǎn)，確保檔案文件的安全和完整。5.參與公司/組織重大活動(dòng)和重要項(xiàng)目的檔案文件管理工作，提供檔案支持和服務(wù)。6.負(fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化和智能化。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案文件的形成、積累和整理工作，按照公司/組織檔案管理部門的要求，定期將檔案文件移交至檔案管理部門。2.設(shè)立兼職檔案員，負(fù)責(zé)本部門檔案文件的日常管理工作，接受檔案管理部門的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督。3.嚴(yán)格執(zhí)行公司/組織檔案文件管理制度，確保本部門檔案文件的真實(shí)、完整和安全。4.積極配合檔案管理部門開展檔案文件的利用工作，為公司/組織各項(xiàng)工作提供檔案支持。（三）員工職責(zé)1.遵守公司/組織檔案文件管理制度，在工作中形成的檔案文件應(yīng)及時(shí)整理、歸檔，不得據(jù)為己有或擅自銷毀。2.妥善保管本人使用的檔案文件，不得丟失、損壞或泄露檔案文件內(nèi)容。3.積極配合檔案管理部門和本部門兼職檔案員的工作，按照要求提供檔案文件利用所需的相關(guān)信息。三、檔案文件的收集與整理（一）收集范圍1.公司/組織在各項(xiàng)工作活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件材料，包括但不限于：行政管理文件，如公司/組織的規(guī)章制度、會(huì)議紀(jì)要、工作計(jì)劃、工作總結(jié)等。業(yè)務(wù)管理文件，如合同協(xié)議、項(xiàng)目文件、業(yè)務(wù)報(bào)表、技術(shù)資料等。財(cái)務(wù)管理文件，如會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等。人力資源管理文件，如員工檔案、招聘資料、培訓(xùn)記錄、績效考核文件等。黨群工作文件，如黨組織文件、工會(huì)文件、共青團(tuán)文件等。其他具有保存價(jià)值的文件材料。2.公司/組織接收或征集的與本單位有關(guān)的檔案文件，如上級(jí)主管部門文件、合作單位文件、歷史檔案資料等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案文件的收集工作，確保檔案文件的及時(shí)形成和積累。2.檔案文件應(yīng)內(nèi)容完整、字跡清晰、格式規(guī)范，簽字蓋章手續(xù)齊全。3.對于電子文件，應(yīng)確保其真實(shí)性、完整性和可讀性，并按照規(guī)定的格式和存儲(chǔ)要求進(jìn)行保存。4.各部門應(yīng)定期對收集的檔案文件進(jìn)行整理，將整理好的檔案文件及時(shí)移交至檔案管理部門。（三）整理方法1.檔案文件整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。2.檔案文件整理應(yīng)按照分類方案進(jìn)行，一般采用年度、機(jī)構(gòu)（問題）、保管期限等分類方法。3.檔案文件應(yīng)進(jìn)行編號(hào)、編目和裝訂，確保檔案文件的整齊、規(guī)范。4.電子文件應(yīng)按照電子檔案管理的相關(guān)要求進(jìn)行整理，建立電子檔案目錄數(shù)據(jù)庫，便于檢索和利用。四、檔案文件的歸檔（一）歸檔時(shí)間1.各部門應(yīng)在次年上半年將上一年度形成的檔案文件整理歸檔完畢，并移交至檔案管理部門。2.對于重大活動(dòng)和重要項(xiàng)目形成的檔案文件，應(yīng)在活動(dòng)結(jié)束或項(xiàng)目完成后及時(shí)整理歸檔。（二）歸檔要求1.歸檔的檔案文件應(yīng)符合整理要求，經(jīng)過整理、編目、裝訂等處理。2.檔案文件應(yīng)填寫《檔案文件歸檔清單》，詳細(xì)注明檔案文件的名稱、數(shù)量、形成時(shí)間、保管期限等信息。3.檔案管理部門應(yīng)對接收的檔案文件進(jìn)行認(rèn)真核對，確保檔案文件的質(zhì)量和完整性。4.對于不符合歸檔要求的檔案文件，檔案管理部門應(yīng)及時(shí)退回原部門進(jìn)行補(bǔ)充或修正。（三）歸檔程序1.各部門兼職檔案員將整理好的檔案文件及《檔案文件歸檔清單》一并移交至檔案管理部門。2.檔案管理部門接收檔案文件后，對檔案文件進(jìn)行核對、登記，并按照規(guī)定的分類方法進(jìn)行排列上架。3.檔案管理部門將歸檔情況反饋給各部門，對歸檔工作中存在的問題及時(shí)進(jìn)行溝通和協(xié)調(diào)。五、檔案文件的保管（一）保管場所1.公司/組織應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，用于存放檔案文件。檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等安全防護(hù)設(shè)施。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度和濕度應(yīng)符合國家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求。3.檔案庫房應(yīng)配備必要的辦公設(shè)備和檔案裝具，如檔案柜、密集架、電腦、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)等。（二）保管方式1.檔案文件應(yīng)按照分類方案進(jìn)行排列上架，便于查找和利用。2.對于紙質(zhì)檔案文件，應(yīng)采用裝訂成冊、裝盒等方式進(jìn)行保管；對于電子檔案文件，應(yīng)采用存儲(chǔ)介質(zhì)存儲(chǔ)，并建立電子檔案備份制度，確保電子檔案的安全。3.檔案管理部門應(yīng)定期對檔案文件進(jìn)行清查和盤點(diǎn)，核對檔案文件的數(shù)量、保管狀況等信息，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。（三）檔案保密1.檔案管理部門應(yīng)嚴(yán)格遵守國家有關(guān)檔案保密的法律法規(guī)，對檔案文件的內(nèi)容嚴(yán)格保密。2.檔案管理人員應(yīng)具備良好的職業(yè)道德和保密意識(shí)，不得擅自泄露檔案文件的內(nèi)容。3.查閱檔案文件應(yīng)嚴(yán)格履行審批手續(xù)，未經(jīng)批準(zhǔn)，任何人不得查閱檔案文件。4.對于涉及公司/組織商業(yè)秘密、個(gè)人隱私等敏感信息的檔案文件，應(yīng)采取特殊的保密措施，確保信息安全。六、檔案文件的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.檔案文件鑒定應(yīng)遵循全面審查、準(zhǔn)確判定、慎重處理的原則，確保鑒定結(jié)果的科學(xué)性和準(zhǔn)確性。2.鑒定工作應(yīng)根據(jù)檔案文件的形成時(shí)間、內(nèi)容、來源、保管期限等因素進(jìn)行綜合分析，確定檔案文件的保存價(jià)值。（二）鑒定組織1.公司/組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人及檔案管理人員組成。2.檔案鑒定工作小組負(fù)責(zé)制定檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)和工作方案，組織開展檔案鑒定工作。（三）鑒定方法1.檔案鑒定工作應(yīng)采取直接鑒定的方法，對檔案文件逐件進(jìn)行審查，確定其保存價(jià)值。2.檔案鑒定工作小組應(yīng)根據(jù)檔案文件的鑒定結(jié)果，提出檔案文件的存毀意見，并填寫《檔案文件鑒定意見書》。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無保存價(jià)值的檔案文件，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀。2.檔案管理部門應(yīng)編制《檔案文件銷毀清單》，詳細(xì)注明檔案文件的名稱、數(shù)量、保管期限等信息。3.《檔案文件銷毀清單》應(yīng)經(jīng)檔案鑒定工作小組組長審核簽字后，報(bào)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。4.檔案文件銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案文件銷毀過程的安全和徹底。5.檔案文件銷毀后，監(jiān)銷人員應(yīng)在《檔案文件銷毀清單》上簽字，并將銷毀情況報(bào)告檔案管理部門。七、檔案文件的利用（一）利用原則1.檔案文件利用應(yīng)遵循合法、合理、安全、保密的原則，確保檔案文件的正確使用。2.檔案管理部門應(yīng)積極主動(dòng)地為公司/組織各部門及員工提供檔案文件利用服務(wù)，提高檔案文件的利用率。（二）利用范圍1.公司/組織內(nèi)部員工因工作需要查閱、借閱檔案文件。2.外單位因工作需要查閱公司/組織檔案文件，應(yīng)按照規(guī)定的程序辦理相關(guān)手續(xù)。（三）利用程序1.查閱檔案文件公司/組織內(nèi)部員工查閱檔案文件，應(yīng)填寫《檔案文件查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。外單位查閱公司/組織檔案文件，應(yīng)提前向公司/組織提交查閱申請函，說明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息，經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。查閱時(shí)，應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)進(jìn)行，查閱人員不得擅自摘抄、復(fù)制、拍照檔案文件內(nèi)容。2.借閱檔案文件公司/組織內(nèi)部員工借閱檔案文件，應(yīng)填寫《檔案文件借閱申請表》，注明借閱目的、借閱期限等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可借閱。借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。外單位借閱公司/組織檔案文件，應(yīng)按照查閱檔案文件的程序辦理審批手續(xù)，并按照規(guī)定繳納借閱押金。借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)重新辦理審批手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案文件，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自涂改、損壞檔案文件內(nèi)容。（四）利用登記檔案管理部門應(yīng)對檔案文件的利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，包括查閱（借閱）時(shí)間、查閱（借閱）人員、查閱（借閱）內(nèi)容、歸還時(shí)間等信息。利用登記應(yīng)及時(shí)、準(zhǔn)確、完整，便于查詢和統(tǒng)計(jì)。八、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立公司/組織檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案文件的數(shù)字化管理，提高檔案管理工作的效率和水平。2.通過檔案信息化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案文件的在線查詢、借閱、利用等功能，為公司/組織各部門及員工提供便捷的檔案服務(wù)。（二）信息化建設(shè)內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對公司/組織現(xiàn)有的紙質(zhì)檔案文件進(jìn)行數(shù)字化處理，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)檔案文件的數(shù)字化存儲(chǔ)和管理。2.檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)：開發(fā)或選用適合公司/組織檔案管理需求的檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案文件的收集、整理、歸檔、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)、利用等業(yè)務(wù)流程的信息化管理。3.信息安全保障：建立健全檔案信息化安全管理制度，加強(qiáng)檔案信息系統(tǒng)的安全防護(hù)，確保檔案信息的安全和保密。（三）信息化管理要求1.檔案管理部門應(yīng)配備必要的計(jì)算機(jī)設(shè)備和網(wǎng)絡(luò)設(shè)施，確保檔案信息化建設(shè)的順利進(jìn)行。2.檔案管理人員應(yīng)具備一定的計(jì)算機(jī)操作技能和檔案管理知識(shí)，能夠熟練使用檔案管理信息系統(tǒng)。3.檔案管理信息系統(tǒng)應(yīng)具備完善的用戶權(quán)限管理功能，根據(jù)不同用戶的職責(zé)和權(quán)限，設(shè)置相應(yīng)的操作權(quán)限，確保檔案信息的安全。4.檔案管理部門應(yīng)定期對檔案信息化建設(shè)情況進(jìn)行檢查和評(píng)估，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題并加以解決，不斷完善檔案信息化管理工作。九、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查職責(zé)1.公司/組織檔案管理部門負(fù)責(zé)對各部門的檔案文件管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，確保檔案文件管理制度的有效執(zhí)行。2.公司/組織內(nèi)部審計(jì)部門負(fù)責(zé)對檔案文件管理工作進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查檔案文件管理工作的合規(guī)性和有效性。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.檔案文件管理制度的執(zhí)行情況，包括檔案文件的收集、整理、歸檔、保管、鑒定、銷毀、利用等環(huán)節(jié)。2.檔案文件管理工作的質(zhì)量和效果，如檔案文件的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性等。3.檔案管理部門和各部門兼職檔案員的工作情況，如工作責(zé)任心、業(yè)務(wù)能力等。（三）監(jiān)督檢查方式1.定期檢查：檔案管理部門定期對各部門的檔案文件管理工作進(jìn)行檢查，一般每年不少于[X]次。2.不定期抽查：檔案管理部門不定期對各部門的檔案文件管理工作進(jìn)行抽查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題并加以解決。3.專項(xiàng)檢查：根據(jù)公司/組織工作需要，對特定領(lǐng)域或特定項(xiàng)目的檔案文件管理工作進(jìn)行專項(xiàng)檢查。（四）檢查結(jié)果處理1.對于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，檔案管理部門應(yīng)及時(shí)向責(zé)任部門發(fā)出《檔案文件